Configurações Gerais

1. Acessando a tela de Configurações Gerais

Para acessar a tela, entre no sistema BomControle com um usuário que possua permissão no módulo de Estoque. Em seguida, siga os passos abaixo:

• No menu superior, acesse Estoque → Avançado → Configurações Gerais. A tela de será aberta, permitindo consultar as informações referente as configurações do módulo de Estoque do BomControle.

2. Tela de Configurações Gerais

2.1 Visão geral da tela

A figura a seguir exibe o layout da tela Configurações Gerais. 

Figura 1: Layout da tela Configurações Gerais

A seguir detalhamos cada elemento dessa interface.

Seção – Configurações Estoque

Nesta seção definem-se parâmetros padrão relacionados à entrada de produtos em estoque, que impactam tanto o módulo de Vendas quanto o Financeiro (custos e despesas gerados por entradas de mercadoria). 

Figura 2: Seção de Configurações Estoque 

São dois campos principais: a Categoria financeira padrão e o Departamento padrão para entradas de estoque. Abaixo detalhamos cada um:

• Categoria financeira padrão para entrada de produto em estoque: este campo permite selecionar a categoria financeira (plano de contas) que será utilizada automaticamente para classificar os lançamentos de despesa gerados quando há entrada de produtos em estoque sem uma categoria específica definida. Em outras palavras, se ao dar entrada em uma nota de mercadorias não houver categoria atribuída aos itens (ou para valores de frete, seguros, impostos fora dos itens), o sistema usará a categoria aqui configurada.

Regras de preenchimento: campo opcional do tipo árvore de seleção. Deve-se escolher uma categoria financeira do plano de contas de despesa (são listadas apenas categorias de natureza “débito”, ou seja, de saída de recursos). Somente categorias de nível mais baixo (sem subcategorias) podem ser selecionadas, garantindo a classificação adequada. Caso sua empresa utilize apenas um plano de contas padrão para todas as empresas, essa lista corresponderá às categorias desse plano geral. 

É possível cadastrar uma nova categoria diretamente por este campo, se necessário, usando o botão “+” ao lado do seletor (requer permissões adequadas). Não é obrigatório definir uma categoria aqui, porém é recomendável, pois sem ela eventuais despesas geradas na entrada de estoque ficariam sem classificação financeira definida.

Impacto em outros módulos: ao registrar a entrada de uma nota de compra de produtos, o BomControle pode gerar movimentações financeiras referentes a custo de mercadoria, frete ou outros gastos. Se os produtos não possuírem categoria financeira atribuída individualmente, o sistema classificará essas movimentações na categoria padrão informada aqui. Assim, no módulo Financeiro, despesas como “Compras de estoque (custo)” ou “Frete de entrada” serão automaticamente vinculadas a essa categoria, facilitando a análise de gastos com estoque nos relatórios. Caso sua empresa trabalhe com multi-empresas e planos de contas unificados, todas utilizarão esta mesma categoria padrão, exceto se houver configuração específica por empresa (veja a seção Empresas com Plano de Contas diferenciado abaixo).

Observações: escolha uma categoria que faça sentido para agrupar os custos de aquisição de estoque – por exemplo, uma categoria “Compras de Mercadorias” ou similar. Se posteriormente alguma empresa for configurada para ter um plano de contas próprio, você deverá definir uma categoria padrão específica para ela na seção apropriada; do contrário, as entradas dessa empresa não poderão usar a categoria global (pois planos distintos não compartilham categorias). 

Em resumo, manter essa categoria padrão preenchida assegura que nenhum lançamento de entrada de estoque fique sem categorização financeira. Caso deixe em branco, o sistema prosseguirá sem atribuir categoria às despesas de entrada quando não houver outra definição, o que pode exigir ajustes manuais depois.

• Departamento padrão para entrada de produto em estoque: define o centro de custo/departamento que será utilizado por padrão nos lançamentos de despesa gerados após entrada de produtos em estoque, quando não houver um departamento especificado.

Regras de preenchimento: campo opcional de seleção simples. Apresenta a lista de Departamentos (centros de custo) cadastrados e ativos da empresa – se o ambiente for multi-empresa, este campo exibirá os departamentos da empresa atualmente selecionada na interface no momento da configuração. Selecione aqui o departamento que normalmente será responsável pelos custos de entrada de estoque (por exemplo, “Almoxarifado” ou “Compras”). 

Assim como a categoria, não é obrigatório preencher, mas deixar em branco significa que os lançamentos de despesa de entrada podem ficar sem departamento atribuído. Somente departamentos não bloqueados aparecem para seleção.

Impacto em outros módulos: quando o sistema gerar automaticamente lançamentos financeiros decorrentes de entradas de estoque (como contas a pagar de fornecedores ou movimentações de custo), ele vinculará esses lançamentos ao departamento definido aqui, caso o item da nota fiscal não tenha um departamento próprio selecionado. 

No módulo Financeiro, isso significa que despesas de entrada de estoque serão classificadas sob esse departamento, permitindo filtragem e controle desses gastos por setor. Por exemplo, se “Compras” for o departamento padrão, toda despesa gerada pela entrada de produtos será marcada como relacionada a Compras, salvo se o item já indicar um departamento diferente. Em empresas com múltiplas unidades ou departamentos, esse padrão ajuda a manter coerência e facilita a atribuição de custos corretamente.

Observações: defina este campo de acordo com a estrutura organizacional que assume os custos de mercadorias – geralmente o departamento de compras ou estoque. Em ambientes com uma única empresa, esse será o departamento utilizado para todas as entradas de estoque (a menos que especificado manualmente em uma nota). Já em ambientes com várias empresas, você pode personalizar por empresa na seção seguinte. 

Tenha em mente que, se um lançamento financeiro for gerado sem departamento (por não haver padrão definido aqui nem no item), poderá ser necessário editá-lo manualmente depois para ajuste de centro de custo. Portanto, configurar um departamento padrão evita retrabalho e garante consistência na alocação de despesas.

Seção – Departamento padrão para entrada de produto em estoque (por empresa)

Esta subseção permite personalizar o departamento padrão de entradas de estoque para cada empresa, em ambientes com múltiplas empresas. Através dela, cada empresa pode ter um departamento diferente responsável pelos lançamentos de custo de estoque, caso a configuração global não atenda a particularidades. 

Figura 3: Seção de Departamento padrão por Empresa 

A tela apresenta um formulário de inclusão e uma grade listando as empresas já configuradas:

• Empresa: campo de seleção da empresa à qual se deseja atribuir um departamento padrão específico. Serão listadas aqui todas as empresas cadastradas no BomControle que estejam ativas (não bloqueadas). Escolha a empresa desejada antes de prosseguir. Ao selecionar, certifique-se de que a empresa ainda não foi incluída na grade abaixo – o sistema não permite duplicar configurações para a mesma empresa (uma mensagem de erro “Configuração já existe” será exibida se tentar adicionar novamente). 

Observação: enquanto nenhuma empresa for selecionada, os demais controles ficam desabilitados; por exemplo, o campo de departamento permanece inacessível até que se escolha uma empresa. Isso evita erros de preenchimento.

• Departamento padrão (por empresa): campo de seleção do departamento que será o padrão de entradas de estoque para a empresa escolhida. A lista de departamentos exibida corresponderá somente aos departamentos da empresa selecionada acima. Ou seja, uma vez escolhida a empresa, o sistema carrega seus centros de custo associados para que você defina qual será usado nas despesas de entrada de estoque. 

Se a empresa selecionada não possui departamentos cadastrados, este campo não trará opções (será necessário cadastrar os departamentos primeiro, no módulo de Departamentos). Este campo é obrigatório para adicionar a configuração: enquanto não houver um departamento selecionado, não será possível salvar a entrada. Após escolher o departamento, clique no botão verde “+” (Adicionar) para gravar a configuração na grade. Cada empresa pode ter no máximo uma configuração aqui; ao adicionar, ela aparecerá na tabela abaixo com o nome da empresa e do departamento definido.

• Grade de empresas x departamento: abaixo do formulário, há uma tabela listando todas as configurações já cadastradas nesta seção. Para cada linha, são mostrados a Empresa e o Departamento Padrão definido para ela. Caso nenhuma configuração tenha sido inserida ainda, a tabela exibirá a mensagem “Sem colunas para mostrar”. Nesta grade, há também ações de editar ou excluir cada registro configurado:

• O ícone de lixeira permite remover uma empresa da lista, caso deseje desfazer aquela configuração. Ao clicar, a empresa voltará a utilizar o departamento padrão global (definido na seção anterior) nas próximas entradas de estoque, ou nenhum departamento caso o global não esteja configurado.

• O ícone de lápis habilita a edição da linha selecionada. Os dados da empresa/departamento serão carregados de volta nos campos acima, permitindo alterar o departamento. Note que, ao entrar em modo de edição, o botão de adicionar (“+”) muda para o ícone de atualizar (setas circulares) e um botão de cancelar edição (❌) aparece ao lado. Você pode ajustar o departamento e clicar em atualizar (ícone de refresh) para salvar a mudança. Se decidir não alterar, clique no “X” para cancelar a edição. Enquanto estiver editando um registro, não é possível adicionar um novo sem cancelar ou salvar – isso previne conflitos.

Regras de preenchimento resumidas: é necessário selecionar uma empresa e um departamento válidos antes de adicionar. Não é permitida configuração duplicada por empresa (uma empresa já listada não aparece de novo no campo de seleção até que seja removida, e o sistema impedirá gravações duplicadas). Empresas bloqueadas não aparecem para seleção. Sempre confirme que escolheu a combinação correta antes de salvar. Após qualquer adição, remoção ou alteração, clique em Salvar na barra de ações (rodapé da tela) para que as configurações sejam efetivamente aplicadas no sistema.

Impacto: a configuração de departamento por empresa tem precedência sobre o departamento padrão global. Ou seja, se uma empresa estiver listada aqui, o departamento definido para ela será utilizado em vez do global ao classificar despesas de entrada de estoque. 

Na prática, ao lançar uma entrada de mercadoria para a empresa X que possui um departamento padrão específico configurado, os lançamentos financeiros decorrentes usarão esse departamento (X) para classificação de centro de custo. Para empresas não listadas nesta seção, continua valendo o departamento padrão global definido anteriormente (ou nenhum, se não houver). 

Isso traz flexibilidade para grupos empresariais: por exemplo, a Empresa A pode ter suas despesas de estoque atribuídas ao departamento “Loja A”, enquanto a Empresa B usa “Centro de Distribuição B”, refletindo as estruturas de cada uma. Nos relatórios gerenciais por departamento, cada filial/empresa terá seus custos de entrada segregados corretamente.

Observações: use esta seção apenas se sua conta BomControle possui múltiplas empresas e se elas necessitam de tratamentos distintos. Em um cenário de empresa única, não há necessidade de configurar nada aqui – basta o padrão global. Lembre-se de salvar as alterações ao finalizar. 

Futuramente, caso uma empresa seja desativada ou removida, convém remover sua configuração correspondente aqui para manter a lista atualizada (embora empresas inativas não devam gerar novas entradas, é uma boa prática de limpeza). Esta personalização garante que, mesmo em ambientes multi-empresa complexos, o sistema atribua os custos de estoque ao setor correto de cada organização, respeitando a autonomia de cada unidade dentro do grupo.

Seção – Empresas com Plano de Contas diferenciado

Esta seção aparece somente em ambientes onde pelo menos uma das empresas utiliza um plano de contas próprio (diferenciado), distinto do plano de contas padrão do sistema. Nesses casos, as categorias financeiras dessas empresas são separadas, e portanto é necessário definir uma categoria padrão de entrada de estoque para cada uma delas individualmente. 

Figura 4 - Seção de Empresas com Plano de Contas diferenciado 

A interface é similar à anterior: há um campo de Empresa, um de Categoria financeira padrão e uma tabela listando as configurações já feitas.

• Empresa: selecione a empresa que possui plano de contas diferenciado e para a qual deseja definir uma categoria padrão de entrada de estoque. O combo listará apenas empresas que usam plano de contas próprio – ou seja, aquelas em que a opção de plano de contas diferenciado foi ativada em seu cadastro. Empresas que compartilham o plano de contas padrão do sistema não aparecem aqui, pois para elas vale a categoria financeira padrão global definida em Configurações Estoque. Caso nenhuma empresa tenha plano diferenciado, esta seção inteira nem será exibida na tela. Após escolher a empresa, prossiga para selecionar a categoria.

• Categoria financeira padrão (por empresa): neste campo, escolha a categoria financeira que será usada como padrão nas entradas de produto em estoque da empresa selecionada. A lista apresentada corresponderá às categorias do plano de contas específico daquela empresa – garantindo que você selecione uma categoria que realmente pertença a ela. Assim como na configuração global, deve-se escolher uma categoria de despesa (natureza de saída) e preferencialmente uma categoria de nível mais detalhado, adequada para representar os custos de estoque. Ambos os campos (Empresa e Categoria) são obrigatórios para adicionar a configuração; enquanto não houver uma seleção em cada, o botão de adicionar permanecerá desabilitado. Depois de preencher ambos, clique no botão verde “+” (Adicionar) para incluir na tabela.

• Grade de empresas x categoria: exibe as empresas que já possuem uma categoria padrão diferenciada cadastrada e qual é a categoria definida para cada uma. Cada linha mostra o Nome da Empresa e a Categoria Financeira Padrão associada. Assim, pode-se visualizar facilmente quais empresas já estão configuradas. A grade também traz ações para editar ou remover cada configuração, de forma análoga às seções anteriores:

• Clicar no ícone de lixeira remove a configuração da empresa, fazendo com que ela volte a usar (nas próximas entradas de estoque) a categoria padrão global do sistema – isto é, aquela definida em Configurações Estoque, desde que a empresa passe a utilizar o plano de contas padrão. (Se a empresa ainda estiver com plano diferenciado mas sem categoria definida aqui, os lançamentos de entrada de estoque dela ficarão sem categoria até que se configure algo.)

• Clicar no ícone de editar (lápis) permite alterar a categoria padrão da empresa. Os dados da linha selecionada serão carregados nos campos acima, podendo então escolher uma nova categoria. O botão de adicionar muda para atualizar (ícone de refresh) para salvar a modificação, e um botão cancelar edição fica disponível para abortar a edição, exatamente como na seção de departamentos. 

Importante: você não pode ter duas configurações para a mesma empresa – se tentar adicionar uma empresa que já está na lista, o sistema impedirá a duplicação. Portanto, utilize a função de editar caso precise trocar a categoria de uma empresa já configurada.

Regras de preenchimento resumidas: somente empresas com plano de contas diferenciado podem ser selecionadas aqui. Cada uma pode ter apenas uma categoria padrão associada. Preencha ambos os campos antes de salvar. Evite duplicações e sempre selecione categorias pertencentes ao plano daquela empresa (o próprio sistema já filtra isso, não permitindo, por exemplo, escolher uma categoria do plano geral para uma empresa que tenha plano próprio – a tentativa geraria erro de validação no salvamento). Após fazer inclusões ou edições, utilize o botão Salvar no rodapé para gravar definitivamente as configurações.

Impacto: esta configuração garante que cada empresa com contabilidade própria tenha suas entradas de estoque classificadas corretamente no âmbito financeiro. Quando uma nota de entrada de produtos for lançada para uma empresa com plano de contas diferenciado, o sistema usará a categoria aqui definida para classificar quaisquer despesas geradas (como custo dos itens, outros valores, frete, etc.), em vez de tentar usar a categoria padrão global (que pertence ao plano de contas geral e não seria válida para aquela empresa). 

Na prática, isso evita inconsistências e erros de integração: sem essa configuração, o sistema não encontraria uma categoria adequada para vincular ao lançamento financeiro da entrada, possivelmente resultando em falha ou em lançamento sem categoria. Com a categoria por empresa devidamente informada, ao integrar Vendas/Estoque com Financeiro, cada despesa ficará no plano de contas correto. Também impacta relatórios contábeis e gerenciais: os custos de mercadoria de cada empresa permanecerão separados nos seus respectivos planos, refletindo com fidelidade a operação de cada negócio dentro do BomControle.

Observações: a necessidade desta seção surge apenas em ambientes multi-empresa onde se optou por segregar o plano de contas por empresa (configuração irreversível feita no cadastro da empresa). Se sua empresa nunca ativou um plano diferenciado, você não precisará mexer aqui. Caso ative essa opção para alguma filial, lembre-se imediatamente de vir a esta tela e cadastrar a categoria padrão para ela – do contrário, você poderá enfrentar erros ao lançar notas de entrada para essa filial, por falta de categoria padrão. 

Você pode escolher categorias distintas conforme a natureza de cada empresa (por exemplo, uma empresa industrial pode usar uma categoria “Matéria-prima adquirida”, enquanto outra comercial usa “Compra de revenda – estoque”). Mantenha as configurações atualizadas: se uma empresa deixar de existir ou for unificada em termos de plano de contas, limpe ou ajuste as entradas correspondentes. Em suma, Empresas com Plano de Contas diferenciado é um recurso crucial para empresas que possuem contabilidade individualizada, assegurando que o módulo de Vendas/Estoque converse corretamente com o Financeiro mesmo nesses cenários particulares.