Matriz gut: o que é e como usar para resolver problemas? Saiba tudo sobre a matriz de priorização

Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia na definição de prioridades, buscando organizar as demandas de acordo com sua gravidade (G), urgência (U) e tendência (T).

O dia a dia de um gestor é repleto de surpresas, não é mesmo? E nem sempre são surpresas boas.

Problemas dos mais variados tipos aparecem para atrapalhar a rotina e o planejamento das pessoas, independente do cargo que elas ocupem.

Tem um erro que as pessoas cometem que faz piorar ainda mais o cenário: parar tudo, sair resolvendo os problemas conforme eles aparecem, interrompendo uma tarefa para continuar outra, sem finalizar nenhuma.

Sem dúvida nenhuma você já passou pela experiência de tentar fazer muitas coisas e acabar não fazendo nada; Ou, então, se deixar abalar pelo volume de solicitações e não saber por onde começar.

E não é só na empresa que isso acontece. A verdade é que a matriz GUT pode ser utilizada, com sucesso, até na sua vida pessoal.

Quer melhorar seu planejamento e processos de trabalho, encontrando oportunidades de melhoria que podem otimizar o dia a dia? Leia o artigo: Mapeamento de Processos – Entenda o que é e como aplicá-lo

Com a ferramenta de priorização você poderá manter o controle e resolver os problemas conforme a importância e impacto de cada um.

Assim, ninguém se sobrecarrega, seu dia no trabalho não será prejudicado e a empresa continuará em ordem, com os obstáculos superados.

Neste artigo, abordaremos:

 

  • O que é uma matriz GUT?
  • Para que serve a matriz de priorização GUT?
  • Como funciona a matriz GUT? Conceitos essenciais
  • Motivos para usar a matriz GUT
  • Como montar a Matriz GUT passo a passo
  • Exemplos práticos de Matriz GUT

Com certeza, o conceito da matriz GUT irá ajudá-lo muito, tanto na vida profissional quanto na pessoal. Então, continue acompanhando.

Boa leitura!

O que é uma matriz GUT?

Matriz GUT, também conhecida como matriz de prioridades, é uma ferramenta que auxilia a identificar as situações de forma forma a priorizar suas resoluções.

É muito eficaz para apoiar o gestor na hora de lidar com muitos problemas ou decisões complexas, orientando a melhor sequência para solucionar essas questões.

Com esse sistema, cada problema é classificado de acordo com critérios de Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T). É daí, inclusive, que vem a sigla GUT.

Assim, o gestor prioriza as demandas de acordo com a gravidade do problema, na urgência com que deve ser tratado e na tendência desse problema se agravar rapidamente, focando suas atenções nos itens mais críticos.

Para que serve a matriz de priorização GUT?

A matriz GUT é uma ferramenta importante para priorizar problemas e planos de ação, minimizando impactos.
A matriz GUT é uma ferramenta importante para priorizar problemas e planos de ação, minimizando impactos.

Como vimos, a matriz GUT é uma ferramenta para analisar e priorizar problemas que surgem no dia a dia da empresa.

Mas ela também é muito eficaz para implementar planos de ação, apoiando a realização do planejamento estratégico da empresa.

Dessa forma, os responsáveis podem elencar os projetos, processos ou melhorias a serem implementadas, seguindo os mesmos critérios de gravidade, urgência e tendência.

Ou seja: a matriz GUT, assim como a matriz SWOT , é uma importante ferramenta para a gestão da empresa, permitindo lidar com as demandas de forma inteligência, alcançando os melhores resultados possíveis.

Como funciona a matriz GUT? Conceitos essenciais

A matriz GUT avalia os três critérios, que fazem parte da sua sigla e estão explicados abaixo.

O problema deverá receber uma pontuação para cada critério, de 1 a 5, conforme o entendimento dos critérios, também listados abaixo.

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A resposta se dá pela multiplicação das pontuações dos 3 fatores, resultando em um valor indicador. Quanto maior esse número, maior a prioridade da demanda.

Pontuação = G x U x T

A maior pontuação possível de ser alcançada é 125, e a menor, 1.  Então, basta listar suas demandas na ordem da maior para a menor pontuação, e começar o trabalho!

Veja o que significa cada critério e entenda como pontuar corretamente:

– Gravidade

A gravidade, primeiro critério da matriz GUT, avalia o impacto que determinada situação terá para a empresa ou os envolvidos.

Assim, determina a gravidade do problema com base nos efeitos que ele trará a médio ou longo prazo.

Para estabelecer a pontuação, considere:

  1. Não é grave
  2. Pouco grave
  3. Grave
  4. Muito grave
  5. Extremamente grave

– Urgência

A urgência deve definir em que prazo aquele problema precisa ser solucionado. Você tem tempo para resolver isso, até que ele comece a causar impactos negativos? Se sim, não é urgente.

Mas se o tempo é curto e você precisa lidar com o problema imediatamente para minimizar os efeitos, então é urgente.

Para estabelecer a pontuação, considere:

  1. Pode esperar
  2. Pouco urgente
  3. Urgente, merece atenção no curto prazo
  4. Muito urgente
  5. Necessita ação imediata

– Tendência

O último critério da matriz GUT, a tendência avalia a probabilidade de um determinado problema piorar com o passar do tempo.

Assim, você deve avaliar qual a chance daquele problema crescer bruscamente, caso não seja resolvido rapidamente.

Para estabelecer a pontuação, considere:

  1. Não irá mudar
  2. Irá piorar a longo prazo
  3. Irá piorar a médio prazo
  4. Irá piorar a curto prazo
  5. Irá piorar rapidamente

Motivos para usar a matriz GUT

Se você já se viu em uma situação com muitas demandas para serem atendidas, e bateu aquele desespero, com certeza você já está mais do que convencido do porquê usar uma matriz GUT.

Mas, caso ainda não tenha sido suficiente, vamos listar, abaixo, os principais motivos para colocar a matriz de prioridades como uma de suas ferramentas de gestão preferidas:

  • Permite a tomada de decisões estratégicas de forma mais inteligente
  • Reduz impactos causados por erro na priorização
  • Auxilia na alocação dos seus recursos
  • Ajuda a evitar desperdícios de energia e recursos
  • Pode ser aplicada por empresas de qualquer setor ou segmento
  • É fácil de implementar
  • Apoia a execução do planejamento estratégico
  • Minimiza que erros pequenos se tornem grandes
  • Prioriza as tarefas, otimizando tempo e recursos
  • Pode ser aplicada na sua vida pessoal

 

Além disso, a matriz GUT pode, facilmente, ser aplicada junto a outras ferramentas, como a análise SWOT, 5W2H , Diagrama de Pareto, etc.

Como montar a Matriz GUT passo a passo

Monte sua matriz GUT em uma planilha de Excel e comece a usar o sistema de priorização agora mesmo!
Monte sua matriz GUT em uma planilha de Excel e comece a usar o sistema de priorização agora mesmo!

Agora que você já entendeu as vantagens de usar a matriz GUT para determinar a prioridade dos problemas ou executar seu plano de ação, vamos colocar em prática.

Em um passo a passo simples você vai observar que é muito fácil implementar esses sistema de priorização na sua empresa (e até na sua vida pessoal!).

Sugerimos o uso de uma planilha Excel para essa atividade. Abra um novo documento e crie uma tabela com 5 colunas. Na primeira linha de cada coluna, você vai escrever:

  1. Problema
  2. Gravidade
  3. Urgência
  4. Tendência
  5. Pontuação

Pronto? Então, vamos lá!

1- Faça a listagem dos problemas

Na primeira coluna, você vai listar, em linhas, os problemas que você deseja analisar.

Pode ser um problema que a empresa está enfrentando e que merece atenção, como um alto volume de devolução de mercadorias , ou falhas de processo, como erros no controle de estoque .

Leia também:  SLA em TI: O que é e como criar na sua empresa

Também pode ser algo pontual, como uma máquina parada por defeito ou um pagamento indevido devido uma falha na gestão de contratos .

Você também pode, nesta lista, elencar os planos de ação levantados no planejamento estratégico, como um projeto para criação de um setor de backoffice ou a contratação de um sistema para melhorar a sua contabilidade de custos .

2- Defina a Gravidade, Urgência e Tendência (GUT)

Agora, na próximas colunas, você deverá atribuir a pontuação de 1 a 5 para cada critério: gravidade, urgência e tendência.

Avalia cada item da lista anterior conforme as variáveis, considerando:

Gravidade:

  1. Não é grave
  2. Pouco grave
  3. Grave
  4. Muito grave
  5. Extremamente grave

Urgência:

  1. Pode esperar
  2. Pouco urgente
  3. Urgente, merece atenção no curto prazo
  4. Muito urgente
  5. Necessita ação imediata

Tendência:

  1. Não irá mudar
  2. Irá piorar a longo prazo
  3. Irá piorar a médio prazo
  4. Irá piorar a curto prazo
  5. Irá piorar rapidamente

O preenchimento é simples mesmo, basta colocar o número equivalente para item da lista. Para avaliar que pontuação é adequada, converse com outros envolvidos e se faça perguntas como:

  • Essa situação tem um grande impacto para a empresa ou para os envolvidos?
  • Tenho tempo para resolver esse problema?
  • Com que velocidade esse problema tende a aumentar, se não for resolvido?

3- Cálculo G x U x T e classificação dos problemas

Na última coluna, você vai fazer a fórmula para calcular o indicador de prioridade.

Para cada item, faça a conta multiplicando o valor das três colunas GUT:

= Gravidade x  Urgência x Tendência

O resultado será o indicador para você saber qual demanda deverá ser priorizada, e qual poderá ficar para depois.

Você pode selecionar todas as linhas e ordem a última coluna do maior para o menor: essa será uma lista final!

Lembrando que quanto maior o indicador, mais importante é aquele problema e mais rapidamente ele precisa ser solucionado.

4- Elabore os planos de ação

Agora que você já sabe qual fogo apagar primeiro, hora de organizar seu plano de ação, certo?

Não vai resolver muito se sua lista de prioridades ficar ali, só para bonito. Então, nessa etapa, você pega o primeiro item da sua lista, e estabelece tudo que é necessário para sua resolução.

Você pode utilizar a ferramenta 5W2H, ideal para planos de ações. Leia mais sobre ela em nosso artigo:

Mas, em resumo, o 5W2H sugere que você crie uma tabela para cada demanda, definindo os seguintes itens:

Demanda Prioridade 01
WHATO que deverá ser feito para essa demanda?
WHYPor que é importante que seja feito?
WHOQuem será responsável por isso? Liste os nomes.
WHENQuando será feito?
WHEREOnde será feito? Em que local?
HOWComo a demanda será atendida? Liste as ações, pontualmente, passo a passo, e seus status
HOW MUCHQuando isso custará para a empresa? Este custo poderá ser em valor ou em tempo.

 

5- Coloque em prática

E, claro, coloque em prática!

Com todas as etapas anteriores, com certeza estará muito mais claro para você por onde começar, e como fazer. Assim, os resultados serão muito mais assertivos e a dor de cabeça, menor.

Para garantir um dia a dia mais tranquilo, otimizando seus processos e facilitando suas decisões, utilizar ferramentas e sistemas de gestão é essencial.

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Não tem motivo nenhum para você correr riscos desnecessários, tendo tantos sistemas desenvolvidos para apoiá-lo.

Por isso, não tenha medo de usar a matriz GUT ou nenhuma outra que sirva para ajudar sua empresa a minimizar potenciais problemas e conquistar resultados cada vez melhores.

Exemplos práticos de Matriz GUT

Vamos montar um exemplo prático de matriz GUT, com algumas situações que são comuns de acontecer nas empresas. Talvez você se identifique, não é mesmo?

Com o exemplo abaixo, talvez fique mais fácil de você entender de que forma você pode aplicar a matriz de prioridades na realidade do seu negócio.

ProblemaGUTIndicador
A planilha de controle de estoque não bate com o inventário realizado.53460
Metade dos produtos vendidos retornaram por defeitos de fabricação.555125
Não guardei os comprovantes para finalizar a prestação de contas, daqui 6 meses5115
Estou pagando muito imposto, preciso alterar o regime da minha empresa para o próximo exercício.3113
Minhas vendas caíram repentinamente.554100

 

Assim, conforme nossa matriz GUT, a priorização das demandas ficou assim:

  1. Metade dos produtos vendidos retornaram por defeitos de fabricação
  2. Minhas vendas caíram repentinamente
  3. A planilha de controle de estoque não bate com o inventário realizado
  4. Não guardei os comprovantes para finalizar a prestação de contas, daqui 6 meses
  5. Estou pagando muito imposto, preciso alterar o regime da minha empresa para o próximo exercício

 

Faz sentido? A demanda mais urgente é corrigir o erro de fabricação, evitando novas devoluções. Isso já pode explicar, inclusive, o item 2, a queda das vendas.

Então, um olhar sobre o processo e qualidade é essencial para controlar esse problema que tem um grande impacto no resultado financeiro e na imagem da empresa.

O controle de estoque é essencial, pois pode impactar em erros na hora das compras ou nas promessas de prazo de entrega. Se não for corrigido, poderá aumentar cada vez mais a diferença entre o que se tem, efetivamente, e as anotações.

Já os comprovantes, apesar de graves, pois a prestação de contas exige que se apresente todas as documentações e relatórios, não é urgente e não irá piorar com o tempo – basta que o gestor, nos 6 meses que lhe restam, consiga ir atrás das informações e correções.

Importante reforçar, no entanto, que quanto mais perto do prazo de prestar contas, maior vai ser o indicador de urgência, alterando a ordem dessa demanda na “fila” de prioridades.

E, o último item, é uma constatação com uma certa gravidade, já que impacta consideravelmente nos resultados financeiros da empresa, mas que só pode ser resolvida no prazo adequado (janeiro de cada ano). Por isso, não tem como ser priorizada antes.

E aí? Se identificou com os problemas acima?

Se sim, está na hora de resolver isso, não é mesmo? E trazemos, abaixo, algumas sugestões que podem auxiliar nessa tarefa!

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