Aprenda a fazer a gestão do ciclo de vida de contratos

Gestão de Contratos - Dicas para Gestão do Ciclo de Vida de Contratos

Gestão de contratos é a atividade que controla documentos e prazos, indispensável para garantir produtividade e evitar custos desnecessários para empresas de todos os portes.

Uma gestão de contratos eficiente é decisiva no planejamento orçamentário e estratégico da empresa.

Além de impactar em processos e custos, a gestão de contratos também atua para a imagem da empresa, que demonstra transparência, honestidade e comprometimento.

Quer saber mais sobre como melhorar organizar e fazer crescer a sua empresa? Leia o artigo Como utilizar o Ciclo PDCA na otimização de processos da empresa.

Neste artigo, você vai entender o que é gestão de contratos, quais os benefícios dessa prática, como ter uma gestão de contratos eficaz e as principais responsabilidades do gestor de contratos.

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O que é gestão de contratos na empresa

Gestão de contratos é a atividade que assegura que os termos estabelecidos entre duas partes, em um documento jurídico, sejam cumpridos.

Também faz parte da gestão de contratos a identificação de potenciais problemas, analisando e adequando as cláusulas que forem necessárias de modo que ambas as partes sejam beneficiadas.

Qual a importância de uma política de gestão de contratos

Ao ter uma gestão de contratos eficaz e eficiente, você garante segurança não somente para sua empresa, mas também para quem estiver sendo contratado.

Isso demonstra que sua empresa é séria, confiável e crível, mostrando boas intenções em ter uma parceria transparente e justa. Isso serve, também, para o cliente final, que percebe na empresa um esforço e dedicação em cumprir com o que foi acordado.

Além do aspecto da imagem positiva, uma política de gestão de contratos é altamente eficaz para a redução de custos e a padronização de processos.

Ao entender os riscos envolvidos em cada etapa da contratação, é muito mais fácil identificar os pontos de atenção e buscar formas de contorná-los.

Além disso, com o controle periódico do contrato, antecipam-se e solucionam-se dificuldades antes que se tornem prejudiciais ao negócio.

Como principais ganhos com a gestão de contratos, podemos destacar:

  • Aumenta o poder de negociação nos contratos vigentes e futuros;
  • Aumenta o poder de decisão da empresa sobre as condições contratuais;
  • Protege a empresa em relação aos valores, prazos e condições acordadas;
  • Fiscaliza todos os requisitos contratados;
  • Melhora o controle sobre os vencimentos, reduzindo riscos de inadimplência, multas e juros desnecessários.

O ciclo de vida de um contrato (CLM – Contract Lifecycle Management)

O ciclo de vida de um contrato
Acompanhar o contrato em todo seu ciclo de vida é fundamental para uma gestão eficaz.

O profissional que faz a gestão de contratos da empresa precisa acompanhar todo o ciclo de um contrato, a cada etapa.

É fundamental para que ele esteja por dentro de tudo que foi dito, prometido e afirmado, de modo que possa checar o cumprimento sem que hajam dúvidas ou brechas para duplo entendimento.

Utilizar a metodologia Contract Lifecycle Management, criada pela National Contract Management Association, é uma forma de reduzir os riscos para a empresa e padronizar o processo de gerenciamento.

O ciclo de vida da gestão de contratos, conforme a metodologia, é composto por:

Pré-contratação

A pré-contratação acontece quando se verifica a necessidade da contratação de algum serviço ou terceiro.

Neste momento, devem ser levantados os requisitos técnicos e administrativos. O gestor de contratos irá reunir os requisitos em uma minuta.

Ato da contratação / Negociação

Após a minuta, todas as cláusulas devem ser lidas, discutidas, negociadas e detalhadas, abordando todos os pormenores técnicos, financeiros, administrativos e jurídicos.

Este processo deve ser feito junto com o fornecedor que está sendo contratado, e poderá receber inúmeras revisões até que haja o acordo de ambas as partes.

Pré-execução técnica

A pré-execução técnica deve providenciar tudo que for necessário para viabilizar a execução técnica do objeto em contrato, como a contratação de funcionários, a compra da matéria-prima, reuniões e outras metodologias para briefing ou start de algum serviço.

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Pré-execução administrativa

No que se refere ao administrativo, a pré-execução envolve a preparação e formalização das documentações necessárias para a execução, como autorizações, alvarás, assinaturas de contratos, liberações de acessos, etc.

Pré-execução financeira

No setor financeiro, a pré-execução do contrato faz referência à projeção de todos os pagamentos estabelecimentos em contrato, criando um fluxo com datas e valores acertados, de forma a não se perder em nenhum vencimento.

Ato da execução

Após todas as providências tomadas por todos os departamentos, e do compartilhamento do cronograma previsto para a atividade, a execução do objeto contratado inicia.

Nesta fase, o gestor de contratos deve acompanhar o andamento, o cumprimento dos prazos previstos – incluindo os pagamentos, de modo a não deixar que nada saia fuja do combinado.

Assim, evita-se dores de cabeça como multas ou atrasos na entrega.

Encerramento (término da vigência)

Com o encerramento do contrato, após o período estabelecido, cabe ao gestor verificar se tudo que foi acordado, foi cumprido.

Se todos os requisitos documentados foram, de fato, entregues; se todos os pagamentos foram cumpridos como o acordado; se os cronogramas foram cumpridos de acordo com o previsto, etc.

O encerramento do contrato se dá com o término da vigência, após todos os prazos descritos em contrato terem vencido.

O que atentar na gestão de contratos empresariais

O que atentar na gestão de contratos empresariais
O gestor de contratos precisa ficar atento a alguns itens básicos, para garantir o cumprimento do documento.

Um controle adequado dos controles exige uma atuação e atenção especial do gestor em relação a inúmeros requisitos.

Por isso, é tão importante que ele participe de todas as etapas do ciclo de vida do contrato, de forma que possa conhecer em detalhes todos os aspectos relacionados ao objeto do contrato.

Algumas das informações mais importantes e que devem sempre estar sob o cuidado e a responsabilidade do gestor de contratos, são:

Tipo de serviço prestado

Conhecer o tipo de serviço ou produto objeto do contrato é essencial para que o gestor avalie os riscos envolvidos nesse trâmite.

O que será feito, como será feito e o que envolve essa execução; quais os riscos que podem prejudicar a execução do contrato; quais as soluções para impedir ou controlar esses riscos; quais alternativas se têm para esse serviço, etc.

Essas são algumas questões que precisam ficar claras para o gestor de contratos ficar seguro durante toda a negociação e acompanhamento.

Detalhamento das responsabilidades

Assim como ter o conhecimento sobre a atividade a ser executada é importante, entender o papel de cada envolvido é essencial.

O gestor de contratos irá inspecionar e controlar cada etapa do serviço. Para isso, é preciso que as responsabilidades de cada parte sejam claras. Só assim ele poderá entender quando uma das partes estiver em falta.

Prioridades dos entregáveis

Dependendo do tipo e tamanho do contrato, é possível que a empresa precise priorizar os entregáveis, de acordo com sua necessidade.

Por exemplo: se estiver contratando uma empresa terceira para prestação de serviço de locação de equipamentos industriais, você pode precisar locar equipamentos diferentes em períodos diferentes, evitando deixar máquinas paradas.

Com isso, você terá uma prioridade diferente para cada equipamento: aqueles que você precisa imediatamente, devem ser disponibilizados primeiro.

Neste caso, é preciso ter o controle das priorizações, de forma que você garanta a entrega no momento ideal para a empresa.

Prazos

Da mesma forma, o controle de prazos é essencial para um contrato sem dores de cabeça.

Geralmente, este é o ponto que mais gera problemas ou necessita revisitação. Por inúmeros motivos, o prazo pode precisar ser revisto durante o andamento do contrato.

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Assim, o gestor de contratos precisa estar atento a todos os prazos, antecipando necessidades de negociações e adequações, de forma a evitar surpresas.

Uma adequação nos prazos pode, também, gerar alterações nas formas ou prazos de pagamento, bem como na validade do contrato. Por isso, fique de olho e atualize as documentações sempre que necessário.

Documentação

O gestor de contratos faz o seu controle e inspeções baseado em documentos, jurídicos ou não. O contrato e suas cláusulas vai nortear em relação aos requisitos técnicos, financeiros e administrativos; e outras documentações servirão de apoio para esse acompanhamento.

Por isso, é fundamental que todos os documentos estejam atualizados. Se um cronograma precisou sofrer alterações, o gestor de contrato precisa estar ciente das mudanças, adequando seu controle.

Se, por algum motivo, entendeu-se necessária a ampliação do prazo contratual, ou a ampliação da atividade, um aditivo se faz necessário.

Controlar que os documentos estejam devidamente atualizados, no prazo, assinados, com todas as cópias e demais exigências do negócio, é parte essencial do trabalho do gestor de contratos.

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Boas práticas da gestão de contrato eficiente

Para uma gestão de contratos eficiente, você precisa estar atento a todas as etapas da contratação.

Temos algumas dicas do que você pode fazer para evitar riscos, eliminar problemas e garantir uma gestão de contratos de qualidade. Anote aí:

Atenção à redação dos contratos

Ainda que o contrato seja um documento jurídico, não significa que ele precisa ser difícil. Ser claro, objetivo e transparente é fundamental para evitar duplas interpretações – o que, em caso de discussão judicial, poderá ser um problema enorme para a empresa.

Além disso, preste atenção ao objeto do contrato e às condições estabelecidas. A sua empresa tem condições de assumir/cumprir com todas as cláusulas?

Deixe claras as multas e penalidades em caso de quebra de contrato, sempre contemplando as duas partes. Você pode buscar uma consultoria jurídica para garantir que o seu documento está adequado e que não expõe a sua empresa a danos.

Gerencie de forma otimizada

O objetivo da gestão de contratos é bastante simples: garantir o cumprimento das cláusulas, controlar os prazos e pagamentos e auditar as entregas.

Assim, quanto mais automatizado for o controle, menor serão os riscos enfrentados, e maiores as chances de buscar oportunidades.

Ao desapegar dos processos mais burocráticos, deixando, por exemplo, um software de gerenciamento fazer esse trabalho, o gestor de contratos pode focar sua atenção nos pontos que exigem mais estratégia ou cuidado.

Organize seus contratos

Para iniciar o trabalho de gestão de contratos, comece organizando os contratos atuais da sua empresa.

Separe por tipo de contrato (clientes, fornecedores, órgãos públicos, etc). Depois, organize-os por ordem de duração, conforme os vencimentos, do menor para o maior, por exemplo.

Faça essa organização de forma que faça sentido para a realidade da sua empresa, mas não deixe de começar!

Monitore

Agora que você organizou os contratos, é hora de começar a controlar e monitorar.

Ainda que contratos sejam firmados sem a intenção de mudanças constantes, é natural que sofram ajustes. O monitoramento constante permite que você antecipe as dificuldades, encontrando soluções antes do problema se apresentar.

Dessa forma, o impacto financeiro de uma mudança contratual não será tão negativo.

Monte um fluxo de acompanhamento, com tarefas periódicas de checar o andamento das atividades, revisitar cronogramas, validar as programações do financeiro e conferir se os requisitos técnicos e a qualidade exigida estão sendo cumpridos.

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Verifique, também, com as pessoas envolvidas, se estão encontrando algum obstáculo ou impeditivo, de forma que você possa solucionar os problemas antes que isso impacte em um atraso da entrega, por exemplo.

Engaje as equipes envolvidas

O gestor de contratos não é o único profissional envolvido em uma negociação como essa. Diversas equipes podem participar no processo de contratação, e é importante que todos estejam engajados para o melhor andamento do processo.

Quando todos estão alinhados, pode-se evitar ruídos de comunicação, falhas de entendimento sobre os requisitos e expectativas, e acelera-se muito alguns processos, como o andamento das assinaturas e a colaboração para as auditorias, por exemplo.

Armazene corretamente seus contratos

Você deve ser capaz de responder rapidamente quantos contratos estão ativos, o estágio de cada um, quantos fornecedores estão contratados e quando deverão ser renovados.

Se você não conseguir responder de forma fácil, é porque os seus contratos não estão armazenados e organizados da melhor maneira.

Uma organização visual e prática e vital para que você possa, sem perder tempo, identificar os contratos ou fornecedores que devem exigir mais da sua atenção em um determinado momento.

Utilize um software para automatizar tarefas

Muitas das suas tarefas de gerenciamento de pessoas, prazos e pagamentos podem ser realizadas por um sistema de gestão completo.

Com a tecnologia, você ganha mais tempo para se dedicar às atividades estratégicas, decisões essenciais para os bons resultados da sua empresa.

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Gestor de contratos: principais funções deste profissional

O gestor de contratos é o profissional responsável por fazer a gestão de contratos em uma empresa. É ele quem fará as negociações, acompanhamentos e controles dos contratos e dos objetos contratados.

Para isso, poderá lançar mão do uso de planilhas ou de softwares específicos para gerenciamento.

O ERP BomControle, por exemplo, é um sistema que permite uma fácil visualização das demandas, dos prazos e valores acordados, garantindo uma completa gestão de fornecedores, orçamentos e pessoas.

As principais atividades do gestor de contratos envolvem:

  • Acompanhar todas as etapas, comparando o previsto/acordado com o realizado;
  • Registrar e documentar todas as atividades, para fins de auditoria;
  • Detectar possíveis desvios ou riscos, buscando soluções para resolver os problemas identificados;
  • Comprovar o cumprimento das obrigações contratuais. Para isso, é essencial que tenha guardado todos os documentos, fotografias, atas e outras evidências;
  • Apresentar relatórios gerenciais, com identificação e monitoramento de indicadores;
  • Ajustar, renegociar e readequar o que se fizer necessário no contrato;
  • Garantir o cumprimento das obrigações, dentro do prazo, valor e qualidade estipulados.

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Conclusão

Gestão de contratos conclusao
Gestão de contratos é fundamental para garantir a qualidade dos serviços e evitar custos desnecessários.

Uma gestão de contratos eficaz é essencial para que a empresa controle a qualidade das entregas, negocie cláusulas, comprometa as partes com o cumprimento dos prazos e evite custos desnecessário com o acompanhamento dos pagamentos e da validade do contrato.

Um bom gestor de contratos deve ter metodologias de controle e acompanhamento, através de planilhas ou softwares específicos para isso.

Também precisa acompanhar todo o ciclo de vida do contrato, identificando riscos e antecipando soluções.

A gestão de contratos tem um grande impacto no planejamento orçamentário e estratégico, bem como nos processos da empresa.

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