Conheça as 7 vantagens da automatização de processos

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Já pensou se boa parte dos nossos afazeres diários não fossem automatizados? Mandar uma mensagem, usar o GPS ou até mesmo subir até o oitavo andar do escritório se tornaria um verdadeiro dilema. No dia a dia de uma empresa também é assim. A automatização de processos traz inúmeras vantagens.

O uso de técnicas computadorizadas ou mecânicas dentro da organização é o ponto de partida para a modernização e ganho na produtividade. Há soluções eficientes para as gestões financeiras, de estoque, de comunicação, de relacionamento com cliente e para os demais setores das empresas.

Quer saber mais sobre o assunto e conhecer 7 vantagens da automatização de processos? Continue a leitura e confira!

Entenda o que é automatização

Em geral, a ideia de automatização refere-se à substituição dos homens por máquinas ou por robôs. Porém, essa classificação não é totalmente verídica, pois o controle e o monitoramento humano são sempre indispensáveis por trás de tanta tecnologia.

Na prática, ela não substitui os postos de trabalho, mas os otimiza. Os resultados são processos mais eficientes, rápidos e econômicos. Foi graças à sistematização que, em 1950, houve a modernização de todo o sistema industrial. O boom conseguiu produzir mais bens e distribuí-los para a população. Podemos chamar esse período de a primeira fase da automatização, a inaugural.

Saiba de que modo ela pode colaborar com a empresa

Atualmente, já estamos na era da informática, o que significa a presença quase que absoluta de sistemas computacionais no tratamento da informação, capazes de controlar praticamente todos os processos empresarias que existem. O potencial disso tudo é enorme.

Pagar e receber títulos em aberto, conciliar contas, analisar fluxo de caixa, dar entrada das notas de fornecedores, criar pedidos internos, identificar as baixas no estoque, transferir produtos entre locais, entrar em contato com clientes, negociar débitos e muitas outras ações podem ficar bem mais simples quando recebem o auxílio de ferramentas automáticas.

Conheça 7 vantagens da automatização de processos

A automatização de processos pode repercutir positivamente para a sua empresa em vários aspectos. Conheça 7 vantagens dela a seguir:

1. Ganho na produtividade

Ganhar em produtividade é o caminho que qualquer gestor deseja percorrer. É conseguir resultados melhores, em menos tempo e com a mesma equipe. Pense, por exemplo, no seu setor de CRM, o Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Já pensou como a sua produtividade daria um salto se você tivesse em mãos as informações sobre os seus clientes, como reuniões, conversas, oportunidades abertas ou perdidas, contatos e outros dados importantes para o sucesso de uma negociação? A sistematização faz com que isso seja possível com apenas alguns cliques.

2. Diminuição de tarefas repetitivas

As atividades automáticas devem, sim, ficar para as máquinas! A rotina operacional das empresas é cheia de atividades repetitivas. Essa realidade cansa o colaborador, ocupa seu tempo, sobrecarrega sua criatividade e, muitas vezes, reduz a motivação.

Quando você automatiza as tarefas mais enfadonhas, está permitindo que o seu pessoal invista em vendas, negociações, planejamento e inovação. Um ótimo estímulo para que você automatize as atividades com esse perfil e direcione sua força-tarefa para as ações mais estratégicas.

3. Integração dos setores

Organizar e escalonar também são algumas das vantagens da automatização de processos. Quando um software reúne dados e informações sobre a sua empresa, fica muito mais fácil integrar os setores. O RH pode usufruir dos indicadores da contabilidade, bem como a gestão do estoque ter acesso à logística.

Em suma, com a automatização, é possível interligar e alinhar as linhas de produção aos setores e dar vida a um ciclo produtivo muito benéfico para o presente e futuro da organização.

4. Padronização dos produtos e serviços

As peças únicas só são valorizadas se forem artesanais ou de luxo, feitas sob encomenda. Nos demais, o que vale mesmo é a padronização dos produtos e serviços. Já pensou se uma casquinha do McDonald’s fosse feita de uma forma em São Paulo e de outra em Fortaleza? Certamente seria o fim da franquia.

Logo, a sistematização de processos garante a padronização dos bens e dos sistemas, o que torna a produção muito mais rentável e confiável. Isso significa menos falhas, mais qualidade e tempo reduzido no treinamento de novos colaboradores.

5. Análise do desempenho

Quando automatizamos os diversos processos que envolvem os setores mais importantes da nossa empresa, o ganho é exponencial. Isso porque os dados colhidos por meio das máquinas geram diagnósticos muito eficientes sobre o desempenho.

Relatórios, planilhas e informações são facilmente gerados mensalmente, semanalmente ou até diariamente. Isso facilita a análise da situação real de cada área operacional e dá um poder competitivo que é transformado em ganhos reais. Basta um comando para identificar erros, quedas, aumentos e acertos das atividades.

6. Transparência nas negociações

Se você trabalha com alimentos, por exemplo, nada mais fundamental do que cuidar da higienização e das informações de cada produto. Existem máquinas incríveis que documentam cada hora, data ou lote fabricado. A sistematização é uma grande aliada para a transparência desse e de outros setores.

Ao usar softwares modernos, você registra tudo o que é importante para o mercado: desde pagamento de impostos, observação dos procedimentos de segurança, planejamento estratégico da gestão de qualidade, até outros detalhes passíveis de fiscalização e punição.

7. Redução de custos

Se há um tema comum a todas as organizações é a busca pela diminuição de custos. E ela é uma consequência direta da automatização dos processos. Imagina a economia gerada se você consegue aumentar a produtividade, diminuir as tarefas repetitivas, integrar as informações sobre os diversos setores, padronizar os produtos e serviços e analisar constantemente o desempenho!

Embora, a princípio, a automatização venha atrelada a um investimento inicial, é importante destacar que, em médio e longo prazo, os custos são reduzidos ao ponto de estabilizar o orçamento de cada departamento com objetividade e total controle.

Essas são apenas 7 vantagens da automatização de processos. Esses benefícios têm reflexos diretos não só para o sucesso do seu negócio, como para funcionários, gerentes e CEOs. É uma oportunidade de modernizar sua produção, contribuir para o crescimento das operações e para capacitação de todos os colaboradores.

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