Régua de Cobrança

1) Acesso ao cadastro de Aviso de Vencimento

Para acessar a tela de configuração de Aviso de Vencimento no BomControle:
- No menu superior, selecione Financeiro.
- Em seguida, clique em Avançado.
- Escolha a opção Régua de Cobrança.

Figura 1 — Imagem da tela de cadastro de Régua de Cobrança

A tela de Régua de Cobrança será exibida com duas seções principais: “Envio de Aviso de Vencimento” na parte superior e “Inadimplência” logo abaixo. Certifique-se de rolar a tela para visualizar a seção de Envio de Aviso de Vencimento, que é o foco deste cadastro.

2) Seção – Envio de Aviso de Vencimento

A figura abaixo indica a área de Envio de Aviso de Vencimento do formulário e numera cada elemento configurável para facilitar o entendimento de sua função e preenchimento:

Figura 2 — Envio de Aviso de Vencimento 

2.1 Campos e regras de preenchimento (Envio de Aviso de Vencimento)
Legenda: ✅ Campo obrigatório · ⚠️ Campo opcional ou de uso específico

⚠️ Dias de antecedência do aviso (1, 3 e 5 dias antes do vencimento):
- Regras de preenchimento: Campo não editável. O sistema define automaticamente três momentos de aviso antes do vencimento da fatura: 1 dia, 3 dias e 5 dias de antecedência. Esses prazos são fixos e servem como referência para o envio das notificações de cobrança antes da data de vencimento. Não é possível adicionar ou remover intervalos nesta tela – todos os três serão exibidos por padrão.
- Impacto em outros módulos: Define quando serão enviados os lembretes de vencimento para os clientes no módulo de Contas a Receber. Ou seja, faturas a vencer receberão notificações nesses prazos estipulados, caso o envio esteja ativado. Esse agendamento automático reduz a necessidade de o usuário lembrar manualmente cada cliente sobre uma fatura próxima do vencimento.
- Observações: Esses prazos são padrão do sistema e não podem ser alterados pelo usuário final. Caso sua empresa necessite de intervalos diferentes (por exemplo, 2 dias antes ao invés de 3), será necessário solicitar customização ou ajustar processos internos, pois a Régua de Cobrança do BomControle trabalha com 1, 3 e 5 dias previamente definidos. Lembre-se de que o aviso só será útil se a fatura ainda não foi paga; o sistema envia apenas para títulos em aberto (não quitados) até a data do aviso.

⚠️ Botão “Editar” – Template de E-mail:

- Regras de preenchimento: Campo opcional, porém necessário para ativar o envio. Ao clicar no botão Editar correspondente a um dos prazos (1, 3 ou 5 dias antes), abre-se uma janela modal para configurar o template de e-mail que será enviado naquele momento. Você deve definir o conteúdo do e-mail (assunto e corpo da mensagem) que o sistema enviará ao cliente como lembrete. É recomendado incluir informações claras, como o número da fatura, data de vencimento e instruções de pagamento, utilizando os placeholders disponíveis no editor (quando aplicável). Somente após salvar um template de e-mail para aquele prazo o sistema permitirá habilitar o envio (o toggle “Enviar Email”).
- Impacto em outros módulos: O template de e-mail configurado será utilizado pelo módulo de notificações automáticas do Financeiro. Uma vez salvo, ele passa a ser a mensagem padrão enviada aos clientes para aquele aviso de vencimento. Isso impacta diretamente a comunicação com o cliente via e-mail – por exemplo, no módulo de Contas a Receber, quando uma fatura estiver a 3 dias do vencimento e o envio estiver habilitado, o sistema usará o conteúdo definido aqui para compor o e-mail de lembrete automaticamente.
- Observações: Caso nenhum template seja definido para um determinado prazo, não será possível enviar avisos por e-mail naquele intervalo. Por isso, se sua empresa deseja enviar lembretes, configure os templates com antecedência. É interessante personalizar o texto com tom cordial e profissional, informando os dados da fatura e contatos para pagamento. Após clicar em salvar no modal de edição, o BomControle confirmará com uma mensagem de sucesso (“Template salvo com sucesso.”). Você pode revisar e alterar o conteúdo a qualquer momento clicando novamente em Editar.

⚠️ Alternativa “Enviar Email” (Sim/Não):
- Regras de preenchimento: Campo opcional. Trata-se de um controle do tipo alternância (toggle) que pode ser marcado como “Sim” (ativo) ou “Não” (inativo) para cada um dos prazos de aviso (1, 3 e 5 dias). Defina “Sim” para habilitar o envio automático de e-mail naquele respectivo prazo ou “Não” para deixar desativado. Importante: este campo só fica ativo (habilitado para clique) se o template de e-mail correspondente estiver configurado e salvo. Caso contrário, o toggle aparece desabilitado, indicando que é necessário primeiro configurar o conteúdo (conforme item anterior). Ao alterar a posição do toggle, a configuração é salva imediatamente e o sistema passa a respeitar sua escolha.
- Impacto em outros módulos: Quando marcado como “Sim”, o sistema irá enviar automaticamente um e-mail de lembrete para o cliente do título financeiro naquele prazo estabelecido. Por exemplo, se “3 dias antes” estiver ativo, todos os títulos a vencer em 3 dias (que ainda estejam em aberto) gerarão um e-mail de aviso para o respectivo cliente. Esses envios ocorrem sem intervenção manual, integrando-se ao fluxo de cobrança do Contas a Receber. Se marcado “Não”, nenhum e-mail desse tipo será disparado, e a tarefa de lembrar o cliente ficará a cargo da equipe, manualmente ou por outros meios.
- Observações: Ativar ou desativar pode ser feito a qualquer momento. Recomenda-se manter desativado até que o conteúdo do e-mail esteja revisado e aprovado, para evitar que clientes recebam mensagens incompletas ou incorretas. Uma vez ativo, o disparo dos e-mails de aviso ocorre automaticamente em rotina diária do BomControle – geralmente no início do dia – considerando os títulos cujo vencimento esteja na quantidade exata de dias configurada. Caso o título seja liquidado antes do prazo do aviso, o e-mail não será enviado mesmo que o toggle esteja “Sim”.

⚠️ Botão “Editar” – Template de WhatsApp:

- Regras de preenchimento: Campo opcional, depende de recurso extra. Este botão permite configurar o template de mensagem WhatsApp a ser enviada ao cliente, de forma similar ao template de e-mail. Ao clicar em Editar no WhatsApp, abre-se um modal onde você define o texto da mensagem de WhatsApp para aquele prazo (1, 3 ou 5 dias antes do vencimento). 

Você pode incluir saudações, informações da fatura e orientações de pagamento. Nota: Esta opção só aparece caso a funcionalidade de Notificação por WhatsApp esteja habilitada para sua conta. O BomControle possui uma integração com o WhatsApp para envio de mensagens, que deve estar ativa para uso (ver observações).

- Impacto em outros módulos: O conteúdo definido aqui será usado pelo sistema de notificações do BomControle para enviar mensagens via WhatsApp aos clientes, como parte da régua de cobrança. Embora a gestão principal ocorra no Financeiro, há impacto na comunicação externa – o cliente receberá uma mensagem no WhatsApp contendo as informações configuradas. Isso complementa o envio de e-mail, oferecendo um canal adicional de cobrança. Internamente, essas mensagens podem ser registradas no histórico de notificações do título ou cliente (dependendo da implementação do BomControle), permitindo que outros setores, como Atendimento ou Vendas, saibam que o cliente foi lembrado via WhatsApp.
- Observações: Para utilizar o envio de WhatsApp, é necessário que sua empresa possua a integração de WhatsApp configurada no BomControle (geralmente através do módulo de Integrações ou em configurações de comunicação). Caso a integração não esteja ativa, o botão Editar WhatsApp pode até permitir configurar o template, porém as mensagens não serão enviadas até que a conexão com o provedor de WhatsApp seja efetivada. Se você tentar habilitar o envio WhatsApp sem integração, o sistema exibirá um alerta e oferecerá a opção de configurar a integração naquele momento. Lembre-se de que mensagens via WhatsApp devem ser objetivas e respeitar as políticas do aplicativo; utilize linguagem clara e inclua somente informações necessárias (por exemplo, evite expor dados sensíveis).

⚠️ Alternativa “Enviar WhatsApp” (Sim/Não):

- Regras de preenchimento: Campo opcional. Assim como o toggle de e-mail, esta opção permite ativar (“Sim”) ou desativar (“Não”) o envio automático de notificações via WhatsApp para cada um dos prazos (1, 3 e 5 dias antes do vencimento). Por padrão, vem desativada. Ao marcar “Sim”, você está instruindo o sistema a disparar a mensagem de WhatsApp para o cliente naquele intervalo de antecedência. 

Condições: o toggle só será acionável se (a) existir um template de WhatsApp salvo para o respectivo prazo e (b) a integração com WhatsApp estiver ativa no sistema. Se a integração não estiver configurada ou estiver inativa, o BomControle desabilitará esta opção (ficará cinza) e, ao clicar, poderá abrir um assistente de configuração de WhatsApp.

- Impacto em outros módulos: Com essa opção ativada, o Financeiro do BomControle passa a enviar mensagens de WhatsApp aos clientes como parte da régua de cobrança automática, complementando os e-mails. 

Isso significa que, por exemplo, no dia anterior ao vencimento (1 dia antes), o cliente poderá receber não só um e-mail (se habilitado), mas também uma mensagem no WhatsApp com os dados da fatura pendente. Esse recurso aumenta a chance de o cliente ser avisado em tempo, pois utiliza um meio de comunicação instantâneo. Para a equipe interna, o envio via WhatsApp ocorre de forma transparente, sem ações manuais, mas convém verificar no módulo de Inadimplência ou nos detalhes do cliente se a mensagem foi entregue, caso o BomControle forneça esse retorno.

- Observações: Use este recurso com cautela e respeito: evite ativar múltiplos canais (e-mail e WhatsApp) se não for necessário ou desejado pelo seu cliente, para não caracterizar excesso de comunicação. Verifique se o número de WhatsApp do cliente está corretamente cadastrado (no módulo Clientes do Financeiro) e se ele aceitou receber mensagens. Assim como nos e-mails, nenhuma mensagem será enviada via WhatsApp para títulos já quitados ou cancelados, mesmo com o toggle ativo. Além disso, o horário de envio das mensagens segue a rotina automática do sistema – geralmente em horários comerciais pré-definidos – para não incomodar clientes em horários impróprios.

3) Seção - Cadastro de Inadimplência 

Configuração da seção de Inadimplência (Régua de Cobrança) no sistema BomControle, explicando em detalhes como preencher os campos e ajustar as regras de cobrança de clientes inadimplentes. A Régua de Cobrança - Inadimplência abrange as definições de prazo para considerar um cliente inadimplente, a configuração de atividades de cobrança e o agendamento de notificações automáticas (e-mails e WhatsApp) após o vencimento das faturas.

A figura abaixo destaca a seção de Inadimplência na tela de Régua de Cobrança, com os campos numerados para auxiliar na identificação de cada item configurável:

Figura 3 — Inadimplência 

Campos e regras de preenchimento (Inadimplência)
Legenda: ✅ Campo obrigatório · ⚠️ Campo opcional ou de uso específico

✅ Prazo de Dias em Atraso:
- Regras de preenchimento: Campo obrigatório. Indique aqui o número de dias de atraso após o vencimento necessários para considerar um cliente como inadimplente. O valor deve ser um número inteiro maior ou igual a zero. Por exemplo, se você informar 5 dias, o sistema irá classificar o cliente como inadimplente a partir do quinto dia corrido após o vencimento da fatura (caso ela permaneça em aberto). 

Esse campo aceita valor zero – significando que no dia seguinte ao vencimento o cliente já seria marcado como inadimplente – porém, usualmente as empresas utilizam um pequeno prazo de tolerância (5, 7, 10 dias etc.) conforme sua política de cobrança. Ao digitar o número, a informação é salva automaticamente após alguns instantes (não é necessário botão de salvar; o sistema utiliza salvamento automático com breve atraso para que você possa completar a digitação).

- Impacto em outros módulos: Este parâmetro afeta diretamente o módulo de Inadimplência e relatórios financeiros. Clientes que tenham títulos vencidos cujo atraso ultrapasse o número de dias definido aqui serão destacados na tela de Inadimplência do Financeiro, facilitando o acompanhamento pela equipe. Por exemplo, se o prazo for 5 dias, um título com 3 dias de atraso não fará o cliente aparecer na listagem de inadimplentes; já com 5 dias completos de atraso, o cliente e seu título passarão a constar nessa lista de cobranças em atraso. Esse prazo também pode influenciar outros processos, como geração de encargos ou cálculo de juros de mora (dependendo das configurações do sistema), pois delimita a partir de quando a cobrança passa a ser tratada como atrasada formalmente.

- Observações: Defina este valor conforme a política de crédito/cobrança de sua empresa. Um prazo muito curto (como 0 ou 1 dia) tornará praticamente todos os atrasos imediatamente inadimplentes, o que pode sobrecarregar a equipe de cobrança; já um prazo muito longo pode postergar ações necessárias. O ideal é um equilíbrio – por exemplo, 5 dias geralmente permitem filtrar atrasos leves daqueles que precisam de ação mais enérgica. Lembre-se de que alterar este parâmetro afeta instantaneamente a classificação: clientes que já têm atrasos maiores que o novo limite passarão a aparecer (ou desaparecer, se você aumentar o prazo) na tela de inadimplentes assim que o valor for atualizado.

⚠️ Tipo de Atividade para Agenda de Inadimplência:
- Regras de preenchimento: Campo opcional (mas recomendado se o acompanhamento de atividades estiver em uso). Selecione, na lista disponível, o tipo de atividade padrão que será utilizado para agendamentos de cobrança de inadimplência na agenda do financeiro. Ao clicar no campo, o BomControle exibirá as opções de tipos de atividade (por exemplo: “Cobrança Telefônica”, “E-mail de Cobrança”, “Visita de Cobrança” ou outros, dependendo do cadastro de tipos de atividade da sua empresa). 

Escolha o tipo que melhor represente a ação de cobrança que sua equipe realizará ao tratar clientes inadimplentes. Depois de selecionar, o sistema salva automaticamente a preferência. Esse campo não permite ficar em branco após a seleção (uma vez escolhido um tipo, só é possível trocar por outro, mas não limpar o valor, pois a opção allow clear está desativada). Caso você não queira definir um tipo específico, pode deixar de selecionar – o sistema tratará como nenhuma atividade padrão definida.

- Impacto em outros módulos: Ao definir um Tipo de Atividade, o BomControle poderá gerar atividades automaticamente na Agenda Financeira ou no módulo de Atividades/Atendimento quando um cliente se tornar inadimplente. Por exemplo, se você definir “Cobrança Telefônica” e um cliente ultrapassar o prazo de atraso definido, o sistema poderá criar uma tarefa/atividade agendada nesse tipo para lembrar a equipe de efetuar a ligação de cobrança. Essas atividades ficam visíveis na agenda do Financeiro (e possivelmente na agenda geral de atividades, dependendo da integração interna), garantindo que o acompanhamento da inadimplência seja organizado. Caso este campo fique vazio, a funcionalidade de agendamento automático de atividades de cobrança pode não ser utilizada – ou seja, o sistema não criará lembretes de cobrança automáticos, cabendo à equipe controlar manualmente as ações de follow-up.

- Observações: Utilize este campo alinhado com o processo de cobrança adotado pela empresa. Se a sua equipe de cobrança utiliza o módulo de Agenda ou Atividades do BomControle para gerir ações (ligações, e-mails, visitas), é altamente recomendável definir um tipo aqui para padronizar essas entradas. Certifique-se de que os tipos de atividade disponíveis atendem às necessidades – os tipos são configurados em cadastros gerais do sistema, então pode ser necessário cadastrar um tipo “Cobrança/Contato de Inadimplência” se ainda não existir. Lembrando que esse campo não impede a cobrança caso fique vazio; ele serve apenas para facilitar a automação interna. Se sua empresa prefere gerenciar cobranças sem criar atividades no sistema (por exemplo, usando planilhas ou ferramentas externas), você pode optar por não preencher esse campo.

⚠️ Modelos de mensagem de cobrança (Edição de Template – E-mail e WhatsApp):
- Regras de preenchimento: Campo opcional. Nesta subseção “Edição de Template”, o BomControle lista até quatro modelos de notificações de cobrança que podem ser editados: normalmente correspondem ao 1º Aviso, 2º Aviso, 3º Aviso e Último Aviso de cobrança para clientes inadimplentes. 

Figutra 4 - Edição de Template para notificações

Para cada um desses modelos, existem dois botões de Editar – um na coluna EMAIL (ícone de envelope) e outro na coluna WHATSAPP (ícone do WhatsApp) – que permitem configurar o conteúdo das mensagens que serão enviadas. Clique em Editar em cada coluna para definir o texto do e-mail ou da mensagem WhatsApp que será utilizado naquele aviso de cobrança. 

Você poderá personalizar o assunto (no caso do e-mail) e o corpo da mensagem, inserindo informações como: dados do cliente, identificação da fatura, valor em aberto, dias de atraso, instruções de regularização e formas de contato para negociação. É importante criar o conteúdo de forma gradativa: por exemplo, o “1º Aviso” pode ter um tom amistoso, de lembrete, enquanto o “Último Aviso” pode ter um tom mais firme ou informar possíveis consequências (como suspensão de serviços, negativação, etc.), conforme a política da empresa. 

Salve cada template após a edição; o sistema indicará quando um template está configurado. (Por exemplo, ao salvar um modelo de e-mail, o botão “Editar” daquele aviso permanece disponível para novas edições e o toggle de envio poderá ser habilitado.)
- Impacto em outros módulos: Os modelos definidos aqui não são enviados diretamente aos clientes por si sós, mas são referenciados na próxima etapa de Envio de Notificação de Inadimplência. Ou seja, ao configurar as notificações automáticas (próximo campo), você escolherá qual desses modelos será enviado em cada marco de atraso (2º dia, 5º dia, etc.). Portanto, os templates criados impactam a comunicação final que o cliente receberá quando a rotina de cobrança disparar os avisos de inadimplência. Em termos práticos, eles alimentam o módulo de envio de e-mails e WhatsApp do Financeiro. Além disso, esses templates ficam armazenados no sistema e podem ser reutilizados ou ajustados conforme necessário – por exemplo, se a empresa decidir mudar a abordagem de cobrança, pode editar os modelos aqui que as mudanças refletirão nos próximos envios automáticos.

- Observações: Não há obrigatoriedade de configurar todos os quatro modelos – utilize quantos forem necessários à sua estratégia de cobrança. Se, por exemplo, sua política prevê apenas dois contatos (um primeiro aviso e um último aviso), você pode optar por editar somente o 1º e o Último Aviso, e deixar os demais sem conteúdo. Modelos não configurados podem simplesmente não ser selecionados na etapa de envio (ficando a opção “Desabilitado”). No entanto, pelo menos um modelo de e-mail é necessário caso você queira utilizar a régua de cobrança por e-mail, e o mesmo vale para WhatsApp. 

Dica: antes de enviar notificações reais, teste os templates internamente (envie para um e-mail ou número de teste, se possível) para verificar formatação, clareza das informações e correto preenchimento dos placeholders (variáveis como nome do cliente, valor, data etc.). Isso garante que o cliente receberá uma mensagem compreensível e profissional.

⚠️ Envio de Notificação de Inadimplência (configuração por dias de atraso):
- Regras de preenchimento: Campo opcional, configurável por linha. Nesta última parte da seção Inadimplência, você definirá em quais marcos de atraso serão enviadas notificações automáticas e qual modelo de mensagem cada uma utilizará. 

Figura 5 - Envio de Notificações de Inadimplência

A tabela apresentada contém diversas linhas, cada uma referente a um “dia de atraso” específico: Segundo dia de atraso (2º dia), Quinto dia de atraso (5º dia), Sétimo dia de atraso (7º dia), Décimo dia de atraso (10º dia), Décimo quinto dia de atraso (15º), Vigésimo dia de atraso (20º) e Trigésimo dia de atraso (30º). Para cada uma dessas linhas, você deverá escolher um template de cobrança na coluna Template (ou deixar como Desabilitado) e então optar por enviar Email e/ou WhatsApp marcando os toggles correspondentes.
- Seleção de Template: Clique no campo da coluna Template em cada linha; uma lista suspensa mostrará os nomes dos modelos de mensagem que você cadastrou na seção anterior (“Edição de Template”). Selecione qual modelo de aviso será usado para aquele dia de atraso. 

Por exemplo, no “Segundo dia de atraso” você pode escolher o 1º Aviso, no “Quinto dia” o 2º Aviso, e assim por diante, conforme a estratégia de escalonamento de cobranças da empresa. Caso não deseje que haja notificação em um determinado marco, mantenha ou selecione a opção Desabilitado (nenhum template). Ao escolher um template, o sistema salva automaticamente a associação. Você pode alterar a seleção a qualquer momento (por exemplo, trocar o modelo usado no 5º dia) – a mudança afetará os próximos envios programados.
- Enviar Email / Enviar WhatsApp: Depois de selecionar um template para um marco de atraso, você pode ativar as colunas ENVIAR EMAIL e/ou ENVIAR WHATSAPP marcando os toggles em “Sim”. Se um template estiver selecionado e você marcar “Sim” em Enviar Email, isso significa que quando os títulos alcançarem aquele número de dias de atraso, o sistema enviará automaticamente o e-mail de cobrança correspondente (utilizando o conteúdo do template escolhido). Da mesma forma, marcando “Sim” em Enviar WhatsApp, a mensagem via WhatsApp será enviada naquele marco de atraso. Importante: os toggles só ficam habilitados se houver um template selecionado na linha; enquanto o campo Template estiver Desabilitado (nenhum modelo escolhido), as opções de envio permanecerão inativas (acinzentadas), já que não há mensagem a enviar. Além disso, o toggle de WhatsApp exige que a integração esteja ativa (semelhante ao explicado na seção de Aviso de Vencimento) – se não houver integração com WhatsApp, mesmo selecionando um template, você não conseguirá ativar o envio por WhatsApp (o sistema lembrará da necessidade de integrar, caso tente).

- Impacto em outros módulos: Essa configuração determina o comportamento automatizado de cobrança no módulo Financeiro. Uma vez ativados, os envios de notificação passam a ocorrer de forma programada: a rotina interna do BomControle verificará diariamente quais títulos completam 2, 5, 7, 10, 15, 20 ou 30 dias de atraso e disparará os e-mails e/ou WhatsApp correspondentes para aqueles que estiverem configurados para envio. Isso alivia a equipe do Financeiro de fazer acompanhamentos manuais para cada cliente, padronizando o processo de cobrança. 

Do ponto de vista do cliente, ele receberá essas comunicações de forma espaçada, conforme os marcos definidos. Internamente, além das mensagens enviadas, o sistema pode alimentar a tela de Inadimplência com indicadores ou colunas mostrando se os avisos foram enviados, e o histórico do título pode registrar que no dia X foi enviado o e-mail do “2º Aviso”, no dia Y o “3º Aviso” via WhatsApp, etc. Esses registros ajudam outros módulos, como Atendimento ao Cliente, a saberem que ações de cobrança já foram tomadas, evitando duplicidade de contatos ou abordagens conflitantes.

- Observações: Monte sua régua de notificações de inadimplência de acordo com a severidade do atraso e a política da empresa. Por exemplo, é comum configurar envio de e-mail nos primeiros atrasos (2º e 5º dia) e, para atrasos maiores (15º, 20º, 30º dia), envolver notificações mais formais ou comunicados finais. Lembre-se de que se um título for pago ou negociado antes de atingir determinado marco, o cliente não receberá aquela notificação posterior. O BomControle só envia avisos para títulos que ainda estejam em aberto e com o exato número de dias de atraso configurado – portanto, não se preocupe com cobranças indevidas após pagamento. 

Além disso, caso o último marco configurado seja, por exemplo, 10 dias (Último Aviso) e o cliente não tenha pago após recebê-lo, o sistema não enviará mais notificações automáticas depois disso (a não ser que você ative também os marcos de 15, 20 e 30 dias com algum template, ou efetue cobranças manualmente). 

Nesses casos, usualmente a empresa parte para ações manuais ou extraordinárias (como contato telefônico direto, suspensão de serviços ou encaminhamento a jurídico), já fora do escopo da automação padrão. Mantenha as mensagens e frequências de envio em um nível profissional e adequado – o excesso de notificações pode incomodar o cliente, enquanto a falta delas pode passar despercebida. Ajuste a régua periodicamente conforme a taxa de sucesso observada nas recuperações de crédito.