Sistema de Gestão Financeira: o que é e como funciona

Sistema de Gestão Financeira é uma ferramenta fundamental para que o gestor planeje, acompanhe e controle suas receitas e despesas, buscando a saúde financeira e o crescimento sustentável do seu negócio.

Como gestor, você já sabe que manter sob controle as informações estratégicas do negócio é extremamente importante. Isso serve para inúmeros processos, mas principalmente para a gestão financeira da empresa.

Imagine que sua empresa tenha todos os departamentos bem alinhados em relação às suas funções e metas, mas o financeiro simplesmente não saiba quanto de dinheiro entrou ou saiu de caixa.

Leia também: Como fazer um controle de fluxo de caixa eficiente na sua empresa

Sem o acompanhamento das movimentações financeiras, fica muito difícil (diríamos, até, impossível) que se observe pontos de atenção, melhorias ou, ainda, que se perceba o resultado real da operação.

Se você já mantém seu financeiro bem atualizado através de uma planilha, maravilha! Mas, queremos trazer, aqui, as vantagens do sistema de gestão financeira para automatizar esse processo, facilitando o acompanhamento e as análises gerenciais.

Neste artigo, você vai aprender:

  • Sistema de Gestão Financeira: o que é?
  • Como funciona um sistema de gestão financeira
  • Vantagens do sistema de gestão financeira
  • Tipos de Sistema de Gestão Financeira
  • Como implementar um Sistema de Gestão Financeira

Boa leitura!

Sistema de Gestão Financeira: o que é?

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O sistema de gestão financeira automatiza processos do setor, reduzindo os erros manuais.

Um sistema de gestão financeira é uma ferramenta que automatiza processos do setor financeiro da sua empresa, facilitando o controle das transações.

Quem trabalhar no setor financeiro entende o quão delicadas são as informações envolvidas. Um zero a mais ou uma vírgula colocada no lugar errado e pronto: você tem um relatório totalmente incorreto.

Por esse motivo, automatizar processos é uma forma de reduzir os erros causados pelo homem — e que, sabemos, acontece com uma frequência maior do que gostaríamos.

Com um sistema de gestão financeira, o gestor tem confiança da veracidade dos números, podendo tomar decisões mais assertivas.

Além disso, existem as questões legais, como os pagamentos das obrigações fiscais e declarações, que devem ser feitas com base no resultado real. Um erro de digitação pode ocasionar em informações divergentes, gerando multas para a empresa.

Dessa forma, o sistema de gestão financeira é uma ferramenta própria para este departamento, que permite o planejamento e controle de informações como receita, custos e despesas, além de indicadores mais aprofundados, como margem de contribuição e ponto de equilíbrio.

O que é o controle financeiro de uma empresa

Controle financeiro é exatamente o que parece: uma forma sistemática de manter sob controle as informações financeiras da empresa, ou seja, entradas e saídas.

Seja uma planilha, um bloquinho, um aplicativo ou um software instalado no computador: de alguma forma o gestor precisa controlar todas as movimentações financeiras da sua empresa, de forma a identificar com agilidade onde ou quando o objetivo não foi atingido, por exemplo.

Quer saber mais sobre como melhorar o controle financeiro da sua empresa? Confira estes artigos:

Como funciona um sistema de gestão financeira

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O sistema de gestão financeira uma forma automatizada das conhecidas planilhas financeiras.

Existem, no mercado, diversos sistemas de gestão financeira. Falaremos um pouco mais sobre os tipos logo à frente.

No entanto, independente do modelo escolhido, o funcionamento é muito semelhante.

Leia também:  Planejamento financeiro anual: como preparar a sua empresa?

Em resumo, é uma planilha automatizada e mais robusta. Ao cadastrar uma nova informação de pagamento, por exemplo, você pode já deixar programado todas as parcelas, datas de vencimento, integrar com emissão de nota fiscal e, dependente, até boleto bancário.

Pode ter o cadastro de clientes, facilitando na hora de incluir uma nova receita, além de já ter deduções de impostos e outras tarifas, auxiliando na sua provisão de fluxo de caixa.

O sistema de gestão financeira também costuma apresentar relatórios gerenciais, com tabelas e gráficos que mostram a saúde financeira e econômica da sua empresa. 

Através deles, o gestor pode acompanhar os resultados do seu negócio, identificar tendências e fazer projeções, embasando seu planejamento estratégico.

Vantagens do sistema de gestão financeira

Contar com um sistema para controle e gestão financeira da sua empresa traz inúmeros benefícios. É uma forma de você permitir o crescimento sustentável do seu negócio, embasado em dados íntegros. 

Vamos citar, abaixo, as principais vantagens de um sistema de gestão financeira.

Temos certeza de que, somente essas, já justificam o porquê você deve abandonar suas planilhas ou caderninhos para implementar um sistema para controlar as informações financeiras na sua empresa.

Controle de orçamento

Uma das vantagens mais óbvias é o controle de orçamento. Vamos pensar como pessoa física: em sua casa, você deve ter definido um limite de gastos para algumas categorias, como moradia, saúde, educação, lazer. Certo?

Na empresa, você também precisa limitar seu orçamento. Então, digamos que você tenha definido um valor X para o departamento de compras.

Se você não tiver um sistema de controle e acompanhe as movimentações financeiras, o departamento de compras pode estar ultrapassando o orçamento — e você só vai perceber que o dinheiro está se esvaindo, mas não saberá onde.

Redução de despesas

Uma das vantagens aderentes ao controle de despesas é a redução delas. Isso mesmo! A partir do momento que você tem uma clara visão de onde o seu dinheiro está sendo gasto, fica mais fácil identificar onde e como economizar.

Além disso, com o sistema de gestão financeira você evita duplos pagamentos, pagamentos atrasados por esquecimento (afinal, o sistema vai alertar sempre que tiver algum vencimento próximo), entre outros motivos que podem aumentar a despesa por pura falta de automação.

Automatização de processos

Automatizar processos é uma forma de reduzir erros e falhas, aumentar a produtividade e o desempenho da equipe, e melhorar os resultados da empresa.

Um sistema de gestão financeira permite a automatização de parte do processo do setor financeiro. Com a redução dos erros, o setor também reduz custos desnecessários como juras e multas.

Além disso, facilita o trabalho dos profissionais, tanto de cadastro quanto de acompanhamento.

Também ajuda na hora da empresa fechar seu Balanço Patrimonial, DRE, prestação de contas, declaração de imposto renda PJ ou outras documentações e obrigações, já que as informações estarão centralizadas e organizadas em um único sistema.

Redução de inadimplência

O sistema de gestão financeira permite que o profissional tenha um melhor acompanhamento das receitas e despesas programadas.

Dessa forma, pode reduzir a inadimplência se o profissional tomar algumas providências em seu processo, como o envio de um lembrete sobre o vencimento de uma conta.

Ainda, a empresa pode deixar registrado no cliente o histórico de inadimplência, evitando nova venda ou minimizando riscos com vendas à vista nestes casos, por exemplo.

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Indicadores estratégicos

Por fim, mas não menos importante, temos os indicadores. O sistema de gestão financeira permite relatórios gerenciais e captação de indicadores estratégicos fundamentais para a análise a tomada de decisões do gestor. 

Sem isso, a empresa fica sem rumo — afinal, a falta de controle não permite que a empresa tenha embasamento para projeções e metas.

Tipos de Sistema de Gestão Financeira

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Sistemas financeiros vinculados a um ERP oferecem mais informações ao gestor.

Existem diferentes tipos de sistemas de gestão financeira, de acordo com o seu objetivo ou preferência. Vamos abordar, abaixo, alguns deles:

Sistema de Gestão Financeira Pessoal

O sistema para gestão financeira pessoal tem ganhado muita visibilidade, especialmente com as versões de aplicativos.

Isso é ótimo, pois mostra que as pessoas estão cada vez mais preocupadas com sua saúde financeira. Mas, além de organizar a casa, lembre-se de que manter a empresa em ordem: afinal, é dela que vem a sua receita pessoal, certo?

Sistema de Gestão Financeira gratuito

Assim como os sistemas de gestão financeira pessoal oferecem versões gratuitas, também existem sistemas gratuitos para uso empresarial.

É importante, porém, verificar as funcionalidades liberadas: geralmente, as funcionalidades mais importantes ficam vinculadas ao perfil pago.

Não custa lembrar: o sistema de gestão financeiro é uma ferramenta fundamental para sua empresa. Assim, não o menospreze: quanto vale a saúde financeira do seu negócio?

Sistema de Gestão Financeira online

Alguns sistemas gratuitos são online, mas existem ferramentas pagas em que você contrata um ou mais usuários e utiliza através do navegador.

Dessa forma, não precisa instalar nada em seu computador, mantendo as informações seguras na nuvem e com acesso a qualquer momento, de qualquer local.

Muitos sistemas oferecem, inclusive, versões em aplicativos, para que você tenha as informações financeiras da sua empresa, literalmente, na palma da mão.

Sistema de Gestão Financeira no ERP

Por fim, temos o modelo que recomendamos: o sistema de gestão vinculado ao ERP.

O que isso significa? Existem sistemas online exclusivos para gestão financeira, mas que não permitem integrações com outros processos. Isso faz com que o setor financeiro seja obrigado a fazer algumas ações mais manuais, como o cadastro de um pagamento, por exemplo.

Se você tem um sistema integrado ao ERP, automatizar ainda mais as suas tarefas. Por exemplo: ao fechar uma venda, automaticamente o valor é cadastrado no financeiro como conta a receber.

Além de facilitar o trabalho da equipe financeira, enriquece seus relatórios gerenciais, com informações mais amplas e novos indicadores, já que você terá uma visão completa e ampla de todo o processo, da compra da matéria-prima à venda do produto final.

O ERP da BomControle oferece um módulo exclusivo para a gestão e controle financeiro da sua empresa. Com ele, você pode gerenciar:

  • Fluxo de caixa;
  • Faturamento;
  • Conciliação bancária;
  • Contas a pagar e a receber;
  • Movimentações financeiras;
  • Emissão de notas fiscais e boletos.

Além do módulo de gestão financeira, o ERP oferece outras funcionalidades integradas, como controle de estoque, CRM, gerenciamento de processos, service desk e vendas.

Com todas essas possibilidades, você automatiza suas atividades e tem mais tempo para pensar no que realmente interessa: o crescimento do seu negócio.

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Como implementar um Sistema de Gestão Financeira

Liste suas necessidades e expectativas

Antes de mais nada, liste suas necessidades e expectativas. Que problemas você espera solucionar com um sistema de gestão financeira?

Leia também:  Planilha de controle financeiro - uma solução útil, porém limitada

Entender seu cenário atual é fundamental para que você pode escolher o modelo que melhor atenda sua realidade. Isso é importante, pois, a fase de implementação pode ser bastante trabalhosa — assim, ninguém quer ficar passando por isso várias vezes, certo?

Encontre o modelo ideal

Estando claras as necessidades da sua empresa, hora de procurar o sistema ideal. Pesquisa na internet, ouça opiniões de clientes, faça testes e assista aos vídeos demonstrativos.

A fase de experimentar é importante para que você tenha certeza da sua decisão.

Organize suas informações financeiras

Com a contratação do sistema finalizada, é hora de organizar as suas informações que irão ser cadastradas. Levante relatórios, planilhas e outras fontes de dados, com a periodicidade que você deseja ter no sistema.

Você também pode começar do zero, a partir do mês de contratação. Mas, se tiver a possibilidade de cadastrar um histórico, pode ser importante para começar a usar os relatórios de forma mais assertiva.

Determine responsáveis para atualização e acompanhamento

Determina quem serão os profissionais responsável para manter o sistema atualizado, e quem irá acompanhar e gerar os relatórios. Determine, também, a periodicidade que você deseja ver esses relatórios.

Ofereça aos responsáveis um treinamento e reforce a importância de manter o sistema sempre em dia.

Cadastre todas as contas e movimentações

Cadastre as contas a pagar e a receber e comece a criar o hábito de registrar toda e qualquer movimentação financeira da sua empresa.

Se você optou por um sistema vinculado a um ERP, aproveite para fazer as integrações necessárias, automatizando esse processo.

Nessa fase, também, você pode definir centros de custo, categorias de despesas e contas ou cartões que serão utilizados para cadastro das movimentações.

Monitore sempre

Por fim, temos uma tarefa recorrente: monitoramento. O sistema automatiza muitos processos, mas não os que exigem análise ou interpretação. Então, use essas capacidades para melhorar as estratégias e aumentar os resultados da sua empresa.

Conclusão

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O sistema de gestão financeira pode apoiar o crescimento da empresa.

O sistema de gestão financeira é uma ferramenta fundamental para qualquer gestor que deseja ver a sua empresa crescer.

Com ele, você mantém o controle das receitas e despesas, possibilita que o planejamento orçamentário seja cumprido, identifica possibilidades de melhorias ou redução de custos e tem acesso a indicadores estratégicos.

Um sistema integrado a um ERP, como o da BomControle, ainda permite uma integração entre setores, automatizando ainda mais os processos e reduzindo as chances de erros. Faça um teste gratuito!

Para melhorar ainda mais a gestão do seu negócio, recomendamos a leitura destes artigos:

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