Importância da gestão de estoque: entenda como tomar melhores decisões!

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Fala-se muito em logística, Supply Chain Management, softwares de gestão empresarial. Nesse contexto, se apoderar de ferramentas que demonstrem a relevância de um controle organizacional, aliado à consciência da importância de gestão de estoque, pode estruturar uma vantagem competitiva que transforme sua empresa em líder de mercado.

Em Administração, a frase “estoque é dinheiro parado” é sempre uma constante. Por isso, o conceito de Just in Time é difundido largamente no meio empresarial. Ele consiste na determinação, por meio de relatórios gerenciais, do momento certo para a compra, transformação ou transporte de determinado insumo ou bem de produção, para que se mantenha o mínimo de estoque possível no Centro de Distribuição da empresa.

Porém, estoque mínimo não é o mesmo que estoque de segurança. Veja a seguir a comparação dos dois conceitos.

Estoque mínimo x estoque de segurança

A necessidade de manter o estoque o mínimo possível é para diminuir o valor agregado a ele, como custo de manutenção, depreciação, etc., para ter a oportunidade de investir esse capital, em vez de deixá-lo ocioso.
Entretanto, a variação da demanda é um ponto relevante que deve ser questionado. Não é fácil prever qual será o volume de vendas no próximo período. Se a empresa não possuir um estoque de segurança, que possibilite atendimento imediato ao cliente, vai abrir sua demanda para a concorrência.

Em outra situação, se a empresa não cumprir seus prazos de fornecimento ou entrega, seja por imprevistos com o fornecimento de insumos ou até mesmo com uma queda de energia que impossibilite a produção, sua imagem será denegrida junto ao mercado, principalmente hoje, em que todos estão conectados pela internet. É assim que surge a importância de gestão de estoque.

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Por meio de controles bem elaborados, a gestão de estoque, que pode ser um pesadelo se não for bem-feita, trará benefícios permanentes para sua empresa. Veja a seguir alguns deles:

  • rapidez na distribuição das mercadorias entre os setores de produção;
  • maior volume de produção com fabricação continuada, já que sua empresa possui estoque para isso;
  • possibilidade de compra em escala, pois, sabendo das quantidades mínimas para a produção ou venda por período, pode-se negociar melhores preços e maiores prazos de pagamento;
  • proteção caso ocorram mudanças macroeconômicas, como inflação, por exemplo;
  • menor impacto com o aumento de preços de fornecedores;
  • proteção contra imprevistos de entrega ou diminuição de estoque por parte dos fornecedores;
  • proteção contra variáveis exógenas como inundações, instabilidade política, greves, etc.

Relatórios que devem ser produzidos

Na gestão de estoque eficiente, a análise de relatórios é essencial para a definição de formas de produção, como reduzir seus custos, para quem direcioná-la e muitas outras variáveis que dependem da tomada de decisão a partir de informações de processo produtivo.

Podem ser produzidos relatórios imprescindíveis nessa gestão, como os mencionados a seguir.

Inventário

O inventário nada mais é que uma relação que contenha todos os itens da empresa que compõem o que chamamos de estoque — matéria-prima, produtos acabados, componentes para montagem, componentes sobressalentes, materiais administrativos, suprimentos variados e materiais de limpeza.

É feito por meio da contagem e recontagem da relação dos itens que podem ser classificados de acordo com gênero, meios de uso, periodicidade de necessidade, fornecedor, etc. e precisa ser atualizado constantemente. Deve ser realizado em dias específicos, cuja movimentação na estrutura da empresa esteja reduzida, como em fins de semana, por exemplo.

Compra de mercadoria

É um levantamento que precisa ser feito de forma eficaz para que o inventário realizado mantenha-se condizente com o estoque real da empresa. Consiste no lançamento das notas fiscais de compra a partir do momento em que a mercadoria entra na empresa, e não quando sai do fornecedor.

A soma do estoque real (ER) com o estoque virtual (EV) (que é o das mercadorias em andamento) será a base para os próximos pedidos. É importante, ainda, que sejam feitas conferências quando a transportadora chega com a mercadoria, para se certificar que os componentes da nota fiscal condizem com o pedido efetuado e com o que realmente foi enviado.

Venda de mercadoria

Uma vez produzida, chega o momento da venda da mercadoria. A fim de que o estoque não tenha produtos com baixas feitas de forma errada, é necessário que as notas fiscais de venda sejam lançadas em sua totalidade no sistema utilizado para seu controle.

Assim como a compra de matérias-primas, a venda de produtos precisa ser totalmente documentada, mesmo que não seja por meio de notas fiscais. Em ambas as fases do processo, de compra e venda, o treinamento de funcionários é importante, pois serão eles que manusearão o sistema e os bens.

Produtos não utilizados, desperdiçados ou vencidos

Todo produto que não for utilizado no processo produtivo ou não vendido também precisa ser contabilizado. Isso impede que seja mantido em estoque virtual sem estar no estoque real, além da sua contabilização promover a possibilidade de determinação do valor mínimo a ser inserido no preço do produto, para cobrir esse custo extra.

Ferramentas úteis na gestão de estoques

A tecnologia proporciona uma abertura de possibilidades na gestão de estoques que antes não eram possíveis. A importância na utilização dessas ferramentas se dá a partir do momento que o controle pode ser feito de maneira mais rápida e sem prováveis erros. Seguem alguns exemplos de ferramentas essenciais nos dias de hoje.

e-commerce e internet

Facilitou o processo de compra e venda de mercadorias. No processo de compra na web, pode-se pesquisar com mais facilidade os preços dos produtos, obter mais formas de pagamento, que antes eram apenas à vista ou em boleto, parcelar a compra em mais vezes, identificar novos fornecedores, etc.

No processo de venda, você consegue fazer um levantamento mais eficaz do perfil dos seus clientes e, assim, determinar com mais assertividade o estoque mínimo necessário para a produção de períodos distintos. Além disso, pode minimizar a distância existente entre a empresa e o cliente e fidelizá-lo com mais facilidade, aumentando a demanda pelos seus produtos, pode ter mais acesso ao preço que está sendo praticado no mercado e acompanhar a concorrência de forma mais homogênea, etc.

Nota fiscal eletrônica

Ter acesso ao documento em formato XML produzido quando uma nota fiscal de venda é emitida possibilita a conferência antecipada dos produtos e, consequentemente, o lançamento da nota no sistema. Se o sistema for bom, ela será inserida automaticamente no estoque.

ERP

Enterprise Resource Planning é qualquer sistema de gestão empresarial que possibilita que todas essas informações, relatórios e contagens sejam feitos com o mínimo de erro possível. É por meio dele que serão feitos inventários, relatórios de compra e venda e lançamento de XML de notas fiscais. Com essas informações, sua empresa terá mais recursos de análise de relatórios para a tomada de decisão, que aumentem a venda e diminuam custos de produção e armazenamento.

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