Configuração Portal BPO

Para que serve: O Portal BPO é destinado a empresas de contabilidade ou serviços BPO que queiram oferecer aos seus clientes um portal integrado para colaboração financeira. Por meio do Portal BPO, seus clientes podem lançar e gerenciar movimentações financeiras básicas (como despesas e pré-vendas) que ficarão pendentes para sua confirmação, bem como interagir via chamados de suporte (ServiceDesk), tudo em um só lugar. Em resumo, o Portal BPO permite que o cliente participe ativamente do processo, inserindo dados no sistema BomControle de forma controlada, enquanto o escritório contábil mantém o controle final sobre o que é efetivamente integrado/lançado. A configuração desse cadastro envolve definir um endereço próprio para o portal, customizar aparência, determinar quais ações o cliente poderá realizar (lançar despesas, vendas, tickets), gerenciar usuários convidados e configurar tabelas de preço para integração de produtos/serviços.

Requisito inicial: Para utilizar o Portal BPO, é necessário que o ambiente BomControle esteja com o módulo BPO ativo. Isso geralmente implica habilitar a funcionalidade de multi-empresa e vinculação de empresas em Configurações > Empresas. Se o Portal BPO não estiver ativo, a tela exibirá um aviso destacando essa necessidade e muitas opções ficarão desabilitadas até a ativação. Em suma, certifique-se de que a opção de “Obrigatoriedade de empresas” foi habilitada nas configurações do sistema, de forma que suas empresas e clientes estejam organizados para uso do BPO.

1) Acesso ao cadastro de Portal BPO

No menu superior do BomControle, acesse Financeiro > Avançado > Portal BPO. A tela de configuração do Portal BPO será exibida. Se o módulo estiver inativo, observe a mensagem de alerta em destaque indicando como ativá-lo. Caso já esteja ativo, você verá diretamente as seções de configurações. A estrutura da tela é dividida em: configurações gerais (URL e template de e-mail), customização de logo e permissões de ações dos convidados, seção de convites de usuários e uma seção de tabela de preço. 

Figura 1 – Visão geral do Portal BPO

2) Seção – Configurações Portal BPO

Nesta seção inicial configuramos o endereço do portal e gerenciamos o modelo de e-mail de convite. Também é exibido um texto introdutório explicativo sobre o uso do portal. Veja na figura a seguir os elementos numerados dessa seção:

Figura 2 – Configurações iniciais do Portal BPO

URL de acesso ao portal BPO ✅
- Regras de preenchimento: Campo obrigatório. Informe o subdomínio desejado para o seu Portal BPO. Apenas letras e números são permitidos (sem espaços ou caracteres especiais), até 50 caracteres. Esse subdomínio será concatenado com “.bomcontrole.finance” para formar o endereço de acesso dos seus clientes (por exemplo, contabilidadeXYZ.bomcontrole.finance). Após salvar, o sistema verificará se o subdomínio já não está em uso por outra empresa e validará o formato. Deve ser único em todo o BomControle.
- Impacto em outros módulos: Não impacta operações de módulos internos, mas é fundamental para o acesso dos clientes ao portal. Uma vez definido, os convites enviados aos clientes usarão esse URL. Caso altere posteriormente, convites antigos (ou links já distribuídos) precisarão ser atualizados manualmente para os clientes.
- Observações: Escolha um nome que identifique sua empresa ou escritório facilmente para seus clientes. É comum usar uma abreviação do nome da empresa. Evite alterar o subdomínio após começar a convidar clientes, para não gerar confusão. Você pode clicar no ícone de copiar ao lado do campo para copiar rapidamente o endereço completo do portal e compartilhá-lo com clientes por e-mail ou mensagem.

Template do e-mail de convite/acesso ⚠️
- Regras de preenchimento: Não é um campo de texto direto, e sim um botão Editar Template. Ao clicar, abre-se o editor do modelo de e-mail utilizado para convidar clientes para o Portal BPO.
- Impacto em outros módulos: Nenhum – afeta somente o conteúdo do e-mail de convite do Portal BPO.
- Observações: Personalize o template conforme a necessidade do seu escritório. Por padrão, o e-mail informa ao cliente que ele foi convidado para acessar o portal, contendo o link, usuário (e-mail) e instruções para criar senha. Você pode incluir, por exemplo, orientações adicionais como “acesse e lance suas contas até o dia 5 de cada mês” ou contato do seu suporte. Salve as modificações do template antes de enviar convites. Se preferir, mantenha o texto padrão formal.

Figura 3 – Editar template do email do Portal BPO

Dica: Note que, diferentemente do Portal do Cliente, aqui não há um toggle para ativar/desativar envio automático – no Portal BPO, o convite por e-mail é sempre enviado no ato de criar um novo usuário (não sendo opcional). Portanto, ajustar o template é a forma de controlar a comunicação enviada.

3) Seção – Logo e configurações visuais/adicionais

Esta seção está dividida em duas partes: à esquerda, o envio do logo da empresa para personalizar o portal e um Preview do login; à direita, configurações adicionais de permissões sobre o que os usuários (convidados) poderão fazer dentro do portal.

Figura 4 – Logo (Portal BPO) 

Logo da empresa no login ⚠️
- Regras de preenchimento: Opcional. Você pode enviar o logotipo do seu escritório para exibição na tela de login do Portal BPO, similar ao Portal do Cliente. Clique no botão com ícone de upload ao lado do título “Logo da empresa no login” (indicado como um botão de importação de logo). Selecione uma imagem (JPEG, PNG ou GIF, até 3 MB). O logo será carregado e aparecerá na área de preview à esquerda.
- Impacto em outros módulos: Nenhum, somente estética do Portal BPO.
- Observações: Resolução recomendada: 235 x 60 pixels (mesmo padrão do Portal do Cliente). A imagem deve idealmente estar com fundo transparente. Após enviar a imagem, ela será salva quando você clicar em Salvar no rodapé da tela. Assim como no Portal do Cliente, caso nenhuma imagem seja fornecida, o portal exibirá um espaço vazio ou texto de placeholder para o logo. O preview apresentado na tela de configuração ajuda a ajustar proporções antes de salvar. Se desejar remover ou trocar o logo, basta enviar um novo arquivo e salvar novamente (o logo anterior será substituído).

Figura 5 – Demais configurações (Portal BPO) 

Convidados podem criar despesa? (toggle Sim/Não) ✅
- Regras de preenchimento: Campo obrigatório do tipo liga/desliga. Determina se os usuários clientes, ao acessarem o portal, terão a permissão de lançar despesas (contas a pagar) diretamente pelo Portal BPO. Se Sim, o portal disponibilizará para os clientes a funcionalidade de cadastrar novas despesas (com campos básicos, como valor, descrição, vencimento, categoria etc.). Essas despesas inseridas pelos clientes não entram diretamente nas finanças; elas ficam pendentes de aprovação por você. Se Não, a opção de lançar despesas não será apresentada no portal aos clientes.
- Impacto em outros módulos: Quando ativado, os lançamentos feitos pelos clientes aparecerão na tela de Aprovação Financeira do BomControle (ou equivalente, onde você costuma aprovar movimentações financeiras pendentes). Somente após você revisar e aprovar é que o sistema efetivamente registra a despesa nos módulos Financeiros (Contas a Pagar). Isso garante controle e conferência antes que qualquer lançamento do cliente afete sua contabilidade.
- Observações: Ativar essa opção pode economizar tempo de digitação de lançamentos, pois o próprio cliente adianta o trabalho. Contudo, é importante treinar os clientes para cadastrar as informações corretamente e estipular processos (por exemplo, datas-limite para lançamentos, quais tipos de despesas lançar, etc.). O tooltip de ajuda ao lado da opção, na tela, esclarece que “toda despesa criada pelo portal fica pendente de confirmação na tela de aprovação financeira, só após essa confirmação é que o sistema cria as movimentações”. Use essa configuração de acordo com o nível de confiança e maturidade financeira de cada cliente.

Convidados podem criar e ver tickets do ServiceDesk? (toggle) ⚠️
- Regras de preenchimento: Campo opcional, visível apenas se o módulo de ServiceDesk estiver habilitado no seu plano BomControle. Se aparece, você pode ligar (Sim) ou desligar (Não). Em Sim, os usuários do Portal BPO também terão acesso à parte de chamados de suporte (como ocorreria no Portal do Cliente padrão). Poderão abrir novos tickets de atendimento e visualizar o status de seus tickets abertos diretamente no Portal BPO. Em Não, nenhuma funcionalidade de chamados será mostrada no portal – o cliente usaria apenas a parte financeira.
- Impacto em outros módulos: Semelhante ao Portal do Cliente, os tickets abertos via Portal BPO entrarão na fila do módulo ServiceDesk do BomControle normalmente, vinculados ao cliente e ao usuário que abriu. Se desativado, clientes precisarão usar outros canais para suporte (telefone, e-mail) ou você pode optar por convidá-los via Portal do Cliente separadamente apenas para suporte.
- Observações: Centralizar tudo no Portal BPO (ativando os tickets) dá conveniência ao cliente, que não precisa acessar dois portais distintos. O tooltip na tela explica: “ao ativar, o cliente poderá criar e visualizar os tickets ServiceDesk direto pelo Portal BPO”. Só mantenha desligado se seu escritório não oferece suporte via sistema ou se prefere segregar essa experiência. Lembre-se de que essa opção só estará disponível se seu plano do BomControle inclui o módulo de chamados (ServiceDesk).

Convidados podem criar Venda? (toggle Sim/Não) ⚠️
- Regras de preenchimento: Campo opcional. Define se os clientes poderão registrar pré-vendas/vendas através do portal. Em Sim, o Portal BPO permitirá que o cliente lance vendas ou receitas (por exemplo, emitir um pedido de venda simplificado, informar detalhes de uma venda realizada) que ficarão pendentes para sua aprovação. Assim como nas despesas, qualquer venda cadastrada pelo cliente ficará aguardando sua confirmação na tela de Aprovação Financeira antes de se tornar efetiva no módulo de Vendas/Financeiro do BomControle. Se Não, nenhuma funcionalidade de lançamento de vendas será oferecida aos usuários no portal.
- Impacto em outros módulos: Quando ativado, as vendas inseridas pelos clientes, após aprovadas, refletirão nos módulos de Vendas (como pedidos ou faturas, dependendo do fluxo) e também gerarão as movimentações financeiras correspondentes (Contas a Receber) automaticamente. Até a aprovação, elas não impactam relatórios nem estoque. A aprovação é feita por você, garantindo que só vendas validadas sejam efetivamente contabilizadas.
- Observações: Essa opção é útil para escritórios que desejam que clientes emitam pré-notas ou pedidos que depois o escritório finaliza (por exemplo, para faturamento mensal). O tooltip de ajuda menciona que “toda venda criada pelo portal fica pendente de confirmação na tela de Aprovação Financeira, e apenas após sua confirmação a venda e as movimentações são criadas”. Combine com seus clientes quais tipos de venda lançar e como serão tratados após a aprovação (ex.: se o escritório emitirá NFs com base nesses dados). Se o cliente não tiver conhecimento para lançar vendas corretamente, mantenha desativado e continue você mesmo registrando as vendas deles.

Após ajustar os toggles conforme as políticas de seu escritório para cada ação dos clientes, clique em Salvar no rodapé para gravar essas configurações. O sistema confirmará com mensagem de sucesso. Essas definições (despesa, tickets, venda) valem globalmente para todos os usuários do Portal BPO. Ou seja, ou todos os clientes podem criar despesa, ou nenhum, e assim por diante – não é configurável por cliente individualmente. Portanto, ative apenas se fizer sentido para a maioria, sabendo que para algum cliente específico que não deva usar a função, você pode instruí-lo a não utilizá-la (ou eventualmente ignorar os lançamentos indesejados na aprovação).

4) Seção – Convidar usuários para acessar o portal (BPO)

Semelhante ao Portal do Cliente, aqui você convida e gerencia os usuários que terão acesso ao Portal BPO. A lista é organizada por empresa (cliente) e contém informações adicionais como telefone (WhatsApp).

Figura 6 – Lista de usuários convidados

4.1 Filtros de pesquisa de usuários

- Filtro de Empresas: Permite filtrar os usuários convidados por empresa (do seu BomControle) à qual estão vinculados. No contexto BPO, cada empresa listada corresponde tipicamente a um cliente do escritório (já que no modelo BPO, seus clientes geralmente são cadastrados também como “empresas” no sistema, para segregar dados contábeis). Você pode selecionar uma ou mais empresas clientes para ver somente usuários delas. Selecione nenhuma para ver todos.
- Campo de busca (Pesquisar): Similar ao Portal do Cliente, uma caixa de texto para buscar por nome, e-mail ou telefone do usuário.
- Botão Aplicar filtros: Aplica imediatamente os critérios selecionados de empresa e texto. Observação: no Portal BPO, ao alterar o filtro de empresa, o botão Aplicar fica habilitado – isso permite carregar a lista apenas quando desejar, útil se selecionou múltiplos critérios.
- Botão Recarregar (atualizar) listagem: Ícone de refresh que carrega novamente a lista mantendo os mesmos filtros. Use para atualizar manualmente a visualização (por exemplo, após convidar um novo usuário, para garantir que apareça na lista atual).
- Botão Limpar filtros: Limpa o critério de empresa selecionado e texto, retornando à visualização padrão com todos os convites. Desabilitado se nenhum filtro ativo.

4.2 Colunas da grid de usuários convidados

- EMPRESA: Indica a qual empresa (cliente) o usuário pertence. Representado pelo ícone com sigla e cor da empresa, tal como no Portal do Cliente. No modelo BPO, essa coluna essencialmente identifica qual cliente (empresa do escritório) aquele usuário representa. Por exemplo, se o escritório atende “Loja Alpha” e “Loja Beta”, e ambas são empresas cadastradas no BomControle, ao convidar usuários de cada uma, esta coluna mostrará “Alpha” ou “Beta” respectivamente.
- NOME: Nome do usuário convidado (pessoa de contato do cliente). Segue as mesmas considerações de abreviação e tooltip para nomes longos.
- E-MAIL: E-mail (login) do usuário convidado.
- WHATSAPP: Telefone do usuário, formatado para padrão nacional, geralmente o número de WhatsApp de contato. Esse campo é preenchido no momento do convite e é opcional – se não fornecido, ficará em branco.
- VERIFICADO: Data de verificação do usuário (quando ativou o acesso) ou “Não verificado” caso ainda não tenha acessado pela primeira vez.
- ÚLTIMO ENVIO: Data do último envio de convite. Atualizada a cada reenvio, similarmente.
- AÇÕES: Botões de ações disponíveis por usuário, equivalentes ao Portal do Cliente:
- Histórico (ícone ) – Exibe o histórico de convites desse usuário.
- Reenviar convite (ícone ) – Reenvia o e-mail de convite para o usuário.
- Editar (ícone ) – Abre a edição do cadastro do usuário convidado. Você pode alterar nome, e eventualmente o telefone ou outros detalhes. O e-mail/login e a empresa associada não podem ser alterados (fixos após criação).
- Bloquear/Desbloquear (ícone ) – Bloqueia ou restabelece o acesso do usuário, com funcionamento idêntico ao já descrito no Portal do Cliente.

• Paginação: A tabela do Portal BPO lista, por padrão. Use os controles de paginação no rodapé da tabela para navegar por mais registros se houver.

4.3 Convidando um novo usuário

Para convidar um cliente a acessar o Portal BPO, clique em Convidar Novo. Será aberto um modal de convite para preencher os dados do usuário. Os campos do formulário de convite do Portal BPO são:

• Nome: Nome completo do usuário convidado. Obrigatório, até 100 caracteres.

• E-mail: E-mail do usuário que será o login. Obrigatório e único. Não pode coincidir com e-mails de outros usuários convidados. Após criado, não poderá ser editado (nem repetido em outro convite).

• WhatsApp (Telefone): Número de telefone celular/WhatsApp do usuário. Opcional. Formato nacional com DDD – ao digitar, o campo aplica máscara automática. Esse contato é informativo; pode ser usado pelo escritório para se comunicar com o cliente fora do portal, mas não interfere em funcionalidades do sistema.

• Empresa: Empresa (cliente) à qual o usuário estará vinculado. Obrigatório. Aqui você deve selecionar dentre as suas empresas cadastradas aquela que corresponde ao cliente deste usuário. Apenas empresas com módulo BPO ativo aparecem. Se você abriu o convite a partir de dentro de uma empresa específica, ela já virá selecionada. Caso contrário, selecione manualmente. Importante: Certifique-se de escolher a empresa correta do cliente, pois isso determinará os dados que o usuário verá e poderá registrar no portal. Uma vez salvo, o usuário ficará permanentemente associado a essa empresa (não é possível mover para outra depois).

Ao salvar, o sistema validará os campos (ex.: todos obrigatórios preenchidos, e-mail válido e não duplicado). O novo usuário então será criado e listado. Automaticamente, o BomControle enviará o e-mail de convite para o endereço informado, usando o template configurado anteriormente. Este e-mail contém um link para o convidado definir sua senha e acessar o portal.

Diferentemente do Portal do Cliente, no convite BPO não há opções de selecionar módulos ou permissões individuais para o usuário – isso porque as permissões de lançar despesa, venda, chamados são globais (configuradas nos toggles da seção anterior para todos os convidados). Assim, todo usuário convidado no Portal BPO de uma determinada empresa cliente poderá realizar todas as ações que estiverem ativadas globalmente. Também não há distinção de “administrador” no portal BPO; presume-se que todos os convidados de um cliente tenham poderes equivalentes no portal (geralmente, convida-se apenas pessoas autorizadas do cliente de qualquer forma). Caso queira restringir algo para um usuário específico, por exemplo, um cliente que só deve visualizar, mas não lançar, atualmente isso não é configurável no sistema.

Após criar o usuário, ele aparecerá na lista com status “Não verificado”. Você pode usar as ações de Histórico, Reenviar convite, Editar ou Bloquear conforme necessidade, conforme já detalhado.

5) Seção – Tabela de Preço por Empresa (Clientes)

No final da tela do Portal BPO, há a seção Tabela de Preço que relaciona cada empresa cliente com tabelas de preço específicas de produtos e serviços. Essa configuração é necessária caso seus clientes possam lançar Vendas pelo portal, pois define quais itens (produtos/serviços) e preços estarão disponíveis para eles selecionarem. Mesmo que a funcionalidade de criar vendas esteja desligada, é recomendado preencher essas tabelas para consistência de dados caso venha a ativá-la no futuro.

Figura 7 – Configuração de Tabelas de Preço 

Como funciona: Cada empresa cliente listada deve ter associada uma Tabela de Preço de Produto e/ou Tabela de Preço de Serviço. Essas tabelas determinam, respectivamente, os produtos e serviços (e seus valores) que o cliente poderá selecionar ao lançar movimentações no portal (como uma venda ou possivelmente uma despesa vinculada a item, se aplicável). 

Por exemplo, você pode ter uma tabela de preço “Padrão Produtos” e “Padrão Serviços” que incluem todos os itens que podem ser vendidos; ou tabelas customizadas por cliente, caso pratique preços diferentes para cada um.

Colunas da tabela de configuração:
- EMPRESA (CNPJ, Nome): Lista cada empresa cadastrada no seu BomControle que possui o módulo BPO ativo. São essencialmente seus clientes. As colunas CNPJ e NOME exibem o CNPJ e a razão social/nome de cada empresa cliente para fácil identificação.
- TABELA DE PREÇO PRODUTO: Nesta coluna, para cada empresa, há um campo dropdown (seleção) onde você deve escolher uma das tabelas de preço de produtos cadastradas no seu sistema. Selecione a tabela que conterá os produtos que aquele cliente pode lançar pelo portal. 

- TABELA DE PREÇO SERVIÇO: Semelhante ao anterior, porém para serviços. Se sua operação com aquele cliente não envolve serviços, você ainda deverá selecionar alguma tabela (por exemplo, uma tabela de serviços genérica vazia ou padrão). 

Como configurar: Clique em cada dropdown e escolha a tabela apropriada. As listas de tabelas apresentadas já são filtradas por empresa para mostrar tabelas de preço disponíveis/relacionadas àquela empresa se aplicável. Após selecionar, a alteração é salva automaticamente: ao escolher uma opção diferente, o sistema grava imediatamente aquela escolha via serviço de atualização, retornando uma notificação de sucesso (“Tabela de preço atualizada com sucesso” para cada mudança). Não há um botão “Salvar” específico para esta tabela – a persistência é dinâmica a cada seleção.

• Paginação: Caso haja muitas empresas clientes, a lista é paginada. Use os controles de página no rodapé desta tabela para navegar.

Impacto em outros módulos: As tabelas de preço selecionadas aqui serão usadas quando um cliente lançar uma venda no portal BPO. No momento em que ele for escolher um produto ou serviço para compor a venda, o portal carregará os itens da tabela associada à empresa dele. Assim, diferentes clientes podem ter diferentes catálogos de itens ou preços personalizados no portal, conforme definido por você. Fora do contexto do portal, essa configuração não afeta os lançamentos internos que você faz – ela serve apenas para direcionar a interface do portal do cliente.

Observações: Mantenha essas associações sempre atualizadas. Se você adicionar um novo cliente (empresa) no módulo Empresas, ao ativar o BPO para ele, lembre-se de vir nesta tela e definir as tabelas de preço, do contrário ele não conseguirá utilizar a parte de vendas adequadamente. Se um cliente não tiver uma tabela atribuída, o sistema provavelmente não permitirá que ele cadastre vendas até que a seleção seja feita (poderá gerar erro de validação). Você pode utilizar tabelas de preço padronizadas (por exemplo, “Preço público”) para todos os clientes, ou personalizar por cliente conforme contratos.

Conclusão

Com o Portal BPO configurado, voce oferece um diferencial aos seus clientes: eles participam do processo lançando informações diretamente, enquanto você mantém total controle, revisando e validando tudo no BomControle. Isso agiliza a comunicação de documentos e diminui retrabalho de lançamento, ao mesmo tempo em que centraliza também o suporte em um único portal. Cada novo cliente que começar poderá ser configurado seguindo os passos acima (lembrando de atualizar tabelas de preço e convidar os usuários necessários).