Sistema ERP: aprenda a escolher o ERP ideal para o seu negócio

Sistema ERP é um sistema de gestão que controla e centraliza as informações de diferentes setores, como Compras, Vendas, Financeiro, Contábil, Estoque, Processos e Atendimento ao Cliente, oferecendo ao gestor uma visão completa e integrada do seu negócio.

Para administrar uma empresa, o empreendedor precisa utilizar recursos e ferramentas que apoiem seu trabalho. Caso contrário, é muito difícil manter as atividades sob controle, e praticamente impossível tomar decisões com base em dados – já que a tendência é que a empresa acabe sendo mais desorganizada.

Se você quer melhorar a gestão da sua empresa, recomendamos, também, a leitura do artigo: 8 Passos simples para profissionalizar a gestão da sua empresa

Um sistema ERP, além de apoiar o gestor a nível estratégico, também é uma forma de otimizar o trabalho de todos os setores, automatizando as tarefas repetitivas e cotidianas.

Como resultado, sua empresa conquista funcionários mais engajados e satisfeitos, que dedicam seu tempo e esforço para atividades mais estratégicas.

Para entender o que é um sistema ERP e como ele pode auxiliar a melhorar os resultados da sua operação, continue lendo. Neste artigo, você vai aprender:

  • Sistema ERP: o que é e para que serve
  • Benefícios de um sistema ERP
  • Como funciona um sistema ERP
  • Quais os sistemas ERPs mais conhecidos
  • Como escolher o ERP ideal para sua empresa

Boa leitura!

 

Sistema ERP: o que é e para que serve

O que é ERP
Sistema ERP é um software específico para a gestão de uma empresa.

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning que, em tradução livre, significa Recurso de Planejamento Empresarial. Ou seja: o sistema ERP é um software completo para a gestão de um negócio.

Com esse tipo de sistema, os gestores têm acesso integrado às informações estratégicas da empresa, com a garantia da segurança e integridade dos dados.

A partir desses dados, o gestor pode:

  • identificar oportunidades de melhorias ou vantagens competitivas;
  • tomar decisões relacionadas ao planejamento estratégico;
  • acompanhar os principais KPI’s do negócio;
  • avaliar o desempenho das equipes;
  • perceber oportunidades para novos investimentos ou para redução de custos, sem comprometer os resultados do negócio;
  • identificar possíveis falhas e erros de processo, em tempo hábil para uma ação corretiva eficaz;
  • e muito mais.

Portanto, o sistema ERP é uma forma de automatizar processos. Porém, mais do que isso, o ERP colabora para uma gestão de negócios eficiente, permitindo o crescimento sustentável dos resultados da empresa.

 

Benefícios de um sistema ERP

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O sistema ERP permite uma gestão integrada, mas também traz outros benefícios à empresa, como o aumento da produtividade.

O sistema ERP traz inúmeras vantagens para o negócio. A mais óbvia é a integridade dos dados para embasar as decisões estratégicas.

Vamos conhecer, abaixo, outros benefícios que você pode perceber na sua operação, com a implementação de um ERP de qualidade.

 

Aumento da produtividade

O sistema ERP automatiza diversos processos, facilitando a rotina dos profissionais e reduzindo o número de atividades repetitivas.

Dessa forma, a equipe consegue se comprometer com mais entregas, sem precisar crescer o número de funcionários. O aumento de produtividade é um indicador importante para a empresa, pois impacta diretamente nos resultados financeiros do negócio.

 

Redução de custos

Com o aumento da produtividade e a redução de erros manuais, você também evita retrabalhos, prejuízo no uso de materiais e de tempo. Todas essas melhorias causam efeito nas despesas, que podem ser reduzidas com o uso do sistema ERP.

Além disso, o sistema ERP permite que o gestor identifique custos desnecessários ou oportunidades para revisão de orçamento, reduzindo ainda mais suas despesas.

Leia também:  Afinal, quanto custa implantar um sistema ERP na empresa?

Você sabe que os custos de uma empresa podem ser a razão pela qual ela não consegue crescer no mercado. Então, ter um bom controle desses números, pode auxiliar diretamente a sustentabilidade do negócio.

 

Aumento do índice de satisfação

Funcionários que podem utilizar suas competências para contribuir de forma mais estratégica, tendem a ser mais engajados e felizes. É fácil de entender isso: imagine, diariamente, realizar uma contagem manual de todos os produtos do estoque, por exemplo.

Chato, né? Depois de pouco tempo, além do funcionário estar potencialmente decepcionado com a sua atividade, a chance de erro é muito grande (o processo pode entrar no automático e com a insatisfação, o cuidado pode ser reduzido).

Com um sistema ERP, você pode ter esse controle de estoque e inventário de forma automatizada, e o funcionário poderá se dedicar às tarefas que auxiliem na conquista dos objetivos estratégicos da empresa. Muito mais desafiador, certo?

Mas não é só a satisfação do funcionário que aumenta: a dos clientes, também! 

O sistema ERP permite a padronização nos processos e melhor controle sobre possíveis erros, garantindo a qualidade esperada nos produtos e serviços, incluindo no atendimento ao cliente.

Em resumo, o sistema de gestão é bom para conquistar, fidelizar e satisfazer clientes internos e externos. Assim, a empresa reduz problemas de absenteísmo ou rotatividade de equipe, aumenta sua receita e fortalece sua marca no mercado.

 

Centralização das informações

Um ponto fundamental do sistema ERP é a centralização das informações. Vamos imaginar o seguinte cenário: você é gestor de uma empresa, e cada departamento tem um coordenador responsável.

Sem sistema de gestão para unificar os setores, cada coordenador desenvolveu seu próprio método para acompanhamento das demandas e dos indicadores. Você, como gestor da empresa, precisa ser capaz de analisar todos esses anos e, de preferência, cruzar as informações.

Por exemplo: os dados que o setor de compras reportou precisam estar de acordo com o volume de entregas realizadas pela produção. Mas, convenhamos: é quase impossível que isso aconteça, se os registros não forem padronizados e centralizados em um só lugar.

Se puderem ser preenchidos de forma automática, então, melhor ainda! É isso que o sistema ERP oferece: um ambiente único para acesso de informações segmentadas por setor, ou cruzadas e integradas, através de relatórios gerenciais que apoiem as decisões.

 

Melhoria contínua

Com tantas informações e dados disponíveis ao gestor, implementar uma cultura de melhoria contínua não fica tão difícil.

Através de módulos como gestão de processos, a empresa pode ir ajustando sua metodologia de trabalho, identificado erros, corrigindo falhas e buscando melhoria na qualidade nas entregas, o tempo todo.

 

Como funciona um sistema ERP

Em geral, o ERP possui uma estrutura modular. Ou seja: um único programa oferece módulos para as diferentes áreas dentro da empresa. 

Assim, cada departamento tem suas necessidades atendidas através de funções específicas, mas você mantém a integração dos dados, sendo possível extrair relatórios que tragam uma visão completa de toda a operação.

Por sua estrutura, o ERP facilita as atividades rotineiras da empresa, aumenta a segurança das informações estratégicas e oferece inteligência de análise, auxiliando no acompanhamento e controle do gestor.

Leia também:  Dúvidas sobre implantação de um sistema ERP? Confira agora as respostas!

 

Quais os sistemas ERPs mais conhecidos

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Existem sistemas ERPs de variados modelos, mas os tipos online têm sido a preferência dos usuários.

O sistema ERP é formado por três partes:

  • Código: que é como o sistema é desenvolvido. Tem a ver com a linguagem escolhida para a programação, o que poderá influenciar questões de instalações em servidor ou usabilidade, mas, em geral, não é uma parte que a empresa contratante tenha contato.
  • Banco de Dados: o local onde serão armazenadas todas as informações capturadas e tratadas pelo sistema. Esse é um item de extrema importância e você precisa ter certeza de que o banco de dados do sistema escolhido atenda suas necessidades.
  • Interface: ou seja, a “cara” do sistema. Já existem sistemas amigáveis, intuitivos e bastante fáceis de entender pelo usuário.

Essas três partes do sistema podem ser oferecidas no modelo On-Premise, em que o sistema é instalado no computador, sendo um executável como outro qualquer. Neste modelo, você só tem acesso ao sistema a partir da(s) máquina(s) que possuem o programa instalado.

No entanto, atualmente, muitas empresas investem em formatos de trabalho diferenciados, oferecendo maior mobilidade aos seus funcionários. Assim, os sistemas ERP em nuvem estão ganhando mais espaço entre os usuário.

Neste caso, você não precisa fazer download nem instalar nada em sua máquina: o sistema roda em servidores da empresa fabricante, e você utiliza o sistema no formato de assinatura.

Uma vantagem, neste modelo, é que o suporte, atualizações e evoluções do programa são realizados pela empresa desenvolvedora – aliviando seu departamento de TI, que pode focar na qualidade do help e service desk.

 

Sistema ERP em nuvem

O BomControle é um exemplo de ERP em nuvem. O sistema, no modelo SaaS (Software as a Service), oferece diferentes módulos para atendimento das tarefas da empresa, a partir de uma mensalidade.

O acesso é online e inclui aplicativo para garantia da mobilidade do gestor, que pode consultar informações importantes a qualquer momento.

Sistema ERP em nuvem
Centralize as atividades e integre seus processos em um só lugar!

Conheça os módulos disponíveis neste sistema:

Para conhecer o sistema, você pode experimentar as funcionalidades por um período gratuito, e só paga se gostar. Faça um teste!

 

Sistema ERP On-Premise

Como exemplos de sistemas executáveis, ou seja, aqueles que você precisa instalar nas máquinas da sua empresa, os mais conhecidos são o Totvs e o SAP.

Ambas as empresas oferecem sistemas bem robustos e exigem profissionais especialistas para sua implementação e manutenção.

O público ideal para estes modelos são empresas de grande porte, que precisam movimentar um volume muito grande de dados ou buscam integrações com outras áreas complexas, como produção, por exemplo.

 

Como escolher o ERP ideal para sua empresa

Agora que você já conhece os tipos de ERP e aprendeu um pouco sobre os sistemas mais conhecidos do mercado, vamos dar algumas dicas importantes que podem lhe auxiliar na hora de escolher o sistema ERP ideal para você.

Considere:

 

Processos prioritários

Defina os processos prioritários que devem, obrigatoriamente, estar integrados ao sistema. Então, dentre suas opções, avalie aqueles que oferecem módulos para gestão destes processos.

Leia também:  Dúvidas sobre implantação de um sistema ERP? Confira agora as respostas!

Considere, também, se os módulos possuem as funcionalidades ou tarefas adequadas à rotina do seu departamento.

 

Quantidade de usuários

Outro item importante e que pode, inclusive, afetar no custo da solução escolhida, é a quantidade de usuários que irão utilizar o sistema.

Defina quantas pessoas vão necessitar de acesso diário e verifique se os sistemas cobram por usuário ou oferecem pacotes para grupos de usuários, por módulo.

 

Implantação

Procure sistemas que apresentem fácil implantação.

Toda mudança provoca ansiedade e conflitos internos. Assim, um sistema que seja simples de utilizar e incluir na rotina dos profissionais, pode evitar uma crise e engajar melhor os profissionais.

 

Acessibilidade

Ainda que sistemas executáveis possam parecer mais robustos e seguros, os sistemas ERP em nuvem são a melhor opção para atender às necessidades do mundo moderno.

Com os dados armazenados em servidores externos você reduz, inclusive, as ameaças de infecções. Além disso, pode acessar o sistema a qualquer momento e de qualquer lugar ou dispositivo. Essa mobilidade fará toda a diferença no seu dia a dia.

 

Escalabilidade

Se você possui uma empresa pequena e está buscando um sistema ERP para organizar sua gestão, parabéns! Esse é o segredo para construir uma sólida base e permitir o crescimento do seu negócio.

Mas é importante garantir que o sistema acompanhe esse crescimento, para que você não precise mudar de software de tempos em tempos.

 

Relatórios gerenciáveis

O sistema oferece relatórios prontos e fixos, ou você consegue gerenciar e cruzar as informações que deseja, montando relatórios de acordo com seus objetivos?

Essa informação é importante, pois evita frustrações depois do sistema contratado. Assim, você garante que suas expectativas serão atendidas.

 

Suporte técnico

Por último, temos o suporte técnico. Independentemente se em nuvem ou on-premise, você precisa ter certeza de que o sistema escolhido oferece um bom suporte técnico, a qualquer momento.

Imagine sua empresa a pleno vapor, véspera de férias coletivas, colocando todas as informações e relatórios em dia, cumprindo com as obrigações legais, e, do nada, o sistema sai fora do ar ou trava. Este tipo de falha pode ter um impacto muito negativo e comprometer todo o planejamento da empresa.

Então, assegure-se de que o sistema oferece canais de contato e agilidade no suporte técnico, reduzindo os riscos de indisponibilidade.

 

Conclusão

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O sistema ERP é uma ferramenta de apoio ao crescimento sustentável da organização.

Como vimos, o sistema ERP é uma ferramenta de apoio ao gestor, que possibilita o crescimento sustentável da empresa. Isso porque reduz as possibilidades de erros, dá suporte ao controle da gestão da qualidade e fornece indicadores financeiros.

Além disso, garante integridade e confiabilidade dos dados, essenciais tanto para uma análise mais assertiva, quanto para o cumprimento das obrigações fiscais.

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