Gestão de processos: o que é e como implementar na sua empresa

Gestão de processos é um conjunto de medidas que garante a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, através da padronização dos processos organizacionais. 

Também conhecimento como gerenciamento de processos ou BPM (business process management), a gestão de processos é uma estratégia eficaz para empresas que desejam otimizar recursos e potencializar resultados.

A gestão de processos permite aos gestores obter um amplo conhecimento sobre a organização, possibilitando identificar pontos problemáticos, com foco na melhoria contínua.

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Para entender melhor a gestão de processos, continue a leitura. Além de apresentar o conceito e suas vantagens, também trazemos um passo a passo para te ajudar a implementar o gerenciamento de processos na sua empresa!

Neste artigo, você vai entender:

  • Gestão de processos: o que é?
  • Qual a diferença entre gestão por processos e gestão de processos?
  • Vantagens da gestão de processos
  • Fases da gestão de processos
  • Como implementar uma gestão de processos em 5 passos
  • Dica Bônus: Automatize sua gestão de processos

Boa leitura!

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Gestão de processos: o que é?

Gestão de processos é o gerenciamento sistemático de processos organizacionais.

Gestão de processos é uma forma de gerenciamento organizacional, baseado nos macroprocessos da empresa. Com uma visão sistêmica, esse modelo busca controlar cada processo, garantindo um padrão de qualidade e conquistando objetivos estratégicos.

Também conhecido como BPM (sigla para o termo, em inglês, business process management), a gestão de processos sistematiza processos organizacionais, conquistando maior eficiência na operação em sua totalidade.

Para entender o conceito de gestão de processos, antes é preciso compreender o que é um processo. 

O que é um processo organizacional?

O processo organizacional é um conjunto de atividades realizados por uma determinada área, que procura gerar uma entrega de valor, seja para o cliente final, seja para outra área.

Por exemplo: para que uma fábrica seja capaz de produzir um determinado produto, ela precisa de matéria-prima.

Dessa forma, o setor de compras precisa de uma série de processos que permitam abastecer a fábrica com essa matéria, tais como: seleção de fornecedores, a negociação de valores e prazo de entrega, documentos de controle dos pedidos de compra, entre outros.

Contudo, outros departamentos também precisam se envolver (como o contas a pagar, por exemplo), para acertar valores negociados com o fornecedor, e também o estoque, com o controle e verificação do material recebido.

Assim, desde o desenho de um produto até sua venda para o cliente final, inúmeros processos organizacionais estão envolvidos, com diferentes setores e responsáveis.

 

Qual a diferença entre gestão POR processos e gestão DE processos?

Em suma, ao se falar em gestão DE processos, está se referindo ao controle e monitoramento dos processos organizacionais, de tal forma que eles funcionem corretamente, conforme os objetivos desejados.

No entanto, a gestão POR processos oferece à empresa uma visão mais ampla, inter-relacionando os departamentos e seus processos. Dessa forma, evita-se que os processos sejam “quebrados” entre setores, o que é comum acontecer em empresas verticais e departamentalizadas.

Além disso, o gerenciamento do processo no todo, independentemente do departamento envolvido, melhora a comunicação e o comprometimento das equipes, que entendem o impacto de suas atividades para outros setores ou responsáveis.

 

Vantagens da gestão de processos

A gestão de processos oferece transparência entre equipes, reduz custos, garante um padrão de qualidade e aumenta a satisfação do cliente final.

A gestão de processos oferece diversos benefícios à organização. Abaixo, vamos destacar os principais — e temos certeza que será o suficiente para convencê-lo a implementar o gerenciamento de processos em sua empresa!

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Confira:

Redução de custos

Quando é possível visualizar todos os macroprocessos da empresa, fica mais fácil identificar os potenciais de melhoria, inclusive no que se refere a desperdícios.

Ao identificar a raiz dos problemas, o gestor pode tomar decisões em relação aos processos, efetuando ajustes necessários e conquistando uma redução nos custos ou nas despesas.

Agilidade nas decisões

A gestão de processos também permite um controle por KPI’s, já que observa o valor entregue em cada processo, permitindo um monitoramento dos resultados.

Com isso, o gestor tem mais condições de tomar decisões, pois terá, como base, informações palpáveis e comprováveis.

Otimização de recursos

Ao observar os detalhes dos processos, o gestor conseguirá entender quais pontos estão demorando para entregar resultados, ou quais poderiam ser otimizados.

O mesmo serve para o uso de seus recursos, como pessoas e equipamentos. Ao observar o fluxo dos processos organizacionais e seus objetivos estratégicos, é possível buscar alternativas para otimizar tempo e recursos, e aumentar a produtividade da empresa.

Satisfação do cliente

O mapeamento e ajuste dos processos é uma forma de conciliar as demandas e expectativas dos clientes, com os objetivos da organização.

É preciso buscar um padrão de qualidade que atenda o mercado, ao mesmo tempo que permita o cumprimento das metas estratégicas da empresa.

Com essa padronização e foco no público-alvo, a gestão de processos conquista a satisfação e a fidelização dos clientes. Isso porque, com esse controle, a empresa é capaz de entregar valor.

Melhora na comunicação

Outro ponto importante na gestão de processos é a transparência em relação às atividades-chave da organização, para todas as pessoas envolvidas.

Um mapeamento de processos permite que todos conheçam a empresa e aprendam um pouco mais sobre o trabalho dos colegas. Isso gera empatia, melhora a comunicação e evita retrabalhos e até desvios de função.

Autonomia da equipe

Falando em desvio de função, a gestão de processos também dá autonomia aos funcionários, pois os faz entender claramente qual seu papel na empresa.

Conhecer suas responsabilidades, compromissos e o que se espera de cada profissional, permite que eles busquem novas oportunidades para melhorar seu desempenho e sua produtividade, gerando resultados positivos para a empresa.

Padronização dos processos

Gestão de processos é essencial para a padronização de cada um desses processos. 

Imagine um departamento, com duas pessoas que trabalham há muitos anos na empresa. Elas já possuem um processo próprio, bem desenvolvido e claro para ambas.

No entanto, se essa atividade não estiver documentada, e essas duas pessoas saírem da empresa ao mesmo tempo, a nova equipe irá executar as tarefas de outra forma. Com isso, o resultado será, provavelmente, outro.

Em princípio, no que diz respeito à percepção de valor, essa variação pode até não gerar um impacto negativo para a empresa. Mas, sem dúvida, irá gerar impacto negativo na eficiência, pois uma nova curva de aprendizado e desenvolvimento precisará ser construída.

Dessa maneira, a padronização de processos é uma forma de garantir que as atividades sejam executadas conforme planejadas, independentemente das pessoas envolvidas. Com isso, é possível garantir produtividade e qualidade do resultado.

Automação eficaz

A automação é uma forma da empresa melhorar ainda mais sua produtividade e otimizar tempo e recursos. Ela permite que gestores e funcionários se concentrem nas atividades mais estratégicas, competência que não pode ser substituída pela tecnologia.

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No entanto, a automação só funciona bem em uma empresa organizada. A gestão de processos permite que a empresa esteja suficientemente alinhada e preparada para ter processos automatizados.

Só assim a automação terá chances de funcionar como se espera, além de melhorar o desempenho das atividades organizacionais.

Existem sistemas que podem auxiliar na automação, como o BomControle, um ERP completo que também conta com um módulo para BPM.

 

Leia também: Entenda a diferença entre ERP e BPM e qual escolher para sua empresa.

 

Fases da gestão de processos

A gestão de processos possui nove áreas de conhecimento e seis fases em seu ciclo de vida.

A gestão de processos é uma metodologia que apresenta seis fases em seu ciclo. São elas:

Planejamento

Na primeira fase, os gestores devem fazer um planejamento alinhado aos objetivos estratégicos da empresa.

Faça uma lista dos processos, observando se estão alinhados aos produtos e serviços oferecidos pela organização e busque identificar os indicadores de monitoramento dos seus resultados.

Análise

Na segunda fase, os processos levantados na fase anterior devem ser analisados. É momento de observar como se dão os processos existentes, analisando se estão de acordo com as demandas do mercado e com as estratégias do negócio.

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Mapeamento

Com a análise dos processos, já é possível identificar os gargalos existentes no fluxo atual da empresa.

Liste todas as falhas e dificuldades encontradas e busque soluções para elas, desenhando um novo fluxo de processos que atenda esses gargalos, oferecendo melhorias na entrega de cada processo.

Este é um momento de desenhar, literalmente, todos processos da sua empresa. Antes de finalizar o esquema que representará sua gestão de processos, você deve simular cenários, fazer testes e protótipos, refinando o fluxo.

Implantação

Com o mapeamento dos processos realizados e o esquema gráfico concluído, é hora de implementar os novos processos conforme foram definidos e documentados.

Para apoiar essa implantação, é muito recomendado o uso de sistemas como o BomControle.

Monitoramento

Após a implantação, o monitoramento deve ser constante. Gestores devem acompanhar e controlar os processos, sempre buscando novos gargalos ou deficiências no modelo, sempre com o objetivo de implementar melhorias contínuas.

Melhoria

Com o monitoramento, novas necessidades irão surgir, e seus processos podem precisar de novas modelagens ou ajustes. Mantenha um mapeamento de processos sempre atualizado e em constante evolução.

 

Como implementar uma gestão de processos em 5 passos

Para implementar uma gestão de processos, é preciso detalhar e analisar o negócio no todo.

Agora que você entendeu que a gestão de processos oferece muitos benefícios para a empresa, por que não utilizar esse gerenciamento em seu negócio?

É muito simples. Abaixo, ensinamos como implementar a gestão de processos em apenas 5 passos. É importante manter o controle de processos, monitorando os indicadores-chave com frequência e buscar oportunidades de melhoria constante.

Vamos lá?

#Passo 1: Faça um diagnóstico do cenário atual

Antes de começar qualquer mudança, é preciso conhecer a realidade da sua empresa hoje. Liste os processos da entrega do produto ou serviço, os sistemas de  automação ou controle, e informações gerenciais importantes.

Você pode dividir os processos em três categorias e identificar aqueles com maior impacto para a empresa: primários, de suporte ou gerenciais.

#Passo 2: Formalize sua governança de processos

A governança de processos é um conjunto de políticas, documentações e responsabilidades que envolvem pessoas, tecnologias e processos.

É uma forma de padronizar a documentação e o modo de transformar ou mapear processos. Tudo isso para garantir que os envolvidos estejam cumprindo seu papel, conforme esperado.

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#Passo 3: Faça o mapeamento dos processos

Após o estabelecimento das políticas e padrões, é hora de desenhar seus processos. Você deve conseguir visualizar o fluxo desses processos, identificando os diferentes níveis nessa cadeia: macroprocessos, subprocessos, atividades, entre outros.

Esse mapeamento é fundamental para se obter uma visão gráfica de todo o fluxo, permitindo a distribuição clara de responsabilidades, além de orientar quanto à identificação de falhas e gargalos.

#Passo 4: Redesenhe seus processos

Tendo o mapeamento de processos que melhor atenda à sua organização em mãos, é hora da implementação. Nessa fase, você precisará de uma gestão de mudança de qualidade, para que não existam resistências ou desconfiança por parte das equipes.

Uma comunicação clara e transparente é essencial para que todos entendam o objetivo por trás do redesenho dos processos. Os envolvidos são essenciais nesse momento e podem, inclusive, ajudar na hora de buscar soluções e ideias de melhorias.

#Passo 5: Monitore e atualize

Por fim, temos o monitoramento e atualizações constantes. A implementação da gestão de processos é um ciclo, você nunca poderá dizer que terminou.

Em suma, o monitoramento permite encontrar oportunidades de melhoria, redesenhar processos e alterar o mapeamento, quando necessário.

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A gestão de processos permite um processo de melhoria contínua. Como resultado, oferece informações suficientes para identificar oportunidades e melhorar o desempenho da empresa.

 

Dica Bônus: Automatize sua gestão de processos

O sistema de gestão BomControle oferece um módulo específico para simplificar a implementação da gestão de processos.

Uma forma de implementar a gestão de processos é através de sistemas que facilitem esse trabalho, como o BomControle. Utilizando o módulo para BPM do software, você cria, analisa e ajusta seus processos de forma simples e automatizada.

A ferramenta pode ser utilizada por quem já trabalha com a metodologia BPM, quanto por quem nunca desenhou um processo. Faça um teste gratuito! 

Ao centralizar as informações no sistema, é possível ter melhor controle dos processos da empresa. Assim, você aumenta a produtividade, otimiza recursos e reduz custos.

 

Conclusão

Com a gestão de processos, é possível ter controle sobre toda a cadeia produtiva do seu negócio.

Gestão de processos (ou BPM) é uma metodologia com o intuito de gerenciar o negócio com uma visão estratégica de processos essenciais para o sucesso da empresa.

Com o mapeamento e controle dos processos, é possível entregar valor ao cliente final. Dessa forma, é possível atender às expectativas do mercado e aos seus objetivos estratégicos.

5 passos para cuidar da saúde financeira de uma empresa

Apesar da sua vital importância para que um negócio seja bem-sucedido, a gestão financeira ainda é muito negligenciada por donos e gestores de empresas. E essa postura pode ser fatal em um mercado competitivo como o atual.

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