6 benefícios essenciais no uso de um Sistema de Gestão Empresarial

O sistema de gestão empresarial é um software que possibilita o lançamento de informações pertinentes à atividade da empresa para que sejam gerenciadas de forma automatizada e inteligente.

Por meio de um fluxo de dados orientado por processos, os colaboradores podem desenvolver suas atividades com mais eficiência, já que o sistema facilita o acesso à informação entre os setores e fornece embasamento para uma tomada de decisão mais assertiva.

Neste post, listamos alguns benefícios e utilidades do sistema de gestão empresarial. Quer saber como ele pode impactar positivamente no seu negócio? Confira!

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1. Assertividade na tomada de decisão

Por meio de um sistema de gestão empresarial é possível determinar áreas que demandam mais controle ou investimento, apurar os custos e despesas que podem ser reduzidos sem que a eficiência do processo produtivo seja afetada, averiguar se há incompatibilidade de resultados com as estratégias estabelecidas, entre outras decisões importantes para o desempenho do negócio.

O software pode integrar com eficiência as informações e disponibilizá-las em gráficos, tabelas e relatórios personalizados, permitindo uma análise mais detalhada de cada processo empresarial.

Além de fornecer dados e embasamento para o uso de outras ferramentas de gestão, como KPIs (Key Performance Indicator), Análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats), Ciclo PDCA (Plan, Do, Check and Act), Matriz BCG e Six Sigma, que favorecem o gerenciamento organizacional eficaz.

2. Comunicação entre os departamentos

O sistema de gestão empresarial também permite o acesso facilitado aos dados por todos os usuários. Essas informações são agrupadas em uma plataforma única, instalada em computadores ligados em rede e dispositivos móveis conectados à internet, que integra os setores contábil, financeiro, de marketing, de gestão de pessoas, entre outros.

Isso melhora o workflow (fluxo de trabalho organizacional), aumenta a confiabilidade do conteúdo disponibilizado e favorece a atualização em tempo real, o que é vantajoso, inclusive, para empresas que possuem setor de vendas externo, já que os vendedores podem acessar, por exemplo, a tabela de preços ou o cadastro de clientes da empresa atualizado constantemente.

Além disso, com informações precisas sobre todas as áreas da empresa, os gestores conseguem monitorar e planejar melhor sua rotina e as ações que precisam ser tomadas para reduzir despesas, minimizar impactos negativos de agentes externos, potencializar as forças e identificar oportunidades em cada setor.

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3. Redução de custos

A busca pela redução de custos é uma constante em todas as empresas. Isso porque a manutenção de um processo enxuto significa, principalmente, margens de lucros mais vantajosas.

Com a implantação de um sistema de gestão empresarial, essas despesas podem ser constantemente monitoradas, para que não comprometam a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.

Além disso, a mão de obra onerosa é substituída pela automação, o tempo de trabalho e de análise são otimizados e o aumento da eficiência produtiva reduz automaticamente a necessidade de investimentos, os níveis de estoques, o tempo necessário para executar tarefas e o índice de desperdício de materiais.

4. Monitoramento facilitado

O monitoramento de rotinas permite a correta alocação de recursos, mão de obra e tarefas por setor, além de controlar índices de desempenho como taxas de ociosidade, eficiência produtiva e outras ocorrências.

Monitorar resultados também é importante para desenvolver novas estratégias em busca da melhoria constante de processos da empresa.

5. Prevenção de falhas

O sistema de gestão fornece informações mais confiáveis para serem alinhadas com outras áreas. A necessidade de inserir dados apenas uma vez reduz a quantidade de processos manuais e, consequentemente, suas falhas e o índice de retrabalho.

O retrabalho é causa constante de ociosidade operacional: realizar a mesma atividade mais de uma vez, por falta de conhecimento ou desatenção, aumenta tempo e custo de produção.

Além disso, com a eficiência operacional, muitos erros poderão ser evitados, em especial os relacionados ao processo de produção, por ser de difícil rastreamento e controle devido à imprevisibilidade de demanda, e o de gestão, cuja rotina é burocrática e o alto fluxo de informação exige monitoramento constante do setor.

Sem esses fatores negativos e com maior eficiência operacional, os colaboradores podem se dedicar mais ao core business da empresa e menos a funções que não dizem respeito à sua qualificação profissional.

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6. Integração com outras ferramentas

Com um software, a integração pode acontecer, inclusive, com outros sistemas de gestão. Os dados do CRM (Customer Relationship Management), por exemplo, utilizado para gerenciar o relacionamento com o cliente, quando analisados em conjunto com as informações financeiras privilegiadas por um ERP (Enterprise Resource Planning), podem definir quais os produtos mais consumidos por faixa etária, para direcionar melhor as ações de marketing.

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Já com um TMS (Transportation Management System), responsável pelo gerenciamento de processos logísticos de transporte e distribuição de bens, a integração com o ERP pode auxiliar na gestão de contratos com transportadoras, cálculo de fretes e emissão de CTes ou ordens de coleta, que transmitem a informação diretamente para os setores financeiro e contábil da empresa.

Outro sistema de gestão de estoques, o WMS (Warehouse Management System), que também aumenta a eficiência logística da empresa, pode ser integrado com informações de outros sistemas, como a demanda de consumo de clientes, pelo CRM, e a disponibilidade em fluxo de caixa para compra de insumos ou informações para realizar métodos de valoração de estoque — FIFO (First in, First Out), FEFO (First Expire, First Out) e LIFO (Last in, First Out) —, pelo ERP.

A melhora no desempenho de todas as atividades organizacionais, amparada pelo sistema de gestão empresarial, auxilia as empresas em resultados de venda, pois aumenta a possibilidade de inserção em mercados desconhecidos ou no reconhecimento de novas oportunidades de negócio.

Manter a competitividade da empresa também deve ser prioridade, visto que tantos empreendedores e novas estratégias surgem diariamente num mercado tão divulgado pela internet.

Apesar dessa necessidade urgente, a expansão organizacional deve começar de dentro para fora, com a revisão minuciosa de todos os processos, análise de produtos e serviços e na busca constante por eficiência operacional, que pode ser propiciada por um sistema de gestão empresarial.

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