Como emitir nota fiscal em São Paulo: 5 passos para você aprender!

Empresas de todos os portes e segmentos devem emitir nota fiscal para ficar em dia com o Governo.

Isso porque a nota fiscal é uma forma de comprovar as transações comerciais de uma operação, dando garantias ao cliente e mantendo a empresa livre de pendências tributárias.

Não emitir uma nota fiscal de venda é uma forma de burlar o sistema, também conhecido como evasão fiscal. A sonegação de impostos é crime.

Leia também: O papel do Planejamento Tributário na Elisão Fiscal – Saiba tudo

Atualmente, muitas cidades já disponibilizam a nota fiscal eletrônica, o que agiliza bastante o processo, além de ser mais confiável e reduzir custos com papel.

Além disso, a nota fiscal eletrônica pode ser integrada com sistemas financeiros, otimizando processos e permitindo um melhor controle da gestão da empresa.

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Se você está em São Paulo, deve saber como emitir nota fiscal no sistema da sua prefeitura para não ter erros. Neste artigo, vamos abordar:

  • Como emitir nota fiscal em São Paulo para seu negócio
  • Quem precisa emitir nota fiscal em São Paulo?
  • Como emitir nota fiscal em São Paulo em 5 passos
  • Como emitir nota fiscal de produtos em São Paulo
  • Posso cancelar uma nota fiscal depois de emitida?
  • Como emitir nota fiscal em São Paulo com o BomControle

 

Boa leitura!

Como emitir nota fiscal em São Paulo para seu negócio

Cada tipo de negócio deve emitir uma nota fiscal específica em São Paulo.

Para entender como emitir nota fiscal em São Paulo, você precisa, primeiro, conhecer as diferentes tipos de notas existentes e válidas no Brasil.

São elas:

Nota Fiscal de Produtos Eletrônica (NF-e)

A nota fiscal de produtos eletrônica deve ser emitida por empresas que comercializam mercadorias.

É o caso, por exemplo, de você vender bebidas para um restaurante. Na venda das bebidas, você vai emitir este tipo de documento para o comprador.

A nota fiscal de produtos eletrônica deve ser emitida através do SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de cada estado, e está relacionada a impostos como IPI (Produtos Industrializados) e ICMS (Imposto de Mercadorias e Serviços.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A nota fiscal de serviços eletrônica é utilizada por empresas que fazem prestação de serviços. É o caso, por exemplo, de uma agência de publicidade.

Esse documento é emitido através da prefeitura da cidade, e está relacionado ao ISS (imposto sobre serviços).

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Esse documento é a nota fiscal emitida para o consumidor final. No exemplo que demos para a nota fiscal de produto, esta seria a nota emitida pelo restaurante para o cliente que consumiu a bebida.

Deu para entender a diferença, né?

Ele também é chamado de cupom fiscal eletrônico e é emitido através de um Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT).

Quem precisa emitir nota fiscal em São Paulo?

Como você viu, as notas fiscais de produto são compromisso do Estado, enquanto que as notas de serviço ficam a cargo da Prefeitura de cada município.

Se você está em São Paulo, saiba que sua empresa também precisa emitir nota fiscal eletrônica, de forma que o governo mantenha um controle tributário.

Leia também:  Como sua empresa pode reduzir custos operacionais?

A não ser que você seja um microempreendedor individual (MEI) ou autônomo sem CNPJ, e trabalhe com comercialização de mercadorias.

Nestes casos, há uma exceção: só é obrigatória a emissão de nota fiscal de produtos para empresas, não para pessoas físicas.

Já para os casos da nota fiscal de serviços eletrônica, não há exceção: mesmo MEIs e autônomos devem emitir o documento.

Leia também: DAS-MEI: O que é, para que serve e como emitir

Para saber se a sua empresa ou atividade deve emitir nota fiscal em São Paulo, você pode consultar o site do SEFAZ. Eles listam as obrigações de acordo com o CNAE.

Como emitir nota fiscal em São Paulo em 5 passos

Os prestadores de serviços devem emitir nota fiscal em São Paulo através da prefeitura.

Listamos 5 passos para você aprender a emitir nota fiscal de serviço eletrônica em São Paulo. É bastante simples e você não deve ter maiores dificuldades. Vamos lá?

#Passo 1: Faça o seu cadastro na prefeitura

Antes de saber como emitir nota fiscal em São Paulo, você precisa fazer o cadastro da sua empresa na Prefeitura. Assim, vai obter acesso ao sistema pelo qual fará a emissão do documento.

Os requisitos para este cadastro mudam de acordo com o porte da empresa. Confira:

 

  • Para microempreendedores individuais e autônomos sem CNPJ, é preciso solicitar o registro no CCM (Cadastro de Contribuintes Mobiliários), solicitando o desbloqueio da Senha Web na Secretaria Municipal da Fazenda;
  • As demais empresas (pequeno, médio e grande porte) devem adquirir um certificado digital e solicitar o desbloqueio da senha na Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico.

#Passo 2: Acesse o sistema para emissão de notas fiscais

O sistema para emissão de notas fiscais em São Paulo é o Nota do Milhão. Para acessar o sistema, você deve entrar no site e clicar em “Acessar o sistema”.

Você também pode fazer o download do aplicativo para fazer as emissões através do celular. O Nota do Milhão está disponível na Google Play e na App Store.

Após o acesso, é só preencher o CPF ou o CNPJ e a senha. Você também pode escolher a opção “Certificado Digital”, presente acima dos campos principais.

#Passo 3: Escolha a opção para emitir nota fiscal

Acessando o sistema, você terá um menu lateral com algumas opções, como configuração de perfil, verificação da opção do Simples Nacional, guias de pagamentos, entre outros.

Dentre elas, você terá a opção “Emitir NFS-e”. Se preciso, você poderá consultar as notas fiscais emitidas na seção “Consulta de Notas”.

#Passo 4: Preencha todos os campos obrigatórios

Para começar a emitir a nota fiscal em São Paulo, você deve informar o CPF ou CNPJ do tomador, ou seja, do cliente da sua empresa.

Com essa informação, é provável que os outros dados, como Razão Social e endereço, sejam preenchidos automaticamente. Caso isso não aconteça, basta você digitar os dados manualmente.

Em seguida, você deve preencher os dados obrigatórios em relação à prestação de serviços, como a descrição, quantidade e valor.

No campo “Discriminação dos Serviços” você pode inserir outras informações úteis para o cliente, como dados bancários para transferência, número do boleto, ordem de compra, entre outros.

Leia também:  5 dicas para manter as contas a pagar em ordem na sua empresa

 

#Passo 5: Confira os dados e conclua

Por fim, revise todas as informações digitadas na nota fiscal, a fim de evitar o envio do documento com erros.

Não se preocupe em preencher o campo ISS, pois ele é preenchido de forma automática de acordo com a atividade cadastrada da sua empresa.

Estando tudo correto, é só concluir a emissão, fazer o download e enviar o arquivo para o cliente. Você pode consultar as notas emitidas a qualquer momento, dentro do mesmo sistema.

Como emitir nota fiscal de produtos em São Paulo

Para emitir nota fiscal de produtos, a empresa precisa contratar um certificado digital, que valide sua identidade neste ambiente virtual.

Além disso, é necessária a aquisição de um sistema emissor de notas. Existem empresas privadas que fazem a venda de sistemas com este fim, mas o SEFAZ disponibiliza uma versão gratuita.

Não trataremos do passo a passo deste tipo de emissão pois é mais complexo, já que depende da atividade de cada empresa e de normas específicas do Estado de São Paulo.

De qualquer forma, você pode consultar as condições de como emitir nota fiscal em São Paulo através da Portaria CAT 162/2008, disponível no site da Secretaria da Fazenda e Planejamento do Governo do Estado de São Paulo

Posso cancelar uma nota fiscal depois de emitida?

Se você emitiu uma nota fiscal e, por qualquer motivo, precisar cancelar o documento, saiba que você tem um prazo limite para isso.

Uma vez que a nota fiscal tenha sua autorização de uso, ela poderá ser cancelada no prazo máximo de 24 horas. Isso se a mercadoria não tiver saído do seu estabelecimento.

Para solicitar cancelamento, você deve utilizar um arquivo XML. O modelo do arquivo pode ser consultado no site da Secretaria da Fazenda de São Paulo, na sessão Downloads.

Assim como acontece com a emissão da nota fiscal, o seu cancelamento deverá ser aprovado pelo SEFAZ.

Caso o prazo máximo de 24 horas seja superado, você tem 480 horas para fazer o pedido de cancelamento via sistema. No entanto, neste caso, ficará sujeito a multas e penalizações, conforme previsto no item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS.

Após esse prazo, a única forma de cancelar uma nota fiscal emitida em São Paulo é obtendo a autorização de um Posto Fiscal. Para isso, você deverá apresentar:

 

  • A chave de acesso da NF-e a ser cancelada;
  • A folha do livro Registro de Saídas e/ou Entradas referente ao lançamento da operação ou prestação ou declaração relativa ao documento fiscal;
  • A comprovação de que a operação não ocorreu, seja via declaração firmada pelo representante legal da empresa emissora ou cliente;
  • Uma declaração firmada pelo representante legal e os motivos que impediram o cancelamento da NF-e em prazo regular.

 

O contribuinte receberá a resposta do pedido através do seu Domicílio Eletrônico. Após autorizado, o cancelamento da nota fiscal poderá ser feito via sistema, respeitando o prazo de 15 dias.

Você poderá consultar o status da sua nota fiscal a qualquer momento, no site da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo. Alguns status possíveis são: cancelada, autorizada, em contingência.

Leia também:  5 dicas para o Bom Controle financeiro

Como emitir nota fiscal em São Paulo com o BomControle

Utilize um sistema de gestão integrada para emissão de notas fiscais em São Paulo.

 

É claro que a nota fiscal eletrônica, por si só, auxilia o gestor na organização de seus processos. Ficou muito mais fácil emitir este tipo de documento com a implementação desses sistemas.

Mas quer uma dica? Existem sistemas completos de gestão que apresentam o emissor de nota fiscal como uma de suas funcionalidades.

Dessa forma, você consegue gerenciar ainda melhor as informações da sua empresa, integrando o departamento comercial com o financeiro, por exemplo.

Ao realizar uma venda e emitir uma nota fiscal em São Paulo, automaticamente já retira o produto do estoque e já lança a provisão do valor no seu sistema financeiro. Não parece incrível?

O ERP BomControle é assim: em um único sistema você integra controle de estoque, CRM, processos comerciais, atendimento ao cliente, gestão de processos e gestão financeira, incluindo funcionalidades como emissão de notas fiscais.

Confira as principais funções disponíveis:

 

  • Contas a pagar e a receber
  • Integração bancária
  • Fluxo de caixa
  • Contagem de estoque rápida
  • Alerta de estoque mínimo
  • Estoque integrado ao controle de vendas
  • Controle de orçamentos e transportadoras
  • Gestão de vendedores
  • Gestão de oportunidades
  • Acompanhamento de tarefas
  • Registro de negociações em andamento
  • Criação de processos simplificado
  • Relatórios personalizados
  • Controle de SLA
  • E muito mais!

 

Experimente o ERP BomControle de forma gratuita por 15 dias. Não precisa informar o cartão de crédito: você só paga se gostar!

Conclusão

Um sistema completo permite emissão de notas fiscais em São Paulo de forma integrada com os relatórios financeiros.

 

Agora que você já sabe como emitir nota fiscal em São Paulo, fique atento! A emissão de nota é uma obrigatoriedade da empresa e mantém o seu negócio em dia com o Governo.

Entenda o tipo de nota fiscal adequada para a sua empresa, cuide das informações digitadas e busque um sistema para emissão que integre as informações a outros departamentos.

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