Como ter um controle de estoque e vendas totalmente gratuito

Tempo de leitura: 17 minutos

Cada centavo investido em um negócio deve ser convertido em uma ação financeira positiva. Do contrário, torna-se algo obsoleto e dispendioso.

A esse pensamento se dá o nome de ROI, o Retorno Sobre Investimento. Essa estratégia tem um papel relevante em diversos setores, principalmente nos processos de armazenagem.

Por isso, é importante ter o controle de estoque e vendas totalmente gratuito. Isso acontece porque o estoque retém grandes valores e, quando mal gerido, implica em perda de dinheiro.

E não é só isso: a gestão do que entra e sai afeta a empresa como um todo e pode se tornar uma grande aliada, tanto para o crescimento quanto para o fracasso da sua companhia.

Pensando nisso, é crucial contar com a tecnologia para monitorar o seu estoque. Softwares são incríveis quando se propõem a fazer o rápido acesso às rotinas do dia a dia, como a entrada de notas de fornecedores, pedidos internos, baixas no estoque, transferência de produtos entre locais de estoque, permissão de cadastros, entre outras ações.

Saiba como controlar o seu estoque e as vendas de forma eficaz lendo o post!

O que é e o que faz um controle de estoque

O controle de estoque é fundamental para a organização da sua empresa
O controle de estoque é fundamental para a organização da sua empresa

Tudo que envolve a organização e o planejamento dos materiais de uma empresa é classificado como parte do controle de estoque.

Desde as matérias-primas, os produtos finalizados e em andamento até as ferramentas e máquinas do empreendimento são contabilizados e supervisionados por meio deste sistema.

É o controle de estoque que documenta o fluxo de produtos dentro da empresa, seja a entrada de novos materiais ou a venda de mercadoria.

Sem este tipo de organização, uma companhia pode acabar comprando matéria-prima em excesso ou até mesmo vendendo um volume de produto que não é capaz de produzir.

Por meio do controle de estoque, é possível economizar tempo e dinheiro de forma eficiente, sendo assim, ele está diretamente ligado com as transformações no setor financeiro da empresa.

Por que minha empresa precisa do controle de estoque?

A verdade é que o controle de estoque deve ser classificado como um dos sistemas de organização mais básicos para qualquer empresa.

Contabilizar os materiais que entram e saem na empresa é uma tarefa que afeta diretamente os lucros, assim como o funcionamento de todos os outros setores do empreendimento.

Entenda por que o controle de estoque é tão importante e descubra o que ele pode oferecer para o crescimento do seu negócio!

Otimizar tarefas

Imagine contar cada matéria-prima e produto finalizado da sua empresa todos os dias, para saber o que tem e o que falta?

É uma tarefa que exige muito tempo e dinheiro, além de ter um alto risco de contabilizar números errados.

Optando pelo controle de estoque, principalmente o automatizado, você torna mais simples e eficiente a organização e o acompanhamento do fluxo de materiais do seu empreendimento.

Menos tempo e menos funcionários são necessários para executar a função, o que significa que ambos recursos podem ser investidos no planejamento de novas estratégias para o crescimento da sua companhia.

Reduzir ou eliminar desperdícios

É comum ver empresas que compram material em excesso e acabam tendo que descartá-lo, seja por conta do vencimento ou simplesmente por falta de utilidade.

Este é um dos problemas que o controle de estoque pode resolver com facilidade! Ao consultar o seu sistema, fica mais fácil descobrir o que realmente está faltando na empresa e precisa ser reposto.

Ao acompanhar a evolução dos seus relatórios, também é possível identificar as compras que não são mais necessárias ou que podem ser reduzidas.

Identificar produtos em falta ou em baixa quantidade

A principal missão do controle de estoque é apresentar a quantidade de materiais presentes na empresa, em diversos estados e setores.

Sendo assim, basta olhar para o seu relatório para apontar os produtos que estão em baixa e precisam de mais atenção. Esta análise é essencial para não vender mercadorias em um volume que a empresa não pode atender.

Vender um produto que não está pronto ou não poderá ser produzido é um erro que pode destruir a relação entre sua marca e o cliente, já que ele entende que você não é capaz de cumprir o que promete e perde toda a confiança em seu empreendimento.

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Vantagem competitiva

A maioria dos empreendimentos possuem momentos do ano em que as vendas são maiores e outros em que são menores.

Por meio do acompanhamento periódico do seu controle de estoque, é possível apontar com mais precisão quais são estas temporadas e preparar o seu estoque para atender à demanda.

Além disso, é possível fazer uma análise e apontar os produtos que faltam na concorrência. Assim, você pode assumir o papel de oferecer ao cliente aquilo que ele não consegue encontrar em outras marcas.

Indicativo de desempenho de setores

À primeira vista, você não imaginaria que a organização do fluxo de materiais poderia revelar tanto sobre uma empresa quanto realmente pode.

A verdade é que o controle de estoque indica o andamento de outros setores do empreendimento, como a área financeira, as vendas e até mesmo o administrativo.

Com este relatório, é possível calcular e até prever quanto dinheiro está saindo da empresa para se transformar em lucro depois.

Diminuição de custos

As empresas adeptas ao controle de estoque possuem o hábito de consultá-lo antes de fazer qualquer compra. Afinal, qual é o objetivo de comprar algo que já está no seu estoque?

Com o sistema de organização, seu empreendimento passa a fazer compras mais conscientes e ainda economiza recursos que seriam desperdiçados.

Além disso, o controle de estoques é essencial para criar novas estratégias de venda e trazer ainda mais lucros ao seu negócio.

Tipos de estoque

Conheça os diferentes tipos de estoque.

Para especificar ainda mais as informações entregues no relatório, o estoque costuma ser dividido entre duas categorias: matéria-prima e produtos para o varejo.

Cada um deles é supervisionado por um controle de estoque, na maioria das vezes, com estrutura similar. Entretanto, é interessante manter os dados de cada modalidade separados para observar de um lado quais são as entradas e do outro quais são as saídas.

Há sempre a possibilidade de cruzar informações, ainda mais se você utiliza um sistema unificado para cuidar do seu controle de estoque.

Entenda melhor qual é a diferença entre cada tipo de estoque e descubra qual tipo de informação eles revelam sobre a sua empresa.

Estoque de matéria-prima

Se a sua empresa produz mercadorias para venda, seja por outra marca ou até mesmo pela sua, este tipo de estoque está voltado ao material necessário para a confecção do seu produto.

O papel do controle é garantir que sempre há matéria-prima disponível e, ao mesmo tempo, evitar compras excessivas e desperdício de recursos.

A produção da mercadoria depende diretamente da disponibilidade de matéria-prima, por isso o controle não pode faltar nas empresas industriais.

Estoque de produtos para o varejo

Por outro lado, se a sua empresa possui a missão de vender mercadoria, o estoque diz respeito aos produtos armazenados que estão prontos para venda.

O ideal é que o produto permaneça no estoque pelo menor tempo possível, o que representa que a demanda está correspondendo ao volume de produção.

Quando uma mercadoria fica no armazém por muito tempo, isso significa que você pode estar produzindo ou comprando mais do que precisa. Além de haver a chance do produto vencer e precisar ser descartado.

Quais são os métodos de controle de estoque?

A ideia geral do controle de estoque é a mesma, o que varia é a forma como cada  empreendimento aplica este conceito no seu próprio sistema.

Afinal, cada empresa possui suas próprias necessidades e precisa adaptar os conceitos de organização para que eles realmente se tornem ferramentas eficientes na rotina.

Conheça alguns métodos de controle de estoque e descubra qual deles mais combina com o perfil da sua companhia.

Controle de estoque físico e financeiro

Dividindo a contabilidade do estoque em dois aspectos, este modelo de controle visa trazer informações relevantes para diferentes setores da empresa.

O estoque financeiro diz respeito aos custos investidos no material que está armazenado, com a intenção de informar ao setor de finanças quanto dinheiro está sendo inserido no estoque.

Por outro lado, o estoque físico informa a quantidade de produtos que estão presentes na empresa. É um relatório importante para a equipe de vendas que precisa saber a quantidade de mercadoria que está disponível para chegar às mãos do cliente.

Controle de estoque online

Automatizar o processo de organização do estoque é a melhor opção para qualquer empreendimento. Existem duas formas de fazer isso: com um programa online ou um software especializado.

Há uma variedade de programas online que oferecem ferramentas simples e objetivas para controlar os números do seu estoque.

Se você nunca trabalhou com um sistema online ou está em busca de mudar seu programa de gestão, o BomControle oferece uma ferramenta para a gestão do seu estoque com todas as facilidades de uma ferramenta completa e online, acessível de qualquer lugar e integrada às demais áreas da sua empresa.

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Software de controle de estoque

A instalação de um software de gestão é mais uma forma de automatizar os processos repetitivos que são necessários para estruturar o seu controle de estoque.

O único trabalho que o uso do software exige é o lançamento das movimentações do seu fluxo de material. Além disso, a própria ferramenta reúne as informações e as transforma em um relatório intuitivo e eficiente.

A desvantagem no uso de um software local é quanto à acessibilidade. Estando o software instalado nas máquinas do seu departamento, ele só pode ser acessado localmente, ou seja, não pode ser atualizado à distância, como ocorre com as soluções online.

Controle de estoque no Excel

Se você já está acostumado com o uso de planilhas e até prefere acompanhar as movimentações da sua empresa desta forma, uma planilha Excel pode ser a ferramenta ideal para guiar seu controle de estoque!

Lembre-se que é obrigatório inserir todos os custos investidos, os números de entrada e saída dos produtos e também quanto da mercadoria do estoque se reverte em dinheiro.

Os dados são essenciais para que o relatório traga informações relevantes aos diversos setores da empresa e auxilie o desenvolvimento de estratégias de venda e ganhos.

Baixe: Planilha de Controle de Estoque

O que deve conter no controle de estoque

Atualmente é fácil ter um controle de estoque e vendas na sua empresa, pois existem programas específicos para isso.

A automatização permite a geração de relatórios completos e customizáveis para que sejam analisados do ponto de vista da tomada de decisões.

Para ter um controle de estoque e vendas gratuito, você faz o download dos programas nos sites das empresas que ofereçam esse serviço e experimenta todas essas funcionalidades incríveis.

É fundamental que o software seja completo e seguro, uma vez que você vai inserir os dados e informações da sua companhia nele.

– Inventário

Insira rapidamente produtos, empresas, fornecedores, estoques satélites, setores, unidades, grupos, famílias, classes, entre outras informações essenciais.

Organize seu estoque e faça alterações com uma ferramenta de gestão integrada e automática. Desse modo, há menos erros e falhas nas contagens.

– Compras

É indispensável contabilizar todas as compras que são feitas para repor o estoque, especialmente para entender quanto dinheiro está sendo investido em materiais.

– Produtos

O controle sobre o que entra e sai da sua empresa é primordial para o bom andamento dos processos.

– Vendas

Assim como as compras, as vendas também são essenciais no controle de estoque. A contabilidade da saída de produtos representa o lucro que está sendo gerado por meio da mercadoria e também sinaliza a demanda do público interessado em sua marca.

– Notas Fiscais de entrada

Em um programa de gestão de estoque você consegue importar as notas fiscais eletrônicas e armazená-las em nuvem com segurança e acessibilidade.

– Orçamentos e cotações

É muito mais simples conseguir os melhores preços quando se tem um programa de gestão de estoque, pois os fornecedores enviam orçamentos automaticamente.

– Transferências de Estoques Entre Lojas

Outra vantagem de contar com programas de gestão de estoque é a possibilidade de movimentar produtos de um lugar para o outro sem complicação.

O que o controle de estoque pode evitar

O controle de estoque pode evitar futuras perdas.

A gestão de estoque não deve ser ignorada, do contrário sua empresa estará passível ao aumento de custos e consequente queda no faturamento. Conheça alguns dos possíveis efeitos da não-adoção de um controle de estoque e vendas totalmente gratuito:

Produtos vencidos

Quanto dinheiro você já perdeu com produtos vencidos? Monitorar esses prazos é primordial para manter a qualidade dos produtos, seguir a Legislação e não correr o risco de ser multado ou até mesmo sofrer interdições.

Um programa de controle de estoque e vendas totalmente gratuito identificará as datas de validade e, desse modo, ficará mais fácil negociar a troca com fornecedores ou programar com os distribuidores promoções para acelerar a saída desses produtos bem antes dos vencimentos.

Prazos descumpridos

Se você tem um produto bom, não perca a oportunidade de vendê-lo e suprir a demanda do mercado! Prateleiras vazias ou poucas opções podem desanimar os distribuidores e até mesmo os consumidores.

Ter um software que controle o que você tem em estoque e calcule até quando ele durará é fundamental para atender os pedidos de compras, cumprir seus prazos de entrega e manter um estoque suficiente para não falhar quando os seus clientes mais precisarem deles.

Espaços desorganizados

Se o seu estoque é desorganizado você está um passo atrás dos seus concorrentes. A organização é a chave para administrá-lo bem e com a gestão do estoque não poderia ser diferente.

Um programa de controle de estoque também lhe ajuda a manter os produtos mais organizados. Isso porque é possível realizar ajustes, transferências, contagens e relatórios, o que lhe trará ordem e arrumação.

Perda de tempo

Conferir o seu estoque de forma mecânica ou manual é uma perda de tempo. Com a automatização, tudo é feito por meio de alguns cliques. Isso significa mais tempo para estratégias realmente importantes.

E você sabe que perda de tempo é igual à perda de dinheiro. Logo, um software que resolva os problemas de forma prática, acessível e rápida é tudo o que você precisa para o sucesso da sua empresa.

Acúmulo desnecessário

Já está mais do que comprovado que os estoques devem ser enxutos. Isso foi uma iniciativa do modelo de produção industrial Toyotismo, que é adotado até hoje pelas grandes corporações. A ideia é eliminar todo acúmulo desnecessário.

Isso tem causa e efeito: menos estoque, mais dinheiro. Portanto, é adequado que um programa de controle de estoque informe o que tem mais saída para que você invista somente naquilo que tem rotatividade.

Equipes mais volumosas

Controlar bem o estoque da sua empresa demanda um número grande de pessoas envolvidas nos processos, principalmente se a metodologia utilizada não for automática e integrada. Além de numerosa, colaboradores precisam ser de confiança e compromissados.

Quando a empresa tem um programa de controle de estoque e vendas totalmente gratuito, você reduz a quantidade de funções envolvidas nas atividades, pois o sistema já consegue por si só realizar grande parte das ações de rotina.

Como ter um controle de estoque gratuito

Manter o estoque em pleno funcionamento, com controle, informações em tempo real e outras inúmeras vantagens é possível por meio das ferramentas presentes em softwares de gestão.

Dentro deles, há módulos que trabalham com cada setor da empresa de modo integrado e automático.

Você pode acessar o módulo de estoque e testar o controle de estoque e vendas do ERP BomControle de forma gratuita.

O período de teste de 15 dias é suficiente para você conhecer as melhores soluções para o seu negócio e perceber que o investimento em um sistema integrado de gestão vale muito a pena.

Conclusão

Agora você já sabe a importância do controle de estoque para o seu negócio.

Por fim, é possível perceber como o controle de estoque é responsável não apenas por organizar o fluxo de materiais da empresa, mas também por trazer importantes informações a outros setores da companhia.

É um gerenciamento que exige dedicação e atenção, mas que pode ser simplificado com o auxílio de um software de gestão especializado.

Além de evitar o desperdício, o controle de estoque também ajuda a estrategizar as vendas e sair na frente da concorrência.

Agora que você sabe tudo o que precisa para ordenar o estoque da sua empresa, veja como funciona o Módulo de Estoque do ERP BomControle, que você pode testar gratuitamente: