Funções administrativas que toda pequena empresa precisa ter

São quatro as funções administrativas: planejar, organizar, dirigir e controlar. Conhecidas como PODC, esses princípios básicos da Administração são essenciais para que a empresa possa ganhar em eficácia, eficiência e crescimento.

Portanto, todo gestor, independente do tamanho da sua empresa, precisa desempenhar as quatro funções para conseguir obter resultados positivos em sua organização.

Dentro de cada uma delas, existem inúmeras atividades atribuídas que ficam sob responsabilidade do administrador. É importante entender o que cada função administrativa engloba, para perceber oportunidades de melhoria nos seus processos.

Leia também: Gestão de processos: o que é e como implementar na sua empresa.

O papel do gestor no desempenho dessas funções é ainda mais desafiador quando se trata de uma pequena empresa. Isso porque é comum que o dono da empresa já seja o responsável por outras áreas, mais operacionais, como produção e vendas.

Assim, é fundamental que o gestor entenda a necessidade e importância de planejar, organizar, dirigir e controlar, para conciliar todas as funções em sua rotina profissional.

Neste artigo, vamos abordar:

  • Quais são as quatro funções administrativas
  • Quais os objetivos das funções administrativas
  • O que significa “dirigir” na administração
  • Como desempenhar as funções administrativas em uma pequena empresa
  • Funções administrativas no dia a dia,
  • Como desempenhar as funções administrativas com um sistema de gestão

Boa leitura!

Quais são as quatro funções administrativas

As funções administrativas são: planejar, organizar, dirigir e controlar.

Segundo a teoria clássica, do engenheiro francês Jules Henri Fayol, as funções básicas da Administração seriam: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.

Com o passar do tempo, esses princípios foram alterados, formando o que conhecemos, hoje. As quatro funções administrativas utilizadas atualmente e conhecidas como PODC são: planejar, organizar, dirigir e controlar.

Perceba que a teoria clássica permanece valendo. O que aconteceu foi uma unificação em alguns termos e revisão das nomenclaturas. Dessa forma:

  • Comandar e coordenar foram unificados sob o termo “dirigir”;
  • Prever foi alterado para “planejar”.

Assim, a consagrada teoria POC3 foi substituída pela PODC pelos estudiosos da teoria neoclássica. Vamos entender cada uma das funções, agora:

Planejar

O gestor da pequena empresa deve ter claro os objetivos do seu negócio e o caminho a seguir. Onde você quer chegar com sua empresa? O que espera de resultados? Em qual prazo você espera ter esses objetivos alcançados?

Uma das atividades relacionadas ao planejar está a definição das diretrizes estratégicas da empresa. Temos um artigo falando só sobre isso. Confere aqui:
Missão, visão e valores: como criar para a sua empresa.

Dentro dessa função administrativa, o gestor também deve ser capaz de avaliar cenários futuros, considerando as movimentações de mercado. Aqui, é muito importante que sejam utilizados dados como referência para possíveis projeções.

Isso significa que nada é “chutômetro” ou intuição. É preciso acompanhar tanto o mercado externo quanto os dados e histórico da sua empresa. Assim, você poderá fazer planejamentos assertivos e dentro da realidade.

Lembre-se de considerar, sempre, três possíveis cenários: otimista, realista e pessimista.

Organizar

Esta é a hora de pôr em prática as ações que vão permitir a realização do que foi planejado. Para isso, é preciso organizar os recursos da empresa, tanto financeiros quanto humanos.

Nessa função, o gestor define como o projeto será realizado, determina responsáveis, delega atividades e investe no que for preciso para sua conclusão.

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Assim, começam as metas de produtividade e eficiência. Afinal, quanto mais pessoas envolvidas, mais processos, mais desafios: cabe ao gestor manter tudo em ordem para que toda a equipe possa executar suas atividades com o maior desempenho possível.

Dirigir

Dirigir é, provavelmente, a função mais conhecida pelo gestor. Cargos de gestão estão acostumados com tarefas como delegar, acompanhar, cobrar, motivar.

É aqui que ficam as atividades relacionadas à liderança. E não são todos os chefes que sabem ser líderes. É fundamental que, além de distribuir tarefas e cobrar resultados, o líder seja capaz de inspirar seus funcionários.

Uma equipe motivada, ciente do caminho que a empresa tem a percorrer e com objetivos em comum trazem muito mais resultado ao negócio.

O termo desta função administrativa não poderia ser melhor. Para que direção segue a sua pequena empresa?

Controlar

A quarta e última função administrativa é o controle. Nenhuma empresa é sustentável sem controle de processos, documentos, equipes, indicadores, entre outros.

O gestor precisa estar de olho em relatórios e números, avaliando o desempenho, buscando soluções para os desafios e implementando a melhoria contínua.

Defina KPI’s para acompanhar a evolução (ou não) dos indicadores, avaliando a performance das equipes, a qualidade das entregas, a presença da marca no mercado, enfim: tudo que possa lhe orientar para que você continue fazendo crescer os seus resultados.

Quais os objetivos das funções administrativas

As funções administrativas envolvem uma série de atividades e o desempenho de um papel multidisciplinar importante por parte do gestor, de forma que a empresa possa crescer e obter resultados satisfatórios.

Se uma das funções não for bem realizada, compromete as metas, as vendas, a qualidade dos processos e o futuro da organização.

Compreender as 4 funções administrativas e suas atividades é fundamental para que o gestor tenha:

  • Visão de futuro
  • Planos e metas
  • Controle sobre a operação
  • Qualidade na prestação dos serviços
  • Ambiente de trabalho agradável
  • Engajamento e satisfação dos funcionários
  • Satisfação dos clientes
  • Controle financeiro
  • Viabilidade econômica
  • Sustentabilidade

É claro que o gestor não é nenhum super-herói, capaz de cuidar de tudo sozinho e com perfeição. Saber delegar é uma das funções do líder, mas você também pode contar com sistemas que facilitem essa rotina de controle e monitoramento.

O ERP, por exemplo, é um sistema de gestão que automatiza muitas funções e oferece relatórios personalizados, que apoia a tomada de decisões e a análises dos resultados da empresa.

O que significa “dirigir” na administração

A direção é a função administrativa referente à liderança.

A direção é a função administrativa que conduz, gerencia, controla e lidera as pessoas que trabalham na organização.

Sem direção, os funcionários ficam sem rumo e a empresa corre sérios riscos.

Mesmo nas empresas com hierarquia horizontal, ou seja, em que não existem pessoas superiores às outras, em posição de chefia, a direção administrativa deve ser clara e coerente.

Dessa forma, as equipes multidisciplinares e autônomas podem tomar decisões e executar suas tarefas de acordo com os objetivos do negócio.

Dessa forma, dirigir não precisa ser, necessariamente, uma função de um cargo de gestor. Ela é uma espécie de propósito, diretriz administrativa, e deve ser conhecida por todos.

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Considerada a essência do trabalho do administrador, o dono da pequena empresa precisa ter um norte e ser capaz de controlar as atividades que são necessárias para que os resultados esperados sejam alcançados.

Como desempenhar as funções administrativas em uma pequena empresa

Para quem tem um negócio pequeno, o acúmulo de trabalho operacional pode prejudicar o desempenho das funções administrativas.

Por isso, é muito importante que o dono da empresa ou demais gestores estejam cientes do seu papel e da relevância que as atividades estratégicas têm para o resultado da operação.

Equilíbrio é a palavra de ordem. Se você é um bom líder mas tem problemas com organização, por exemplo, busque capacitações que permitam o seu crescimento pessoal e profissional.

Ou, então, conte com pessoas que tenham habilidades diferentes para complementar as suas. Um sócio pode ser uma alternativa.

É importante reconhecer as falhas para, então, buscar formas de superá-las. Cursos, palestras, consultorias são alguns exemplos do que você pode fazer para se capacitar e cumprir as funções administrativas com eficiência.

Leia também: 8 Passos simples para profissionalizar a gestão da sua empresa.

Outra dica é contar com um sistema de gestão que apoie nas tarefas mais rotineiras, otimizando tempo e permitindo que você ocupe a cabeça com o que realmente importa: fazer o seu negócio crescer.

Falaremos sobre isso mais à frente.

Funções administrativas no dia a dia

As funções administrativas fazem referência ao passado, presente e futuro da organização.

As funções administrativas podem ser divididas por linha do tempo, representando passado, presente e futuro. Isso porque elas se referem a momentos diferentes da empresa, sendo importante entender tanto o histórico do negócio quanto projeções futuras.

Vamos explicar isso melhor:

  • Passado: na função “controlar”, você precisa elaborar relatórios e analisar os indicadores da empresa, de forma a avaliar o histórico dos resultados e ser capaz de fazer, depois, projeções. Assim, o passado da empresa é tão relevante quanto o seu futuro;
  • Presente: após o monitoramento, o gestor pode determinar uma
    política orçamentária, definindo limites de gastos para as diferentes áreas;
  • Futuro: essa é fácil. A função “planejar” serve para que o futuro da empresa aconteça conforme o esperado, sem grandes percalços (pelo menos, não os causados por má gestão).

Como você viu, as funções administrativas incluem atividades que avaliam o histórico da empresa, determinam limites para um presente controlado e planejam ações futuras para permitir o crescimento e desenvolvimento do negócio.

É importante entender que o gestor que só vive o “hoje” pode não ter um amanhã. Então, evite ficar preso a burocracias e operações complexas, que limitem o seu planejamento e impeçam sua análise dos resultados passados.

A melhoria contínua só existe em organizações em que o gestor tem consciência do passado, presente e futuro da sua empresa.

Leia também: Gestão Financeira: como melhorar os resultados da empresa.

Como desempenhar as funções administrativas com um sistema de gestão

Já falamos que equilíbrio é fundamental para o bom desempenho das funções administrativas. Para isso, além da capacitação constante, é importante que o gestor invista seu tempo para pensar estrategicamente.

Se você ainda lança mão de planilhas e documentos de preenchimento manual, pode estar perdendo muito tempo com tarefas repetitivas, burocráticas e operacionais. E isso não é saudável, nem para você nem para a sua empresa.

Leia também:  5 passos básicos antes de abrir o seu negócio

A tecnologia está evoluindo com uma velocidade impressionante. Com ela, surgem opções no mercado para automatizar essas tarefas, eliminando esse compromisso da sua rotina.

Além de melhorar o desempenho e aumentar a performance de trabalho da equipe, os sistemas de gestão reduzem erros, sendo mais confiáveis para uma análise de resultados.

O BomControle, por exemplo, é um sistema completo de gestão, integrando setores e automatizando inúmeras tarefas de controle. Nele, você conta com:

  • Gestão Financeira: você controla o financeiro e integra departamento, otimizando tempo e recursos. Faça a gestão de contas a pagar e receber, conciliações bancárias, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e boletos, e controle as movimentações financeiras e o faturamento da sua empresa;
  • Controle de Estoque: com recursos que descomplicam a sua gestão de estoque, você gerencia os produtos em estoque, reduz despesas com controle de compras e integra seu inventário com o módulo de vendas, garantindo que o seu estoque esteja sempre atualizado;
  • Gestão de Vendas: acompanhe e controle suas vendas, integrando-as com os módulos de estoque e financeiro, automatizando os processos e garantindo o correto lançamento das contas a receber;
  • Gestão de Processos: com uma ferramenta intuitiva e fácil de usar (BPM), você gerencia os processos, redesenha fluxos e busca a melhoria contínua na performance da sua empresa;
  • CRM: todas as informações das negociações em andamento e sua base de clientes em um único lugar, permitindo uma análise de público e a tomada de decisão em busca de inovações e novas oportunidades;
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    Conclusão

    O desempenho eficaz das funções administrativas permite o crescimento sustentável do negócio.

    As funções administrativas (planejar, organizar, controlar e dirigir) são fundamentais para uma gestão efetiva e eficaz.

    Elas englobam diversas atividades e responsabilidades que o gestor deve ficar de olho para obter os resultados desejados.

    Um sistema de gestão pode apoiá-lo em diferentes atividades operacionais, automatizando processos e otimizando tempo, de forma que o gestor possa atuar de forma mais estratégica, em benefício do seu negócio.

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