Inutilizar NFe

1) Acesso ao cadastro de Inutilização de NF-e

Para acessar a funcionalidade de inutilizar numeração de NF-e no sistema BomControle, siga os passos:
- No menu superior, clique em Vendas. Em seguida, acesse Dia a dia.
- No submenu apresentado, selecione a opção Inutilizar NF-e.
- A tela de Pesquisa de Inutilizações de NF-e será exibida, listando as inutilizações já registradas (se houver). Nesta tela, é possível filtrar os registros e cadastrar uma nova inutilização. Utilize o botão Nova Inutilização (localizado no canto superior direito) para incluir um novo registro, ou o ícone de visualização (olho) na listagem para consultar detalhes de um registro existente.

Imagem da tela de Pesquisa de Inutilizações de NF-e 

2) Tela de Pesquisa — Inutilização de NF-e

A tela de pesquisa permite localizar e gerenciar as inutilizações de numeração já cadastradas. 

Imagem dos Filtros da tela de pesquisa de inutilização

Ela é composta por filtros de busca, botões de ação e uma grade (listagem) de resultados:

• Filtros de pesquisa e botões de ação: Os filtros aparecem no topo da tela e ajudam a refinar quais inutilizações são exibidas. Após definir os filtros desejados, clique em Aplicar para atualizar a busca. A qualquer momento é possível Recarregar a listagem ou Limpar filtros para voltar aos critérios padrão. Segue a descrição de cada filtro e botão:

• Empresa: filtro obrigatório. Selecione a empresa (ou filial) cujo intervalo de NF-e será buscado. Apenas empresas configuradas para emitir NF-e de produto são listadas. Regras de preenchimento: Obrigatório – escolha uma empresa válida. Impacto: define o âmbito dos demais filtros (os demais campos só habilitam após selecionar a empresa). Observações: Se você possui acesso a apenas uma empresa, ela será selecionada automaticamente por padrão.

• Série: permite filtrar pela série da Nota Fiscal. Regras de preenchimento: Opcional, porém requer a empresa selecionada; você pode selecionar uma ou múltiplas séries cadastradas para a empresa informada. Impacto: exibe apenas inutilizações referentes às séries escolhidas. Observações: Este campo fica desabilitado até que uma empresa seja selecionada, momento em que carregará as séries disponíveis daquela empresa.

• Status: filtra pelo status da inutilização. Regras de preenchimento: Opcional – pode marcar um ou mais status dentre os disponíveis (Pendente, Aprovado/Autorizada, Negada). Impacto: exibe somente inutilizações com os status selecionados, facilitando por exemplo visualizar apenas as pendentes ou apenas as concluídas. Observações: Deixar em branco equivale a buscar em todos os status. (Veja a seção Status da Inutilização de NF-e adiante para o significado de cada status.)

• Período: filtra pela data de criação da inutilização. Regras de preenchimento: Opcional – informe um intervalo de datas (início e fim) para limitar a busca às inutilizações cadastradas nesse período. Impacto: exibe apenas inutilizações criadas dentro do intervalo definido. Observações: Por padrão, o sistema sugere o último mês como período inicial, mas o usuário pode ajustar livremente as datas conforme a necessidade.

• Botão Aplicar filtros: atualiza a listagem conforme os filtros informados. Disponibilidade: habilitado quando algum filtro foi alterado.

• Botão Recarregar: (ícone de refresh) recarrega a listagem com os filtros atuais. Disponibilidade: fica ativo apenas se nenhum filtro novo foi alterado após a última busca (caso contrário, utilize Aplicar). Serve para atualizar os dados da grade mantendo os mesmos critérios.

• Botão Limpar filtros: restaura todos os filtros aos valores padrão (por exemplo, remove série e status selecionados e limpa período). Disponibilidade: habilitado somente se há filtros aplicados (empresa ou série selecionada, etc.). Use-o para reiniciar a busca desde o início.

• Botão Nova Inutilização: (localizado no canto superior direito da barra de filtros) inicia o cadastramento de uma nova inutilização de NF-e. Impacto: ao clicar, abre a tela (ou modal) de cadastro para inserir os dados do novo intervalo a inutilizar (descrita na próxima seção). Observações: Este botão só estará visível para usuários com permissão de edição nesse módulo.

• Listagem de inutilizações: Abaixo dos filtros, a grade exibe os registros de inutilização já cadastrados que atendem aos critérios filtrados. As colunas apresentadas e suas funcionalidades são:

• Empresa: identifica a empresa à qual pertence a inutilização. Exibe uma sigla ou nome abreviado da empresa. Ao passar o cursor, é possível ver detalhes como razão social e CNPJ em um tooltip.

• Série: a série da nota fiscal cujo número foi inutilizado. Se a inutilização abrange mais de uma série (caso não seja comum, seria exibido múltiplo ou lista). Normalmente, mostra o número da série selecionada ou “Não cadastrado” se não houver informação – este último caso não ocorre em inutilizações válidas, já que a série é obrigatória no cadastro.

• Data: a data em que a inutilização foi cadastrada no sistema. Indica quando o usuário registrou aquele pedido de inutilização.

• Número Inicial: o primeiro número da faixa inutilizada. Se preenchido, aparece em destaque; caso não haja (inutilização sem número inicial, o que não ocorre pois é obrigatório), seria indicado como “Não cadastrado”.

• Número Final: o último número da faixa inutilizada. Se igual ao inicial, significa inutilização de um único número. Também exibido em destaque quando informado.

• Status: o estado atual da inutilização, indicado por um rótulo colorido: por exemplo, Pendente (etiqueta cinza), Aprovado ou Autorizada (etiqueta verde), Negada (etiqueta vermelha). O status reflete o retorno da SEFAZ quanto à solicitação (detalhado na seção de Status mais adiante).

• Motivo Status: a mensagem de detalhe do status fornecida pela SEFAZ. Por exemplo, em caso de rejeição, aqui aparece o motivo da rejeição; em caso de sucesso, pode mostrar uma descrição genérica de aprovação. O texto completo pode ser maior que o exibido – o sistema mostra um resumo de até ~40 caracteres, com a visualização completa via tooltip se muito longo.

• Protocolo Autorização: o número de protocolo retornado pela SEFAZ quando a inutilização é aceita. Este protocolo comprova a efetivação da inutilização. Se o status ainda for Pendente ou Negada, este campo fica em branco (ou “Não cadastrado”). Quando preenchido, indica que a SEFAZ registrou a inutilização sob aquele código de protocolo.

• Ações: na última coluna, há botões de ação para cada registro: Visualizar (ícone de olho) permite abrir os detalhes completos da inutilização selecionada. Regras de uso: Apenas consulta (read-only) – para editar inutilizações não há botão separado, pois geralmente não se editam pedidos de inutilização após enviados. Observações: Você também pode duplo-clique sobre uma linha da grade para visualizar os detalhes da inutilização. Na visualização, os campos são exibidos conforme registrados e é possível atualizar o status manualmente (ver próximo item).

• Botão Atualizar Status: Fica fixo em uma barra no rodapé da tela de pesquisa (visível ao rolar a listagem). Este botão permite consultar novamente a SEFAZ para atualizar o status de uma ou mais inutilizações selecionadas.

Regras de uso: Selecione um ou mais registros na grade (marcando a caixa ao lado esquerdo de cada linha) e clique em Atualizar Status. O sistema então enviará uma consulta para cada item selecionado, obtendo o status atualizado de cada inutilização. 

Impacto: útil quando há inutilizações em status Pendente (aguardando resposta); após algum tempo, o usuário pode usar este recurso para verificar se já foram Aprovadas/Autorizadas ou Negadas, sem precisar abrir registro por registro. Observações: Caso nenhum item esteja selecionado ao clicar, o sistema exibirá uma mensagem orientando a selecionar ao menos um. É necessário permissão de edição para usar esta função (se o usuário tiver apenas permissão de visualização, o botão não estará disponível).

Legenda: ✅ Campo obrigatório · ⚠️ Campo opcional ou de uso específico

3) Tela de Cadastro — Nova Inutilização de NF-e

Ao clicar em Nova Inutilização, abre-se a tela (ou janela modal) de cadastro, onde serão informados os dados do intervalo de notas fiscais a inutilizar. A figura abaixo destaca a seção de formulários Dados da Inutilização, enumerando cada campo para referência na explicação:

Imagem da tela de Cadastro de Inutilização 

3.1 Campos e regras de preenchimento (Inutilização de NF-e)

Abaixo, cada campo do formulário de inutilização é descrito com suas regras de uso, impacto em outras partes do sistema e observações importantes para o usuário:

• Empresa: ✅ Regras de preenchimento: Campo obrigatório. Indica a empresa responsável pela numeração de NF-e que será inutilizada. Se você possui uma única empresa, ela já virá selecionada por padrão e o campo ficará desabilitado (não editável); caso tenha múltiplas empresas no sistema, selecione a empresa correta no dropdown. Após salvar a inutilização, não é possível alterar a empresa vinculada.
  Impacto em outros módulos: A empresa define o contexto fiscal (certificado digital, série, numeração) utilizado na comunicação com a SEFAZ. Somente usuários com acesso à empresa selecionada conseguirão visualizar posteriormente este registro. Além disso, ao emitir uma NF-e nova, o sistema considera as inutilizações daquela empresa para não reutilizar números informados aqui.
  Observações: Verifique se está na empresa correta antes de prosseguir. Ao alterar a empresa selecionada durante o preenchimento, o campo Série será limpo e recarregado para apresentar as séries válidas da nova empresa.

• Série: ✅ Regras de preenchimento: Campo obrigatório. Informe a série da Nota Fiscal Eletrônica cujos números serão inutilizados. Escolha uma série na lista disponibilizada (apenas séries cadastradas para a empresa escolhida aparecem). Se a empresa opera com uma única série de NF-e, esta poderá já vir selecionada automaticamente.
  Impacto em outros módulos: A série, junto com o número, identifica univocamente uma NF-e dentro de uma empresa. Ao inutilizar uma faixa em determinada série, o sistema reconhecerá que aqueles números não estão disponíveis para emissão nessa série. Em relatórios e no próprio módulo de emissão de NF-e, as notas dentro do intervalo inutilizado não poderão ser usadas.
  Observações: Caso não encontre a série desejada, certifique-se de que ela esteja cadastrada corretamente no sistema (geralmente no cadastro de Configurações de Nota Fiscal da empresa). O campo Série fica desabilitado enquanto a empresa não for selecionada.

• Número Inicial: ✅ Regras de preenchimento: Campo obrigatório. Indique o primeiro número da faixa de notas fiscais a ser inutilizada. Deve ser um número inteiro não negativo. É permitido inutilizar desde o número 1 em diante, conforme a necessidade. Este valor também não pode exceder o Número Final (veja próxima descrição).
  Impacto em outros módulos: Representa o início do intervalo inutilizado. Ao emitir notas, se o próximo número sequencial da série for igual a este número inicial, o sistema entenderá que essa numeração foi inutilizada (após autorização da SEFAZ) e pulará para o número seguinte automaticamente, evitando conflitos.
  Observações: Se deseja inutilizar apenas um único número de NF-e (e não uma faixa), informe o mesmo valor no Número Inicial e Número Final. Exemplo: Número Inicial = 57 e Número Final = 57 inutiliza apenas a NF-e nº57 da série selecionada.

• Número Final: ✅ Regras de preenchimento: Campo obrigatório. Indique o último número da faixa a inutilizar. Deve ser um inteiro ≥ ao Número Inicial. Se estiver inutilizando um único número, repita aqui o valor do inicial. Caso contrário, esse número define o fim do intervalo (inclusive). O sistema não permite deixar em branco e exige que seja maior ou igual ao inicial – caso contrário, não será possível salvar.
  Impacto em outros módulos: Representa o término do intervalo inutilizado. Notas com numeração entre o número inicial e final (inclusive) não poderão ser emitidas, pois estarão reservadas como inutilizadas no controle fiscal. O módulo de emissão de NF-e ao sequenciar a numeração irá saltar todos os números nessa faixa.
  Observações: Use este campo para inutilizar múltiplos números contíguos de uma vez. Por exemplo, se por algum motivo as NF-es 10 a 15 da série X não foram emitidas e não serão mais utilizadas, preencha Número Inicial = 10 e Número Final = 15. Isso gera apenas um único protocolo de inutilização cobrindo todos esses números. Não é necessário cadastrar uma inutilização para cada número individualmente dentro da faixa.

• Justificativa: ⚠️ Regras de preenchimento: Campo obrigatório conforme legislação SEFAZ. Deve ser um texto explicando o motivo pelo qual os números não serão utilizados, com mínimo de 15 caracteres e no máximo 1000 caracteres. O BomControle permite até 1000 caracteres e exibirá uma contagem regressiva/restante enquanto você digita (indicativo “bc-count-characters”).
  Impacto em outros módulos: A justificativa em si não afeta outros módulos internamente, mas é um dado essencial para a comunicação com a SEFAZ. Ela será enviada no pedido de inutilização e constará no registro oficial. Em caso de Negativa pela SEFAZ, muitas vezes o motivo da recusa pode estar relacionado a problemas na justificativa (ex.: muito curta ou não esclarecedora).

Observações: Escreva de forma clara o porquê aqueles números não serão aproveitados – por exemplo: “NF-e número 57 cancelada antes de emissão; inutilização para manter sequência”, ou “Sequência 100–120 não utilizada por falha no sistema de emissão, comunicada para conformidade fiscal”. A SEFAZ exige justificativas plausíveis e com um tamanho mínimo (normalmente ao menos 15 caracteres); caso a justificativa seja muito breve, a requisição de inutilização pode ser rejeitada com mensagem de erro.

• Enviar: (botão de ação) após preencher todos os campos acima, clique em Enviar para registrar a inutilização. Regras de preenchimento: O botão ficará habilitado somente quando todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos corretamente. 

Impacto: Ao acionar, o sistema salva os dados informados e envia a solicitação de inutilização para a SEFAZ através do webservice ou provedor configurado (isso pode ocorrer em tempo real ou alguns minutos depois, dependendo do provedor). O registro então aparecerá na listagem com status Pendente inicialmente (até a resposta da SEFAZ ser obtida).

Observações: Uma vez enviada a inutilização, não há edição dos dados – eventuais correções exigem cadastrar uma nova inutilização (caso tenha errado a faixa, por exemplo) e aquela enviada equivocadamente ficará registrada (podendo ser negada pela SEFAZ). Confirme sempre os números e a justificativa antes de enviar. Caso ocorra algum erro imediato no envio (por exemplo, problemas de conexão ou validação básica), o sistema exibirá uma mensagem de erro e não concluirá o cadastro até correção.

• Cancelar: (botão de ação) disponível no modal de cadastro (ou formulário) para fechar a tela sem salvar. Regras de uso: Fecha a janela de nova inutilização descartando quaisquer informações preenchidas não enviadas. Observações: Utilize quando desistir de cadastrar a inutilização naquele momento ou quiser recomeçar o preenchimento. Nenhum dado será salvo se você cancelar antes de enviar.

No modo de Visualização de uma inutilização existente, os campos acima aparecem apenas para consulta, desabilitados. Nessa situação, a tela exibe também, no topo, um resumo do Status, Motivo e Protocolo da inutilização conforme retornado pela SEFAZ. O botão Enviar permanecerá visível porém inativo (desabilitado), e em seu lugar o usuário pode usar o botão Atualizar Status para forçar a consulta desse único registro novamente. Caso o usuário tenha permissão, ele poderá clicar em Atualizar Status dentro da visualização para atualizar a situação junto à SEFAZ.

Imagem da Visualização da Inutilização

4) Status da Inutilização de NF-e

Uma vez enviada a solicitação de inutilização, o registro passa por diferentes status até sua conclusão. É importante entender o significado de cada status exibido, pois isso indica ao usuário a situação da numeração perante a SEFAZ:

• Pendente: A inutilização foi cadastrada no BomControle e aguarda processamento/envio ou resposta da SEFAZ. Enquanto em pendência, significa que o sistema ainda não confirmou se a faixa numérica foi de fato inutilizada no órgão fiscal. Esse status é comum logo após clicar “Enviar”. Ação recomendada: Aguardar alguns instantes e então usar a função Atualizar Status (na listagem ou na visualização) para obter o resultado. Enquanto estiver pendente, evite emitir qualquer NF-e nos números dessa faixa.

• Aprovado: A solicitação de inutilização foi aprovada pela SEFAZ. Este status indica que a SEFAZ deferiu (aceitou) o pedido e registrou aqueles números como inutilizados. Na prática, “Aprovado” tem o mesmo efeito de sucesso que “Autorizada” – a diferença está apenas na terminologia. Em alguns casos, o sistema pode apresentar “Aprovado” quando a resposta do ambiente de homologação (ambiente de teste) é positiva. O que significa para o usuário: Os números informados estão oficialmente inutilizados e não devem mais ser usados em notas fiscais. O campo Protocolo estará preenchido com o número de protocolo de confirmação.

• Autorizada: Equivale a “Aprovado”, indicando que a inutilização foi autorizada/confirmada pela SEFAZ. O sistema utiliza o status Autorizada geralmente para respostas de sucesso do ambiente de produção (ou conforme o provedor de NF-e utilizado). Do ponto de vista do usuário, tanto Autorizada quanto Aprovado significam que a inutilização foi aceita. Observação: Independente do termo exibido, o importante é que a etiqueta esteja verde e o protocolo gerado – isso confirma a inutilização.

• Negada: A SEFAZ negou o pedido de inutilização. Isso pode ocorrer por diversos motivos, tais como: faixa numérica inválida ou já utilizada, justificativa muito curta ou inadequada, período fiscal encerrado (ex.: tentando inutilizar numeração de um ano já fechado sem permissão) etc. Quando Negada, o sistema exibe em Motivo Status a mensagem de erro detalhada retornada. O que fazer: Nenhum protocolo é gerado nesse caso. O usuário deve ler o motivo da rejeição e, se possível corrigi-lo (ex.: corrigir justificativa ou faixa) e então cadastrar uma nova inutilização corretamente. Notas cuja inutilização foi negada permanecem não registradas como inutilizadas – ou seja, se for necessário inutilizá-las, ainda há a pendência de enviar um novo pedido válido.

Observação: Os status Aprovado e Autorizada têm, na prática, o mesmo efeito (sucesso na inutilização). O uso de um termo ou outro decorre das nomenclaturas fornecidas pelos webservices/provedores de NFe e do ambiente (homologação vs. produção). O usuário não precisa se preocupar em distinguir ações diferentes entre eles – ambos indicam que a numeração não poderá mais ser usada, pois já consta como inutilizada junto ao SEFAZ.

5) Relação com outros módulos e considerações gerais

- Emissão de NF-e: após uma inutilização ser aprovada/autorizada, qualquer tentativa de emitir uma NF-e utilizando número, série, empresa e ano correspondentes àquele intervalo será impedida pelo sistema (e pelo SEFAZ). O BomControle, ao gerar uma nova nota fiscal, normalmente já pula para o próximo número válido. Portanto, cadastre inutilizações sempre que identificar saltos ou números não emitidos, para manter a sequência fiscal regularizada.

- Consultas e relatórios fiscais: as inutilizações de NF-e registradas podem ser incluídas em relatórios ou exportações fiscais (SPED, livros fiscais, etc.) conforme necessário pela legislação. Por exemplo, no SPED Fiscal (Registro 2505) geralmente devem constar as inutilizações de números de NF-e. O cadastro no BomControle facilita recuperar essas informações.

- Diferença entre Inutilização e Cancelamento: vale destacar que inutilizar numeração não é o mesmo que cancelar uma NF-e. A inutilização se aplica a números que nunca chegaram a gerar uma NF-e autorizada, enquanto o cancelamento se refere a uma NF-e que foi emitida (autorizada) e posteriormente cancelada por algum motivo. Ou seja, se você emitiu a nota e obteve autorização, mas depois precisou cancelá-la, aquele número continua existindo (com situação “Cancelada”) e não deve ser inutilizado. Já a inutilização cobre lacunas de numeração não utilizadas dentro de uma sequência.

- Prazo para inutilização: segundo a legislação, a inutilização de números de NF-e só pode ser feita até o 10º dia do mês subsequente ao mês de ocorrência. Exemplo: se deixou de usar uma numeração em março, você tem até 10 de abril para inutilizá-la. O BomControle não implementa bloqueio automático após esse prazo, mas a SEFAZ retornará Negado se o prazo estiver expirado. Fique atento aos prazos legais para evitar recusas.

- Permissões de usuário: apenas usuários com permissão de Editar no módulo Vendas/Dia a dia – Inutilização de NF-e podem cadastrar novas inutilizações ou atualizar status. Usuários com permissão apenas de Visualizar conseguem acessar a listagem e ver detalhes, mas não enviar novos registros nem consultar status manualmente. Configure as permissões na gestão de usuários conforme a responsabilidade de cada um.

- Auditoria: cada inutilização cadastrada fica armazenada com referência do usuário que a incluiu e data/hora. Essas informações auxiliam na auditoria interna, caso seja necessário verificar quem realizou determinada inutilização. Sempre use seu usuário pessoal para essas operações e jamais compartilhe senhas, garantindo a rastreabilidade das ações no sistema.