1) Acesso ao cadastro de Departamento

Para acessar a tela de cadastro de departamento no BomControle:
- No menu superior, selecione Financeiro.
- Em seguida, clique em Cadastros.
- Escolha a opção Departamento.

A tela de listagem será exibida com os departamentos já cadastrados. Use o botão Cadastrar novo para incluir um novo registro ou o ícone de lápis (editar) para modificar um item existente.

O icone deve ser usado para definir as metas e orçamentos para cada Empresa do Departamento:

Ano:

Regras de preenchimento: Selecione o Ano para o qual deseja definir a meta de vendas. É um campo obrigatório e utiliza um calendário para facilitar a escolha. O Ano define quando a meta estará vigente. Metas de vendas geram alertas ou indicadores nos dashboards do módulo de Vendas e podem influenciar análises de performance.

Observações: Escolha uma data que corresponda ao início do ciclo (por exemplo, primeiro dia do mês) para facilitar comparações nos relatórios. Caso não preenchida, o sistema pode usar o dia corrente como padrão.

Valor (Meta de cada mês do ano):

Regras de preenchimento: Insira o valor monetário (R$) que pretende atingir no período informado. Este aceita números decimais no caso de valor.

Impacto em outros módulos: O sistema compara automaticamente as vendas realizadas pelo departamento com a meta definida, exibindo indicadores de progresso e performance. Metas atingidas ou não atingidas podem refletir em dashboards e relatórios.

Observações: Seja realista ao definir a meta para que os indicadores reflitam a capacidade do departamento. Ajuste-a periodicamente conforme o histórico de vendas e sazonalidades.

2) Tela – Dados Básicos

A figura abaixo indica a área de Dados Básicos do formulário de Departamento e numera cada campo para facilitar o entendimento:

Figura 1 — Dados Básicos 

2.1 Campos e regras de preenchimento (Dados Básicos)

Legenda: ✅ Campo obrigatório · ⚠️ Campo opcional ou de uso específico

Nome da Conta:
- Regras de preenchimento: ✅ Campo obrigatório. Deve conter o nome do departamento ou centro de custo, com até 100 caracteres. Escolha um nome claro que identifique o setor (por exemplo: “Vendas”, “Marketing”, “Produção”).
- Impacto em outros módulos: O nome do departamento será exibido nas listagens e em campos de seleção em outros módulos (Financeiro, Vendas etc.). Por exemplo, ao lançar uma despesa ou receita, você selecionará o departamento pelo nome; ao emitir relatórios ou aplicar filtros por departamento, esse nome será utilizado para identificá-lo.
- Observações: Embora o sistema permita nomes duplicados, recomenda-se não repetir nomes de departamento para evitar confusões nos lançamentos e relatórios. Use nomenclaturas padronizadas para fácil identificação pelos usuários.

Tipo:
- Regras de preenchimento: ⚠️ Selecione o tipo do departamento entre as opções disponíveis no sistema (geralmente Administrativo ou Produtivo). Não é um campo obrigatório, mas é recomendável classificá-lo corretamente. Administrativos costumam ser departamentos de apoio (custos indiretos) e Produtivos estão ligados à atividade-fim (custos diretos).
- Impacto em outros módulos: A classificação não altera o funcionamento básico do departamento nos módulos, mas pode ser utilizada em relatórios gerenciais ou planos orçamentários para agrupar resultados por tipo de departamento. Por exemplo, é possível filtrar ou analisar separadamente os custos Administrativos vs. Produtivos, facilitando a análise de despesas.
- Observações: Defina o tipo conforme a natureza do departamento. Essa informação auxilia na organização interna e na análise de despesas/receitas por categoria, embora não impeça nenhum lançamento – ou seja, serve mais para categorização e não afeta permissões ou cálculos.

Usuário Responsável:
- Regras de preenchimento: ⚠️ Opcional. Permite vincular um usuário do sistema como responsável pelo departamento. Use o menu suspenso para selecionar o usuário desejado. Em ambientes com múltiplas empresas, este campo só é habilitado após vincular ao menos uma empresa ao departamento (veja a seção de Empresas abaixo), pois o usuário responsável deve pertencer a alguma das empresas selecionadas.
- Impacto em outros módulos: O usuário responsável serve como referência de quem gerencia ou responde por aquele centro de custo. Em módulos de workflow ou notificações internas, esse usuário poderá receber avisos ou tarefas relacionadas ao departamento. Por exemplo, se houver um processo de aprovação de gastos por departamento, o usuário responsável poderá ser notificado para aprovar ou acompanhar as despesas do seu departamento.
- Observações: Utilize este campo para indicar internamente quem é o ponto de contato do departamento. Se o responsável mudar (por exemplo, troca de gestor), lembre-se de atualizar o cadastro. O campo pode ficar em branco se não houver uma pessoa designada, sem prejuízo funcional – a falta de um responsável não impede o uso do departamento.

Observação:
- Regras de preenchimento: ⚠️ Opcional. Campo de texto livre (até 500 caracteres) para inserir informações adicionais ou anotações sobre o departamento. Aqui você pode detalhar a finalidade do centro de custo, políticas internas do departamento ou qualquer informação relevante que julgar necessário.
- Impacto em outros módulos: Nenhum impacto direto em outros módulos – trata-se de um campo informativo. O conteúdo inserido não é utilizado em cálculos ou filtros, mas pode ser consultado por outros usuários para referência. Por exemplo, ao visualizar os detalhes do departamento, usuários poderão ler essas observações para entender particularidades ou regras específicas daquele centro.
- Observações: Use este espaço para registrar informações importantes que facilitem o entendimento do papel do departamento. Exemplo de uso: “Departamento utilizado para despesas de projetos especiais” ou “Centro de custo compartilhado entre filiais X e Y”. Essas anotações ajudam na gestão e comunicação interna, mas não interferem nas regras ou no funcionamento do sistema.

3) Tela – Empresas vinculadas ao Departamento

Nesta tela/aba, configura-se a vinculação de Empresas ao departamento. Isso é especialmente importante em contas que gerenciam múltiplas empresas ou filiais dentro do BomControle, garantindo que cada departamento esteja associado às empresas corretas.

Figura 2 — Empresas vinculadas (seção de empresas do cadastro de Departamento)

3.1 Campos e regras de preenchimento (Empresas vinculadas)

Empresas (vínculo):
- Regras de preenchimento: ✅ Selecione uma ou mais empresas que estarão associadas a este departamento. Utilize a ferramenta de vincular empresa: escolha a empresa no campo de seleção e adicione-a (geralmente clicando em um botão “+”). Repita o processo para todas as empresas que o departamento atenderá. É possível remover uma empresa vinculada caso tenha sido adicionada por engano (há um botão de remover ao lado da listagem). Pelo menos uma empresa deve ser vinculada para salvar o departamento em ambientes multiempresa – o sistema não permite cadastrar um departamento sem nenhuma empresa associada quando essa configuração for obrigatória.
- Impacto em outros módulos: A relação entre departamentos e empresas determina onde o departamento poderá ser utilizado no sistema. Em lançamentos financeiros, notas fiscais ou pedidos vinculados à empresa X, somente departamentos associados à empresa X estarão disponíveis para seleção. Ou seja, o departamento só aparecerá nos filtros e opções das empresas às quais ele pertence. Se tentar utilizar um departamento não vinculado em determinada empresa, o BomControle bloqueará a ação ou exibirá uma mensagem de erro. Essa vinculação garante que cada empresa veja apenas seus departamentos pertinentes, evitando alocações incorretas de valores entre empresas diferentes.
- Observações: Em ambientes com apenas uma empresa, ainda é recomendável vincular a empresa ao departamento para manter o cadastro completo (em muitos casos, o sistema já seleciona automaticamente a empresa única por padrão). Se o seu BomControle possui várias empresas, planeje com cuidado quais departamentos são compartilhados ou exclusivos de cada uma. Por exemplo, um departamento “Comercial” pode ser usado em duas filiais – vincule ambas. Já um departamento “Loja A” seria vinculado apenas à empresa da Loja A. Lembre-se de que apenas usuários com acesso às empresas vinculadas poderão ser definidos como responsáveis ou associados a esse departamento (veja a seção de Usuários a seguir). Alterações posteriores nas empresas vinculadas podem impactar lançamentos futuros: se você remover uma empresa do departamento, ele deixará de estar disponível nos módulos daquela empresa a partir da alteração.

4) Tela – Usuários do Departamento

Nesta seção, é possível associar usuários (colaboradores que utilizam o sistema) ao departamento, indicando quais pessoas fazem parte ou têm relação com aquele centro de custo. A tela apresenta um campo para selecionar um usuário e uma lista dos usuários já adicionados ao departamento.

Figura 3 — Usuários do Departamento (seção de usuários do cadastro de Departamento)

4.1 Campos e regras de preenchimento (Usuários do Departamento)

Usuários associados ao departamento:
- Regras de preenchimento: ⚠️ Para adicionar um usuário ao departamento, selecione-o no campo “Usuário” (a lista exibirá os usuários ativos no sistema) e clique no botão Adicionar (+). O usuário selecionado aparecerá na tabela abaixo como membro do departamento. Repita o procedimento para incluir quantos usuários forem necessários. Não é obrigatório vincular usuários – o departamento pode ser criado sem nenhum usuário associado, se desejado. Contudo, há regras de consistência: somente usuários que pertençam a pelo menos uma das empresas vinculadas ao departamento podem ser selecionados. Portanto, vincule primeiro as empresas na seção anterior; em seguida, ao abrir a lista de usuários, o BomControle exibirá apenas aqueles usuários que têm acesso às empresas associadas. Se tentar adicionar um usuário que não pertence a nenhuma empresa vinculada, o sistema não permitirá a inclusão (o nome dele possivelmente nem aparecerá na busca, ou uma mensagem de aviso será mostrada). Não é possível adicionar o mesmo usuário duas vezes no mesmo departamento – o sistema exibirá um aviso caso você tente duplicar a entrada. Para remover um usuário do departamento, use o ícone de lixeira ao lado do nome na tabela de usuários adicionados.
- Impacto em outros módulos: Associar usuários a departamentos pode influenciar módulos de gestão de pessoas e segurança dentro do BomControle. Por exemplo, na gestão de Papéis Organizacionais (funções/cargos) é comum primeiro vincular o usuário a um departamento para depois atribuir um papel naquele contexto. Além disso, alguns relatórios internos ou filtros permitem verificar quais usuários estão alocados em cada departamento, auxiliando no controle de acesso e responsabilidades. No dia a dia, essa associação ajuda a definir responsabilidades e restrições de visibilidade: o sistema “sabe” a qual departamento cada usuário pertence, podendo filtrar informações ou enviar notificações relevantes apenas para os membros daquele departamento. Também, em fluxos de aprovação ou workflows, pode-se indicar que todos os usuários de um determinado departamento precisam aprovar um documento ou ser notificados de uma determinada ação.
- Observações: A vinculação de usuários aos departamentos é muitos-para-muitos – um departamento pode ter vários usuários, e um mesmo usuário pode participar de diversos departamentos. Utilize essa flexibilidade conforme a realidade da empresa (por exemplo, um diretor pode supervisionar dois departamentos, ou um funcionário pode atuar em duas filiais diferentes simultaneamente). Mantenha a lista de usuários do departamento atualizada: se um colaborador mudar de setor ou sair da empresa, remova-o ou ajuste sua vinculação aqui para refletir a organização atual. Ressaltando, apenas usuários ativos no sistema aparecem na lista para adicionar; usuários bloqueados/inativos não estarão disponíveis para seleção. Caso um usuário seja bloqueado posteriormente, ele ainda constará na lista do departamento, porém o sistema poderá indicá-lo com um ícone de cadeado ou marcação similar, sem impedir que ele permaneça listado para fins históricos.

5) Observações Finais

Integração com o Módulo de Estoque: Caso sua empresa utilize o módulo de Estoque do BomControle, o cadastro de Departamento apresentará duas configurações extras não exibidas na rota Financeiro: Dias de Pedido e Produtos. A opção Dias de Pedido permite definir em quais dias da semana o departamento pode realizar pedidos de reposição ou saídas de estoque (por exemplo, limitar a dias úteis). Por padrão, se nenhum dia for alterado, assume-se que o departamento pode operar de segunda a sexta-feira. Já a seção de Produtos possibilita restringir quais produtos o departamento terá acesso no estoque. Se a opção “Acesso a todos os produtos” estiver marcada como Não, será necessário selecionar manualmente, em uma lista, os produtos que pertencem àquele departamento. Isso impacta diretamente a saída de mercadorias: ao registrar uma Saída de Estoque ou faturar um pedido vinculado a um departamento, apenas os produtos autorizados para o departamento poderão ser escolhidos. Configure estasopções conforme sua necessidade operacional no estoque, garantindo que cada departamento acesse somente os itens de estoque pertinentes.

Edição e Exclusão: Após criar um departamento, é possível editá-lo para alterar nome, usuário responsável, empresas vinculadas etc. As mudanças feitas entram em vigor imediatamente nos módulos correspondentes (por exemplo, se você renomear o departamento, esse novo nome já aparece nos menus de seleção dos lançamentos financeiros e demais telas). A exclusão de um departamento, por sua vez, normalmente só é permitida se não houver movimentações (lançamentos, vendas, notas) vinculadas a ele. Se existirem despesas, receitas ou vendas registradas naquele departamento, o sistema bloqueará a exclusão por motivos de integridade dos dados históricos. Nesses casos, ao invés de excluir definitivamente, a ação recomendada é bloquear o departamento – ou seja, marcá-lo como inativo. Um departamento bloqueado não aparece nas listas de seleção para novos lançamentos, mas permanece no sistema para referência do histórico passado (o sistema costuma indicá-lo com um status de inativo ou cor diferenciada, e o botão Excluir ficará desabilitado caso haja vínculo histórico).

Uso em Lançamentos Financeiros e Notas Fiscais: Sempre que for cadastrar uma Despesa ou Receita no módulo Financeiro, haverá um campo para escolher o departamento correspondente. Certifique-se de preenchê-lo adequadamente para que aquele valor seja atribuído ao centro de custo correto – isso se refletirá nos relatórios de desempenho por departamento e poderá integrar-se à contabilidade/financeiro da empresa. Na emissão de Notas Fiscais (por exemplo, NFS-e de serviço), o BomControle pode solicitar a informação do departamento/centro de custo para fins de contabilização ou integração financeira. Assim, selecione o departamento certo ao emitir uma NF-e/NFS-e, garantindo que a receita ou custo seja alocado corretamente nos controles do sistema e nos relatórios gerenciais.

Seguindo este manual, o usuário final poderá configurar os Departamentos no BomControle de forma consistente, entendendo as implicações de cada campo e garantindo que os módulos Financeiro, Vendas e Fiscal do sistema utilizem essas informações adequadamente. Com os departamentos bem definidos, a empresa obterá uma gestão financeira mais organizada e relatórios mais precisos por centro de custo. Boa utilização!