A importância de ter um bom programa de orçamento em sua empresa

Você sabe qual é a importância de se ter um bom programa de orçamento em sua empresa? Independentemente da sua resposta, preparamos este artigo justamente para falar sobre isso.

Porém, antes de mais nada, é preciso deixar claro que quando falamos em programa de orçamento, estamos nos referindo a uma estrutura de controle para as estimativas de custo de um determinado produto e/ou serviço.

Em outras palavras, podemos descrevê-lo como uma forma organizada de gerenciar as propostas de venda elaboradas pela própria companhia. Na maioria das vezes, a solicitação vem por parte dos clientes.

De qualquer maneira, este conteúdo foi desenvolvido para apresentar os principais pontos em relação a esse assunto.

Se está em busca de informações que o ajudem a melhor compreender o seu negócio, de modo a otimizar as suas tomadas de decisão, não perca essa leitura em hipótese alguma. Confira!

Por que é tão importante ter um controle sobre os orçamentos elaborados na empresa?

Começaremos, então, pela parte que de fato pretendemos trazer: a importância de um programa de orçamento. E para sermos o mais breve possível, a principal observação a se fazer é que esse controle está diretamente relacionado ao planejamento das vendas.

Pense bem: de que adianta elaborar orçamentos se a sua equipe de vendedores não realiza um monitoramento em ordem a transformá-los em um negócio fechado? Pois então, “orçar por orçar” não é o bastante, é necessário acompanhar a proposta juntamente ao cliente.

Muitas vezes, a oportunidade é perdida exatamente por essa falta de acompanhamento. Diante da volatilidade do mercado no que se refere aos custos de produção ou com a prestação de serviços, os valores podem sofrer alterações constantes.

Dependendo do tipo ou segmento de atuação, o orçamento de hoje pode ser diferente do de amanhã. Quem não controla o que orçou e não se mantém em contato com os clientes e prospects, corre o risco de perder a venda por não ter tido apresentado a melhor proposta. Talvez, no entanto, ela pudesse ser ajustada se houvesse um bom programa de orçamento.

Sob uma visão ampla e completa, estamos falando sobre um controle de vendas. Afinal de contas, muitas vendas se iniciam com um orçamento, concorda? Assim sendo, certifique-se de que a sua equipe comercial dê a devida atenção às propostas elaboradas.

Que tipos de ferramentas podem ser utilizadas para ajudar?

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Agora que você já sabe do que se trata um programa de orçamento, falaremos um pouco sobre os tipos de ferramentas que podem ser utilizadas para ajudar. Sobretudo, há duas soluções principais: ERP e CRM.

Leia também:  O que é uma empresa sustentável? A sua empresa é sustentável?

O que é um ERP?

Sigla para Enterprise Resource Planning (Planejamento dos Recursos da Empresa), os ERPs são conceitualmente descritos como um sistema de gestão integrada. Em termos práticos, essa tecnologia (software) permite o gerenciamento dos procedimentos internos, a conexão entre os setores da companhia e o fluxo de informações entre eles.

Por promover a automação dos processos e a sua integração, sabe-se que a adoção de um ERP contribui significativamente para todas as áreas do negócio, incluindo comercial e finanças.

Enfim, há inúmeros benefícios em utilizar essa ferramenta. No contexto dos orçamentos, podemos destacar o ganho de eficiência nesse controle, o aumento das vendas e da lucratividade.

O que é um CRM?

A sigla CRM significa Customer Relationship Management (Gestão do Relacionamento com o Cliente). Como sugere o nome, o foco dessa tecnologia (também um software) está na administração da sua carteira de clientes, das ações de marketing e também nas relações de pós-venda.

Nesse pacote de recursos, está o programa de orçamento, fundamental para o processo comercial como um todo. A maneira como isso é exposto depende da ferramenta, visto que há diversas opções no mercado (no final do artigo mostraremos como o escolher uma solução adequada).

Apenas para facilitar o seu entendimento acerca dos CRMs, eles permitem o mapeamento e o registro de todas as informações que correspondem aos atendimentos, facilitando, desse modo, as suas tomadas de decisão.

Além disso, ao aplicá-lo na organização, é provável que acontece uma redução de custos nesse setor. Isso ocorre porque os esforços de venda serão direcionados, diminuindo os valores de aquisição (prospecção) e otimizando o tempo do seu time de vendedores.

Em resumo, tanto um ERP quanto um CRM são ferramentas indispensáveis não apenas para um bom programa de orçamento, como também para o sucesso do negócio. A dica, se possível, é buscar uma atuação conjunta, ou seja, integrá-las: algo essencial para a evolução tecnológica da empresa.

Quais os benefícios em utilizar um software para fazer essa gestão?

Antes de concluirmos, é interessante que você saiba quais são as vantagens de utilizar os softwares de gestão. No geral, podemos destacar as seguintes:

  • maior controle sobre os orçamentos;
  • identificação e eliminação dos gargalos que atrapalham as vendas;
  • melhora das taxa de conversão;
  • redução de custos comerciais;
  • automação de determinados procedimentos;
  • aumento da produtividade;
  • integração dos processos;
  • otimização do planejamento de vendas;
  • entre outros.
Leia também:  Como empreender em tempos de Crise

Como escolher um software adequado?

Conforme prometido, finalizaremos este artigo com algumas dicas sobre como escolher um software adequado. Considerando os ERPs e os CRMs, a primeira observação a se fazer vai por conta dos fornecedores: opte por aqueles reconhecidos que podem lhe oferecer soluções completas ou de acordo com as suas necessidades de momento.

A segunda diz respeito aos valores. Nesse caso, lembre-se de que o barato pode sair caro, e o caro mais caro ainda! Isso significa que o preço dos planos não deve ser o fator principal na sua escolha, o mais importante é analisar o custo-benefício.

Se entre os serviços oferecidos estiver incluso um portal de treinamento, normalmente chamado de “universidade“, um ponto a mais para o fornecedor em questão. Isso demonstra o seu real interesse em ajudar as empresas, indicando um bom suporte.

Outro aspecto que deve ser avaliado são as integrações permitidas. Aplicativos de comunicação, organização, produtividade, ferramentas de e-mail marketing e de atendimento ao cliente servem como exemplos.

Vale ressaltar de que tudo o que foi apresentado até aqui contribui de alguma forma para o programa de orçamento. Enquanto muitos ainda o enxergam de forma individual, faça diferente, o tenha como uma peça estratégica para alavancar as vendas e ajudar no crescimento do seu negócio.

Agora que você aprendeu sobre a importância de orçamento e como a tecnologia pode fazer a diferença nesse processo, continue a leitura e confira 8 dicas para escolher um software de gestão!

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