eSocial Empresas do Simples Nacional: Entenda como funciona

O eSocial Simples Nacional é um projeto do Governo aplicado a todas as empresas. Seu objetivo é simplificar os envios de informações e declarações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, através da unificação dessa comunicação.

Em 2018, iniciou o cronograma de implementação para o grupo 01, que compreende as empresas com faturamento bruto acima de R$ 78 milhões. Em 2019, chegou a vez das empresas optantes pelo Simples Nacional.

Leia o nosso artigo sobre as obrigações acessórias e saiba mais sobre as obrigações das empresas optantes pelo Simples Nacional!

Neste post, você vai entender o que é o projeto eSocial, quais as fases de implementação para empresas do grupo 3, o cronograma 2019 e as penalidades para o caso do não cumprimento da legislação.

Sistema de Gestão Integrada

Otimize as atividades dos departamentos da sua empresa

Conheça agora!

TESTE GRÁTIS

O que é o eSocial

eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, criado pelo governo, para que empresas comuniquem de forma unificada as informações referentes aos seus funcionários.

É um projeto realizado em conjunto pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social e Ministério do Trabalho.

Algumas informações que devem ser comunicadas através desta plataforma online são os vínculos, acidentes de trabalho, contribuições, aviso prévio e dados sobre o FGTS.

Ao prestar conta através do eSocial, as empresas ficam livres do preenchimento de formulários e declarações individuais.

Com o eSocial, as empresas irão reduzir os custos contábeis ao simplificar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. A legislação também prevê tratamento diferenciado para as micro e pequenas empresas.

Qual é o grupo do Simples Nacional no eSocial

Empresas optantes pelo Simples Nacional foram enquadradas no Grupo 03, conforme alteração da resolução em Maio de 2018.

A implementação do eSocial foi dividida em fases e grupos de empresas. A implementação progressiva teve seu quadro alterado com a Resolução CDES 5/2018, de 05/10/2018, que previu a inclusão de empresas optantes pelo Simples Nacional.

Assim, o quadro de grupos de empresas ficou definido da seguinte forma:

GrupoCaracterística
Grupo 01Inclui as entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (receita bruta).
Grupo 02Compreende as entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.
Grupo 03Inclui os empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos.
Grupo 04Inclui as empresas públicas e organizações internacionais.

Assim, com a alteração da resolução realizada em Maio de 2018, as empresas optantes pelo Simples Nacional passam a fazer parte do Grupo 3 no calendário de implementação do eSocial.

Quais são as fases de entrega do eSocial

Para qualquer grupo do eSocial, as fases de entrega foram divididas de igual maneira. A implementação iniciou em 2018 para as empresas do primeiro grupo, e deverá ser concluída apenas em 2020.

O processo de implementação foi dividido em 4 grupos de empresas e 6 fases para cada grupo. São elas:

  1. Cadastro do empregador e tabelas
  2. Dados dos trabalhadores e vínculo de emprego
  3. Folha de pagamento
  4. Substituição da guia de contribuições previdenciárias (GFIP)
  5. Substituição da guia para recolhimento do FGTS (GFIP)
  6. Dados de segurança e saúde do trabalhador

Cada fase deve ser implementada com uma média de 3 meses de intervalo, com exceção da fase 6, que tem um prazo maior para envio das informações.

Prazos de entrega e cronograma 2019

2019 é o ano da implementação obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional

O programa eSocial iniciou em 2018, com a implementação para as empresas do grupo 1, ou seja, aquelas cujo faturamento anual ultrapasse R$ 78 milhões.

Em 2019, chegou a vez de começar a implementar o eSocial para as empresa do grupo 3, que compreendem as empresas optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto empregados domésticos), produtores rurais pessoas físicas e entidades sem fins lucrativos.

A implementação é dividida em 5 fases, todas elas com prazo limite para cumprimento, conforme abaixo:

  1. De 10/01/2019 a 09/04/2019: Cadastro dos empregadores e tabelas;
  2. De 10/04/2019 a 09/07/2019: A empresa passa a ser obrigada a enviar informações relativas aos seus empregados e seus vínculos, como admissões, afastamentos e desligamentos;
  3. De 10/07/2019 ao final de Setembro/2019: Passa a ser obrigatório o envio das folhas de pagamento através do eSocial;
  4. Outubro/2019: O Guia de Recolhimento do FGTS e de informações à Previdência Social (GFIP) deverá ser substituído pelo envio das informações através do eSocial;
  5. Julho/2020: A última fase consiste no envio dos dados de segurança e saúde no trabalho (SST).
Leia também:  5 passos básicos antes de abrir o seu negócio

Para 2019, portanto, as empresas optantes pelo Simples Nacional devem se preparar para cumprir as quatro primeiras fases de implementação do eSocial, sendo que a primeira já teve início em 10 de Janeiro.

Como cadastrar no eSocial

Para realizar o cadastramento e acesso ao eSocial, é preciso acessar o endereço https://login.esocial.gov.br.

No local, você encontrará duas formas de acesso: via módulo WEB Geral, que é realizado através do certificado digital; ou com o módulo WEB MEI, para micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional que possuam somente 1 trabalhador ativo. Para este caso, o certificado digital não é exigido, sendo possível o cadastramento através de um Código de Acesso.

Traremos, neste post, um tutorial simples de como fazer o primeiro cadastro. Se necessário, você pode consultar o manual disponibilizado no portal do eSocial, clicando aqui.

Cadastro com código de acesso

O empregador optante pelo Simples Nacional com até 1 funcionário ativo poderá realizar seu cadastro com o código de acesso ou com o Certificado Digital, caso preferir.

Para gerar o Código de Acesso, o responsável pela empresa deverá cadastrar seu CPF. Serão solicitadas as seguintes informações:

  • CPF
  • Data de nascimento
  • Número dos recibos de entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF), dos últimos dois exercícios. Para o empregador que tenha enviado apenas uma DIRPF, será solicitado apenas o recibo da última declaração.

Importante saber que todos os dados informados para a geração do Código de Acesso se referem à Pessoa Física que estará realizando o procedimento.

Caso o usuário não possua os recibos de entrega do imposto de renda, será solicitado o título de eleitor. Em caso de falta deste documento, o empregador deverá, necessariamente, utilizar o Certificado Digital.

O código de acesso tem validade de 03 anos. Após esse prazo, o usuário será informado automaticamente e convidado a gerar um novo código, assim que utilizar a senha já expirada.

Cadastro com certificado digital

O certificado digital é uma forma de assinatura online com validade jurídica, que confere proteção às transações realizadas via internet por pessoas ou empresas.

A emissão do certificado digital só pode ser realizada através de uma Autoridade Certificadora credenciada pela Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil, e habilitada pela Autoridade Certificadora da RFB.

Essas entidades certificam a autenticidade dos emissores e destinatários dos documentos e dados que trafegam na internet, garantindo a privacidade, a segurança e a integridade dos mesmos.
Para acessar o eSocial através do certificado digital, o empregador poderá utilizar o e-CPF do responsável legal ou o e-CNPJ da empresa.

Se você deseja obter um certificado digital e-CPF ou e-CNPJ, é preciso escolher uma das Autoridades Certificadoras Habilitadas, realizar o preenchimento e enviar sua solicitação. Você também pode acessar o site da Receita Federal para mais informações.

Acesso com Procuração

Se você desejar cadastrar um procurador para acessar o portal eSocial, deverá fazer o cadastramento da procuração na base de dados da Receita Federal, de forma presencial em uma unidade do órgão ou através do atendimento virtual (e-CAC).

O empregador pode cadastrar uma procuração em até 7 grupos:

  • Grupo Acesso WEB;
  • Grupo Desligamento;
  • Grupo Especial;
  • Grupo Exclusão;
  • Grupo Preliminar;
  • Grupo Rotinas;
  • Grupo SST.

No entanto, para acessar o portal eSocial através de procuração, é indispensável o uso do Certificado Digital, mesmo para os casos de micro ou pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional.

Como enviar os dados do eSocial

Uma vez cadastrado no portal do eSocial, você terá acesso a todos os eventos passíveis de transmissão.

Para enviar os dados, basta clicar no evento desejado. Um botão com “Cadastrar novo” irá aparecer em tela. Ao clicar, um formulário será aberto e você deverá preencher todos os campos solicitados, e salvar.

Todos os eventos enviados ficarão salvos e poderão ser consultados, alterados, retificados ou excluídos, de acordo com sua natureza.

Para acessar o tutorial completo sobre o eSocial, acesse o portal e leia o Manual Geral WEB.

Tabelas do Terceiro Grupo

Já iniciou o prazo de envio das tabelas para o Grupo 3

Conforme visto anteriormente, o cronograma aponta o início da fase para o Grupo 3 a partir de 10 de Janeiro de 2019, podendo ser cumprido até 09 de Abril de 2019.

Leia também:  NFe - Saiba tudo sobre a nota fiscal eletrônica

Nesta primeira fase, empresas optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto empregada doméstica), produtor rural pessoa física e entidades sem fins lucrativos deverão enviar as tabelas do empregador, que são eventos que complementam a estrutura da base de dados.

Estes eventos identificam o empregador através de dados básico referentes à sua classificação fiscal e estrutura administrativa. A manutenção dessas tabelas é fundamental para garantir o correto recebimento dos eventos periódicos e não periódicos, e assegurar a apuração dos valores devidos.

Automatize a gestão da sua empresa

Automatize as atividades da sua empresa de maneira integrada entre os departamentos

Online e seguro

TESTE GRÁTIS

O envio das informações poderá ser realizado através da geração e transmissão do arquivo xml gerado pelo sistema de folha de pagamento utilizado pela empresa, via eSocial service, diretamente através do eSocial Simplificado MEI ou pelo eSocial Módulo Web.

As tabelas que deverão ser enviadas durante a primeira fase de implementação do eSocial para empresas optantes pelo Simples Nacional são:

S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte

Devem ser fornecidas as informações cadastrais, alíquotas e demais dados necessários ao preenchimento e validação de outros eventos do eSocial, inclusive para apuração das contribuições previdenciárias e do FGTS. Esse é o primeiro evento a ser transmitido pelo empregador, não podendo ser enviado qualquer outro antes deste.

S-1005 – Tabela de estabelecimentos e obras

Este evento visa identificar os estabelecimentos e obras de construção civil da empresa, detalhando as informações de matriz e filiais do empregador, como: CNAE principal, Fator Acidentário de Prevenção, alíquota GILRAT, indicativo de substituição da contribuição patronal de obra de construção civil, e outras.

No caso de pessoa física, o cadastramento neste evento deverá informar seu cadastro de atividade econômica da pessoa física (CAEPF).

S-1010 – Tabela de rubricas

Este evento detalha as informações das rubricas que constam na folha de pagamento do empregador, e deverá permitir o cruzamento delas com as que constam na tabela de Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento do eSocial.

As informações desta tabela são utilizadas para validar os eventos de remuneração dos trabalhadores da empresa.

S-1020 – Tabela de lotações tributárias

Este evento identifica a classificação da atividade do empregador para fins de atribuição do código FPAS, a obra de construção civil, a contratante de serviço ou outra condição diferenciada de tributação.

S-1030 – Tabela de cargos

Este evento identifica o cargo, apresentando código e período de validade. É utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na Tabela de Cargos do empregador.

As informações desta tabela serão utilizadas para validação de diversos eventos, incluindo o cadastramento inicial, admissão, alteração de dados contratuais, entre outros, para todas as empresas obrigadas ao eSocial.

S-1040 – Tabela de funções

Este evento apresenta o código e a validade do registro de informações que identificam a função ou cargo em comissão do empregador ou órgão público. As informações desta tabela são utilizadas para validação de outros eventos do eSocial, como admissão, alteração contratual, e outros.

S-1050 – Tabela de horários /turnos de trabalho

As informações que identificam o horário contratual, apresentando código e validade, detalham, também, os horários de início e término da jornada de trabalho. Este evento é utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na Tabela de Horários/Turnos de Trabalho.

S-1070 – Tabela de processos administrativos / judiciais

Este evento é utilizado para incluir, excluir ou alterar os registros na Tabela de Processos Administrativos/Judiciais do empregador, da entidade patronal com representação coletiva, do trabalhador contra um órgão público envolvido no projeto do eSocial ou contra outras empresas, quando se observar um impacto no cumprimento das obrigações principais e acessórias.

As informações desta tabela serão utilizadas para validação de outros eventos do eSocial, influenciando na forma e no cálculo dos tributos devidos e do FGTS.

Quais são as penalidades e multas

O eSocial busca simplificar a entrega de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de empresas de todo o Brasil.

Com um cronograma construído em fases e aplicado em grupos de empresas, cada empregador tem tempo hábil suficiente para se adaptar ao novo modelo de envio.

Leia também:  5 dicas de vendas para o Dia dos Namorados

As empresas que não cumprirem com suas obrigações serão penalizadas. No entanto, é errado relacionar às multas e penalidades ao eSocial, já que ele, sozinho, não muda a legislação.

Ou seja: as empresas já seriam penalizadas de qualquer forma, pela falta de cumprimento com a legislação. O que acontecerá, agora, com o eSocial, é que será muito mais fácil controlar essas faltas, visto que as informações estão unificadas em um mesmo banco de dados.

Para empresas que já contam com compliance e um bom controle de seus processos, isso não deverá ser um grande problema. Ainda assim, vale ficar atento para não perder nenhum prazo e acabar arcando com uma multa.

Lembrando, portanto, que qualquer penalização já existente continua em vigor, já que a legislação não sofreu alterações. Para ilustrar, trazemos neste post alguns exemplos de multas que poderão ser aplicadas em caso de descumprimento de alguma obrigação prevista:

Multa por Cadastro Desatualizado

As informações dos empregados devem sempre ser atualizadas, durante todo o período em que existir vínculo. Caso algum dado informado estiver desatualizado, a multa pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54 por funcionário.

Multa por Omissão de Acidente de Trabalho

Se, por uma fatalidade, acontecer um acidente de trabalho na empresa, o empregador é obrigado a emitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). Para envio via eSocial, o prazo é o mesmo (até o primeiro dia útil após o acidente). Em caso de atraso, a multa varia de acordo com o salário de contribuição. Caso o problema já tenha acontecido anteriormente, o valor da multa será dobrada.

Multa por Admissões não Informadas

A empresa tinha até o sétimo dia do mês seguinte para comunicar a admissão de um novo funcionário. Com o eSocial, a contratação deve ser comunicada no sistema até um dia antes do funcionário iniciar seu trabalho na empresa.

Caso essa obrigatoriedade não se cumpra, a multa poderá variar entre R$ 402,53 e R$ 805,06 por funcionário, podendo dobrar este valor se for um problema reincidente.

Multa por Omissão de Dados de Afastamento Temporário

Em caso de afastamento temporário de algum funcionário, o empregador deverá enviar a comunicação via eSocial. Caso contrário, deverá arcar com uma multa que poderá ir de R$ 1.812,87 até R$ 181.284,63.

Multa por Falta de Cumprimento com o FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) também estará no eSocial. Caso a empresa não realize algum depósito, deixe de computar a parcela de remuneração ou perca algum prazo de pagamento, deverá pagar uma multa que poderá variar de R$ 10,64 e R$ 106,41 por empregado, sendo cobrada em dobro em caso de reincidência.

Multa por Falta de Exames Médicos

Sempre que houver uma admissão, retorno após afastamento, mudança de função ou demissão, o funcionário deverá ser submetido a exames para obtenção do Atestado de Saúde Ocupacional. O não cumprimento deste exame, em qualquer uma das situações mencionadas, sujeita empresa a multas entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.

Sistema de Gestão Empresarial

Controle as atividades da sua empresa a qualquer hora e em qualquer lugar!

Comece agora!

TESTE GRÁTIS

Conclusão

eSocial é um projeto que simplifica, mas desafia!

O eSocial é um projeto do governo que está desafiando as empresas a repensarem seus processos.

Ainda que facilite a comunicação de informações referentes ao quadro funcional, simplificando o preenchimento de guias e declarações, pode ter um impacto negativo se a empresa não estiver preparada para lidar com este novo procedimento, novo ambiente e novas obrigações.

Para garantir uma transição tranquila na hora de evoluir seus processos, contar um sistema completo é essencial. Assim, você garante a integridade das informações que serão enviadas e terá mais controle em relação aos seus dados.

Conheça o componente de Gestão Financeira do ERP BomControle e gerencie suas atividades com eficiência! Faça um teste grátis!

Envie ou compartilhe este artigo