Contas a Pagar: entenda o que é, como organizar e controlar na sua empresa

Contas a Pagar: O que é, Como Organizar e Controlar

A gestão financeira não controla apenas os recursos e lucros da empresa, mas também as contas a pagar!

Tão importante quanto saber o que sua empresa vai receber por mês, é saber quanto ela deverá pagar para se manter em dia com órgãos públicos, fornecedores e parceiros.

As contas a pagar são classificadas como obrigações que a empresa estabelece com outras organizações para garantir seu funcionamento e produção.

Por incrível que pareça, o problema mais frequente dos empreendimentos em relação às contas não é a falta de dinheiro, mas sim a inexistência de um planejamento eficiente.

Neste post, você vai entender a importância de aderir a um controle de contas a pagar e aprenderá a ordenar as obrigações financeiras da sua companhia.

O que significa o procedimento financeiro “contas a pagar”?

Tenha como rotina manter atualizado o controle de contas a pagar.

O controle das contas deve ser tido como uma tarefa de rotina para a empresa, já que envolve uma quantidade considerável de dinheiro e, caso não seja eficiente, pode levar a prejuízos e até mesmo problemas com a justiça.

Por meio da organização das dívidas da sua companhia, é possível priorizar os pagamentos mais importantes e até cortar gastos que não são mais essenciais para o funcionamento do seu negócio.

Além disso, você garante o pagamento de todas as contas em dia, evitando a cobrança de juros ou multas.

Por último, mas não menos importante, você reúne informações essenciais para integrar o seu fluxo de caixa e estruturar a gestão financeira completa da sua empresa.

Qual a importância?

O controle de contas a pagar é essencial até mesmo na gestão financeira mais básica! Mas por que será?

Conheça 3 benefícios que a sua empresa ganha ao aderir à organização de dívidas financeiras.

Otimização do seu tempo

Se as contas da sua empresa estão sempre ordenadas e você já sabe o que precisa ser pago em cada data, você economiza uma considerável quantia de tempo que seria investida em revirar documentos.

Com o controle das contas da empresa, tudo já está ordenado por valor e data, e boa parte dos pagamentos pode ser feitos online! O que significa que é provável que você nem perca tempo indo até o banco em um dia de trabalho.

É sempre melhor otimizar os processos mecânicos e repetitivos para investir tempo no planejamento de novas estratégias para o crescimento da sua empresa.

Maior conhecimento sobre o seu negócio

Você só pode se nomear como verdadeiro dono do seu negócio quando você entende como ele funciona, e isso envolve a gestão financeira.

Por meio da organização das contas a pagar, você passa a entender para onde o seu dinheiro está indo e quão importante essa transação é para o funcionamento da sua empresa.

Mesmo que você não esteja diretamente envolvido nos processos de organização e pagamento, é importante consultar este relatório mensalmente para se atualizar sobre a situação financeira do seu empreendimento.

Mais oportunidades para economizar

No item anterior, você pôde entender que o controle de contas a pagar oferece a oportunidade de conhecer melhor o destino das finanças da sua companhia.

Sendo assim, fica mais fácil apontar os gastos que não são mais necessários ou que podem ser reduzidos de alguma forma.

Todo empreendimento está em constante transformação, assim como o mercado em que ele está inserido. Por isso, é essencial adaptar os seus investimentos para se manter em evolução de forma inteligente.

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Como funciona o controle de “contas a pagar”?

O controle das obrigações financeiras da empresa são, primeiramente, organizados pela data de vencimento de cada conta.

Além disso, é importante mensurar a relevância de cada conta para o empreendimento. Caso não há dinheiro para cobrir todas as contas, é essencial dar prioridade às que são mais importantes.

É preciso se comprometer e atualizar as informações sempre que possível. Além de manter o seu controle preciso, é uma ótima forma de reunir informações para outros relatórios do planejamento financeiro.

Leia também:  Compreenda a importância da Integração de processos financeiros empresariais

A tarefa precisa ser detalhista e contabilizar até mesmo os menores valores. Também é importante calcular as variáveis de contas que não possuem preços fixos, para prever o valor mais aproximado à realidade e organizar o orçamento.

Entenda a diferença entre “contas a pagar” e “contas a receber”

É essencial saber diferenciar o conceito de contas a pagar e contas a receber, que costumam ser confundidos com frequência.

Ambos fazem parte da estrutura básica de um sistema de gestão ou de uma planilha de gastos. Eles possuem o objetivo de calcular e prever o que acontecerá com o dinheiro da empresa no próximo mês.

As contas a pagar se referem ao que a empresa deve a outras organizações, como compra de mercadorias, impostos, taxas de aluguel, contas de água e luz, etc.

Por outro lado, as contas a receber dizem respeito aos valores que a companhia receberá de outras organizações, como o resultado das vendas, apoio de investidores, etc.

O que faz o “assistente de contas a pagar e receber”?

O assistente de contas a pagar e receber é o responsável por organizar e planejar todos os comprovantes de entrada e saída de recursos da empresa.

É uma tarefa que requer dedicação e organização, já que é essencial classificar cada uma das contas e agendar os pagamentos e recebimentos de forma eficiente.

Sendo assim, o assistente também faz os lançamentos referentes às movimentações financeiras do seu negócio.

Geralmente, o profissional que exerce esta função é especializado em administração ou gestão financeira.

A atividade é essencial para a organização dos recursos da empresa e planejamento estratégico dos futuros investimentos.

Passo a passo: aprenda como organizar e manter o controle de contas a pagar na sua empresa

Contas a pagar - passo a passo
Siga o passo a passo e mantenha sua empresa organizada.

Depois de conhecer todos os benefícios que um bom controle de contas a pagar pode oferecer para o seu empreendimento, chegou a hora de aplicar este sistema na sua gestão financeira!

Confira abaixo 4 passos iniciais para começar a organizar as dívidas financeiras da sua empresa!

– Liste e classifique

O primeiro passo para iniciar o seu controle de contas a pagar é criar uma lista com todas as obrigações financeiras da sua empresa por mês.

Depois de reunir todos os documentos, classifique-os em grupos que apresentem o tipo de serviço que aquela conta cobra, por exemplo: matéria-prima, manutenção de maquinas, aluguel, etc.

Além de tudo, é praticamente uma regra que você não misture as suas finanças pessoais com as empresariais.

O dinheiro da empresa deve ser destinado à sobrevivência e crescimento da mesma, não à vida pessoal do empresário. Por menor que seja o gasto, não misture ambas contas e encontre outra forma de organizar suas contas pessoais.

– Agendamento de prazos e datas de vencimento

É importante reunir as contas que possuem datas de vencimento próximas e eleger o pagamento destas para os períodos em que o dinheiro costuma entrar na empresa.

Na maior parte das vezes, as companhias recebem pagamentos em pelo menos duas datas diferentes do mês.

Utilize estes dias como parâmetro para planejar o pagamento das contas, para evitar o atraso do recebimento e também a surpresa desagradável de não possuir dinheiro suficiente na data de vencimento.

– Antecipação de pagamentos

Se for possível antecipar o pagamento de alguma conta, por menor que seja, não pense duas vezes e aproveite a oportunidade!

Além de evitar a cobrança de juros, você pode até acabar recebendo alguns descontos por conta do adiantamento.

Por outro lado, você também beneficia sua relação com os fornecedores. Eles percebem que você exerce seu trabalho com comprometimento e organização, o que pode abrir o caminho para futuras parcerias e vantagens.

– Renegociação

Não podemos excluir a possibilidade de você não conseguir pagar uma conta dentro do prazo de vencimento, acontece e há sempre uma forma de resolver.

Caso você perceba, antes mesmo da data de vencimento, que não conseguirá cumprir com a obrigação, é indicado que você já entre em contato com o fornecedor para negociar o pagamento em uma outra data.

Leia também:  8 dicas essenciais para manter o controle financeiro da empresa

No mundo dos negócios, não é indicado deixar que as dívidas rolem soltas sem entrar em contato com a outra ponta do acordo. É essencial demonstrar a sua vontade de reorganizar seu planejamento e cumprir com os prazos que lhe são dados.

Agindo com honestidade e responsabilidade, você até pode evitar a cobrança de juros abusivos e multas, o que dá um fôlego para a companhia se reorganizar.

– Organizando orçamentos

Antes de fazer qualquer compra, pesquise e faça diversos orçamentos com os fornecedores que você encontrar.

Além de encontrar melhores preços, você acaba conhecendo melhor o mercado e as opções que você pode ter caso precise trocar de fornecedor no futuro.

Como funciona o controle de “contas a receber”?

Fique por dentro das contas que sua empresa tem a receber.
Fique por dentro das contas que sua empresa tem a receber.

Nos relatórios financeiros, logo ao lado das contas a pagar, estão as informações sobre as contas a receber. Ambas dependem uma da outra e formam um ciclo dentro da sua gestão financeira.

Entenda como funciona o processo de organização das contas a receber e avance mais um passo no planejamento financeiro da sua companhia.

– Planejamento de fluxo de caixa

A partir da organização das contas a receber, é possível calcular quanto dinheiro entrará na empresa naquele mês, e assim organizar os pagamentos e investimentos que podem ser feitos.

É neste momento que também devem ser marcadas as vendas que estão atrasadas ou foram negociadas para serem pagas no futuro, assim como os juros que serão aplicados nelas ou não.

Para ajudar o controle, é indicado que seja feito o acompanhamento do dia de pagamento. Analise os dias em que cada cliente costuma pagar as dívidas, assim é possível identificar os períodos em que o caixa terá dinheiro para pagar as obrigações da empresa.

– Cobrança

A parte mais chata de organizar as contas a receber é cobrar quem atrasou o pagamento, mas é uma parte essencial do processo e um direito da companhia.

Nem sempre os clientes não fazem o pagamento porque não podem, muitas das vezes eles se esquecem da data de vencimento e um lembrete até pode ser bem-vindo.

Não demore para cobrar o cliente, já que isso também acaba atrasando ainda mais o pagamento.

Crie um e-mail especialmente para enviar este tipo de contato e também marque um dia da semana ou do mês para fazer as cobranças, fica mais fácil acompanhar as conversas e organizar a sua planilha.

Comece a perceber quem são os clientes que atrasam com mais frequência e passe a supervisioná-los com mais rigorosidade, para que o problema não se torne rotineiro e atrapalhe o planejamento financeiro da empresa.

– Inadimplência

É importante calcular e acompanhar o índice de inadimplência das contas a receber mensalmente, para preparar seu planejamento contra imprevistos.

De acordo com dados oferecidos pelo Banco Central (Bacen), uma taxa de inadimplência aceitável é 5%, no máximo.

Assim como você pode acompanhar o histórico de clientes inadimplentes, é importante marcar quem são os bons pagadores e oferecer benefícios no acordo com você.

Além disso, não esqueça de aplicar juros ou até mesmo multas para atrasos recorrentes ou excessivos que prejudicam o seu negócio. Este tipo de punição faz com que o cliente perceba que não sai barato atrasar o seu pagamento.

É uma forma de fazer com que os clientes percebam que vale à pena estar em dia com seu empreendimento.

– Como conquistar pagamentos adiantados

Para garantir a transformação de contas a receber para dinheiro em caixa, é interessante facilitar o pagamento adiantado ou em dia para tornar mais atrativa e vantajosa a ideia de não atrasar a resolução de dívidas com sua companhia.

Não pense no cliente apenas quando ele atrasa. Para construir uma relação benéfica, que tal agradecer e parabenizá-lo quando ele faz o pagamento em dia ou antecipado? Aproxime-se do cliente e faça com que ele sempre priorize você.

Leia também:  Planilha de controle financeiro - uma solução útil, porém limitada

Exemplo de aplicação do conceito de “contas a receber”

A teoria é essencial para ensinar as ideias e objetivos por trás de um processo, mas não há nada melhor do que ver como ele funciona na prática, não é?

O SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) disponibiliza um modelo de planilha de controle de contas a receber, assim como um exemplo preenchido para que você possa entender como utilizá-la.

Modelo de planilha de controle de contas a receber
Modelo de planilha de controle de contas a receber

No exemplo disponibilizado pelo SEBRAE, é possível identificar uma planilha simples para acompanhar as contas a receber de um mês.

5 passos para cuidar da saúde financeira de uma empresa

Apesar da sua vital importância para que um negócio seja bem-sucedido, a gestão financeira ainda é muito negligenciada por donos e gestores de empresas. E essa postura pode ser fatal em um mercado competitivo como o atual.

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A planilha é separada na metade, uma parte é destinada à identificação da conta e outra aos detalhes do recebimento do pagamento.

As contas são ordenadas por data de vencimento e pagamento. É possível identificar que um dos clientes, Camila Moda, atrasou a solução da dívida e foi cobrada com juros.

Por outro lado, a cliente Raquel Flores antecipou o seu pagamento e recebeu um desconto no valor de R$20, o que pode estimular os outros clientes a fazerem o mesmo nos próximos meses.

Este é um exemplo simples de controle de contas a receber que pode ajudar muito a organização das finanças do seu negócio. Pronto para colocar as mãos na massa?

Qual a melhor forma de organizar as contas da empresa?

A organização de contas pode ser um processo um pouco mecânico e repetitivo que exige um certo investimento de tempo dos seus funcionários.

Entretanto, existe a possibilidade de automatizar esta tarefa e otimizar o tempo da sua equipe, oferecendo a oportunidade de aplicar mais produtividade em outra tarefa tão importante quanto esta.

Os softwares de gestão financeira podem tomar conta da organização das suas contas, além de supervisionar outros relatórios importantes para o planejamento financeiro e juntá-los em um sistema unificado de gestão.

A maior vantagem de aderir a um gerenciador financeiro é poder visualizar todas as movimentações financeiras da sua empresa em um único relatório. Além de poder gerar também outras pesquisas mais detalhadas e cruzar as mais variadas informações.

O BomControle oferece uma ferramenta que pode te oferecer estes benefícios e transformar a forma como você lida com as finanças do seu empreendimento.

Aposte em um teste grátis para conhecer mais sobre o software e ver na prática como ele pode simplificar a rotina da organização financeira da sua empresa.

Conclusão

Fique atento às contas que sua empresa tem a pagar, assim você tem um melhor controle do seu negócio.
Fique atento às contas que sua empresa tem a pagar, assim você tem um melhor controle do seu negócio.

Por fim, você pode perceber que organizar as suas contas não é tão complicado como soa e pode trazer ainda mais benefícios do que você imagina.

Estar consciente de todas as obrigações financeiras da sua empresa é uma forma de conhecer melhor o funcionamento do seu negócio e pensar em mais formas de como melhorá-lo e fazê-lo crescer de forma inteligente!

Por outro lado, é igualmente importante saber quanto dinheiro vai entrar na sua companhia. Tanto para pagar as contas quanto para investir em inovações e expansões que te levarão ao sucesso.

Fazer o controle financeiro da sua empresa não é o bicho de sete cabeças que parece ser, ainda mais quando você pode contar com a ajuda de um software de gerenciamento financeiro.

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