Configuração Portal BC360

Figura 1: Visão do menu Financeiro / Avançado / Portal BC360

Acessando o Cadastro do Portal BC360

Para acessar a tela do Portal BC360 no BomControle, navegue pelo menu superior em Financeiro > Avançado > Portal BC360. Esta tela apresenta um grid de integrações contábeis já configuradas para as suas empresas, além de opções para filtrar e adicionar novas integrações (convites para contadores).

Ao entrar no Portal BC360, você verá uma lista (inicialmente vazia caso ainda não tenha convidado nenhuma contabilidade) ou os registros das contabilidades já convidadas/vinculadas a cada empresa. Acima do grid de listagem, estão disponíveis filtros para facilitar a busca, conforme descrito a seguir.

Tela de Listagem do Portal BC360

A tela de listagem permite visualizar e gerenciar as contabilidades integradas às suas empresas. Abaixo descrevemos todos os filtros, colunas do grid e ações disponíveis nessa tela.

Filtros

Na parte superior da tela, existem opções de filtro para refinar quais integrações são exibidas no grid:

• Filtro de Empresas: À esquerda, há um seletor multi seleção de empresas (campo Empresas). Nele você pode selecionar uma ou mais de suas empresas cadastradas. O grid então mostrará apenas as integrações referentes às empresas selecionadas. Por exemplo, se você gerencia duas empresas no sistema e deseja ver apenas a contabilidade vinculada a uma delas, basta marcá-la nesse filtro. Caso nenhuma empresa seja selecionada, todas as empresas serão consideradas.

• Após selecionar as empresas desejadas, clique no botão Pesquisar (ícone de filtro) para aplicar o filtro. Há também um botão de Limpar filtros (ícone de “x”) que remove todas as seleções de empresas e mostra os resultados completos novamente. Esse botão fica habilitado somente quando algum filtro de empresa estiver aplicado.

• Busca por Texto: À direita do filtro de empresas, há um campo de busca rápida com ícone de lupa. Você pode digitar nesse campo para procurar integrações por palavra-chave. Importante: esse campo de busca filtra principalmente pelo nome ou CNPJ da empresa vinculada. Ou seja, ao digitar parte do nome da empresa ou seu CNPJ, o sistema filtrará o grid para mostrar apenas a integração daquela empresa. (Observação: atualmente, a busca não filtra pelo nome da contabilidade ou pelos e-mails dos usuários convidados – utilize preferencialmente o filtro de empresa para localizar a contabilidade desejada.) A busca por texto é aplicada automaticamente após uma pausa na digitação ou ao pressionar Enter. Ela pode ser combinada com o filtro de empresas; por exemplo, você pode selecionar várias empresas e ainda assim filtrar por um termo específico para refinar o resultado.

Colunas do Grid

O grid de listagem das integrações contábeis possui as seguintes colunas:

• Empresa: exibe uma identificação da empresa à qual a contabilidade está vinculada. Em vez do nome completo em texto, o sistema mostra um ícone circular com a sigla da empresa ou as iniciais do nome, em uma cor específica. Esse ícone representa visualmente a empresa. Ao passar o mouse sobre a sigla, uma tooltip exibe o nome fantasia completo da empresa e seu CNPJ. Essa coluna é útil quando você tem múltiplas empresas, permitindo identificar rapidamente a qual empresa cada integração se refere. (Caso você tenha apenas uma empresa, verá sempre a mesma sigla aqui.)

• Contabilidade: mostra a identificação da contabilidade convidada. Nessa coluna aparece o nome da contabilidade (geralmente a razão social do escritório contábil) em destaque. Se o nome for muito longo, ele é exibido parcialmente com reticências – posicionar o cursor sobre o nome mostra a descrição completa em uma dica de tela. Logo abaixo do nome, em texto normal, é exibido o CNPJ da contabilidade formatado. Assim, você consegue verificar tanto o nome quanto o CNPJ do escritório de contabilidade que foi convidado. Este campo é preenchido com os dados fornecidos no momento do convite (ou atualizados posteriormente, caso editados).

• Acessos: esta coluna lista os usuários convidados da contabilidade que têm acesso ao Portal. São exibidos os endereços de e-mail dos convidados (que servem como login deles), separados por vírgula caso haja mais de um usuário para a mesma contabilidade. Por exemplo, se você convidou duas pessoas do escritório de contabilidade (como dois contadores), ambos os e-mails aparecerão aqui.Essa coluna permite rapidamente identificar quem, do lado da contabilidade, recebeu acesso ao seu Portal BC360.

• Ações: a última coluna contém botões de ação para cada registro de contabilidade listado. Aqui aparecem dois botões principais: Editar e Bloquear/Desbloquear:

• Editar (ícone ) – Clique para abrir os detalhes da integração com aquela contabilidade. Isso levará à tela de edição do cadastro, onde você pode visualizar e alterar os campos da contabilidade (nome, endereço) e gerenciar os usuários convidados (adicionar novos usuários, reenviar convites, etc.). Essa ação só está disponível se você possuir permissão de edição nesse módulo.

• Bloquear/Desbloquear (ícone ) – Esse botão permite suspender ou reativar o acesso da contabilidade ao portal. Se a contabilidade está ativa, o botão mostrará um cadeado aberto; clicá-lo irá bloquear o acesso (cadeado fechado). 

Se já estiver bloqueada, o ícone será um cadeado fechado e ao clicar você desbloqueia a integração. Bloquear a contabilidade significa que todos os usuários convidados dessa contabilidade ficarão impedidos de acessar os dados da sua empresa no portal até que sejam desbloqueados novamente. Utilize esta opção, por exemplo, caso você deixe de trabalhar com aquele escritório contábil ou queira interromper temporariamente o acesso deles. Ao bloquear/desbloquear, o sistema exibirá uma notificação de sucesso indicando que o status foi alterado, e o status no botão muda imediatamente.

Além desses botões por linha, no canto superior direito da área de listagem há o botão verde “Convidar Novo”, que não é uma coluna do grid mas sim uma ação global. Ele serve para você iniciar o cadastro de uma nova integração de contabilidade, abrindo a tela de convite para adicionar uma nova contabilidade (ver próximo tópico).

Paginação

Se houver muitas integrações listadas, a parte inferior do grid exibirá paginação. Você pode navegar entre as páginas usando os botões Próximo e Anterior. O sistema mostra até 5 páginas por vez e informa quantos registros existem no total. Por padrão, são exibidos X registros por página (número padrão do sistema). Você pode mudar de página e os dados serão recarregados conforme os filtros aplicados.

Convidando uma Nova Contabilidade (Cadastro Portal BC360)

Para convidar um novo escritório de contabilidade ao Portal BC360, utilize o botão Convidar Novo na tela de listagem. Ao clicar em Convidar Novo, será aberta a tela de Cadastro de Contabilidade onde você deverá preencher os dados da contabilidade e dos usuários que terão acesso.

A tela de cadastro está organizada em três seções de campos: Dados Básicos, Localização e Acesso ao Portal Contabilidade. A seguir, detalhamos cada seção e suas regras de preenchimento. (Deixe essa tela aberta enquanto insere as informações; se precisar sair antes de concluir, use o botão Voltar. Nenhuma alteração será salva até que você clique em Salvar no final do formulário.)

Dados Básicos

Esta seção reúne as informações principais da contabilidade a ser convidada, bem como a seleção da empresa correspondente. Os campos presentes e suas regras são:

Figura 2: Botão Novo Convidado - Seção Dados Básicos

• CNPJ: campo para informar o CNPJ do escritório de contabilidade. É de preenchimento obrigatório. Digite os 14 números do CNPJ (o sistema aplica automaticamente a máscara de formatação). Ao preencher este campo, o sistema realiza algumas validações automáticas:

• Verifica se o CNPJ informado já existe cadastrado no sistema. Se o CNPJ pertencer a alguma entidade já cadastrada no BomControle (por exemplo, se por acaso sua contabilidade já estava cadastrada como um fornecedor ou até como empresa), uma mensagem de alerta será exibida no topo do formulário indicando esse fato. Isso serve para evitar duplicidades. Caso o CNPJ já exista como empresa no seu BomControle (ou seja, é o CNPJ de uma das suas empresas), não será possível usá-lo aqui, pois uma empresa não pode ser convidada como contabilidade de outra.

• Se o CNPJ já existir como fornecedor do tipo contabilidade em sua base (ou seja, você já convidou ou cadastrou essa contabilidade antes), o sistema irá preencher automaticamente os dados de Nome, Nome Fantasia e endereço dessa contabilidade nos campos abaixo, poupando retrabalho. Você poderá alterar esses dados se necessário (por exemplo, atualizar o nome fantasia ou endereço, caso estejam desatualizados).

• Se o CNPJ não existir no sistema, o BomControle tentará buscar os dados básicos do CNPJ em uma base externa pública. Ao terminar de digitar o CNPJ (ou ao sair do campo), se encontrado, o Nome (Razão Social) e Nome Fantasia da empresa contábil serão preenchidos automaticamente, assim como um endereço cadastrado (quando disponível). Você deve conferir e complementar os dados, principalmente se algum campo não vier preenchido ou estiver diferente. (Observação: a busca externa pode não trazer todos os detalhes – por exemplo, complemento do endereço ou referências – nesses casos, preencha manualmente.)

Dica: Verifique se o CNPJ está correto antes de prosseguir, pois ele será usado para identificar unicamente o escritório contábil. Após salvar o convite, o CNPJ não pode ser editado. Se houver um erro no CNPJ após salvar, seria necessário excluir/bloquear a integração e refazê-la com o CNPJ correto.

• Nome da Contabilidade: campo para a Razão Social ou denominação da contabilidade. Também é obrigatório. Se você digitou um CNPJ já cadastrado ou encontrado, esse campo será preenchido automaticamente com a razão social associada. Você pode editar o nome caso haja alguma variação ou necessidade. O limite de caracteres é 100. Use o nome oficial que identifique o escritório contábil de forma clara.

• Nome Fantasia: campo para o Nome Fantasia da contabilidade (caso possua). Também é obrigatório preencher (até 100 caracteres). Se a contabilidade não utiliza nome fantasia distinto, você pode repetir o nome do campo anterior ou abreviar. Novamente, se o CNPJ for encontrado pelo sistema, esse campo provavelmente já virá preenchido. É importante deixar o nome fantasia correto, pois ele aparece em algumas listagens e relatórios de forma mais amigável.

• Empresa: neste campo você deve selecionar a sua empresa que estará vinculada a essa contabilidade. É um campo obrigatório e do tipo seleção (dropdown). Ao clicar, serão listadas todas as suas empresas cadastradas no BomControle (ex.: Matriz e filiais, caso existam). Escolha a empresa para a qual esta contabilidade prestará serviços e terá acesso aos dados. 

Atenção: cada empresa pode ter apenas uma contabilidade integrada ativa por vez. Portanto, se você já possui uma contabilidade cadastrada para determinada empresa, não será possível selecionar a mesma empresa aqui para uma nova contabilidade sem antes substituir ou bloquear a anterior. O sistema desabilita a seleção de empresa caso você esteja editando um cadastro existente ou se a empresa já tiver integração ativa. Em caso de troca de escritório contábil, primeiramente bloqueie (ou exclua) a integração antiga e então cadastre a nova contabilidade selecionando a empresa.

Após selecionar a empresa e preencher os campos acima, revise se todas as informações básicas estão corretas. Esses dados identificam a contabilidade e a ligação com sua empresa no sistema.

Figura 4: Seção Localização

Localização

Nesta seção, preenchem-se os dados de endereço do escritório de contabilidade. Manter o endereço cadastrado ajuda nos seus controles e também pode ser útil para o convite. Os campos desta seção (fornecidos pelo componente de endereço) incluem:

• CEP: código postal da contabilidade. Ao informar o CEP e pressionar Tab, o sistema pode preencher automaticamente Logradouro, Bairro, Cidade e Estado correspondentes, se reconhecido. O CEP deve conter 8 dígitos. Caso a busca automática não ocorra, confira o número ou preencha manualmente os demais campos.

• Logradouro: nome da rua, avenida, estrada etc. onde fica a contabilidade. Preencha sem o número, apenas o nome da via. Este campo pode ser preenchido automaticamente pelo CEP, mas permita edição caso seja necessário ajustar (ex.: incluir “Rua”, “Av.” se não vier).

• Número: número do imóvel do endereço (por exemplo, “123”). Se não houver número (terreno ou s/n), pode-se colocar “S/N”.

• Complemento: complemento do endereço, se aplicável (por exemplo, “Sala 5”, “Edifício XYZ, 10º andar”). É opcional; utilize para detalhar a localização quando necessário.

• Bairro: o bairro ou distrito onde se localiza a contabilidade. Normalmente preenchido pelo CEP, mas verifique e ajuste se preciso.

• Cidade/Estado: esses campos indicam a cidade e o estado (UF). Quando você informa o CEP válido, a Cidade e o Estado são selecionados automaticamente. Caso contrário, selecione manualmente a UF e em seguida a cidade correspondente. Ambos são obrigatórios para um endereço completo.

• Tipo de Logradouro: em alguns casos o sistema pode solicitar o tipo (Rua, Avenida, Praça etc.). Esse detalhe geralmente é identificado pelo CEP; se o campo aparecer em branco, selecione o tipo adequado do logradouro ou deixe como “Rua” padrão se não tiver certeza.

• Referência: ponto de referência do endereço (opcional). Use este campo para adicionar uma informação adicional de localização, por exemplo “próximo à Prefeitura” ou “em frente ao banco X”.

Todos esses campos de endereço não são estritamente obrigatórios para salvar o convite, mas é recomendável preenchê-los corretamente. Quando o sistema consegue obter o endereço pela busca de CNPJ, ele já traz a maior parte dessas informações. Você pode editar qualquer campo se necessário (por exemplo, se a empresa mudou de endereço e você possui a informação atualizada). Caso a contabilidade já existisse no sistema como fornecedor, e portanto tivesse um endereço cadastrado, o formulário virá preenchido com esse endereço e marcado como “endereço existente”. Você poderá optar por mantê-lo ou atualizá-lo. Se fizer alterações, estará atualizando o cadastro dessa contabilidade no sistema.

Figura 5: Seção Acesso ao Portal Contabilidade

Acesso ao Portal Contabilidade

Esta última seção é onde você define os usuários que terão acesso ao seu portal por parte da contabilidade. Ou seja, aqui você vai cadastrar um ou mais contatos (pessoas) do escritório contábil que poderão entrar no Portal BC360 para visualizar e exportar as informações financeiras da sua empresa. Os campos e opções desta seção funcionam assim:

• Nome: campo para o nome completo do usuário convidado (contador ou funcionário da contabilidade). Preencha o nome e sobrenome para identificar claramente quem é o convidado. Este campo não é marcado como obrigatório no formulário inicialmente, mas obviamente deverá ser preenchido antes de adicionar o usuário à lista. Recomenda-se o nome completo ou pelo menos primeiro nome e último sobrenome.

• E-mail: campo para o endereço de e-mail do usuário convidado. Esse e-mail será usado tanto para enviar o convite de acesso quanto como o login do usuário no portal posteriormente. Portanto, digite com atenção e verifique se o endereço está correto e ativo. Também não é explicitamente obrigatório até você tentar adicionar, mas é necessário para o convite. O formato deve ser válido (o sistema valida se contém “@” e um domínio adequado). 

O campo aceita até 150 caracteres. Importante: se você já estiver editando um cadastro existente (não durante a criação, mas em edição posterior) e for editar um usuário já convidado, o campo e-mail ficará somente leitura – isso ocorre porque, uma vez convidado, o e-mail torna-se o identificador único do usuário e não pode ser alterado; se precisar corrigir um e-mail, é necessário adicionar um novo convite com o e-mail correto e eventualmente remover ou bloquear o antigo.

• Botões Adicionar/Atualizar: à direita dos campos Nome e E-mail, há um conjunto de botões:

• Adicionar (): enquanto você estiver inserindo um novo usuário (e não editando um existente), aparece o botão de . Clique nesse botão para adicionar o usuário informado na lista de convidados. O botão somente é habilitado quando você tiver preenchido pelo menos o nome e o e-mail. Ao clicar , o sistema irá incluir o usuário na lista abaixo e limpar os campos Nome e E-mail para permitir adicionar outro, se necessário. 

Você verá o novo usuário listado na tabela logo abaixo. 

• Atualizar (ícone ): este botão aparece no lugar do “+” quando você está editando um usuário da lista. Ou seja, se você clicou para editar um usuário já adicionado (ou existente) – explicaremos a seguir – os campos Nome/E-mail refletem os dados daquele usuário e o botão de atualizar fica visível. Ao clicar em Atualizar, as alterações que você fez no nome (ou eventualmente no e-mail, se for um usuário novo ainda não salvo) serão aplicadas na lista de usuários convidados.

• Cancelar (ícone  ): este botão aparece junto com o atualizar durante uma edição de usuário. Serve para cancelar a edição atual e limpar os campos, voltando ao modo de adição de novos usuários. Use-o se decidir não alterar mais nada naquele usuário selecionado.

• Tabela de Usuários Convidados: abaixo do formulário de Nome/E-mail, há uma tabela que lista todos os usuários que você já adicionou para convidar. Essa tabela tem as colunas Nome, E-mail e Verificado (e, após o cadastro salvo, uma coluna de Último Envio e ações).

• Enquanto você está no modo novo cadastro (antes de salvar pela primeira vez), a tabela mostrará os usuários que você adicionou nesta sessão. Você pode adicionar vários contatos da contabilidade se necessário (por exemplo, contador responsável e um assistente). Caso não adicione nenhum, o sistema não permitirá salvar – é preciso convidar pelo menos uma pessoa, senão não faz sentido a integração. Se ainda não houver nenhum usuário na lista, aparecerá a mensagem “Sem colunas para mostrar” indicando que a lista está vazia.

• Para editar um usuário que você adicionou (antes de salvar): clique no ícone na coluna de ações ao lado do nome dele. Os dados desse contato serão carregados de volta nos campos Nome e E-mail acima, permitindo corrigir algo. Faça a alteração desejada (por exemplo, o nome) e então clique em Atualizar (ícone ) para salvar as mudanças na lista. Se mudar de ideia, clique em Cancelar () para voltar sem alterar. Note que enquanto estiver editando, você não pode editar o e-mail se estiver no contexto de um cadastro existente (no caso de novo ainda pode). 

No modo novo convite, você também pode remover todos os usuários convidados simplesmente não salvando ou fechando a tela, mas se precisar remover um específico antes de salvar, a interface não traz um botão “excluir” direto – como alternativa, você pode usar o editar para limpá-lo ou optar por cancelar o cadastro e começar novamente caso tenha adicionado alguém por engano.

• A coluna Verificado indica se o usuário já confirmou o convite e ativou o acesso. No momento do cadastro inicial, todos obviamente estarão “Não verificado”. Após salvar e enviar o convite, conforme cada convidado aceitar o convite e criar sua senha, essa coluna passará a mostrar a data em que ele verificou/ativou o acesso. Isso é importante para você saber quem já está usando o portal. Enquanto estiver “Não verificado”, significa que o convite foi enviado mas o usuário ainda não acessou o link para concluir o cadastro.

Após preencher Dados Básicos, Localização e adicionar pelo menos um Usuário para acesso, você pode concluir o processo clicando no botão Salvar no rodapé da tela. Se algum campo obrigatório não estiver preenchido, o sistema irá destacar em vermelho e impedir o salvamento – corrija conforme as mensagens indicadas (por exemplo, “Campo obrigatório” no CNPJ ou empresa).

Ao salvar com sucesso, o BomControle irá: 

- Registrar a nova contabilidade como um fornecedor do tipo “Contabilidade” vinculado à empresa selecionada (caso ainda não existisse no cadastro). 

- Enviar automaticamente um e-mail de convite para cada usuário convidado listado, contendo um link para acesso ao Portal BC360 e definição de uma senha de acesso. Esse link é único e atrelado ao usuário e à empresa convidada. 

- Exibir uma mensagem de confirmação: “Integração salva com sucesso!”. No caso de a contabilidade convidada ser identificada como parceira BomControle (ou seja, um escritório que já utiliza nossa plataforma para contadores), pode ser exibida uma informação extra orientando que o contador também poderá visualizar sua empresa no ambiente contábil dele sem custo adicional – apenas um detalhe informativo. Basta fechar essa mensagem/modal após ler.

Depois de salvar, você será retornado à tela de listagem do Portal BC360. Agora o novo registro da contabilidade aparecerá no grid, com a coluna Acessos mostrando os e-mails dos convidados (que estarão inicialmente “Não verificado”).

Conclusão

Seguindo esse manual, você consegue configurar o Portal BC360 de forma correta, garantindo que seu contador tenha acesso facilitado às informações e mantendo controle total sobre quem acessa seus dados contábeis. Em caso de dúvidas, consulte este guia passo a passo e as descrições de cada campo/funcionalidade. Boas integrações!