NFe – Saiba tudo sobre a nota fiscal eletrônica

Tempo de leitura: 4 minutos

A Nota Fiscal Eletrônica é parte integrante do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) instituído pelo governo através de um decreto firmado em janeiro de 2007. Saiba mais sobre o SPED.

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

É um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre as partes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e recepção, pelo fisco, antes da ocorrência do Fato Gerador.

Antes de emitir NF-e…

 

  • 1. Confira se sua empresa está na obrigatoriedade
  • 2. Adquira o Certificado Digital para assinatura das NF-e.
  • 3. Credenciar minha empresa na SEFAZ.

Responsabilidades/Obrigações do Contribuinte Emissor:

    • Estar devidamente credenciado junto à Secretaria de Fazenda (SEFAZ) da circunscrição do estabelecimento sujeito a obrigatoriedade de emissão dentro do prazo previsto.
    • Utilizar somente certificado digital no padrão ICP-Brasil para assinatura das Notas Fiscais Eletrônicas.
    • Armazenar os documentos eletrônicos (XML da NF-e) autorizados pela SEFAZ em repositório seguro para exibição ao fisco quando necessário. O armazenamento deve ser feito durante o prazo decadencial exigido pela legislação.
    • Zelar pela consistência dos dados tributários a serem transmitidos à SEFAZ, uma vez que o preenchimento da NF-e é de exclusiva responsabilidade do emitente.
    • O arquivo eletrônico gerado da NF-e (XML), após ter tido sua autorização concedida pela SEFAZ, deve ser enviado ao cliente da empresa emissora (ou destinatário da NF-e) uma vez que é o documento que contém a validade jurídica da transação comercial realizada entre o emissor e o destinatário.

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Após autorização da NF-e pela SEFAZ, deve-se imprimir a DANFE (representação gráfica da NF-e) para que a mesma seja enviada em conjunto com a mercadoria vendida. A DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da mesma, o que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência/status da NF-e.

Certificado Digital como adquirir?

A assinatura (utilização do certificado digital) é parte integrante do processo de emissão de NF-e e garante a integridade e autoria do arquivo eletrônico. A SEFAZ determina que o certificado digital utilizado para assinatura das notas deve estar dentro do padrão ICP-Brasil.

O certificado digital deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela infraestrutura de chaves públicas brasileira – ICP-Brasil, devendo conter o número do CNPJ do contribuinte.

Para emissão de NF-e, não é permitida a utilização de certificado de procuradores ou contabilistas. O certificado deve ser da própria empresa.

Veja Os passos para adquirir o certificado digital:

1. Escolher uma Autoridade Certificadora (AC) da ICP-Brasil.

2. Questões como custo x benefício, tipos de certificado, prazo de validade e prazo de entrega do certificado devem ser analisadas pela empresa para decidir qual certificado comprar.

3. Solicitar no próprio portal da internet da AC escolhida, a emissão de certificado digital de pessoa jurídica (ex: e-CNPJ) ou específico para emissão de NF-e. Os tipos mais comercializados são: A1 (validade de um ano – armazenado no computador) ou A3 (validade de até três anos – armazenado em cartão ou token criptográfico). A AC também informa sobre custos, formas de pagamento, equipamentos, documentos necessários e demais exigências.

4. Depois da solicitação, a AC vai confirmar o pedido, em geral via e-mail, e encaminhará os contatos da Autoridade de Registro (AR) mais próxima do cliente, para que seja agendada uma visita presencial, quando o interessado levará os documentos e será identificado. Quem escolher o certificado tipo A3 poderá receber na própria AR o cartão ou token com o certificado digital.

5. Aguardar uma notificação da AC para baixar o certificado.

Certificados aceitos pelo Bomcontrole

O Bomcontrole aceita somente os certificados digitais: ICP-Brasil A1 e-CNPJ ou ICP-Brasil A1 NF-e.

 

Segurança do Certificado Digital

As assinaturas digitais devem constar em um Certificado Digital, uma credencial que identifica uma entidade, seja ela empresa, pessoa física, ou um site na web, que permite aos seus usuários se comunicar e efetuar transações via Internet, de forma rápida, sigilosa e com validade jurídica.

Por isso, é de extrema importância que as empresas obrigadas a emitirem notas fiscais eletronicamente e outros documentos digitais, saibam como manter o total controle deste certificado, garantindo, por meio de sua posse e guarda, que apenas os seus documentos serão assinados por meio do Certificado Digital e que as informações enviadas às Secretarias de Fazenda e outros órgãos do governo, não sofram nenhuma adulteração, interceptação ou outros tipos de fraude, através do uso do seu Certificado Digital por terceiros ou fraudadores.

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