Configurações Gerais

O cadastro Configurações Gerais reúne ajustes e preferências globais do módulo (como Vendas) que impactam o funcionamento de certos recursos padrão, incluindo numerações automáticas e definições padrão de tabelas de preço. Aqui, o administrador pode configurar, por exemplo, a forma de numeração de documentos (ordens de serviço, orçamentos) e selecionar qual tabela de preços será considerada padrão nas vendas.

1. Acessando o cadastro

Para acessar Configurações Gerais: no menu superior, clique em Vendas e em seguida Avançado, depois escolha Configurações Gerais. (De modo análogo, existem Configurações Gerais no módulo Financeiro, porém com opções específicas daquele módulo. Nesta seção, focamos nas configurações do módulo de Vendas/CRM.) 

Ao entrar, será exibida uma tela com seções de configurações. Entre elas, destacam-se a seção de Numeração e a seção de Tabelas de Preço, além de outras como Templates (já abordada separadamente).

2. Visão geral dos campos

A figura abaixo ilustra a seção de Configuração de Numeração e a seção de Tabelas de Preço dentro da tela de Configurações Gerais. Os números destacam cada campo ou elemento configurável:

Imagem da tela de Configurações Gerais

Em Configurações Gerais, as opções podem estar agrupadas por assunto. No caso mostrado, temos a configuração de Numeração de Ordem de Serviço e logo abaixo a lista de Tabelas de Preço cadastradas. A seguir explicamos cada elemento.

3. Resumo dos campos

• Numeração (Ordem de Serviço): campo numérico onde se define o próximo número a ser utilizado para identificar Ordens de Serviço geradas no sistema.

• Tooltip de Numeração: ícone de ajuda ao lado do campo Numeração, explicando do que se trata (por exemplo, “Numeração da Ordem de Serviço”).

• Grade de Tabelas de Preço: tabela listando as tabelas de preço existentes no sistema. Para cada linha geralmente mostra o nome da tabela de preço cadastrada.

• Seleção de Tabela Padrão: em cada linha da grade de tabelas de preço, há uma opção (por exemplo, um botão de rádio ou checkbox) para marcar qual tabela de preço é a padrão do sistema.

• Salvar (Configurações Gerais): botão (fora do diagrama numerado) normalmente localizado no rodapé da tela, que aplica e salva todas as alterações feitas nas Configurações Gerais.

4. Descrição detalhada dos campos e impactos

Imagem da numeração da ordem de serviço

• Numeração (Ordem de Serviço): este campo determina o número inicial ou próximo número a ser utilizado ao gerar novas Ordens de Serviço. 

Regras: aceita apenas números inteiros positivos. Por padrão, se nunca configurado, o sistema pode começar a numeração em 1 ou no número seguinte ao último existente. O administrador pode definir um valor específico – geralmente usado quando se está migrando de outro sistema e deseja continuar a sequência de OS. Por exemplo, se sua última OS no sistema antigo era a 125, você pode colocar 126 neste campo antes de começar a usar o módulo, assim a primeira OS no BomControle virá numerada como 126, mantendo a continuidade. Uma vez definida a numeração e começado a emitir OS, evite retroceder ou repetir números. 

Impacto: cada vez que você cadastra uma nova Ordem de Serviço, o sistema atribui automaticamente um código/número sequencial. Esse código aparece em impressões, relatórios e na identificação da OS. Ao alterar este parâmetro:

• Se você inserir um valor maior do que o último já usado, o sistema saltará para esse número na próxima OS (podendo deixar um gap nos números anteriores, isso não é problemático do ponto de vista funcional, mas atente para não pular acidentalmente muitos números).

• Se inserir um valor menor ou igual ao já utilizado, o sistema pode não permitir salvar (para evitar duplicação) ou, caso permita, poderá causar sobreposição de numeração – o que não é recomendado. Em geral, defina esse campo apenas uma vez, no início do uso, ou aumente caso haja um motivo (por exemplo, emitir alguns números manualmente fora do sistema e depois ajustar).

• Uso no Financeiro: se o módulo Financeiro também tiver campo de Numeração (por exemplo, para faturas, títulos etc.), configure-os separadamente conforme necessidade, pois cada contexto possui sua sequência.

• Tooltip: ao passar o cursor sobre o ícone de interrogação ao lado do rótulo, você verá uma explicação rápida (“Numeração da Ordem de Serviço”). Isso serve para esclarecer que este campo corresponde à OS. Em alguns sistemas, diferentes documentos têm numerações diferentes (por exemplo, Pedidos de Venda poderiam ter outro campo de numeração se aplicável – no BomControle, orçamentos e vendas geralmente seguem outra lógica ou utilizam a própria ID).

• Depois de ajustar a numeração, clique em Salvar na barra de ações para efetivar. Alterações nesse campo só surtem efeito para documentos gerados após o salvamento.

Imagem da lista de tabela de preço

• Tabelas de Preço (lista): esta grade lista todas as tabelas de preço cadastradas no sistema. Tabelas de preço são conjuntos de preços alternativos que você pode usar para vendas – por exemplo, preço de varejo, preço de atacado, tabela promocional etc. No BomControle, as tabelas de preço são normalmente cadastradas em outro local (geralmente em Cadastros > Produtos/Serviços > Tabelas de Preço). Aqui, em Configurações Gerais, usamos essa lista para escolher qual é a padrão. 

Regras: a lista exibirá o nome identificador de cada tabela. Ao lado do nome, há uma opção de seleção para marcar a tabela padrão:

• O objetivo é selecionar uma única tabela de preço como tabela de preço padrão do módulo de Vendas para Produto e para Serviço. 

Impacto: a tabela de preço padrão é aquela que o sistema aplicará automaticamente em contextos de venda/orçamento quando nada for especificado. Por exemplo:

• Ao criar um Orçamento novo para um cliente, se você não escolher manualmente uma tabela de preço durante a inclusão de itens, o sistema usará os preços da tabela padrão definida aqui.

• Nas telas de pedido de venda, a tabela padrão é sugerida inicialmente (e o usuário poderia trocar, se tiver permissão, para outra tabela).

• Relatórios ou análises que dependem de preços padrão consideram esta tabela como base.

• Alterar a tabela padrão: é possível a qualquer momento selecionar outra e salvar. Tenha em mente que isso não altera retroativamente nenhum preço já aplicado em orçamentos ou pedidos existentes; apenas novas operações passarão a usar a nova tabela padrão. Portanto, geralmente se define isso no início do uso do sistema. Mudanças posteriores podem refletir mudanças de política de preços (por ex., decidiu-se que a tabela “Promocional Q1” vira a padrão do mês). Apenas informe sua equipe para evitar confusão (“os preços agora estão vindo da tabela X”).

• Cadastro e edição das tabelas: não se faz nesta tela – aqui apenas selecionamos. Se precisar criar novas tabelas de preço ou alterar valores delas, vá ao menu específico de Tabelas de Preço no sistema (fora das Configurações Gerais). Somente depois de criadas elas aparecerão na lista aqui para eventual seleção.

• Salvar Configurações Gerais: após ajustar os campos acima – por exemplo, definir numeração e escolher tabela padrão – clique no botão Salvar (geralmente fixo no rodapé da tela). Regras: o sistema pode pedir confirmação caso alguma configuração sensível tenha mudado ou pode simplesmente salvar silenciosamente e mostrar uma notificação de sucesso (“Configurações salvas com sucesso”). As configurações entram em vigor imediatamente. 

Impacto:

• A próxima Ordem de Serviço criada já usará a numeração definida.

• A próxima tela de orçamento/pedido já trará como padrão a tabela de preço selecionada.

• Essas configurações persistem até nova alteração. Elas são específicas do módulo (as Configurações Gerais de Vendas não interferem nas do Financeiro e vice-versa, exceto onde o sistema integre funcionalidades).

• Caso seu usuário não tenha permissão de editar configurações, os campos poderão aparecer desabilitados. Somente usuários administradores ou com perfil configurado podem alterar. Se algum campo estiver cinza e não editável, consulte a administração de permissões.

Conclusão

Em suma, as Configurações Gerais permitem alinhar o funcionamento do sistema com as regras da sua empresa. A numeração adequada evita conflitos e mantém a continuidade documental; a seleção correta da tabela de preço padrão garante que os preços utilizados nas vendas correspondam à política comercial desejada. Sempre revise essas configurações ao iniciar o uso do sistema ou ao ocorrerem mudanças organizacionais (como virada de ano com reinício de numeração, ou adoção de uma nova tabela de preços principal).