Templates

O cadastro Template refere-se aos modelos de e-mail utilizados pelo sistema para se comunicar com clientes em diversas situações, como envio de orçamentos, confirmações de pedidos, notas fiscais e ordens de serviço. Em vez de usar textos fixos, o BomControle permite que você personalize o assunto e o corpo dessas mensagens, inserindo o conteúdo que preferir e incluindo variáveis que serão substituídas por dados reais (nome do cliente, valores, datas, links etc.) no momento do envio. Nesta seção, você configura os templates de e-mail padrões para cada tipo de comunicação.

1. Acessando o cadastro

Para configurar os templates de e-mail: no menu superior, clique em Vendas > Avançado > Template. A tela exibida apresentará uma lista das categorias de e-mail que podem ser personalizadas. Cada categoria (por exemplo, Envio de Orçamento ao cliente) vem acompanhada de um botão Editar Template. Alternativamente, as mesmas opções de template estão acessíveis através da tela de Configurações Gerais do módulo, na seção Templates, listadas uma abaixo da outra. De qualquer modo, você chegará aos botões de edição dos modelos de e-mail. A seguir, considere a interface de configuração de templates.

2. Visão geral dos campos

A figura abaixo mostra a seção de Templates de E-mail com as opções disponíveis e seus botões de edição correspondentes:

Imagem da tela de Templates de E-mail

Diagrama dos campos: Cada linha representa um tipo de e-mail gerado pelo sistema. Os números destacam o nome da categoria e o botão para editar o modelo daquela categoria. A seguir, o resumo de cada item:

3. Resumo dos campos

• Envio de Orçamento – Editar Template: corresponde ao e-mail de apresentação de Orçamento/Proposta Comercial enviado aos clientes. O botão Editar Template abre a edição do modelo de e-mail para essa finalidade.

• Envio de Venda – Editar Template: refere-se ao e-mail de confirmação de Pedido de Venda (ou Orçamento aprovado) enviado ao cliente. Possui seu próprio botão de Editar Template.

• Envio de Nota Fiscal – Editar Template: modelo de e-mail ao enviar uma Nota Fiscal eletrônica (NF-e) ou resumo da fatura para o cliente. Editável via botão.

• Envio de Ordem de Serviço – Editar Template: modelo de e-mail usado ao enviar uma Ordem de Serviço ou confirmação de atendimento ao cliente. Editável via botão.

(Obs.: Caso existam outros tipos de comunicação por e-mail no sistema, eles seriam listados aqui também, cada um com seu botão. Os quatro acima são os principais no módulo Vendas.)

Não há outros campos listados diretamente – cada item é uma função de editar um template específico.

4. Descrição detalhada dos templates e impactos

Para cada tipo de e-mail mencionado, você pode personalizar dois elementos principais: o Assunto (título/matéria do e-mail) e o Conteúdo/Corpo do e-mail. A seguir detalhamos cada template:

Imagem da tela de Edição de Template

• Envio de Orçamento: Este é o e-mail enviado ao cliente quando você opta por enviar um orçamento/proposta comercial direto pelo BomControle (a partir da tela de Orçamento, “Enviar por e-mail”). Por padrão, o sistema traz um texto genérico, mas através do botão Editar Template você pode ajustá-lo. Ao clicar em Editar Template nesta linha, abrirá uma janela de edição do modelo de e-mail para Orçamentos. Nesta janela, você encontrará:

• Um campo Assunto: geralmente preenchido com algo como “Orçamento #[Número] - [Nome da sua empresa]” por padrão. Você pode alterar para a linguagem que preferir. Regras: trate de incluir no assunto informações identificadoras importantes; você pode usar variáveis como o número do orçamento ou o nome do cliente. Exemplo de assunto personalizado: “Proposta Comercial #[NUMERO_ORCAMENTO] – Detalhes para [NOME_CLIENTE]”. Há um limite de caracteres (geralmente até 300) – não exceda para não ser cortado em clientes de e-mail.

• Um campo Conteúdo com um editor de texto rico (HTML): aqui você escreve o corpo do e-mail. Pode formatar texto (negrito, itálico, cores), inserir imagens (como o logotipo da empresa) e, crucialmente, usar variáveis dinâmicas. Variáveis são inseridas via menu ou manualmente entre chaves duplas, por exemplo {{NOME_CLIENTE}}, {{VALOR_TOTAL}}, {{DATA_VALIDADE}} etc., que o sistema substitui pelos dados reais do orçamento quando enviar. No editor, há geralmente um menu de “Campos Personalizados” ou “Variáveis” – ao clicar, ele oferece opções agrupadas (Empresa, Vendedor, Oportunidade, Lead, etc. dependendo do contexto). Por exemplo, em Orçamento, opções comuns são Nome do Cliente, Razão Social do Cliente, Valor Total, Validade da Proposta, Itens do Orçamento, entre outras.

• Visualizar/Prévia: a janela de edição mostra um botão ou painel de Visualizar (preview) onde, conforme você edita o conteúdo, pode ver uma simulação de como ficará o e-mail (as variáveis podem aparecer ainda como placeholders ou valores fictícios na prévia).

• Regras de preenchimento: O Assunto é obrigatório (não deixe em branco) – um e-mail sem assunto pode ser considerado spam ou passar despercebido. O Conteúdo também é obrigatório – se estiver vazio, o cliente receberia um e-mail sem corpo, então não é permitido salvar sem conteúdo. Insira um texto claro. Utilize cumprimento inicial (Ex.: “Prezado [Nome], segue em anexo a proposta...”) e finalize com assinatura ou contatos. Você pode incluir imagens ou logotipo via editor, mas lembre de hospedar imagens em local acessível ou incorporá-las (o sistema pode incorporá-las como parte do e-mail).

• Impacto: Uma vez salvo o template de Orçamento, todos os próximos e-mails de orçamento enviados pelo sistema usarão esse modelo. Ou seja, se antes o texto era padrão e você personalizou para incluir, digamos, uma saudação e condições de pagamento, a partir de agora todos os clientes que receberem orçamentos verão esse texto personalizado. Isso profissionaliza a comunicação e alinha ao tom da sua empresa. As variáveis garantirão que cada e-mail continue específico: o sistema preenche os dados do orçamento correspondente. Importante: se você inserir variáveis incorretamente (por exemplo, errar o nome ou a sintaxe), elas podem não ser substituídas e aparecer exatamente como {{TEXTO_ERRADO}} no e-mail enviado – portanto, use sempre as opções fornecidas no menu de variáveis para evitar erros. Teste o envio de um orçamento para você mesmo após editar o template, verificando se tudo ficou correto.

• Envio de Venda: Refere-se ao e-mail enviado em casos de confirmação de pedido/venda. Isso pode ocorrer quando um orçamento é marcado como Aprovado/Vendido e o sistema envia uma confirmação ao cliente, ou no contexto de uma Venda Direta cadastrada e enviada. A configuração via Editar Template é semelhante à do Orçamento:

• Assunto: personalize algo como “Confirmação do Pedido #[NUMERO_VENDA]” ou “Detalhes da sua Compra – [NOME_EMPRESA]”. Pense que este é o e-mail que o cliente recebe para saber que o pedido dele foi registrado.

• Conteúdo: utilize o editor para escrever uma mensagem de agradecimento pela compra, resumo do pedido, próximos passos etc. Insira variáveis pertinentes: número do pedido, lista de produtos comprados, valor pago, prazo de entrega previsto, por exemplo. O BomControle fornece variáveis para itens do pedido, nome do cliente, endereço de entrega (se aplicável), link de acompanhamento (se houver integração com tracking, por exemplo), entre outros.

• Impacto: com um template bem elaborado, seu cliente terá um e-mail completo confirmando a venda. Por exemplo: “Olá {{NOME_CLIENTE}}, agradecemos seu pedido número {{NUMERO_VENDA}} realizado em {{DATA_VENDA}}. Em anexo, segue o detalhamento da compra. Qualquer dúvida, contate-nos...”. Esse e-mail sairá automaticamente quando aplicável, reforçando profissionalismo. Dica: inclua informações de contato do pós-venda ou do vendedor responsável no corpo ou assinatura (você pode criar variáveis para contato do vendedor, como telefone ou e-mail do responsável, se o sistema oferecer). Assim, o cliente sabe com quem falar.

• Lembre de salvar após editar. E, novamente, teste enviando um pedido de teste para seu e-mail para verificar a formatação.

• Envio de Nota Fiscal: Sempre que uma Nota Fiscal eletrônica é emitida no módulo Financeiro (ou Vendas integrado ao Financeiro) e você opta por enviar ao cliente por e-mail, este é o template utilizado. Também pode ser usado para envio de NFS-e de serviço, dependendo da integração. Configuração:

• Assunto: convém incluir o número da nota ou referência. Exemplo: “NF-e #[NUMERO_NOTA] - [NOME_EMPRESA]” ou “Nota Fiscal referente ao seu pedido #[NUMERO_PEDIDO]”. Assim o cliente identifica facilmente do que se trata.

• Conteúdo: normalmente, esse e-mail é curto e objetivo, pois o PDF/XML da nota fiscal segue em anexo. Você pode, por exemplo, escrever: “Prezado {{NOME_CLIENTE}}, em anexo enviamos a Nota Fiscal Eletrônica número {{NUMERO_NOTA}} referente à sua compra. Qualquer dúvida, estamos à disposição.”. As variáveis úteis podem ser número da nota, data da emissão, valor da nota, além de dados da sua empresa (Razão social, CNPJ – para o cliente conferir).

• Impacto: um template de NF personalizado evita que o e-mail pareça impessoal. Como envolve documento fiscal, mantenha um tom formal e inclua as identificações obrigatórias. O cliente, ao receber, terá confiança de que é legítimo (especialmente se o e-mail vier sempre do mesmo remetente configurado nas Caixas de E-mail, e conter dados coerentes). Observação: O sistema provavelmente já anexa automaticamente o XML e/ou PDF da NF. No template, você pode mencionar “segue em anexo...” para deixar claro. Não é necessário colar todos os dados fiscais no corpo, já que estarão no PDF anexo, mas destacar os principais (valor, nota, pedido) ajuda na referência rápida.

• Teste: se possível, emita uma NF-e de teste (ou anule depois) para ver como o e-mail chega, se o PDF vai em anexo corretamente e se o texto ficou bom.

• Envio de Ordem de Serviço: Este template é usado quando você envia uma Ordem de Serviço (no contexto de ServiceDesk ou módulo de serviços) para o cliente – por exemplo, uma OS concluída, ou um chamado atendido, ou uma OS preventiva agendada. Configuração:

• Assunto: identifique a OS. Ex: “Ordem de Serviço #[CODIGO_OS] - Status Atualizado” ou “Comprovante de Serviço – OS {{CODIGO_OS}}”, conforme o momento.

• Conteúdo: se for envio inicial da OS para o técnico/cliente assinar, ou envio do protocolo de atendimento, adeque a mensagem. Por exemplo: “Olá {{NOME_CLIENTE}}, informamos que a Ordem de Serviço nº {{CODIGO_OS}} referente ao seu chamado {{TITULO_CHAMADO}} foi aberta. Em anexo, detalhes do atendimento. Estimativa de conclusão: ...”. Ou, em caso de conclusão: “Prezado {{NOME_CLIENTE}}, o serviço relativo à OS {{CODIGO_OS}} foi concluído. Segue relatório anexo...”. As variáveis podem incluir descrição do serviço, datas agendadas, técnico responsável, etc., conforme disponíveis.

• Impacto: uma comunicação eficiente nas OS aumenta a transparência com o cliente. Eles saberão exatamente o que foi feito ou o que será feito, reforçando confiança. Ajuste o template ao fluxo de trabalho real da sua empresa: por exemplo, se vocês sempre enviam a OS para aprovação do cliente antes de executar, o template pode ser direcionado a isso (“Por favor, revise e aprove esta OS para darmos prosseguimento”). Se for apenas informativo pós-serviço, foco nos resultados.

• Teste: crie uma OS de exemplo e utilize a função de enviar e-mail para ver se o template está claro e se as variáveis preencheram corretamente (por exemplo, nome do técnico, se usado, aparece de forma correta?).

Campos e formatação geral dos Templates: O editor permite inserir assinatura personalizada também. Por padrão, o BomControle pode incluir a assinatura padrão da empresa ou do usuário remetente no rodapé (configurável no perfil do usuário, por exemplo). Verifique se há essa funcionalidade: alguns módulos têm um “Editar Assinatura” separado. No template em si, você pode também simplesmente digitar sua assinatura (por ex: “Atenciosamente, <br> Nome da Empresa <br> Telefone | Site”). Isso pode ser repetitivo se mudar de usuário, mas garante que todo e-mail tenha um fechamento profissional.

Regras adicionais: Ao editar um template e salvar, o sistema armazena o conteúdo personalizado. Se desejar reverter ao padrão original, pode ser necessário limpar manualmente ou clicar em algum botão de “Restaurar padrão” se houver. Lembre-se que certos campos, como o nome do cliente ou valores monetários, precisam vir exatamente nas variáveis fornecidas – mantenha a sintaxe {{VARIAVEL}} intacta, incluindo as chaves duplas e uso de maiúsculas conforme padrão, pois é sensível.

Impacto geral nos módulos: Os templates afetam somente os e-mails enviados pelo sistema automaticamente ou via botões de envio. Não alteram, por exemplo, relatórios impressos (esses têm layouts próprios). Mas indiretamente ajudam na satisfação do cliente e na imagem da empresa. Para que o envio ocorra, deve haver a configuração de e-mail correta (vide Caixas de E-mail). Certifique-se de que o remetente configurado lá é adequado, pois ele será usado no envio desses templates. Um bom remetente + um bom template = comunicação efetiva.