Aprovação Financeira

Principais características: - Centralização: todas as solicitações de aprovação de diferentes origens aparecem em um único grid de fácil acompanhamento.
- Filtros de busca: opções de filtragem por status (pendente, aprovada, reprovada), período, origem do lançamento, solicitante, empresa, entre outros, para localizar aprovações específicas.
- Ações de aprovação/reprovação: possibilidade de visualizar detalhes de cada solicitação, aprovar diretamente ou reprovar informando um motivo. Somente após a aprovação é que o lançamento financeiro correspondente é integrado definitivamente às contas a pagar, receber ou vendas do sistema.

Imagem: visão geral da tela de Aprovação Financeira 

Acessando a Tela de Aprovação Financeira

Para acessar a tela de Aprovação Financeira no BomControle, siga os passos abaixo:

1. Faça login no BomControle com um usuário que possua permissão para aprovar movimentações financeiras.

2. No menu superior, navegue até Financeiro > Dia a dia > Aprovação Financeira.

3. A tela de Pesquisa de Aprovação Financeira será exibida, apresentando os filtros de busca no topo e, logo abaixo, o grid de resultados listando as solicitações (inicialmente serão mostradas as pendentes do mês atual, por padrão).

Filtros de Pesquisa

A parte superior da tela contém os filtros que permitem refinar quais solicitações de aprovação serão exibidas. Cada filtro possui uma função específica, conforme descrito a seguir:

Imagem: Filtros da tela de Aprovação Financeira destacando 

• Empresa: filtro de empresa (ou multi-empresa) para visualizar aprovações de uma ou mais empresas específicas. Por padrão, se você atua em múltiplas empresas, todas são consideradas. Selecione uma ou mais empresas para limitar a busca.

• Texto: campo de busca livre para texto. Permite pesquisar por termos relevantes da solicitação – por exemplo, número de proposta, nome do cliente/fornecedor ou outra referência. Digite parte do texto e o sistema filtrará as solicitações cujo conteúdo (nome do cliente, fornecedor, número, etc.) contenha o termo informado.

• Pessoa (Cliente/Fornecedor): permite filtrar pela pessoa envolvida na solicitação, seja um cliente (no caso de vendas/propostas) ou um fornecedor (no caso de despesas como entrada de nota). Selecione o nome de um cliente ou fornecedor para ver apenas aprovações relacionadas a ele. (Este campo geralmente oferece um auto-completar para buscar o nome da pessoa; é possível buscar tanto clientes quanto fornecedores.)

• Origem: filtra pelo tipo/origem da aprovação financeira. As origens possíveis incluem: Proposta CRM, Entrada de Produto, Lote de Comissão, Movimentação Financeira (BPO) ou Venda (BPO). Selecione uma origem para ver apenas solicitações vindas daquele módulo/processo. Por exemplo, escolher “Proposta CRM” exibirá somente aprovações geradas por propostas comerciais do CRM.

• Solicitante (Usuário): filtra pelo usuário que solicitou a aprovação. Em outras palavras, é o usuário que realizou a ação inicial (como importar uma nota ou tentar ganhar uma oportunidade) gerando a solicitação pendente. Selecione o nome de um usuário para listar somente as solicitações abertas por ele/ela.

• Status: permite filtrar pelo status da solicitação de aprovação. As opções de status incluem normalmente Pendente, Aprovada ou Reprovada. Por padrão, o filtro já vem marcado como Pendente, exibindo apenas itens aguardando decisão. Você pode alternar para Aprovada ou Reprovada para consultar histórico de solicitações já decididas. (Em alguns casos, pode existir a opção “Todos” para visualizar quaisquer status, mas tipicamente os três status principais são usados.)

• Período (Data): filtro de intervalo de datas para a data de criação da solicitação. Serve para limitar as aprovações ao período desejado. Por padrão, o sistema carrega o mês corrente (início e fim do mês atual). Você pode ajustar a data inicial e final conforme necessário – por exemplo, para ver pendências do mês anterior, ou de um dia específico. As solicitações cuja data de solicitação (criação) estiver dentro do intervalo selecionado serão listadas.

• Registros por página: controla a paginação dos resultados, definindo quantos itens serão mostrados por página no grid. O padrão geralmente é 20 ou 50 itens por página conforme configuração do sistema. Esse campo não é exatamente um filtro de conteúdo, mas sim de exibição (quantidade de linhas por página).

• Página: indica o número da página atual de resultados quando há muitas solicitações. A navegação de páginas é útil quando o filtro retorna um grande número de itens. (Os campos de paginação são gerenciados automaticamente pelo sistema conforme o usuário avança para próximas páginas de resultado.)

Após definir os filtros desejados, a lista atualiza para mostrar as aprovações correspondentes. Em alguns casos pode haver um botão Pesquisar/Filtrar a ser clicado após selecionar os filtros – caso contrário, a busca é atualizada automaticamente ao modificar os critérios (como ao selecionar datas ou status). Use também o botão Limpar Filtros caso queira resetar todos os filtros aos valores padrão (empresa atual, status pendente, mês atual, etc.) e carregar novamente as pendências padrões.

Grid de Resultados (Lista de Solicitações)

Abaixo dos filtros, o BomControle exibe um grid com as solicitações de aprovação financeira que atendem aos critérios selecionados. Cada linha do grid representa uma solicitação pendente ou já decidida, com diversas colunas que fornecem informações resumidas e opções de ação. As colunas apresentadas no grid são as seguintes:

Imagem: Grid da tela de Aprovação Financeira 

• Empresa: mostra a empresa à qual pertence a solicitação. Se sua organização opera com múltiplas empresas no sistema, essa coluna indica por uma sigla qual empresa se refere aquele registro. A sigla geralmente aparece dentro de um ícone circular ou etiqueta colorida. Ao passar o mouse, exibe o nome completo da empresa e CNPJ. 

• Tipo: indica se a movimentação financeira solicitada é uma Receita (entrada de dinheiro) ou Despesa (saída de dinheiro). Geralmente é exibido com um rótulo colorido: por exemplo, Receita em verde ou Despesa em vermelho, facilitando a identificação visual. Essa classificação deriva do contexto da origem – por exemplo, propostas de venda geram receitas, enquanto entradas de nota de fornecedor geram despesas.

• Criação: apresenta a data de criação da solicitação de aprovação financeira. É a data em que o registro pendente foi gerado no sistema. Assim, você sabe desde quando aquela aprovação está aguardando decisão. 

• Origem: descreve de onde se originou a solicitação. Pode mostrar valores como: Proposta CRM, Entrada de Produto, Lote Comissão, Mov. Financeira, Venda, etc., possivelmente acompanhado de um identificador. Por exemplo, para propostas CRM, o grid exibe algo como Proposta CRM #12345, indicando o tipo e o número da proposta; para entrada de produto, pode exibir Entrada de Produto; para lote de comissão, Lote Comissão, e assim por diante. Essa coluna ajuda a entender o contexto (módulo) da aprovação. Caso a origem seja uma oportunidade/proposta do CRM, além do nome da origem e número da proposta, pode ser exibido um tooltip ou subtítulo com o ID da oportunidade.

• Solicitante: mostra o nome do usuário que solicitou a aprovação. Ou seja, quem realizou a ação que gerou o pedido. Pode ser, por exemplo, o vendedor que ganhou a oportunidade (no caso de Proposta CRM), o usuário que importou a nota fiscal de compra (no caso de Entrada de Produto), etc. Além do nome, ao manter o cursor sobre ele, pode aparecer o e-mail do usuário. Caso o usuário não tenha e-mail cadastrado, o sistema pode indicar “Não possui e-mail”. Isso ajuda a identificar quem aguardar o retorno ou quem procurar em caso de dúvidas sobre aquele item.

• Cliente/Fornecedor: identifica a Pessoa vinculada à solicitação – pode ser um cliente (quando for uma receita, como venda ou proposta) ou um fornecedor (quando for uma despesa, como nota de compra). Nessa coluna, o nome do cliente ou fornecedor é exibido, frequentemente com abreviação se muito extenso (colocando reticências e mostrando o nome completo em tooltip ao passar o mouse). Logo abaixo do nome, o sistema exibe o CPF/CNPJ dessa pessoa. Se o documento não estiver cadastrado, poderá constar a mensagem “Documento não cadastrado”. Essa coluna é útil para saber com quem a transação financeira se relaciona.

• Aprovador/Reprovador: esta coluna permanece vazia enquanto a solicitação está Pendente. Após a decisão, ela exibe quem foi o responsável pela aprovação ou reprovação. Em caso de Aprovado, mostrará o nome do usuário que aprovou; em caso de Reprovado, também mostrará quem reprovou e pode incluir um breve motivo ou descrição da reprovação. O BomControle armazena internamente a data e o motivo da reprovação, e parte dessa informação aparece aqui como uma descrição (por exemplo, pode aparecer ao passar o mouse um tooltip com a data e o motivo da recusa). Dessa forma, tem-se registro de quem decidiu sobre a solicitação e, se negada, por que (justificativa resumida).

• Status: indica o status atual da solicitação de aprovação. Há três estados possíveis: Pendente, Aprovada ou Reprovada. Enquanto pendente, o status costuma aparecer com um rótulo neutro (por exemplo, fundo cinza ou etiqueta “Pendente”). Se aprovada, aparece destacado em verde com texto “Aprovada” (ou Aceita); se reprovada, em vermelho com texto “Reprovada” (ou Negada). Essa coloração facilita identificar visualmente itens aprovados ou negados. Apenas solicitações pendentes podem ser alteradas; uma vez aprovadas ou reprovadas, servem apenas para consulta histórica.

• Valor (R$): exibe o valor monetário da transação relacionada, em Reais. Corresponde ao montante que está sendo aprovado. Por exemplo, no caso de uma proposta de venda, será o valor do contrato/venda; no caso de uma entrada de nota, o total da nota fiscal; no caso de uma movimentação financeira, o valor do lançamento. O valor é formatado em moeda (R$) para fácil leitura. Caso a solicitação tenha parcelamentos, normalmente exibe o valor total somado (no caso de proposta, soma de parcelas do contrato; no caso de nota, valor total da nota).

• Ações: nesta última coluna encontram-se os botões de ação para cada solicitação. Tipicamente, dois botões são apresentados: Visualizar (ícone ) e Aprovar (ícone ).

• Visualizar: abre uma visualização detalhada da solicitação, permitindo verificar todas as informações antes de tomar uma decisão. Ao clicar no ícone de olho, dependendo da origem, o sistema pode abrir uma modal (janela de detalhe) ou redirecionar para uma tela específica de aprovação. Por exemplo, se for uma Proposta CRM, o clique em Visualizar pode abrir um resumo da proposta e seus itens; se for uma Entrada de Produto, pode mostrar detalhes da nota fiscal importada; se for um Lote de Comissão, exibe os dados do lote de comissões pendente; etc. A visualização não altera nada, serve apenas para análise. (Dica: você também pode clicar duas vezes rapidamente sobre a linha da solicitação para abrir a tela de visualização detalhada.)

Imagem: Visualização do lançamento a ser aprovado

• Aprovar: este botão (ícone de check) inicia o processo de aprovação da solicitação selecionada. Se a solicitação estiver em status Pendente, o botão estará habilitado (ativo); caso contrário (itens já aprovados/reprovados) o botão aparece desabilitado. Ao clicar em Aprovar para um item pendente, o sistema vai realizar a ação correspondente de aprovação:

• Para algumas origens mais simples (por exemplo, Entrada de Produto ou Movimentação Financeira BPO), a aprovação é imediata ou direta, muitas vezes após solicitar informações complementares.

• Para outras origens mais complexas (como Proposta CRM ou Venda BPO), o clique em Aprovar levará você a uma tela passo-a-passo ou modal específica para concluir a aprovação (pois pode ser necessário preencher dados financeiros complementares antes de finalizar).

• Em todos os casos, apenas quando esse processo for concluído a solicitação mudará seu status para Aprovada e o lançamento será integrado ao sistema financeiro. O botão Aprovar fica desativado para itens não pendentes ou se o usuário não tiver permissão de aprovar aquele item.

Imagem: Tela de aprovação financeira (Proposta)

Visualização e Decisão (Aprovar/Reprovar)

Para cada solicitação pendente, o usuário responsável deve tomar uma decisão: aprovar ou reprovar. A interface do BomControle facilita essa decisão oferecendo a visualização detalhada e as ações correspondentes.

• Visualizar detalhes: Conforme mencionado, antes de aprovar é possível (e recomendável) visualizar a solicitação clicando no ícone do olho. Na visualização, serão exibidos todos os dados relevantes: informações da origem (por exemplo, itens e parcelas de uma proposta, ou produtos e total de uma nota fiscal), datas, anexos (se houver, como o PDF da nota fiscal de entrada, etc.), e campos adicionais que podem requerer confirmação ou preenchimento antes da aprovação. Essa tela de detalhe varia conforme o tipo de origem:

• Proposta CRM: abre uma tela de Aprovação de Oportunidade/Proposta, geralmente em formato de wizard (etapas). O aprovador poderá revisar os itens da proposta (serviços/produtos vendidos), conferir os dados do cliente e condições de pagamento, e na etapa final verificar as ações que serão tomadas (como geração de contrato, contas a receber, etc.) antes de confirmar a aprovação.

• Entrada de Produto: ao visualizar, o sistema pode exibir os detalhes da nota fiscal de entrada que foi importada (fornecedor, número da nota, itens/produtos, valor total, impostos, etc.). Também há a indicação de que essa nota ainda não gerou uma conta a pagar. O aprovador consegue conferir se os dados estão corretos e então prosseguir para aprovar criando ou vinculando a movimentação financeira correspondente.

• Lote de Comissão: a visualização mostrará os dados do lote de comissão pendente – por exemplo, qual vendedor ou equipe, o período ou as vendas comissionadas incluídas no lote, o total de comissão a pagar, etc. Assim, o financeiro pode validar os cálculos de comissão antes de aprovar o pagamento.

• Venda (BPO): neste caso, ao visualizar é aberta uma tela ou modal semelhante à tela de detalhe de venda. A venda proveniente do serviço BPO (outsourcing) pode ser revisada: itens vendidos, cliente, valores, parcelamento, etc. O usuário valida se está tudo correto e completo.

• Movimentação Financeira (BPO): a visualização trará os detalhes do lançamento financeiro importado via BPO – por exemplo, uma conta a pagar que foi levantada a partir de leitura de boleto ou fatura. Será exibido o fornecedor, descrição, valor, vencimento, centro de custo/categoria (se identificado), etc., para conferência.

• Aprovar: Depois de revisar os detalhes, o usuário pode confirmar a aprovação. Ao clicar no botão Aprovar (seja direto no grid ou dentro da tela de detalhe, conforme o caso), o BomControle poderá pedir informações adicionais dependendo da origem:

• Para Proposta CRM: Na etapa final do wizard de aprovação da proposta, haverá um botão de Aprovar. Ao clicar, a proposta será aprovada financeiramente – o sistema então gera os registros de venda/contrato correspondentes. Por exemplo, ele pode criar um Contrato Financeiro com as parcelas a receber daquela venda, atualiza o status da oportunidade para ganha/aprovada e possivelmente notifica o solicitante. A solicitação some da lista de pendentes e passa a constar como Aprovada. (Caso haja integração com emissão de faturamento, o contrato aprovado já fica disponível para faturar/emitir NFe/NFS-e conforme configurado.)

• Para Entrada de Produto: Ao clicar Aprovar em uma entrada de nota, o sistema abre uma janela solicitando como proceder com a movimentação financeira. Você terá duas opções: “Criar Nova Movimentação Financeira” ou “Vincular a Movimentação Existente”.

• Se optar por criar nova, o sistema abrirá um formulário de lançamento financeiro (contas a pagar) já pré-preenchido com os dados da nota (fornecedor, valor, data de vencimento etc.) para que você confirme ou ajuste detalhes (por exemplo, escolher categoria financeira, conta bancária, número do documento, parcelas, etc.). Ao salvar, essa nova conta a pagar é criada e vinculada, e a aprovação financeira é concluída (a nota é marcada como aprovada e integrada ao Financeiro).

• Se optar por vincular existente, o sistema exibirá uma lista de movimentações financeiras já existentes (provavelmente contas a pagar em aberto do mesmo fornecedor e valor semelhante) para que você escolha uma. Isso pode ser usado caso, por exemplo, a área financeira já tivesse lançado manualmente a conta a pagar e depois a nota fiscal chegou via importação – você simplesmente vincula a nota à conta já lançada. Ao selecionar a movimentação desejada, o sistema verifica se o valor bate exatamente com o valor da nota. Se diferente, abrirá uma caixa de confirmação especial perguntando se deseja vincular mesmo com valor divergente. Confirmando (Sim), ou se os valores já eram iguais, o sistema realiza a vinculação e considera a aprovação concluída. Nesse momento, a nota de entrada é marcada como aprovada e vinculada à movimentação escolhida.

• Em ambos os casos acima, uma vez finalizada a operação, a solicitação some da lista pendente (status muda para Aprovada) e o registro financeiro correspondente fica disponível no módulo de Movimentação Financeira (Contas a Pagar), devidamente criado ou atualizado.

• Para Lote de Comissão: Ao aprovar um lote de comissão, normalmente basta confirmar a aprovação em uma modal. O sistema então marca aquele lote de comissões como Aprovado, o que sinaliza que as comissões podem ser pagas ou contabilizadas. Muitas vezes, aprovar um lote de comissão pode liberar a geração de pagamentos aos vendedores envolvidos ou emitir lançamentos de comissão. A solicitação sai da lista pendente após isso. (Detalhe: se houver integração, o sistema pode gerar movimentações financeiras de comissão a pagar para cada vendedor, ou preparar um relatório interno – depende da configuração da empresa.)

• Para Venda (BPO): Ao aprovar, você estaria confirmando uma venda trazida via serviço de BPO. Esse processo é similar a aprovar uma proposta, mas já tratando como venda concluída. Ao confirmar a aprovação, o sistema insere a venda nos registros oficiais – por exemplo, cria o contrato financeiro ou pedidos correspondentes, insere contas a receber, gera a nota fiscal de venda se aplicável, etc. Essencialmente, torna definitiva aquela venda no sistema, como se tivesse sido criada internamente. A partir daí, ela passa a aparecer nos relatórios de vendas, financeiro e demais módulos normalmente.

• Para Movimentação Financeira (BPO): Ao aprovar, você confirma a criação de uma conta financeira que veio de fonte externa (como leitura de boleto ou outro processo automático). O BomControle então efetiva o lançamento financeiro no módulo de Movimentação (se ainda não estava efetivado). Por exemplo, se for uma conta a pagar lida de um boleto, ao aprovar será criado definitivamente o registro em Contas a Pagar, com vencimento, valor e fornecedor definidos, pronto para ser pago/baixado. Caso já tenha sido criado como pré-lançamento, a aprovação apenas confirma e tira o status de pendente.

Durante o processo de aprovação, se por algum motivo você identificar que a solicitação não deve ser aprovada (por exemplo, dados incorretos, duplicidade, ou decisão gerencial de não prosseguir com aquele pagamento/recebimento), você deve reprovar a solicitação ao invés de aprovar.

• Reprovar (Negar) uma solicitação: a ação de reprovação não está representada por um botão direto no grid, pois exige registrar um motivo. Para reprovar um item, clique primeiro em Visualizar para abrir os detalhes. Na tela/modal de detalhes, haverá a opção de Reprovar ou Recusar. Ao selecionar Reprovar, o sistema solicitará que você informe um motivo da reprovação (um campo de texto para justificar por que está negando aquela solicitação). Insira uma justificativa clara (por exemplo: “Nota fiscal duplicada”, “Proposta com condições fora da política”, etc.) e confirme. A partir daí, o sistema marca a solicitação como Reprovada: o status dela muda para Reprovado (vermelho) no grid, o solicitante original pode ser notificado da reprovação, e o campo "Aprovador/Reprovador" passa a exibir seu nome com a data e motivo que você inseriu. Importante: reprovar significa que aquele lançamento não será efetuado no Financeiro. Por exemplo, se você reprova uma entrada de produto, nenhuma conta a pagar será gerada a partir dela; se reprova uma proposta, ela não virará contrato nem irá para faturamento. Em caso de erro ou mudança de decisão, somente recriando a solicitação (ou revertendo manualmente no módulo de origem) seria possível submetê-la novamente à aprovação – não há “desfazer” direto de uma reprovação via esta tela.

Imagem: Tela de Reprovação Financeira

Operações que Geram Solicitações de Aprovação Financeira

Para que uma linha apareça no grid de Aprovação Financeira, é necessário que alguma operação ou cadastro, em outro módulo do sistema, dispare uma solicitação. Abaixo listamos quais ações/cadastros resultam em itens na tela de aprovação, bem como onde elas ocorrem no sistema:

1. Proposta Comercial (Oportunidade CRM) – quando uma oportunidade de venda no módulo CRM é ganha (fechada) e configurada para exigir aprovação financeira, o sistema gera uma solicitação de aprovação. Caminho: menu CRM/Vendas > Oportunidades – o usuário de vendas seleciona uma oportunidade com proposta e marca como “Ganha”. Se o funil de vendas estiver definido para requerer aprovação do financeiro (em vez de criar a venda automaticamente), a oportunidade ganha entrará na fila de Aprovação Financeira. Dessa forma, a equipe financeira poderá validar a proposta (valores, condições) antes de ela se tornar uma venda definitiva no sistema.

2. Entrada de Produto (Importação de Nota de Compra) – ao registrar uma nota fiscal de entrada de mercadorias (compra de produtos) no sistema, é gerada uma solicitação de aprovação para criação do contas a pagar correspondente. Caminho: menu Estoque/Compras > Entrada de Produto – o usuário responsável pela área de compras importa ou cadastra uma Nota Fiscal de Entrada (fornecedor, produtos, valores). Em vez de já lançar diretamente uma conta a pagar, o sistema encaminha para a Aprovação Financeira, onde um usuário do Financeiro deverá conferir e aprovar para então gerar a movimentação financeira. Isso garante que o financeiro avalize os lançamentos de despesas com fornecedores antes de comprometer o contas a pagar. (Obs: a importação de XML de nota fiscal ou lançamento manual da nota entram nesse processo de aprovação financeira.)

3. Lote de Comissão – quando é gerado um Lote de Comissões a pagar para vendedores/representantes, essa operação pode exigir aprovação financeira. Caminho: menu Vendas > Comissionamento > Lote de Comissão – normalmente, o usuário de controladoria ou vendas consolida as comissões de um período em um lote. Após gerar o lote, ele aparece na tela de Aprovação Financeira para que um responsável (gerência/financeiro) aprove o pagamento das comissões. Somente após aprovado é que o sistema permite, por exemplo, baixar essas comissões ou marcar como pagas aos vendedores.

4. Venda (BPO) – se sua empresa utiliza o serviço de BPO (Business Process Outsourcing) do BomControle para integrações ou lançamentos automáticos, algumas vendas podem ser inseridas no sistema de forma pendente. Essas Vendas importadas via BPO aparecerão na tela de Aprovação Financeira aguardando validação. Caminho: (gerado automaticamente via serviço BPO) – por exemplo, integrações de e-commerce ou cadastros de contratos realizados pela equipe de BPO do BomControle criam vendas que precisam ser conferidas pelo gestor. Ao aprová-las na tela de Aprovação Financeira, elas se tornam vendas efetivas no módulo de Vendas/Financeiro. (Não há um menu para o usuário lançar diretamente uma “venda BPO”; o aparecimento dessas solicitações depende de contratação do serviço de outsourcing e configurações de integração.)

5. Movimentação Financeira (BPO) – de forma semelhante ao item anterior, empresas que contam com o serviço de outsourcing financeiro podem ter lançamentos financeiros pré-cadastrados pelo BPO – por exemplo, leitura automática de boletos bancários, contas recorrentes ou integração de contas a pagar a partir de e-mails. Tais lançamentos entram como solicitações na Aprovação Financeira para que o responsável interno confirme. 

Caminho: (gerado automaticamente via BPO) – não há um menu manual; a equipe/sistema BPO insere pré-lançamentos de contas a pagar/receber e cada um aparece na tela de aprovação. Ao serem aprovados pelo usuário, viram movimentações financeiras oficiais no Financeiro > Movimentações. Se reprovados, não serão contabilizados.

Observação: Caso alguma das funcionalidades acima não esteja habilitada no seu BomControle (por exemplo, você não utiliza CRM ou não tem o módulo de comissão), você possivelmente não verá solicitações dessas origens. Apenas as operações realmente usadas em seu fluxo de trabalho gerarão aprovações. Além disso, as permissões do usuário são importantes – apenas usuários com perfil adequado conseguem acessar e decidir sobre a Aprovação Financeira.

Fluxo pós-Aprovação – O que acontece após clicar Aprovar?

Quando uma solicitação é aprovada, o BomControle executa, nos bastidores, uma série de ações para integrar definitivamente o lançamento no sistema. De forma resumida, após clicar em Aprovar e concluir as etapas necessárias, ocorre o seguinte por tipo de origem:

• Proposta CRM: Ao aprovar, a proposta comercial é convertida em uma venda/contrato ativo. O sistema gera os registros financeiros correspondentes – normalmente um Contrato Financeiro com parcelas em Contas a Receber, ligado ao cliente e aos serviços/produtos da proposta. O status da proposta no CRM é atualizado para Aprovada (ou Ganha com aprovação financeira) e ela deixa de aparecer nas pendências. A partir de então, a equipe de faturamento poderá emitir notas fiscais dessa venda, e a equipe financeira verá os títulos a receber no módulo de Movimentações (receitas).

• Entrada de Produto: Ao aprovar, é criada uma Movimentação Financeira de Despesa (conta a pagar) referente à nota fiscal de entrada. Se o aprovador optou por criar uma nova movimentação, essa será gravada com todos os detalhes (fornecedor, valor, vencimento, etc.) no Financeiro > Contas a Pagar. Se optou por vincular a uma existente, a movimentação financeira já existente é atualizada/vinculada à nota. Em ambos os casos, a nota fiscal de compra é marcada como Aprovada, podendo seguir para outros processos (por exemplo, integração com estoque ou contabilização de impostos) sabendo-se que o financeiro deu aval.

• Lote de Comissão: Ao aprovar o lote, o sistema marca as comissões incluídas como aprovadas para pagamento. Isso pode habilitar funcionalidades como geração de pagamentos de comissão ou simplesmente registrar que aquelas comissões foram conferidas. Dependendo da implementação, o BomControle pode automaticamente gerar contas a pagar para cada comissão aprovada (pagamento a representante) ou exportar um relatório de comissões devidas. O importante é que, pós-aprovação, o lote sai das pendências e as próximas etapas (pagamento efetivo ou contabilização) podem ser feitas com respaldo da aprovação.

• Venda (BPO): Ao aprovar uma venda oriunda do BPO, essa venda passa a existir no sistema como uma venda confirmada, igual a qualquer outra inserida manualmente. O contrato de venda é criado (se aplicável), e as contas a receber correspondentes são lançadas no Financeiro. Também, se houver itens de estoque, podem ser descontados, e se for necessário emitir nota fiscal de produto/serviço, a venda agora estará disponível para faturamento. Em suma, a venda deixa de ser um pré-cadastro pendente e torna-se parte dos dados oficiais de vendas da empresa.

• Movimentação Financeira (BPO): Ao aprovar, o lançamento financeiro sugerido é efetivado no módulo Financeiro. Por exemplo, se era uma conta a pagar lançada pelo BPO, ela agora aparece na lista de Contas a Pagar como lançamento em aberto, com sua data de vencimento, valor e fornecedor, pronta para ser paga ou agendada. Se era uma conta a receber, passa a constar em Contas a Receber. A aprovação aqui funciona como um “aval”: o que foi proposto pelo mecanismo automatizado é aceito e integrado na base de dados financeira real. Caso houvesse um anexo (ex: boleto escaneado), ele pode ficar guardado junto ao lançamento para referência.

Importante: Após a aprovação, além de inserir os registros correspondentes, o BomControle registra internamente a data, hora e usuário que efetuou a aprovação, para fins de auditoria. Caso o item aprovado tenha alguma notificação envolvida (por exemplo, notificar o vendedor que sua proposta foi aprovada, ou notificar o solicitante que a nota foi vinculada), o sistema também dispara essas notificações conforme a regra de cada módulo.

Em resumo, a tela de Aprovação Financeira funciona como um gateway de controle. Uma vez que o responsável clica Aprovar e conclui o processo, o dado flui para o restante do sistema: o Financeiro passa a contabilizar aquela informação e os módulos envolvidos (CRM, Estoque, Vendas) atualizam o status dos respectivos registros. Por outro lado, se o responsável clica Reprovar, o sistema descarta a integração daquele registro e mantém o histórico da reprovação. Assim, a empresa tem rastreabilidade e segurança de que somente operações validadas entram na contabilidade oficial.

(Imagem: fluxo esquemático mostrando a origem da solicitação, a aprovação financeira no meio, e o destino final – ex: proposta aprovada vira contrato/recebível, nota aprovada vira conta pagar, etc.)

Considerações Finais

• Permissões: Apenas usuários com a devida permissão poderão acessar a tela de Aprovação Financeira e executar aprovações/reprovações. Administradores podem configurar essas permissões nos Perfis de Usuário, garantindo que, por exemplo, somente o financeiro tenha autoridade para aprovar despesas.

• Notificações: É recomendável que os usuários interessados (como quem solicitou a aprovação) saibam do resultado. O BomControle pode enviar alertas internos ou e-mails quando uma solicitação é aprovada ou reprovada. Verifique com o administrador do sistema se essas notificações estão ativadas para seu usuário.

• Revisão Periódica: Mantenha a rotina de verificar regularmente a tela de Aprovação Financeira. Itens pendentes por muito tempo podem indicar gargalos (ex.: uma proposta travada aguardando aprovação pode significar atraso no fechamento de um contrato). Utilize os filtros de data e solicitante para garantir que nada fique esquecido.

• Histórico: As solicitações aprovadas e reprovadas permanecem acessíveis para consulta (basta filtrar pelo status desejado). Isso é útil para auditorias e conferências futuras. Você pode, por exemplo, listar todas as aprovações do último trimestre para revisar decisões tomadas. Os motivos de reprovação ficam registrados, ajudando a compreender por que certos lançamentos não foram adiante.

Com este manual, você será capaz de compreender e utilizar eficientemente a tela de Aprovação Financeira no BomControle, conferindo os lançamentos críticos e garantindo que apenas informações corretas sejam incorporadas ao financeiro da empresa. Lembre-se de sempre documentar motivos de reprovação de forma clara e, em caso de dúvida sobre determinado lançamento, utilize a visualização detalhada ou consulte o setor responsável antes de tomar a decisão.