Configuração Portal do Cliente

Para que serve: O Portal do Cliente permite que seus clientes (ou “solicitantes”) acessem um portal de autoatendimento, geralmente utilizado para abertura e acompanhamento de chamados de suporte (Service Desk). Opcionalmente, se habilitado, o Portal do Cliente também pode dar acesso a informações financeiras como acesso a faturas e acesso a segunda via de boletos. A configuração desse cadastro envolve definir um endereço (URL) personalizado para o portal, personalizar a aparência com sua marca, configurar o envio de convites por e-mail e gerenciar os usuários (clientes) convidados a utilizá-lo.

1) Acesso ao cadastro de Portal do Cliente

Para acessar a tela de cadastro do Portal do Cliente no BomControle:
- No menu superior, selecione Financeiro. Em seguida, acesse Avançado.
- Clique na opção Portal do Cliente.
A tela de configuração do Portal do Cliente será exibida, mostrando as opções de configuração e uma lista (grid) dos usuários convidados do portal (caso existam). 

Figura 1 – Configurações do Portal do Cliente

2) Seção – Configurações do Portal do Cliente

A figura abaixo destaca a área de Configurações do Portal do Cliente, onde são definidos o endereço de acesso e a personalização de tema do portal, incluindo cores e logo. Cada item está numerado para facilitar o entendimento:

Figura 2 – Configurações do Portal do Cliente (URL de acesso, configurações de logo e tema)

2.1 Campos e regras de preenchimento (Configurações do Portal do Cliente)

Legenda: ✅ Campo obrigatório · ⚠️ Campo opcional ou de uso específico

URL de acesso ao portal do cliente ✅
- Regras de preenchimento: Campo obrigatório. Informe um endereço de portal exclusivo, que servirá como subdomínio para os clientes acessarem. Use apenas letras e números, sem espaços ou caracteres especiais (por exemplo, suaempresa para formar o link suaempresa.bomcontrole.center). Até 50 caracteres. Após definido e salvo, este endereço pode ser alterado, porém é recomendado definir um nome permanente para evitar confusão entre os clientes.
- Impacto em outros módulos: Não afeta cálculos ou dados de outros módulos internos, mas é crucial para o acesso dos clientes. O subdomínio deve ser único no BomControle; o sistema não permitirá salvar um nome de portal já existente para outra empresa.
- Observações: Divulgue este URL para seus clientes após a configuração. Caso precise alterar o endereço posteriormente, lembre-se de que clientes já convidados deverão ser informados do novo link de acesso. O BomControle acrescenta automaticamente “.bomcontrole.center” ao final do subdomínio escolhido.

Botão de login (cor do botão) ⚠️
- Regras de preenchimento: Campo opcional. Selecione uma cor para o botão “Acessar” da tela de login do portal. Ao clicar no seletor de cores, escolha a cor que melhor corresponda à identidade da sua empresa.
- Impacto em outros módulos: Nenhum impacto funcional; afeta apenas a interface do Portal do Cliente.
- Observações: Se não for selecionada uma cor, o portal utilizará a cor padrão do sistema. Recomenda-se escolher uma cor que tenha bom contraste com o texto branco do botão, garantindo acessibilidade aos usuários.

Borda do botão de login ⚠️
- Regras de preenchimento: Campo opcional. Permite definir a cor da borda do botão “Acessar” na tela de login do portal. Utilize o seletor de cores para personalizar ou deixe em branco para usar o padrão.
- Impacto em outros módulos: Nenhum – trata-se apenas de personalização visual no Portal do Cliente.
- Observações: A cor da borda pode ser igual ou contrastante à cor do botão de login. Se desejar um visual “flat” (sem borda destacada), pode optar por uma cor idêntica à do botão.

Barra do menu superior ⚠️
- Regras de preenchimento: Campo opcional. Define a cor da barra de menu superior dentro do Portal do Cliente (por exemplo, a barra onde podem aparecer o nome do portal ou opções internas após o login). Escolha uma cor conforme o padrão da sua marca.
- Impacto em outros módulos: Nenhum impacto além da aparência do próprio Portal do Cliente.
- Observações: Essa configuração ajuda a reforçar a identidade visual da sua empresa dentro do portal. Escolha cores que não conflitem com a legibilidade de textos que eventualmente apareçam sobre a barra.

Logo da empresa no login ⚠️
- Regras de preenchimento: Campo opcional. Você pode enviar o logotipo da sua empresa para exibição na tela de login do portal. Clique em Escolher Imagem para logo e selecione um arquivo de imagem do tipo JPEG, PNG ou GIF (até 3 MB). Após selecionar, a imagem será carregada e pré-visualizada na tela.
- Impacto em outros módulos: Não afeta outros módulos; o logo será exibido apenas no Portal do Cliente (tela de login e possivelmente em cabeçalhos internos do portal).
- Observações: Resolução recomendada: 235 x 60 pixels, com fundo transparente (formato .png preferencialmente). Imagens fora dessas dimensões serão ajustadas automaticamente, podendo distorcer ou reduzir a qualidade. Este logo torna a experiência do cliente mais personalizada, exibindo a marca da sua empresa ao acessar o portal. Caso não envie nenhuma imagem, o portal exibirá um campo vazio ou texto de placeholder para o logo. Você pode trocar a imagem posteriormente, enviando um novo arquivo e salvando as configurações.

Após preencher/ajustar os campos acima conforme desejado, clique no botão Salvar
no rodapé da tela para gravar as configurações do portal. O sistema exibirá uma mensagem de sucesso ao salvar e, se um logo foi escolhido, ele será armazenado para uso no portal. As personalizações de cores e logo terão efeito imediato no portal após o salvamento. O URL, caso alterado ou definido pela primeira vez, também passa a valer assim que salvo – lembre-se de comunicá-lo corretamente aos usuários convidados.

3) Seção – Convite de Usuário (configurações de convite)

Nesta seção, configura-se como o sistema lida com os convites enviados aos usuários do portal. Também é possível personalizar o conteúdo do e-mail de convite.

Figura 3 – Opções de Convite do Portal do Cliente

Enviar e-mail quando criar solicitante? ✅ (toggle Sim/Não)
- Regras de preenchimento: Campo obrigatório (tipo liga/desliga). Indica se o sistema deve enviar automaticamente um e-mail de convite ao criar um novo usuário para o Portal do Cliente. 

Se definido como Sim, toda vez que um usuário for convidado (cadastrado) na seção de Convidar Usuários, o BomControle disparará um e-mail para o endereço cadastrado, contendo as instruções de acesso ao portal (link para definir senha, etc.). Se Não, nenhum e-mail automático será enviado – você deverá fornecer manualmente aos clientes as instruções, ou usar a opção de reenvio de convite posteriormente.
- Impacto em outros módulos: Restrito ao processo de convite do portal. Não impacta cadastros ou notificações fora do contexto do Portal do Cliente.
- Observações: Recomenda-se manter em Sim para agilizar o processo de onboarding dos clientes no portal. Desative para Não apenas se preferir controlar manualmente a comunicação de convite (por exemplo, em casos onde desejar enviar um e-mail personalizado fora do sistema). Vale lembrar que mesmo com a opção Não, é possível enviar convites manualmente usando o botão de reenviar convite na lista de usuários convidados.

Editar Template (botão)

- Função: Abre uma janela/modal de edição do template de e-mail de convite do usuário. Ao clicar em Editar Template, você poderá personalizar o conteúdo do e-mail que é enviado aos clientes quando são convidados para o portal. É possível ajustar o texto, saudação, instruções e inserir variáveis pré-definidas (como nome do usuário, link de ativação etc., já suportadas pelo sistema) conforme necessário.

- Impacto em outros módulos: Nenhum – a personalização afeta somente os e-mails de convite do Portal do Cliente.
- Observações: Use essa opção para adequar o tom de comunicação ao perfil da sua empresa. Por exemplo, inclua orientações específicas ou dados de contato do seu suporte. Caso prefira, mantenha o template padrão fornecido pelo BomControle (que já contém um texto genérico com o link de acesso). Após editar o modelo, salve-o na tela de template; os convites enviados dali em diante usarão esse conteúdo.

4) Seção – Convidar usuários para acessar o portal

Esta seção permite gerenciar os usuários que terão acesso ao Portal do Cliente. Você pode filtrar, convidar novos usuários (clientes) e administrar convites já realizados. A figura abaixo destaca a área de filtro e a listagem de usuários convidados, com cada coluna numerada para referência:

Figura 4 – Lista de usuários convidados (Portal do Cliente) 

4.1 Filtros de pesquisa de usuários

Acima da tabela de usuários convidados, há opções de filtro para facilitar a localização de convites:

• Filtro de Empresas: Permite filtrar os usuários por empresa interna do BomControle. Em ambientes com multi-empresa (várias empresas/unidades cadastradas no seu BomControle), selecione uma ou múltiplas empresas para visualizar apenas os convites relacionados a elas. Por padrão, se você tem acesso a apenas uma empresa, este filtro já vem selecionado com a sua empresa.

• Filtro de Cliente: Filtra os usuários pelo cliente associado. Cada usuário convidado está vinculado a um cadastro de Cliente (da base de Clientes do sistema). Se você deseja ver apenas os convites feitos para um determinado cliente final, selecione-o aqui. É possível marcar mais de um.

• Campo de busca livre (Pesquisar): Caixa de texto para digitar parte do nome ou e-mail do usuário. Conforme você digita, a listagem é atualizada para corresponder ao texto.Deixe em branco para listar todos.

• Botão Pesquisar/Aplicar filtro:
  Após ajustar os filtros acima, clique em Pesquisar para aplicar os critérios e atualizar a lista.

• Botão Limpar filtros:
  Restaura todos os filtros (empresa, cliente e texto) aos valores padrão, exibindo a lista completa novamente. Este botão fica desabilitado caso nenhum filtro tenha sido inserido.

4.2 Colunas da grid de usuários convidados

A tabela apresenta os usuários convidados para o Portal do Cliente, listando informações e status de convite:

• EMPRESA: A empresa interna do BomControle à qual o usuário convidado está vinculado. É representada por um ícone com as iniciais da empresa em destaque. Essa coluna aparece principalmente em cenários multi-empresa – se sua operação envolve apenas uma empresa, todos os usuários pertencerão a ela.

• NOME: O nome do usuário convidado (contato do cliente) que foi cadastrado. Se o nome for muito longo, o sistema o abrevia e permite visualizar o completo ao passar o mouse (tooltip).

• E-MAIL: O e-mail do usuário convidado, que serve também como login de acesso ao portal. Este é o endereço para o qual o convite foi enviado.

• VERIFICADO: Indica se o usuário já verificou/ativou o acesso ao portal. Exibe a data em que o cadastro foi verificado (quando o usuário criou sua senha e acessou pela primeira vez). Caso esteja “Não verificado”, significa que o convidado ainda não aceitou o convite ou não completou o processo de ativação.

• ÚLTIMO ENVIO: Data do último envio de convite para este usuário. Cada vez que você utiliza a ação de reenviar convite, esta data é atualizada. Ajuda a controlar se convites recentes já foram enviados ou se o cliente recebeu um lembrete.

• AÇÕES: Coluna dos botões de ação para cada usuário convidado. As ações disponíveis são:

• Histórico (ícone ) – Abre o histórico de convites do usuário, mostrando registros de quando os convites foram enviados, lidos, etc. Útil para auditoria ou para confirmar se o cliente visualizou o convite.

• Reenviar convite (ícone ) – Reenvia o e-mail de convite para o usuário. Use esta opção quando o cliente não recebeu ou não localizou o e-mail original. Ao clicar, o sistema enviará novamente o link de ativação para o mesmo endereço de e-mail e atualizará a coluna “Último envio”. (Dica: confirme com o cliente se o e-mail está correto antes de reenviar.)

• Editar (ícone ) – Reabre o modal de convite preenchido com os dados do usuário, permitindo editar informações como nome, e reconfigurar acessos se necessário. Não é possível alterar o e-mail de login através da edição (essa informação fica bloqueada após o cadastro inicial). Após ajustar os dados desejados, salve para atualizar o cadastro.

• Bloquear/Desbloquear (ícone ) – Alterna o status de acesso do usuário. Se o usuário não está bloqueado, o botão mostra um cadeado aberto; clicar bloqueará o acesso dele ao portal imediatamente (ele não conseguirá logar, embora seu cadastro permaneça listado). Se o usuário já está bloqueado, o botão mostrará um cadeado fechado; ao clicar, você o desbloqueia, restaurando o acesso. O tooltip do botão indica a ação atual (“Bloquear” ou “Desbloquear”). Utilize o bloqueio, por exemplo, se um cliente não deve mais ter acesso temporariamente ou permanente (sem removê-lo totalmente do registro). Ao bloquear ou desbloquear, uma notificação de sucesso é exibida e a lista é atualizada.

• Paginação: Logo abaixo da tabela, se houver muitos usuários, controles de paginação aparecem. Você pode navegar entre as páginas de resultados usando Anterior/Próximo. O número de usuários exibidos por página segue a configuração padrão do sistema.

4.3 Convidando um novo usuário

Para adicionar um novo usuário (cliente) ao Portal do Cliente, clique em Convidar Novo. Isso abrirá uma janela/modal de convite onde você deverá preencher os dados do convidado. Os campos do formulário de convite incluem:

• Nome: Informe o nome completo ou identificável do usuário convidado. Regra: obrigatório, até 100 caracteres. Esse nome será utilizado para saudá-lo no portal e para listagens internas.

• E-mail: Informe o e-mail do usuário que servirá de login. Regra: obrigatório, formato de e-mail válido. Deve ser único – não use um e-mail já cadastrado para outro usuário convidado. Após salvar, o e-mail não pode ser editado (é a chave de login do usuário).

• Empresa: Selecione a qual empresa interna o cliente estará vinculado. Em ambientes com mais de uma empresa (multi-empresa), escolha a empresa que presta serviço àquele cliente. (Caso haja apenas uma empresa, ela será selecionada automaticamente e o campo ficará desabilitado). Regra: obrigatório.

• Cliente: Selecione o Cliente (cadastro de cliente) correspondente ao usuário que está sendo convidado. Regra: obrigatório – cada usuário do portal deve estar associado a um cliente já cadastrado em Vendas > Clientes do BomControle. Escolha o cliente cuja pessoa de contato será este usuário. (Ex.: se o usuário é João da empresa Cliente XYZ S/A, selecione “XYZ S/A” no campo Cliente).

• Visualização total de tickets: se marcado, o usuário poderá visualizar todos os chamados (tickets) abertos pela empresa dele (cliente) no ServiceDesk, não apenas aqueles abertos por ele. Essa opção é útil para quando você convida, por exemplo, um gestor ou responsável pelo contrato do cliente, que precisa ter visão de todas as solicitações da organização dele. Usuários sem essa permissão verão apenas os próprios chamados.

• Usuário Administrador: concede privilégios administrativos no contexto do portal do cliente. Um usuário administrador pode, por exemplo, convidar outros usuários da mesma empresa cliente para o portal ou gerenciar certos dados do cliente no portal. 

Regra: Apenas um usuário por cliente pode ser marcado como administrador. Se já existir um administrador para o cliente selecionado, esta opção aparecerá desabilitada para novos convites. Use com parcimônia – normalmente atribuído a alguém de confiança no cliente, responsável pelo relacionamento.

• Acessos (módulos do portal): Defina quais módulos do portal este usuário poderá acessar. Disponível apenas se o cliente selecionado tiver essas opções habilitadas no seu cadastro do BomControle As opções típicas são:

  • Acesso Financeiro: se habilitado, permite acesso a funcionalidades financeiras disponíveis no portal (por exemplo, visualização de boletos, faturas ou outros dados financeiros destinados ao cliente). Disponível apenas se sua empresa utilizar alguma integração financeira no portal.

  • Acesso ServiceDesk: permite que o usuário acesse a área de chamados (suporte) do portal para abrir e acompanhar tickets de atendimento. Geralmente essa opção estará marcada para praticamente todos os usuários do Portal do Cliente, já que o principal uso é suporte.

Preencha os campos acima e confirme. O sistema validará os dados (por exemplo, se o e-mail já existe, exibirá erro e solicitará correção). Sendo tudo válido, o usuário será cadastrado e aparecerá na lista com status “Não verificado” inicialmente. Se o envio automático estiver ativo, o cliente receberá o e-mail de convite em poucos minutos. Oriente o convidado a clicar no link do e-mail, definir uma senha e acessar o portal. Somente após esse primeiro acesso ele será marcado como “verificado” na lista.

Conclusão

Com isso, o Portal do Cliente está configurado e em uso, facilitando a comunicação de suporte entre sua empresa e seus clientes. Qualquer chamado aberto por meio do portal aparecerá no módulo ServiceDesk do BomControle para sua equipe técnica trabalhar, mantendo o cliente informado sobre o progresso.