Configuração Portal Intranet

Para configurar o Portal Intranet, é necessário acessar o menu BPM > Avançado > Portal Intranet no topo do sistema. Nesta seção do sistema, os administradores podem convidar novos usuários para o portal, definir quais empresas eles podem visualizar e quais processos BPM estão autorizados a solicitar. A seguir, detalhamos a tela de listagem de usuários do Portal Intranet e o formulário de convite de novo usuário, incluindo todos os campos, filtros e botões, bem como suas regras de preenchimento e funções.

Tela de Listagem de Usuários do Portal Intranet

Ao entrar em BPM > Avançado > Portal Intranet, o sistema exibe uma tela com a lista de usuários já cadastrados no Portal Intranet. Essa tela de listagem apresenta um grid (tabela) com as principais informações de cada usuário convidado e oferece ferramentas para gerenciar esses convites. Acima do grid, há opções de filtro para facilitar a busca por usuários específicos. Além disso, um botão de ação principal permite adicionar (convidar) novos usuários para o portal.

Imagem da tela de listagem de usuários do Portal Intranet

Filtros de Busca

No topo da tela de listagem, encontram-se filtros que ajudam a localizar rapidamente um usuário do Portal Intranet ou filtrar a exibição conforme determinado critério. Os filtros disponíveis incluem:

• Busca por Nome/E-mail: Um campo de pesquisa textual onde é possível digitar parte do nome ou e-mail do usuário. O sistema filtrará a lista em tempo real, exibindo apenas os usuários cujo nome ou e-mail contenha o texto informado. Este filtro aceita tanto nomes completos quanto fragmentos – por exemplo, ao digitar “joão”, serão listados todos os usuários com “joão” no nome ou no endereço de e-mail. (Regra: não há distinção entre maiúsculas/minúsculas na busca).

• Filtro de Empresa: Se o seu BomControle possui múltiplas empresas cadastradas em uma mesma conta, haverá um filtro para Empresa. Este filtro permite selecionar uma das empresas para visualizar somente os usuários do Portal Intranet associados àquela empresa. Ao escolher uma empresa específica, o grid exibirá apenas usuários que tenham acesso a ela. Por padrão, pode vir selecionado “Todas” (todas as empresas) para listar todos os convites. (Observação: este filtro aparece apenas se houver mais de uma empresa disponível no ambiente).

Os filtros podem ser combinados. Por exemplo, é possível digitar parte de um e-mail para encontrar um convite pendente de um usuário específico em uma determinada empresa. Após ajustar os filtros, a lista é atualizada automaticamente (ou ao clicar em um botão de busca, caso haja) para refletir os critérios escolhidos.

Colunas do Grid de Usuários

A tabela (grid) de usuários do Portal Intranet apresenta colunas com informações resumidas de cada usuário convidado. Cada coluna e seu conteúdo são descritos a seguir:

• Nome: exibe o nome completo do usuário convidado. É o nome informado no momento do convite e serve para identificar facilmente quem é o usuário externo. Este campo ajuda os administradores a reconhecerem o convidado (por exemplo, “João da Silva”). Ordenar por nome pode estar disponível clicando no cabeçalho, dependendo da interface.

• E-mail: mostra o endereço de e-mail do usuário, que também funciona como o login de acesso desse convidado no Portal Intranet. O e-mail é único para cada usuário convidado – não pode haver dois convites com o mesmo e-mail. É importante pois para este endereço foi enviado (ou será enviado) o convite de acesso. Em caso de necessidade de contato ou reenvio manual do link, o administrador pode utilizar este e-mail.

• Empresas: (se exibido) lista as empresas vinculadas ao usuário convidado. Caso o convidado tenha acesso a apenas uma empresa, o nome dessa empresa pode ser mostrado nesta coluna. Se tiver acesso a múltiplas empresas, a coluna pode exibir algo como “Múltiplas” ou uma lista resumida (por exemplo, “Empresa X, Empresa Y...”). Essa coluna ajuda a identificar o escopo de cada usuário. (Observação: essa coluna aparece apenas em ambientes multiempresa; se não houver, pressuponha que cada usuário está ligado à empresa padrão).

• Último Acesso: (opcional, se exibido) data e hora do último login do usuário no Portal Intranet. Indica quando aquele convidado acessou por último a plataforma. Essa informação é útil para monitorar a atividade dos usuários externos. Se um usuário nunca logou (status pendente), esse campo pode aparecer em branco ou como “—”. (Se não houver essa coluna no seu sistema, o acompanhamento de uso pode ser feito por relatórios internos do BPM).

• Verificado: Indica se e quando o usuário ativou seu acesso. Mostra a data/hora em que o usuário confirmou o convite (ou seja, realizou o primeiro login no portal). Enquanto o usuário não acessar pela primeira vez, esta coluna exibirá “Não verificado”. Observações: Utilize esta informação para saber quais usuários já acessaram o portal. Após o primeiro acesso, além da indicação de data, o sistema pode considerar o usuário “ativo/verificado” para fins de segurança. Caso necessário, é possível reenviar convites para usuários não verificados para lembrá-los do acesso.

• Ações: a última coluna do grid contém os botões de ação para cada usuário listado. Nesta coluna, para cada linha (usuário) o sistema apresenta ícones ou botões que permitem gerenciar o convite/usuário individualmente. As ações disponíveis são explicadas em detalhe na próxima seção. Exemplos comuns incluem editar, excluir ou reenviar convite.

Botões e Ações Disponíveis

A tela de Portal Intranet oferece diversos botões, tanto gerais (no topo da tela) quanto em cada linha da tabela, para realizar ações de gerenciamento. Abaixo listamos cada botão/ação e sua finalidade:

• Botão "Convidar Usuário": localizado geralmente acima do grid (ou no canto superior direito da tela), identificado pelo rótulo “Convidar” ou um ícone de adicionar. Ao clicar nesse botão, abre-se a tela de cadastro de um novo usuário do Portal Intranet, onde será possível inserir os dados do convidado e definir suas permissões (empresas e processos). Essa é a principal ação para incluir novos usuários externos no portal.

• Ação "Editar" ( ícone de lápis): para cada usuário listado, há um ícone de editar que permite abrir as informações daquele usuário e ajustá-las. Clicando em editar, é exibido o mesmo formulário de convite utilizado na criação, porém preenchido com os dados atuais do usuário. O administrador pode então alterar campos permitidos – por exemplo, atualizar o nome, incluir ou remover empresas/processos que o usuário pode acessar. (Regras: normalmente não se pode alterar o e-mail de um usuário que já aceitou o convite, pois é o login; se o convite ainda estiver pendente, pode ser possível corrigir o e-mail e reenviar). Após editar as informações desejadas, basta salvar para que as alterações tenham efeito. Isso permite gerenciar mudanças de escopo de acesso sem precisar remover e convidar novamente.

• Ação "Reenviar Convite" (ícone de envelope): para usuários com status Pendente, pode ser exibido um botão ou ícone específico para reenviar o e-mail de convite. Ao acionar Reenviar Convite, o sistema faz um novo disparo de e-mail para o endereço do usuário, contendo o link de ativação (normalmente, criação de senha) do Portal Intranet. Use esta opção caso o convidado não tenha recebido o e-mail ou o link tenha expirado. (Regra: só aparece para convites pendentes; uma vez o usuário ativo, essa opção some, já que o convite já foi aceito).

• Ação "Bloquear/Desbloquear" : essa ação permite revogar o acesso de um usuário do Portal Intranet. A forma exata pode variar:

  • Clicar no ícone de cadeado bloqueia permanentemente o convite/usuário selecionado. (Impacto: o usuário não poderá mais acessar nem aceitar o convite; se tentar usar um link antigo, não será válido. Caso seja necessário restabelecer, será preciso convidá-lo novamente do zero ou desbloquear o usuário).

O objetivo é bloquear o acesso daquele usuário externo. Use essa função quando um usuário não deve mais participar de processos via portal – por exemplo, término de contrato com um parceiro ou desligamento de um funcionário que usava acesso restrito. (Observação: caso o usuário excluído já tenha iniciado processos no BPM, esses processos permanecerão no sistema com os dados que já possuíam – o solicitante aparecerá pelo nome/e-mail registrado na abertura, porém não será mais um usuário ativo).

Formulário de Convite – Novo Usuário do Portal Intranet

Ao clicar em “Convidar” na tela de listagem, abre-se o formulário de cadastro de um novo usuário do Portal Intranet. Esse formulário pode aparecer em forma de janela modal ou em uma nova página, e está organizado em seções para facilitar o preenchimento. As seções principais são:

• Dados Básicos: informações de identificação do usuário (nome, e-mail, etc).

• Empresas: seleção das empresas às quais o usuário terá acesso (aplica-se se houver multiempresa).

• Processos: seleção dos processos do BPM que o usuário poderá solicitar via portal.

Cada seção agrupa campos relacionados, e todos devem ser configurados adequadamente antes de concluir o convite. A seguir, detalhamos cada seção e seus campos, incluindo regras de preenchimento, impactos em outras partes do sistema e observações importantes para o usuário final.

Imagem do formulário de novo usuário (convite) do Portal Intranet – seção Dados Básicos. <!-- Espaço para inserção do print da seção Dados Básicos -->

Seção Dados Básicos

Nesta seção são inseridos os dados de identificação do usuário a ser convidado. Os campos disponíveis e suas regras são:

Imagem do formulário – seção Dados Básicos

• Nome: (Obrigatório) – Insira o nome completo do usuário convidado. Este nome serve apenas para referência interna e identificação visual do convidado nas listagens e nos processos. Deve ser um nome que facilite reconhecer quem é a pessoa (por exemplo, “João da Silva (Filial SP)” ou “Maria Souza – Terceirizada”).

Regras de preenchimento: Não pode ficar em branco. Aceita letras, números e caracteres especiais comuns do nome (como acentos). O sistema pode limitar a quantidade máxima de caracteres (geralmente até 100 ou 150 caracteres, suficiente para nomes longos).

Impacto/uso: O nome informado será exibido na coluna Nome da lista de usuários do Portal Intranet e também associado às solicitações de processo que este usuário vier a abrir (ex.: aparecerá como “Solicitante” nos detalhes do processo). Não há integração direta com outros módulos a partir do nome, é puramente informativo.

Observações: Mantenha um padrão para nomes (por exemplo, primeiro e último nome) para facilitar a gestão caso haja muitos convidados. Evite abreviações muito genéricas. Esse campo pode ser editado posteriormente (via ação Editar) caso seja necessário corrigir ou complementar o nome.

• E-mail: (Obrigatório) – Informe o e-mail do usuário que será utilizado para o acesso ao Portal Intranet. Este é um campo crucial, pois para este endereço será enviado o convite de ativação e ele servirá como login do usuário.

Regras de preenchimento: Não pode ficar vazio e deve seguir um formato válido de e-mail (ou seja, contendo “@” e um domínio válido). O sistema valida o formato ao salvar e apresentará erro se o e-mail for inválido. Além disso, o e-mail deve ser único entre os usuários do Portal Intranet – não é permitido repetir um e-mail que já tenha sido convidado anteriormente (ativo ou pendente). Se tentar cadastrar um e-mail duplicado, o sistema bloqueará o salvamento e exibirá uma mensagem de erro (por exemplo: “E-mail já cadastrado para outro usuário do portal”).

Impacto/uso: Este endereço receberá automaticamente um e-mail de convite assim que o cadastro for salvo, contendo um link para o usuário definir sua senha de acesso e ativar a conta no Portal Intranet. Enquanto o usuário não clicar nesse link e concluir o cadastro, ele permanecerá com status Pendente. Após aceitar e criar a senha, o mesmo e-mail será usado para login no portal (junto com a senha definida). Internamente, o e-mail também identifica o solicitante nos processos abertos – por exemplo, o campo “Solicitante” de um processo pode exibir nome e e-mail do usuário externo.

Observações: Certifique-se de digitar o endereço corretamente, pois qualquer erro impedirá o recebimento do convite. Se o e-mail do convidado já estiver cadastrado como usuário interno do BomControle (um usuário regular do ERP), não será possível reutilizá-lo aqui para Portal Intranet – nesse caso, seria necessário um e-mail alternativo ou criar acesso diretamente no ERP. O convite é enviado imediatamente após salvar; caso o convidado não encontre o e-mail, oriente-o a verificar a caixa de spam ou lixo eletrônico.

- Observações/Anotações: um campo livre para observações internas sobre o convidado (por exemplo, “Convidado para projeto X, acesso temporário”). Esse campo, se existir, não é visível para o usuário convidado – serve apenas para administração. É opcional e não afeta as funcionalidades do portal.

Após preencher todos os campos de Dados Básicos, revise as informações antes de prosseguir para as próximas seções. Garantir que o nome e, principalmente, o e-mail estejam corretos é fundamental para o sucesso do convite.

Seção Empresas

Nesta seção, define-se a quais empresas (dentro da sua conta BomControle) o usuário convidado terá acesso pelo Portal Intranet. Isso é relevante apenas para clientes que utilizam o BomControle com multi-empresa – ou seja, várias empresas/CNPJs sob a mesma conta. 

Imagem do formulário – seção Empresas

Cada usuário do portal pode ser limitado a uma ou mais dessas empresas. Os elementos desta seção incluem:

• Lista de Empresas Disponíveis: Apresenta todas as empresas cadastradas no sistema às quais o usuário administrador (você) tem acesso e pode conceder acesso ao convidado. Cada empresa é normalmente exibida com uma caixa de seleção (checkbox) ao lado do nome. Marque as caixas correspondentes às empresas que o novo usuário poderá visualizar e para as quais poderá enviar solicitações de processo.

Regras de preenchimento: Pelo menos uma empresa deve ser selecionada para prosseguir, caso contrário o usuário não terá contexto de atuação no portal. O sistema não permitirá salvar o convite se nenhuma empresa for marcada (exibindo uma mensagem como “Selecione ao menos uma empresa”). Em ambientes single-company (apenas uma empresa), essa seção pode já vir marcada por padrão ou até oculta, pois não há escolha a fazer – o usuário automaticamente ficará associado à única empresa existente.

Impacto/uso: As empresas selecionadas aqui determinam os dados e processos que o convidado verá no Portal Intranet. Ao acessar o portal, se o usuário possuir uma única empresa vinculada, todas as solicitações de processo que ele fizer já serão referentes àquela empresa. Se possuir múltiplas empresas, o portal possivelmente permitirá que ele selecione a empresa de trabalho (por exemplo, um menu ou escolha inicial para filtrar os processos daquela empresa, ou um campo dentro do formulário de solicitação para escolher a qual empresa o pedido se refere). Em termos práticos, isso significa que o usuário poderá iniciar processos somente para as empresas definidas. Internamente, ao abrir um processo, o registro do processo trará o vínculo com a empresa selecionada.

Observações: Marque apenas as empresas realmente necessárias para aquele usuário. Por exemplo, se você está convidando um prestador de serviço que atuará apenas na empresa “Matriz”, não é necessário conceder acesso às filiais. Isso reduz o risco de visibilidade indevida de informações. Você pode posteriormente editar o usuário para adicionar ou remover empresas conforme necessário (ex.: se o escopo de trabalho dele for ampliado para outra filial, basta marcar a nova empresa e salvar).

• Selecionar todas: Se houver muitos itens, o formulário pode oferecer a opção de “Marcar todos” (um botão ou checkbox geral) para selecionar rapidamente todas as empresas da lista. Use com cautela – selecionar todas dá acesso amplo. Caso essa opção exista, desmarcá-la removerá todas as marcações, permitindo escolher individualmente.

Em resumo, a seção Empresas funciona como um filtro organizacional: limita o convidado a somente ver e interagir com processos das empresas escolhidas. Isso garante que, mesmo que existam vários CNPJs no seu BomControle, o usuário externo enxergará somente o que for pertinente a ele.

Seção Processos

Aqui configuramos quais processos do BPM o usuário convidado poderá solicitar via Portal Intranet. A lista apresentada corresponde aos processos de workflow cadastrados no módulo BPM do BomControle. 

Imagem do formulário – seção Processos

Cada processo geralmente representa um fluxo de trabalho (por exemplo, “Solicitação de Reembolso”, “Pedido de Compra”, “Abertura de Vaga RH”, etc.). Os campos e regras desta seção são:

• Lista de Processos Disponíveis: Exibe todos os processos configurados no BPM que estão aptos a serem iniciados via Portal Intranet. Cada processo vem acompanhado de uma caixa de seleção (checkbox) ou um controle similar. Marque os processos que deseja habilitar para este usuário. Ele poderá criar novas instâncias apenas dos processos marcados. Processos não selecionados ficarão invisíveis para o usuário no portal (ele não terá nenhuma opção de iniciar fluxos não autorizados).

Regras de preenchimento: É altamente recomendável selecionar ao menos um processo para o usuário, pois sem processos marcados o convite perde o propósito (o usuário conseguirá logar no portal, mas não terá nenhuma ação disponível). Em muitas implementações, o sistema exige pelo menos um processo selecionado antes de salvar, emitindo erro caso esteja tudo desmarcado. Certifique-se, portanto, de marcar todos os fluxos necessários. Não há limite de quantidade de processos que podem ser atribuídos; porém, marque somente os relevantes para aquele usuário.

Impacto/uso: Os processos selecionados serão exibidos para o usuário no Portal Intranet. Geralmente, ao logar, o convidado verá uma tela ou menu listando os tipos de processo que ele pode iniciar. Por exemplo, se você marcar “Solicitação de Reembolso” e “Pedido de Compra”, o portal apresentará botões ou opções para abrir esses dois processos. Quando o usuário preencher e enviar uma solicitação, ela entrará no fluxo normal do BPM dentro do BomControle, como se tivesse sido aberta por um usuário interno, com a diferença de que o solicitante será marcado como um usuário do Portal Intranet. A partir daí, os responsáveis internos darão andamento, podendo inclusive interagir com o solicitante via comentários, etc., dependendo do design do processo.

Observações: A lista de processos pode ser longa. Para facilitar, alguns sistemas incluem um campo de busca ou filtragem por nome do processo dentro dessa lista – utilize-o se disponível para encontrar rapidamente o processo desejado. Lembre-se de que novos processos criados futuramente não são automaticamente liberados aos usuários já cadastrados; se um novo tipo de processo for incorporado e deve ficar disponível para determinado usuário externo, será preciso editar o cadastro dele posteriormente e marcar o novo processo. Da mesma forma, se um processo for descontinuado ou não deve mais ser acessado, edite o usuário para desmarcá-lo. Isso mantém as permissões sempre atualizadas.

• Selecionar todos: Assim como nas empresas, pode haver uma opção para selecionar todos os processos de uma vez (útil se você deseja dar acesso irrestrito àquela pessoa, ou em ambientes de teste). Use com cuidado – conceder todos os processos significa que o usuário poderá submeter qualquer tipo de fluxo, o que talvez não seja desejável na prática. Em ambientes de produção, normalmente você vai selecionar apenas processos específicos relacionados ao papel do convidado (por exemplo, um fornecedor poderia ter acesso apenas ao processo “Homologação de Fornecedor”, etc.).

Após marcar os processos necessários, revise a seleção. Verifique se não esqueceu nenhum processo importante para o escopo do usuário e, inversamente, se não marcou algo indevido. Lembrando que essa configuração pode ser alterada depois, mas é melhor acertar desde o convite para evitar confusão ou acessos indevidos.

Salvando o Convite (Concluir Cadastro)

Após preencher Dados Básicos, Empresas e Processos, o administrador deve concluir o cadastro clicando no botão Salvar (ou Convidar, conforme o rótulo do botão de ação na interface do formulário). Antes de salvar, garanta que todas as informações estão corretas e completas:

• Validação: Ao acionar Salvar, o BomControle realizará validações em todos os campos:

  • Campos obrigatórios preenchidos (Nome, E-mail, e possivelmente seleção de pelo menos uma empresa e processo).

  • Formato válido do e-mail e unicidade dele no contexto do portal.

  • Regras específicas de cada campo conforme descritas acima (por exemplo, nenhuma empresa/processo selecionado resultará em um aviso).

  • Se alguma validação falhar, o sistema não salvará e destacará o campo ou exibirá uma mensagem de erro correspondente, permitindo que você corrija e tente novamente.

• Envio de convite: Uma vez que o formulário passe nas validações, o novo usuário é salvo e o sistema envia automaticamente um e-mail de convite para o endereço especificado. Esse e-mail contém um link seguro para que o convidado ative sua conta. O fluxo típico é: o usuário clica no link, é direcionado a uma página do Portal Intranet para definir sua senha (e possivelmente confirmar alguns dados), e após isso sua conta é ativada (status muda de Pendente para Ativo). O administrador não precisa intervir nesse passo, apenas deve comunicar o convidado para que siga as instruções do e-mail.

• Acesso e utilização pelo convidado: Usuários Ativos do Portal Intranet podem acessar a plataforma através do link específico (geralmente um endereço web fornecido no e-mai). No primeiro acesso pós-ativação, eles usarão as credenciais definidas. Esses usuários terão uma experiência simplificada: poderão visualizar somente os processos que você disponibilizou e as ações vinculadas a eles (abrir nova solicitação, acompanhar as solicitações que eles mesmos fizeram e eventualmente interagir conforme permitido pelos fluxos). Eles não terão acesso às interfaces administrativas do BomControle nem a módulos fora do escopo do portal, garantindo a segurança das informações.

Considerações Finais

O cadastro de Portal Intranet é uma ferramenta poderosa para estender seus processos internos a participantes externos de forma controlada. Ao seguir este manual, você pôde configurar corretamente os usuários convidados, entendendo cada campo e opção disponível:

• Lembre-se de sempre revisar as permissões concedidas (empresas e processos) para que cada convidado tenha somente o acesso necessário.

Mantenha os dados de contato (nome/e-mail) atualizados e corretos para facilitar a comunicação e identificação.

Utilize os filtros e a coluna Situação na tela de listagem para monitorar convites pendentes e usuários ativos. Isso ajuda a tomar ações rápidas, como reenviar convites ou desativar acessos que não são mais necessários.

• Segurança: embora os usuários do Portal Intranet tenham acesso limitado, eles ainda interagem com dados da sua empresa. Assim, se um vínculo com um convidado terminar (ex: um prestador deixou de prestar serviço), prontamente remova ou desative seu acesso.

• Suporte ao convidado: esteja preparado para auxiliar os usuários externos no primeiro acesso – por exemplo, verificando se receberam o e-mail, ou explicando quais opções clicar no portal. Uma experiência inicial positiva garantirá adesão ao uso do Portal Intranet.

Com o Portal Intranet devidamente configurado, sua empresa ganha agilidade: clientes, parceiros ou colaboradores externos podem iniciar processos diretamente, integrando-se ao fluxo de trabalho sem que você precise criar usuários internos para eles. Isso mantém o controle centralizado e a segurança, ao mesmo tempo em que amplia a colaboração.

Esperamos que este manual tenha esclarecido o funcionamento do cadastro de Portal Intranet no BomControle. Em caso de dúvidas adicionais, consulte a Central de Ajuda do BomControle ou entre em contato com o suporte. Boa utilização!