1) Acessando a tela de cadastro de clientes

1. Login e Permissão: Acesse o BomControle com um usuário que tenha permissão no módulo Financeiro (ou Vendas, caso o cadastro também seja acessível por lá).

2. Navegação no Menu: No menu superior, clique em Financeiro e em seguida em Cadastro. Depois, selecione Clientes.

3. Listagem de Clientes: A tela de listagem será exibida com os clientes já cadastrados.

4. Novo ou Edição: Clique no botão Cadastrar Novo para incluir um novo cliente, ou no ícone de lápis (🖉) para editar um cliente existente.

(Dica: o cadastro de clientes pode ser acessado também pelo menu de Vendas ou Service Desk, se sua empresa utilizar esses módulos. A tela e os campos são os mesmos; muda apenas o caminho de navegação.)

2) Tela – Dados Básicos

A figura abaixo apresenta a seção de Dados Básicos do formulário de Cliente, (conforme o layout atual do sistema):

Figura 1

(Exemplo ilustrativo dos campos de Dados Básicos na tela de cadastro de cliente.)

Campos para Pessoa Jurídica

Campos para Pessoa Física

2.1) Campos e regras de preenchimento (Dados Básicos)

Legenda: ✅ Campo obrigatório · ⚠️ Campo opcional ou de uso específico

• Tipo de Pessoa (Jurídica/Física):

• Regras de preenchimento: ✅ Indique se o cliente é Pessoa Jurídica (empresa) ou Pessoa Física (indivíduo). É obrigatório selecionar uma das opções, pois essa escolha habilita os campos adequados para cada tipo (CNPJ e Razão Social para Jurídica; CPF e RG para Física, entre outros). Após salvar o cliente, não é permitido alterar o tipo de pessoa se já houver movimentações vinculadas, pois isso afetaria dados fiscais.

• Impacto em outros módulos: Define quais campos fiscais serão solicitados e utilizados em notas fiscais e no financeiro. Por exemplo, escolhendo Jurídica, o cliente terá CNPJ e possivelmente Inscrição Estadual, dados necessários para emissão de NF-e/NFS-e; se Física, o sistema espera um CPF. Relatórios também podem separar clientes PF de PJ com base nessa classificação.

• Observações: Ao editar um cliente já cadastrado, o campo de tipo de pessoa fica bloqueado se o cliente já tiver movimentações (vendas, cobranças etc.), evitando inconsistências fiscais. Planeje corretamente o tipo antes do primeiro salvamento.

• País de Origem:

• Regras de preenchimento: ✅ Selecione o país do cliente. Por padrão, novos cadastros vêm com Brasil já selecionado. É obrigatório definir o país; caso escolha outro país (cliente estrangeiro), os campos de documento nacional (CPF/CNPJ) serão substituídos por um campo genérico de “Documento”.

• Impacto em outros módulos: Determina a necessidade de documentos específicos. Se o país for Brasil, o sistema exigirá CPF ou CNPJ válidos; se for estrangeiro, esses campos são substituídos e o cliente será tratado como do exterior em documentos fiscais. Por exemplo, em uma NF-e, um cliente com país diferente de Brasil será identificado com código de país estrangeiro e terá um ID Estrangeiro (documento) no XML.

• Observações: Para clientes estrangeiros, informe no campo Documento algum identificador válido (por exemplo, número de passaporte ou Tax ID) e preencha o endereço com país e estado/cidade conforme o padrão do país. Nesses casos, o sistema não exige CPF/CNPJ.

• Nome do Cliente:

• Regras de preenchimento: ✅ Insira o nome pelo qual o cliente é conhecido. Para Pessoa Jurídica, corresponde ao Nome Fantasia da empresa; para Pessoa Física, é o Nome Completo. Este campo é obrigatório em ambos os casos e aceita até 100 caracteres.

• Impacto em outros módulos: O Nome do Cliente aparece em diversas telas e documentos do sistema: na listagem de clientes, na seleção de cliente em pedidos de venda, em faturas e boletos bancários, etc. No caso de pessoa física, o nome completo irá como nome do destinatário na NF-e/NFS-e; no caso de pessoa jurídica, o nome fantasia pode aparecer em relatórios internos, enquanto a Razão Social é usada nos documentos fiscais. Ter um nome claro e correto facilita buscas e evita confusões no atendimento e no financeiro.

• Observações: Se a empresa não possuir um nome fantasia distinto da razão social, você pode repetir a Razão Social neste campo ou usar uma abreviação pelo qual o cliente é reconhecido. Para pessoas físicas, utilize o nome completo sem abreviações, garantindo identificação precisa. (O sistema não exige separação de primeiro/último nome, pode-se inserir o nome completo num único campo.)

• Razão Social:

• Regras de preenchimento: ✅ Campo exclusivo para Pessoa Jurídica (Brasil). Informe a Razão Social da empresa exatamente como consta no registro oficial (na Receita Federal). É obrigatório para PJ brasileiras e aceita até 100 caracteres. Para clientes estrangeiros ou Pessoa Física, este campo não é exibido nem necessário.

• Impacto em outros módulos: A Razão Social é utilizada em documentos fiscais e oficiais. Por exemplo, na NF-e o campo "Nome/Razão Social do destinatário" deve conter a razão social da empresa cliente. Também aparece em contratos, pedidos de venda e recibos, garantindo validade legal e evitando rejeições de notas ou boletos por divergência de nome.

• Observações: Diferencie Nome Fantasia e Razão Social: no BomControle, para empresas brasileiras, ambos devem ser preenchidos. O Nome Fantasia é usado para buscas internas e comunicações informais, enquanto a Razão Social é usada formalmente em notas e boletos. Não esqueça de incluir na Razão Social designações como LTDA, ME, EPP, se fizerem parte do nome oficial.

• Ramo de Atividade:

• Regras de preenchimento: ⚠️ Selecione o ramo de atividade ou segmento de mercado do cliente (aplicável principalmente para Pessoa Jurídica). Este campo é opcional e serve para categorizar a área de atuação da empresa cliente (por ex.: Comércio Varejista, Serviços de TI, Construção Civil etc.).

• Impacto em outros módulos: O ramo de atividade não influencia diretamente cálculos ou emissões, mas pode aparecer em relatórios gerenciais ou ser utilizado para filtragens e análises internas, ajudando sua equipe a segmentar a base de clientes por setor.

• Observações: Manter o ramo de atividade preenchido pode ser útil para fins de marketing e atendimento, permitindo comunicações mais direcionadas conforme o segmento do cliente. Se não for relevante para seu negócio, você pode deixar em branco sem prejuízo funcional.

• RG (Documento de Identidade):

• Regras de preenchimento: ⚠️ Campo exibido apenas para Pessoa Física (Brasil). Informe o número do RG (Registro Geral) ou documento de identidade equivalente do cliente, se desejado. Não há formatação específica – pode incluir órgão emissor e estado, se necessário. Este campo não é obrigatório, servindo mais para referência interna.

• Impacto em outros módulos: O RG não é utilizado em notas fiscais ou financeiros; trata-se de um dado informativo. Pode ser útil em situações de confirmação de identidade do cliente, contratos ou atendimentos que exijam documentação pessoal. Não impacta cálculos nem registros fiscais.

• Observações: Por não afetar módulos automatizados, preencha o RG apenas se for relevante para o relacionamento com o cliente. Em geral, empresas B2C podem coletar RG por questões cadastrais, enquanto negócios B2B não utilizam esse campo.

• Data de Nascimento:

• Regras de preenchimento: ⚠️ Campo disponível para Pessoa Física. Utilize o seletor de data ou digite no formato DD/MM/AAAA para informar a data de nascimento do cliente. Não é um campo obrigatório, mas preenchê-lo agrega valor ao cadastro (p. ex., para conhecer a idade do cliente ou enviar cumprimentos em aniversários).

• Impacto em outros módulos: Não há impacto operacional direto nos módulos financeiros ou de notas. A data de nascimento é um dado cadastral utilizado apenas para conhecimento e possivelmente em campanhas de relacionamento (marketing, segmentações demográficas).

• Observações: Se sua empresa não utiliza a data de nascimento em nenhum processo, o campo pode ser deixado em branco. Porém, tê-lo registrado pode ser útil para ações futuras (como promoções de aniversário). Respeite as normas de privacidade ao solicitar e armazenar essa informação.

• Sexo:

• Regras de preenchimento: ⚠️ Campo exibido para Pessoa Física. Selecione Masculino ou Feminino conforme o gênero do cliente. Este campo não é obrigatório – se não quiser especificar ou não for aplicável, pode deixar em branco (nesse caso, nenhuma opção ficará marcada).

• Impacto em outros módulos: Não há impacto funcional nos módulos de Financeiro, Vendas ou Faturamento. O gênero é utilizado apenas para fins cadastrais e de relacionamento. Por exemplo, pode auxiliar na personalização de comunicações (tratamento adequado como Sr./Sra.) ou em relatórios demográficos da base de clientes.

• Observações: O preenchimento deste campo é opcional e visa principalmente conhecer melhor o perfil do cliente. Atualmente o sistema apresenta apenas essas duas opções; use conforme a necessidade e políticas de sua empresa. Se não for utilizar a informação, não há problemas em deixá-la vazia.

A figura abaixo apresenta a seção de Classificação do formulário de Cliente, (conforme o layout atual do sistema):

Figura 2

• Classificação (Rating de Pagamentos):

• Regras de preenchimento: Este campo é gerado automaticamente pelo sistema e não é editável pelo usuário. A classificação é representada por 0 a 3 estrelas douradas, acompanhada de um tooltip (texto explicativo), e é calculada com base no histórico de pagamentos do cliente. Clientes recém-cadastrados ou sem movimentação financeira aparecerão como “Cliente não possui classificação” (sem estrelas) até acumularem histórico.

• Impacto em outros módulos: A classificação reflete o comportamento de pagamento do cliente nos últimos 12 meses. O BomControle analisa as contas a receber pagas pelo cliente e atribui o rating conforme atrasos: pagamentos pontuais ou com poucos dias de atraso resultam em 3 estrelas (ótimo pagador); atrasos moderados em 2; muitos atrasos em 1 ou 0 estrelas. Essa informação aparece no cadastro do cliente tanto no Financeiro quanto no Vendas, servindo para que as equipes avaliem a confiabilidade do cliente. Embora não bloqueie ações automaticamente, pode orientar decisões, como exigir pré-pagamento de clientes mal classificados ou conceder crédito para bons pagadores.

• Observações: A classificação é atualizada conforme a atualização das contas a receber. Mantenha os recebimentos em dia no sistema para que o rating reflita a realidade. Nota: No módulo Service Desk (suporte), a classificação não é exibida, pois é irrelevante nesse contexto. Use essa informação internamente para políticas de crédito e cobrança, mas lembre-se de tratar casos especiais individualmente.

• CNPJ:

• Regras de preenchimento: ✅ Campo exibido apenas se o cliente for Pessoa Jurídica com País de Origem = Brasil. Informe o CNPJ da empresa cliente, composto por 14 dígitos (o sistema aplica automaticamente a máscara ##.###.###/####-##). O BomControle valida se o CNPJ é válido matematicamente. Este campo é obrigatório para cadastros de PJ brasileiras.

• Impacto em outros módulos: O CNPJ é utilizado em praticamente todas as operações fiscais e financeiras envolvendo um cliente empresa. Na emissão de NF-e, por exemplo, o CNPJ do destinatário é obrigatório e deve estar correto para a nota ser autorizada pela SEFAZ. No módulo de Vendas, o CNPJ aparece em propostas, pedidos e contratos para identificar o cliente corporativo. Além disso, o sistema não permite cadastrar dois clientes com o mesmo CNPJ, evitando duplicidades.

• Observações: Ao preencher o CNPJ e sair do campo, o sistema verifica se já existe alguma pessoa (cliente, fornecedor, lead etc.) cadastrada com aquele número. Se existir, uma mensagem de alerta avisará sobre a duplicidade. Isso ajuda a evitar cadastros duplicados. Caso a empresa não possua CNPJ (situação incomum para PJ), não será possível emitir NF-e para ela – nesse caso, cadastre-a como pessoa física temporariamente ou deixe para inserir o CNPJ quando disponível.

• CPF:

• Regras de preenchimento: ✅ Campo exibido apenas se o cliente for Pessoa Física com País de Origem = Brasil. Informe o CPF do cliente, composto por 11 dígitos. O sistema formata automaticamente (###.###.###-##) e verifica se o dígito verificador é válido. Obrigatório para clientes PF brasileiros.

• Impacto em outros módulos: O CPF é necessário em vendas e na emissão de notas fiscais quando o cliente é pessoa física. Em NF-e/NFS-e, se o destinatário não tem CNPJ, o CPF deve constar para identificar o cliente — notas sem CPF ou CNPJ não são autorizadas pelos órgãos fiscais. No módulo Financeiro, o CPF aparece em relatórios (por exemplo, de contas a receber) para identificar o devedor. Assim como no CNPJ, o sistema evita cadastros duplicados de CPF – cada CPF só pode ser cadastrado uma vez como cliente/fornecedor/lead.

• Observações: Tal como no CNPJ, o sistema checa duplicidades: se inserir um CPF já existente em outro cadastro, você será alertado. Certifique-se de digitar corretamente; um CPF inválido (com erro nos dígitos) será recusado ao salvar. Este campo só é exibido para clientes do Brasil. Para clientes estrangeiros, utilize o campo Documento descrito a seguir.

• Documento (Identificação Estrangeira):

• Regras de preenchimento: ✅ Campo exibido no lugar de CPF/CNPJ se o País de Origem não for Brasil. Informe um documento de identificação do cliente estrangeiro conforme o país de origem – pode ser um número de passaporte, Tax ID, ou outro código de identificação equivalente. Campo obrigatório para clientes estrangeiros, porém sem formatação padrão (aceita até 30 caracteres alfanuméricos).

• Impacto em outros módulos: Em operações de NF-e/NFS-e, clientes com país estrangeiro terão este documento transmitido como ID Estrangeiro no XML da nota fiscal. Esse campo viabiliza a emissão de notas de venda para o exterior, substituindo o CPF/CNPJ. No módulo de Vendas, o documento estrangeiro serve como referência cadastral e aparece em contratos ou pedidos, se necessário, mas o impacto principal é fiscal: identificar corretamente o cliente estrangeiro em documentos e registros contábeis.

• Observações: Preencha este campo com detalhes suficientes para identificar o cliente (por exemplo: “Passport 123456789 – USA”). Verifique se há exigências específicas na legislação brasileira para o país em questão – alguns casos solicitam formato específico de identificação estrangeira. Em caso de dúvida, consulte seu contador ou o suporte BomControle.

• Inscrição Estadual (IE):

• Regras de preenchimento: ⚠️ Disponível para Pessoa Jurídica (Brasil). Insira a Inscrição Estadual do cliente, número de registro estadual do contribuinte de ICMS. O campo aceita apenas dígitos (até 45 caracteres, compatível com o máximo necessário nos estados brasileiros). Se a empresa não possuir IE (por exemplo, for isenta por regime tributário ou atividade), marque a caixa “Isento” ao lado do campo. Ao marcar Isento, o campo de IE é desabilitado e o cadastro considerará a informação como “ISENTO”.

• Impacto em outros módulos: A IE do cliente é utilizada principalmente na emissão de NF-e de produtos. Ao emitir uma NF-e para um destinatário empresa, é necessário informar a IE dele se ele for contribuinte de ICMS. Caso o cliente seja marcado como isento, o sistema tratará o cliente como não-contribuinte de ICMS e, na NF-e, o campo de IE do destinatário poderá ser enviado em branco ou com a literal "ISENTO", conforme a regra do estado – evitando rejeição da nota por falta de IE. Fora do fiscal, a IE raramente é usada diretamente nos módulos de Vendas, mas fica registrada para referência.

• Observações: Informe a IE sem pontos, traços ou espaços, apenas números, pois o sistema não valida o dígito verificador (devido aos diferentes formatos por estado). Certifique-se junto ao documento oficial do cliente. Se o cliente operar em múltiplos estados (ex.: tiver Inscrição SUFRAMA ou inscrições estaduais em filiais), o cadastro de cliente no BomControle comporta apenas uma IE principal – use o campo Observações para registrar detalhes adicionais, se necessário. Lembre-se: mesmo empresas do Simples Nacional geralmente possuem IE (exceto MEI, conforme o estado). Use "Isento" apenas se tiver certeza de que a empresa não tem inscrição estadual. Pessoas físicas normalmente não têm IE, a não ser no caso de produtores rurais (ver campo Produtor Rural abaixo).

• UF da Inscrição Estadual:

• Regras de preenchimento: ✅ Exibido para Pessoa Jurídica (Brasil), quando há campo IE. Selecione a Unidade Federativa (estado) referente à IE do cliente. Por exemplo, se o cliente for de São Paulo, selecione “SP”. É obrigatório selecionar a UF caso o cliente possua IE (mesmo que marque Isento, escolha o estado base).

• Impacto em outros módulos: Vincular a IE a um estado garante que, ao emitir uma NF-e, o sistema envie corretamente o código da UF do destinatário e possa validar a IE de acordo com o formato daquele estado. Alguns estados têm formatações específicas de IE; selecionar a UF ajuda o sistema a aplicar validações adequadas. Além disso, a UF do cliente pode ser utilizada em relatórios fiscais ou segmentações (por exemplo, total de vendas por estado do cliente).

• Observações: Este campo só aparece se o País de Origem for Brasil e é irrelevante para clientes estrangeiros. Para clientes isentos de IE, ainda assim selecione a UF onde ele opera e marque o Isento no campo de IE, pois isso contextualiza o cadastro.

• Inscrição Municipal (IM):

• Regras de preenchimento: ⚠️ Disponível para clientes do Brasil (PJ e PF). Informe a Inscrição Municipal do cliente, caso ele possua registro na prefeitura de seu município (geralmente aplicável para empresas prestadoras de serviço no município). O campo aceita até 45 caracteres numéricos. Não é obrigatório – muitas empresas não terão IM, especialmente se não prestam serviços no município do próprio cliente, e pessoas físicas raramente têm IM.

• Impacto em outros módulos: A IM do cliente pode ser utilizada na emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviços eletrônica) caso a prefeitura exija a informação do tomador. Por exemplo, em algumas cidades, ao emitir uma NFS-e para um cliente estabelecido naquela cidade, é recomendado informar a IM dele. O BomControle, por padrão, inclui a IM do cliente no XML da NFS-e se este campo estiver preenchido; porém, se você optar por ignorá-la (campo Ignorar IM a seguir), o sistema suprime essa informação na nota. Fora do âmbito fiscal, a IM não é usada nos módulos de Vendas ou Financeiro comuns.

• Observações: Para a maioria dos clientes este campo pode ficar em branco, pois a IM só é relevante em contextos específicos de serviços municipais. Por exemplo, se sua empresa é de São Paulo e emite NFS-e para um cliente também de São Paulo que possua IM, incluir a IM dele pode evitar divergências no documento da prefeitura. Mas se o cliente não tiver IM (empresa de outro município ou pessoa física), deixe em branco. Lembre-se de configurar o próximo campo “Ignorar IM...” de acordo, caso necessário.

• Optante Simples Nacional?

• Regras de preenchimento: ⚠️ Campo do tipo alternância (checkbox), exibido somente para Pessoa Jurídica (Brasil). Marque Sim se a empresa cliente for optante do regime Simples Nacional, ou Não caso contrário. Por padrão, novos clientes vêm com "Não" (desmarcado) até que você ajuste.

• Impacto em outros módulos: Este campo é informativo no cadastro, mas pode ser relevante em cenários fiscais específicos. Por exemplo, algumas prefeituras, ao emitir NFS-e, solicitam indicar se o tomador (cliente) está no Simples, o que pode impactar a forma de retenção de ISS. No Financeiro, saber que o cliente é do Simples pode ser útil se houver particularidades na cobrança de impostos; porém, normalmente é o regime do emitente (sua empresa) que afeta a emissão da nota, não o do cliente. No módulo de Vendas, essa informação não altera processos internos, mas pode aparecer em relatórios ou ajudar o time comercial a conhecer o porte/regime do cliente.

• Observações: Este campo não substitui uma verificação oficial do enquadramento tributário do cliente. Use-o apenas como referência declarada pelo cliente. O BomControle não recalcula impostos da venda com base nessa informação (os impostos são definidos pelo regime do emitente). No entanto, se você presta serviço para órgãos públicos, por exemplo, saber que o cliente é Simples pode evitar retenções indevidas de certos tributos – ainda que isso não seja usualmente automático no sistema.

• Ignorar Inscrição Municipal na NFS-e?

• Regras de preenchimento: ⚠️ Campo do tipo alternância (checkbox), disponível apenas para Pessoa Jurídica (Brasil) (pois PF normalmente não tem IM). Selecione Sim para instruir o sistema a ignorar/omitir a IM do cliente ao emitir NFS-e para ele; selecione Não para utilizar normalmente a IM preenchida. Por padrão, fica em "Não" (ou seja, se houver IM informada, será enviada na nota).

• Impacto em outros módulos: Ao marcar Sim, mesmo que o cliente tenha um número de IM cadastrado, o sistema não incluirá essa informação ao gerar a NFS-e. Essa configuração é útil se, por algum motivo, você não deseja que a IM do cliente conste na nota de serviço (por exemplo, em municípios onde o tomador não precisa ou não deve ter a IM na nota). Com Não, o comportamento padrão se aplica e a IM, se presente, será enviada na nota.

• Observações: Use esta opção com parcimônia – somente marque Sim se souber que não é necessário fornecer a IM do cliente na NFS-e (políticas municipais específicas). Deixar em Não é o mais comum. Lembrando: se o campo IM estiver vazio, nada será enviado de qualquer forma, independente desta opção.

• Produtor Rural:

• Regras de preenchimento: ⚠️ Campo do tipo alternância (Sim/Não), exibido apenas para Pessoa Física. Indica se o cliente é um Produtor Rural, ou seja, uma pessoa física com inscrição de produtor rural no estado. Marque "Sim" se for o caso, ou deixe "Não" caso contrário (valor padrão é "Não").

• Impacto em outros módulos: Se marcado como Produtor Rural, o sistema entende que, embora seja pessoa física, o cliente pode ter uma Inscrição Estadual de Produtor Rural. Nesse caso, para fins fiscais, ele passa a ter tratamento semelhante a uma empresa no que tange a notas de produtos: poderá constar um CPF+IE nas NF-e emitidas para ele. Assim, marcar "Sim" habilita um campo extra de IE de Produtor Rural no formulário de endereço do cliente (vinculado ao endereço da propriedade rural). Em notas fiscais de produtos (NF-e), se o cliente for produtor rural, a IE de produtor deverá ser informada para a nota ser válida em operações que exijam (por exemplo, vendas interestaduais para esse cliente).

• Observações: Marque "Sim" somente se o cliente fornecer um número de Inscrição de Produtor Rural válido, geralmente emitido pela secretaria de fazenda estadual. Ao cadastrar o endereço rural do cliente, preencha esse número no campo apropriado. Produtor rural é uma exceção em que pessoa física possui IE; se não for o caso, mantenha "Não". Esse campo garante que o sistema trate adequadamente casos especiais, mas não é necessário para a maioria dos clientes.

3) Tela – Endereço

Nesta seção é possível cadastrar um ou mais endereços associados ao cliente. A figura abaixo mostra a área de Endereço do cadastro:

Figura 3
(Exemplo ilustrativo da seção de Endereço, com formulário para inclusão de endereços.)

Botão “Adicionar Novo Endereço”

3.1) Campos e regras de preenchimento (Endereço)

• Endereço do Cliente:

• Regras de preenchimento: ✅ Você pode cadastrar um ou mais endereços para o cliente. Clique em Adicionar Endereço (ícone “+”) para abrir os campos de endereço. Os campos típicos a preencher são: CEP, Logradouro (Rua/Avenida), Número, Complemento (opcional), Bairro, Cidade e Estado (UF). Para endereços no Brasil, informe o CEP de 8 dígitos; o sistema pode preencher automaticamente logradouro, bairro, cidade e UF correspondentes, agilizando o cadastro (confira e complete com número e complemento após a busca automática). Pelo menos um endereço completo deve ser cadastrado para salvar o cliente – isso é fundamental caso você vá emitir notas fiscais para ele, pois notas exigem endereço do destinatário.

• Impacto em outros módulos: O endereço do cliente é usado em diversos contextos:

• Notas Fiscais (NF-e/NFS-e): O logradouro, número, bairro, município, UF, CEP e país do cliente são inseridos no XML da nota fiscal. Se alguma informação essencial faltar ou estiver incorreta, a nota pode ser rejeitada pela SEFAZ/prefeitura, ou apresentar erro no DANFE.

• Financeiro (Cobranças): Em faturas e boletos, o endereço do cliente pode constar como referência (alguns boletos incluem o endereço do sacado). Ter o endereço atualizado ajuda na cobrança e em eventuais ações de protesto ou envio de correspondências.

• Vendas/Contratos: Propostas comerciais, pedidos ou contratos podem utilizar o endereço do cliente para compor documentos formais. Por exemplo, em um contrato de prestação de serviço, é comum listar a sede do contratante no cabeçalho.

• Logística/Entregas: Se sua empresa usa o BomControle para controle de entregas ou pedidos de expedição, o endereço do cliente será fundamental para o despacho de mercadorias.

• Observações:

• Endereço principal: Caso cadastre vários endereços (por exemplo, matriz e filial, ou um endereço de entrega diferente do de cobrança), você pode definir um endereço como principal ou específico de cobrança/entrega. Use os controles disponíveis (geralmente um ícone de estrela para marcar principal, e opções ou etiquetas para marcar endereços de cobrança/entrega, dependendo da versão do sistema).

• Produtor Rural: Se o cliente for marcado como Produtor Rural (campo fiscal acima), ao cadastrar um endereço rural será habilitado um campo extra para Inscrição de Produtor Rural vinculado àquele endereço. Preencha esse número conforme fornecido pelo cliente; ele será usado nas NF-e quando necessário (substituindo a IE comum nesse endereço, se aplicável).

• CEP automático: Ao informar um CEP válido (no Brasil), o BomControle preencherá cidade, estado e logradouro automaticamente quando possível. Sempre confira os dados trazidos e insira o número e complemento manualmente.

• Endereços estrangeiros: Se o País de Origem do cliente não for Brasil, os campos de Estado e Cidade se ajustam ao país selecionado (por exemplo, permitindo inserir estado/província manualmente ao invés de selecionar de uma lista). Procure seguir o formato de endereço padrão do país para evitar problemas em documentos internacionais.

4) Tela – Contatos

A seção de Contatos permite registrar pessoas de contato associadas ao cliente. A figura abaixo ilustra essa parte da tela:

Figura 4
(Exemplo ilustrativo da seção de Contatos, com lista de contatos do cliente.)

4.1) Campos e regras de preenchimento (Contatos)

• Contatos do Cliente:

• Regras de preenchimento: ⚠️ Você pode adicionar vários contatos para o cliente, como por exemplo um responsável financeiro, um comprador, um diretor, etc. Para cada contato, informe pelo menos: Nome (obrigatório) e algum dado de contato – E-mail e/ou Telefone. O sistema exige que cada contato tenha um nome e pelo menos um meio de contato preenchido (e-mail ou telefone). Campos opcionais adicionais podem estar disponíveis (como telefone 2, e-mail alternativo, cargo), mas os principais são nome e um contato principal. Após preencher os dados, clique no botão “+” (Adicionar) para inserir o contato na lista do cliente.

• Impacto em outros módulos: Os contatos cadastrados servem para facilitar a comunicação e integração com diversos processos:

• Cobranças (Financeiro): Você pode marcar um dos contatos como “Contato de Cobrança” – para isso existe um ícone especial (geralmente um cifrão $ ou similar) na lista de contatos. O e-mail/telefone marcado como de cobrança será priorizado nos envios de faturas, boletos ou avisos de cobrança gerados pelo sistema. Se nenhum contato estiver marcado como cobrança, o sistema pode alertar com um aviso (por exemplo, “Sem contato de cobrança definido”).

• Principal (Geral): Você também pode marcar um contato como principal (ícone de estrela ☆). O contato principal é usado como referência padrão para comunicações gerais e aparece em primeiro na lista de contatos.

• Vendas: Em propostas comerciais, pedidos ou ordens de serviço, saber com quem falar no cliente agiliza o atendimento. Ter cadastrado, por exemplo, um “Comprador” ou “Responsável Técnico” permite que a equipe de vendas ou operacional saiba quem contatar no cliente em situações específicas.

• Observações:

• Gerenciamento de contatos: Após adicionar, os contatos aparecem em forma de lista (tabela) nesta seção. Você pode editar um contato (ícone de lápis) ou removê-lo (ícone de lixeira) a qualquer momento.

• Contato de Cobrança: É recomendável sempre ter um contato marcado como cobrança, de preferência alguém do departamento financeiro do cliente. Assim, e-mails automáticos de cobrança enviados pelo BomControle serão direcionados corretamente. Se não houver um contato de cobrança definido, sua equipe deverá selecionar manualmente os destinatários das cobranças, e o sistema pode exibir lembretes para definir um.

• Vários e-mails/telefones: Se precisar registrar mais de um e-mail para a mesma pessoa, você pode utilizar os campos de e-mail secundário (se disponíveis) ou cadastrar dois contatos separados (por exemplo: "João da Silva" e "João da Silva (2)" com emails diferentes). Para telefone, informe o DDD seguido do número; o sistema suporta também formato internacional (código DDI separado) e exibirá o número formatado adequadamente na lista.

5) Tela – Prioridades de Atendimento (SLA)

Esta seção aparece apenas se o módulo Service Desk (Suporte) estiver habilitado e você estiver acessando o cadastro via menu de Suporte. Ela permite definir SLAs de atendimento específicos para este cliente, por nível de prioridade de chamado. A figura a seguir ilustra a área de Prioridades (SLA):

Figura 5: Prioridades (Exemplo ilustrativo da seção de Prioridades de Atendimento, com colunas de SLA configuráveis.)

5.1) Campos e regras de preenchimento (Prioridades de Atendimento - SLA)

• Prioridades de Atendimento (SLA):

• Regras de preenchimento: ⚠️ Esta seção lista as prioridades padrão de chamados: Baixa, Normal, Alta e Crítica. Para cada prioridade, você pode configurar:

• Tipo de medida: selecione se o tempo será medido em horas corridas ou horas de operação (úteis).

• Tempo para primeira resposta: prazo máximo para dar a primeira resposta ao chamado daquela prioridade (formato hh:mm).

• Intervalo máximo entre interações: tempo máximo permitido entre respostas subsequentes no atendimento, sem estourar o SLA (hh:mm).

• Tempo total para solução: prazo para resolver completamente o chamado daquela prioridade (hh:mm).
  Preencha esses campos conforme o contrato ou acordo de nível de serviço estabelecido com o cliente. Se não houver SLA específico acordado, você pode deixar os valores em branco ou nos padrões globais do sistema – porém, já que a seção está visível, é recomendável definir para formalizar o compromisso de atendimento.

• Impacto em outros módulos: Essas configurações personalizam o cálculo de SLA para os tickets de suporte deste cliente. Ou seja, ao abrir um chamado para este cliente:

• O sistema medirá os tempos de resposta e solução de acordo com os limites definidos aqui, em vez de usar os tempos globais padrão.

• Os painéis do Service Desk poderão destacar se um chamado deste cliente está próximo de violar o SLA específico (considerando os prazos mais rigorosos ou diferenciados).

• Relatórios do suporte mostrarão o desempenho de atendimento levando em conta os prazos acordados individualmente com o cliente, o que é útil para clientes com contratos diferenciados (por exemplo, um cliente A maior e importante pode ter SLA mais rígido que os demais).

• Observações:

• Horas corridas vs. horas úteis: “Horas de operação” consideram apenas o horário comercial/úteis configurado para o suporte (por exemplo, das 9h às 18h em dias úteis), enquanto “horas corridas” contam o tempo contínuo, 24/7. Escolha conforme prometido ao cliente em contrato.

• Funcionamento: Uma vez configurados, esses SLAs são automaticamente aplicados. Por exemplo, se para prioridade Alta definiu 2h para primeira resposta, o sistema alertará sua equipe de suporte caso ultrapasse esse tempo em algum ticket desse cliente. Sem uma configuração individual, o sistema usaria o SLA global da prioridade.

• Caso não utilize o módulo Suporte: Se sua empresa não usar o Service Desk, ou se o cadastro for acessado via Financeiro/Vendas, esta seção não aparece e pode ser ignorada. Não há impacto algum se não preenchida nesse caso.

6) Tela – Faturamento

A seção Faturamento concentra campos relacionados à cobrança e emissão de notas para o cliente. A figura abaixo destaca essa parte do formulário:

Figura 6
(Exemplo ilustrativo da seção de Faturamento, com parâmetros de cobrança e nota fiscal.)

6.1) Campos e regras de preenchimento (Faturamento)

• Quantidade de Dias de Antecedência (Envio de Faturamento):

• Regras de preenchimento: ⚠️ Informe um número de 1 a 365 dias, representando quantos dias antes do vencimento o sistema deve considerar para enviar a cobrança (fatura) ao cliente. Por exemplo, se preenchido 5, as faturas do cliente serão enviadas 5 dias antes da data de vencimento. Pode ficar em branco se não quiser definir um envio antecipado específico para este cliente.

• Impacto em outros módulos: Esse campo é utilizado em conjunto com funcionalidades de cobranças recorrentes ou avisos de cobrança. Nos módulos de Contas a Receber/Contratos, o BomControle pode programar envios automáticos de boletos ou notificações. Tendo uma antecedência configurada aqui, o sistema usará este valor em vez do padrão global da empresa para este cliente. Exemplo: se normalmente a empresa envia cobranças 2 dias antes do vencimento, mas para um cliente específico deseja enviar com 10 dias de antecedência, você coloca 10 – assim, as rotinas de aviso de vencimento ou geração de boleto para esse cliente respeitarão o intervalo diferenciado.

• Observações: Este campo por si só não dispara nenhuma ação; ele serve de parâmetro para outras rotinas de faturamento. Certifique-se de configurar os processos de cobrança automática/contratos adequadamente para que o sistema utilize essa antecedência. Se deixado vazio, o cliente seguirá a configuração padrão da empresa para avisos de cobrança. Use valores razoáveis – uma antecedência muito grande (ex.: 60 dias) pode não fazer sentido para ciclos mensais de faturamento.

• Dia de Faturamento:

• Regras de preenchimento: ⚠️ Indique um dia fixo (entre 1 e 31) do mês em que as cobranças do cliente vencem ou devem ser faturadas. Não é um campo obrigatório, mas útil em casos de cobrança recorrente. Por exemplo, se especificar 15, significa que as faturas deste cliente serão geradas para vencimento todo dia 15 de cada mês (em um contrato mensal, por exemplo).

• Impacto em outros módulos: Em conjunto com o campo anterior, o Dia de Faturamento ajuda o sistema a agendar corretamente as cobranças e emissões de notas em contratos de faturamento recorrente. Se um contrato recorrente estiver associado a este cliente e configurado para usar o "dia de faturamento do cliente", o sistema buscará este valor para definir os vencimentos. Exemplo: contrato mensal e o cliente tem dia de faturamento = 15 -> as parcelas serão sempre geradas com vencimento no dia 15. No módulo Financeiro, isso garante que as contas a receber do cliente caiam sempre no mesmo dia, facilitando gestão de caixa e evitando confusão de prazos. No Vendas/Contratos, ao fechar um plano para o cliente, saber o dia de faturamento acordado ajuda a definir o primeiro vencimento corretamente.

• Observações: Se sua empresa padroniza dias de pagamento por cliente (por ex: "Cliente X sempre paga dia 20"), este campo é o local para registrar essa informação. Caso não seja preenchido, o faturamento seguirá a data definida no próprio contrato ou o padrão do sistema. Atenção: se um mês não tem o dia especificado (ex: 31 de fevereiro), normalmente o sistema ajustará para o último dia disponível (28 ou 29). Alterar o dia de faturamento de um cliente com contratos já ativos não altera faturas já geradas, apenas as próximas – avalie impactos antes de mudar este campo em clientes com contratos em andamento.

• Emissão de NFS-e (no Faturamento ou na Quitação):

• Regras de preenchimento: ⚠️ Este item aparece se sua empresa emite Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) e oferece três opções exclusivas (radio buttons) para o momento de emissão da NFS-e para este cliente:

• Utilizar configuração da empresa: (Padrão) Segue o comportamento global definido nas configurações da empresa. Ou seja, não impõe nada específico para este cliente – a nota de serviço será emitida no momento padrão (imediatamente ao faturar ou após receber, conforme definido globalmente).

• Emitir NFS-e no Faturamento: Para este cliente, sempre que houver um faturamento de serviço (geração de uma fatura/conta a receber de serviço), a NFS-e será emitida imediatamente no ato do faturamento, independentemente do pagamento.

• Emitir NFS-e na Quitação: Para este cliente, a NFS-e só será emitida quando a fatura for quitada (paga). Ou seja, o sistema aguardará o registro do pagamento para então emitir a nota de serviço.
  Por padrão, novos clientes ficam com “Utilizar configuração da empresa” selecionado, até que se escolha uma das outras opções.

• Impacto em outros módulos: Controla quando o BomControle irá gerar automaticamente a NFS-e para este cliente:

• Com “no Faturamento” marcado: ao lançar uma fatura de serviço para o cliente, a nota fiscal é gerada imediatamente. Isso significa recolhimento de impostos antes do recebimento efetivo; útil para clientes confiáveis ou quando a legislação local exige emissão imediata.

• Com “na Quitação”: ao lançar a fatura, inicialmente não será emitida nota. Somente quando aquela fatura for marcada como paga (quitada) é que o sistema emitirá a NFS-e. Essa prática evita pagar imposto antes de receber e é útil para clientes que podem atrasar ou cancelar serviços – a nota só sai quando há certeza do recebimento.

• Usando configuração da empresa: o comportamento segue o padrão global. Exemplo: se sua empresa configurou globalmente emitir NFS-e após quitação, todos os clientes assim permanecerão, a menos que você escolha individualmente uma das opções acima para exceções.

• Observações: Esta configuração não afeta NF-e (notas de produto), somente NFS-e. Use com critério: se marcar “na Quitação” mas esquecer de dar baixa nas faturas no sistema, a nota não será emitida, podendo gerar descumprimento fiscal caso o serviço já tenha sido prestado – portanto mantenha os recebimentos atualizados. Documente em contrato qualquer acordo especial e configure aqui para refletir. Exemplo: órgãos públicos que exigem nota no ato do faturamento para pagar, podem demandar que você marque “no Faturamento” para eles, enquanto outros clientes seguem pós-pagamento. Ajuste conforme necessidade e legislação local.

7) Tela – Informações Adicionais

A seção Informações Adicionais é um campo de texto livre para anotações internas sobre o cliente. A figura a seguir mostra essa seção no formulário:

Figura 7

(Exemplo ilustrativo do campo de Observações no cadastro do cliente.)

7.1) Campos e regras de preenchimento (Observações)

• Observações:

• Regras de preenchimento: ⚠️ Campo de texto livre (até 2000 caracteres) para você registrar informações adicionais sobre o cliente que não se encaixam nos campos padrão. Totalmente opcional – pode ficar vazio se não houver nada a acrescentar. Use este espaço para anotar acordos especiais, histórico, preferências do cliente ou qualquer dado relevante para o relacionamento.

• Impacto em outros módulos: As observações não têm efeito direto nos processos automáticos do sistema; elas não são exibidas em notas fiscais, boletos ou contratos de forma automática. Porém, ficam visíveis no cadastro do cliente para qualquer usuário interno consultar. Ou seja, servem como referência rápida. Por exemplo, ao selecionar o cliente em um pedido de venda ou ao abrir sua ficha no Financeiro, sua equipe pode ler as observações para saber de detalhes importantes (como “cliente possui desconto especial de 5%” ou “prefere receber cobranças por carta”).

• Observações (campo livre): Use este campo para registrar informações que julgar importantes sobre o relacionamento com o cliente, tais como:

• Regras especiais: Ex.: "Cobrar taxa X se atrasar", "Contrato anual vigente até 2024", "Não enviar e-mail de cobrança; prefere documentação física".

• Histórico: Ex.: "Cliente proveniente da fusão com Empresa Y", "Já teve inadimplência em 2019 - negociar antecipado".

• Informações complementares: Ex.: "Cliente também é fornecedor – CNPJ duplicado cadastrado como fornecedor ID 123 (decidido manter cadastros separados)".
  Essas anotações não substituem os campos estruturados (sempre preencha primeiro os campos formais do cadastro), mas complementam as informações para dar contexto adicional às equipes que interagem com o cliente.

8) Tela – Empresas (Vinculação Multi-Empresa)

Esta seção aparece somente se o ambiente BomControle da sua empresa for multi-empresa (ou seja, se você possui mais de um CNPJ cadastrado no sistema). Ela permite vincular o cliente a múltiplas empresas do seu grupo, evitando cadastros duplicados do mesmo cliente. A figura abaixo demonstra essa seção:

Figura 8:
(Exemplo ilustrativo da seção de Empresas, para vínculo multi-empresa do cliente.)

8.1) Campos e regras de preenchimento (Empresas)

• Empresas Vinculadas:

• Regras de preenchimento: ⚠️ Por padrão, ao criar um novo cliente enquanto logado em uma empresa específica, o cliente fica vinculado apenas a essa empresa. Nesta seção, caso existam outras empresas no sistema, você pode adicionar vínculos adicionais: clique no botão Adicionar (+), selecione outra empresa na lista e confirme para vincular o cliente a essa empresa também. O cliente passará a existir em ambas, compartilhando os mesmos dados cadastrais. Você pode remover vínculos extras usando o ícone de lixeira ao lado de uma empresa listada (não é possível remover a empresa original de criação aqui).

• Impacto em outros módulos: Em ambientes multi-empresa, um cadastro unificado evita duplicidades. Ao vincular um cliente a duas ou mais empresas, todas poderão faturar e emitir notas para o mesmo cliente sem necessidade de cadastrá-lo novamente. Nos módulos de Financeiro e Vendas, ao trocar o filtro de empresa, o cliente aparecerá disponível em cada empresa vinculada. Exemplo: Sua organização tem duas filiais operando no BomControle e um mesmo cliente compra de ambas – vinculando o cliente às duas filiais, ao emitir uma nota por qualquer uma delas, o cliente estará disponível com os mesmos CPF/CNPJ e demais dados, garantindo consistência.

• Observações:

• Permissões de usuário: Apenas usuários com acesso a múltiplas empresas verão e poderão editar esta seção. Um usuário restrito a uma única empresa nem visualizará os vínculos – para ele, todos os clientes são daquela empresa apenas.

• Exclusão de cliente: Se tentar excluir um cliente que está vinculado a várias empresas, o sistema poderá impedir, solicitando primeiro que você desvincule o cliente das outras empresas, ou verificando se não há movimentações em nome dele nessas empresas.

• Uso correto: Vincule somente quando tiver certeza de que se trata do mesmo cliente (mesmo CPF/CNPJ) atuando em mais de uma empresa sua. Não use esta função para relacionar clientes com fornecedores ou outras entidades – trata-se apenas de compartilhar um cliente comum entre filiais do seu grupo. Vinculações indevidas podem causar inconsistências em relatórios e controles.

9) Tela – Permissões Portal do Cliente

A seção Portal do Cliente contém opções para conceder acesso ao cliente em áreas específicas do Portal (plataforma web onde ele pode interagir com você). Existem duas permissões principais: Suporte e Financeiro. A figura abaixo ilustra essas opções:

Figura 9:
(Exemplo ilustrativo da seção Permissões Portal do Cliente, com checkboxes de Suporte e Financeiro.)

9.1) Campos e regras de preenchimento (Portal do Cliente)

• Permissão “Suporte”:

• Regras de preenchimento: ⚠️ Marcando a opção Suporte, você concede ao cliente acesso ao módulo de chamados de suporte no Portal do Cliente. Ou seja, ele poderá acessar o portal online, abrir tickets/chamados de suporte e acompanhar o andamento desses chamados. Se desmarcado, mesmo que o cliente tenha um login do portal, ele não verá a área de suporte no menu. (Por padrão, novos clientes vêm com esta permissão desabilitada até que você marque.)

• Impacto em outros módulos: Com a permissão de Suporte ativa, espera-se que pelo menos um Contato do cliente tenha sido convidado para o portal com acesso de suporte (o sistema permite enviar convites de acesso por e-mail). Uma vez configurado, qualquer usuário contato do cliente que tenha acesso poderá registrar novos chamados, ver chamados abertos e interagir com sua equipe de atendimento via portal, conforme as regras do Service Desk. Internamente, isso significa que seu time de suporte pode receber chamados diretamente deste cliente no sistema BomControle, e esses chamados estarão associados ao cadastro do cliente normalmente. Sem esta permissão, o cliente precisará usar meios tradicionais (telefone, e-mail) para solicitar suporte.

• Observações:

• Convite de usuário: Marcar o checkbox Suporte não cria automaticamente um usuário para o cliente, nem envia convite. É necessário, através das configurações do Portal do Cliente, convidar um contato (por e-mail) para que ele tenha login e possa usar o portal. Esta permissão apenas habilita as funções no sistema para quando o cliente acessar.

• Combinações: Você pode habilitar somente Suporte, somente Financeiro, ambos ou nenhum, conforme desejado. Por exemplo, é possível permitir que o cliente abra chamados (Suporte marcado) mas não veja informações financeiras (Financeiro desmarcado). Tudo depende do nível de serviço que você quer oferecer a ele no portal.

• Alterações: Essa opção pode ser ativada ou desativada a qualquer momento. Por exemplo, se um cliente tornar-se inadimplente e sua política interna for restringir suporte nesse caso, você pode remover a permissão temporariamente (embora o sistema não faça isso automaticamente; é uma decisão manual/gerencial).

• Permissão “Financeiro”:

• Regras de preenchimento: ⚠️ Marcando a opção Financeiro, o cliente passa a ter acesso, pelo Portal do Cliente, às informações financeiras relacionadas a ele: poderá visualizar faturas em aberto, baixar boletos e consultar notas fiscais emitidas para seu CPF/CNPJ. Se desmarcado, o cliente não verá essas funcionalidades ao acessar o portal. (Por padrão, novos clientes vêm com esta permissão desabilitada.)

• Impacto em outros módulos: Com a permissão Financeiro ativa, o cliente (via login do portal) consegue consultar seu extrato de cobranças: quais títulos estão em aberto, vencidos, pagos; pode obter segunda via de boletos (geralmente baixando o PDF ou via link de pagamento); e também visualizar o histórico de NF-e e NFS-e emitidas em seu nome. Isso pode reduzir o trabalho da sua equipe em enviar documentos, pois o próprio cliente pode autosservir-se no portal. Se a permissão estiver desativada, o cliente continuará dependente dos envios tradicionais de boletos e notas pela sua equipe financeira.

• Observações:

• Assim como na permissão de Suporte, é necessário que exista um usuário (contato) do cliente com acesso ao portal; marcar o checkbox por si só não cria esse acesso, apenas determina o que ele poderá ver quando acessar.

• Considere questões de segurança e conveniência ao habilitar: disponibilizar informações financeiras no portal é geralmente positivo para transparência e agilidade, mas assegure-se de que os dados lançados (faturas, notas) estejam corretos, pois ficarão visíveis para o cliente. Em geral, oferecer esse acesso é uma boa prática, pois diminui solicitações de segunda via de documentos.

• Se sua empresa não utiliza o Portal do Cliente, simplesmente deixe essas opções desmarcadas. Novos clientes vêm com ambos os checkboxes desligados por padrão. Você pode habilitar as permissões a qualquer momento conforme combinarem com o cliente; a alteração tem efeito quase imediato no portal (se marcado, ele passa a ver a seção; se desmarcado, deixa de ver).

Salvando o cadastro: Após preencher todas as seções e campos necessários do cliente, clique em Salvar para gravar as informações. O sistema então realizará validações finais (verificando, por exemplo, se CPF/CNPJ são válidos, se todos os campos obrigatórios foram preenchidos, etc.) e exibirá uma mensagem de sucesso ou apontará erros que precisem de correção. Com o cadastro salvo e sem erros, o cliente estará disponível para uso nos módulos do sistema: poderá ser selecionado em lançamentos do Financeiro (cobranças, boletos, notas fiscais), em Vendas (propostas, pedidos, contratos) e no Service Desk (chamados, se habilitado), de acordo com as configurações realizadas.

Em caso de dúvidas sobre algum campo ou comportamento do cadastro de clientes, consulte este manual ou entre em contato com o suporte do BomControle. Um cadastro de cliente bem preenchido garante integração fluida entre os módulos e menos problemas na hora de emitir documentos fiscais ou realizar cobranças. Dedicar atenção a esses detalhes é um investimento em eficiência e compliance para o seu negócio. Boa gestão!