Backoffice: Como a tecnologia contribui para a Gestão Estratégica

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Backoffice é o nome dado à estrutura criada a partir de um planejamento estratégico, a fim de assegurar que todas as metas de uma empresa sejam atingidas.

Muitas organizações sofrem com algum tipo de complicação em seus processos internos, fazendo com que os resultados financeiros não sejam satisfatórios.

Por conta disso, é fundamental que qualquer empresa conte com um bom suporte que englobe todas as suas áreas operacionais.

Apesar de ser um fator crucial para o sucesso, muitos gestores ainda deixam esse conceito de lado, perdendo melhorias em eficiência, proporcionadas por ele.

Apesar de não ser exclusivamente voltado para a parte financeira, quando mal gerido, o backoffice pode se tornar um dos principais fatores de diminuição dos lucros de uma companhia.

No artigo de hoje, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre backoffice. Assim, você poderá se beneficiar dessa área para cuidar de todos os detalhes da sua empresa, a fim de tomar sempre as melhores decisões para otimizar a sua performance e seus resultados.

Você vai ver:

  • O que é backoffice?
  • O que faz o setor de backoffice
  • O que faz um backoffice comercial?
  • O que faz o analista de backoffice
  • Diferença entre backoffice e front office
  • Como o backoffice beneficia a sua empresa
  • Como a tecnologia potencializa o backoffice
  • Dicas para investir em backoffice
  • Conclusão

Boa leitura!

O que é backoffice?

Backoffice é um termo em inglês que pode ser traduzido como “por trás do escritório”. Dessa forma, esse conceito é baseado na ideia de que deve existir um ótimo suporte interno capaz de solucionar qualquer tipo de imprevisto ou problema imediato.

Essa ação pode ser realizada mesmo que as áreas envolvidas não possuam algum tipo de contato com o cliente final.

Com isso, o backoffice garante um suporte a todos os departamentos de uma instituição. Assim, existe o envolvimento de profissionais de diversas áreas, como marketing, contabilidade, recursos humanos e TI, por exemplo.

Dessa maneira, eles não estão na linha de frente nem lidam diretamente com os clientes, mas garantem todos os subsídios necessários para a continuidade de todas as operações.

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O que faz o setor de backoffice

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O setor de Backoffice é quem cuida dos processos que antecedem a entrega do produto ou serviço.

O setor de backoffice cuida de todos os processos empresariais antes da entrega de um produto ou serviço aos clientes. Ou seja, ele presta suporte para todos os outros departamentos de uma instituição.

Para isso, é importante que todos os profissionais dessa área conheçam os principais processos organizacionais, a fim de evitar a ocorrência de algum tipo de falha ou atraso.

Então, para que o backoffice seja bem sucedido em seus objetivos, é fundamental que haja uma ótima gestão de pessoas e um bom planejamento.

Assim, existem algumas boas práticas que precisam ser seguidas pelo setor de backoffice para garantir uma gestão de qualidade, como:

Realizar um planejamento

O planejamento é um dos fatores principais para garantir o sucesso do setor de backoffice.

Por isso, é necessário que haja um plano capaz de possibilitar a resolução de problemas. Isso clareia o entendimento das funções, facilitando o alcance das metas da empresa.

Então, antes de mais nada, é essencial que haja um planejamento mensal, semestral e anual, baseados na realidade da instituição e na sua visão de futuro.

Estabelecer metas

Após realizar o seu planejamento, é necessário estabelecer metas claras, a fim de torná-lo ainda mais assertivo.

Dessa forma, o setor de backoffice será capaz de conhecer e otimizar o desempenho dos profissionais de todas as áreas, a fim de verificar os seus desempenhos e assegurar o atingimento das metas.

Os objetivos precisam ser baseados na realidade de cada setor, de forma justa e transparente. Assim, fica mais fácil saber quais passos precisam ser tomados para que os objetivos sejam cumpridos.

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Fazer uso de indicadores

Outro fator muito importante para o bom funcionamento do setor de backoffice são os indicadores.

Eles servem para mostrar se determinadas funções e setores estão em conformidade com o planejamento.

Você pode definir diversos indicadores para mensurar as atividades e o desempenho de cada setor, como:

  • Produtividade;
  • Qualidade;
  • Capacidade
  • Turnover
  • Índice de absenteísmo.

É fundamental que você entenda que só é possível melhorar o que é possível de ser medido. Ao não controlar ações e resultados, é quase impossível identificar pontos de ruptura, e, assim, o setor de backoffice acaba não sendo capaz de realizar a sua função.

Contratar profissionais qualificados

Um setor de backoffice consegue ter um bom desempenho quando possui profissionais altamente qualificados. Dessa forma, fica muito mais fácil se diferenciar em meio aos concorrentes.

Ter à disposição uma equipe bem treinada e apta a desenvolver com eficiência as suas atribuições é um grande diferencial na gestão do setor.

Por isso, é fundamental prezar pela contratação de bons profissionais. Bons colaboradores de backoffice precisam ter espírito de equipe, autonomia, proatividade, organização e domínio de ferramentas computacionais.

Além disso, é indispensável que a empresa conte com todas as ferramentas que serão utilizadas por esses colaboradores, como sistemas de comunicação e de gestão, por exemplo.

Isso é necessário, principalmente, porque a área de backoffice precisa estar sempre conectada com todos os processos internos.

Se você busca uma gestão realmente eficaz, não faz sentido investir em um departamento de backoffice e esperar que ele execute suas tarefas com sistemas ultrapassados ou processos manuais, por exemplo.

Quando bem gerida e executada, a ação do backoffice é capaz de otimizar todos os processos empresariais de maneira rápida e eficiente, além de melhorar a atuação do front office.

O que faz um backoffice comercial?

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O Backoffice comercial controla processos que garantem um melhor desempenho do time de vendas.

 Um backoffice comercial pode atuar de diversas maneiras em uma empresa. Algumas de suas atribuições costumam envolver a emissão de documentos fiscais, o controle de estoque e a garantia de bom andamento interno de todos os processos, por exemplo.

Além disso, algumas instituições atribuem a esse setor a responsabilidade de cadastrar novos clientes, a fim de assegurar que o banco de dados empresarial contenha todos os dados fundamentais para a emissão de pedidos.

A área de backoffice comercial também tem sido bastante utilizada de forma estratégica, com a formação de equipes especializadas, capazes de entender o mercado e seus avanços, além de estudarem os históricos de seus clientes.

Essas informações são essenciais para o desenvolvimento de análises corretas que se tornam a base de deliberações gerenciais.

As empresas que já têm apostado no envolvimento do backoffice comercial em suas operações e tomadas de decisão, têm se deparado com excelentes resultados, já que a equipe comercial consegue permanecer focada no relacionamento com o cliente, visando a negociação em si.

Com isso, caso haja algum tipo de inconformidade em relação ao contrato fechado entre o cliente e a empresa, a busca por uma solução fica sob a responsabilidade do backoffice comercial.

O que faz o analista de backoffice

O analista de backoffice não lida com o cliente final, ficando sob sua responsabilidade diversas funções, como:

  • Analisar pendências de outros setores;
  • Desenvolver relatórios da operação para a gerência;
  • Realizar o suporte aos profissionais do frontoffice;
  • Lidar com e-mails internos e de clientes;
  • Resolver solicitações e reclamações de clientes.

Além disso, é fundamental que esse profissional tenha pelo menos um conhecimento básico de informática. Principalmente no que diz respeito ao Pacote Office.

Diferença entre backoffice e front office

Em uma empresa, além do backoffice, existe o setor responsável pelo front office. Ambas as áreas são fundamentais para o bom funcionamento de uma organização, mas têm diferenças significativas.

Enquanto o primeiro diz respeito à gestão interna, o segundo se refere ao relacionamento direto com os clientes.

Dessa forma, o front office – também conhecido como front line ou linha de frente -, caracteriza toda a parte visível de uma empresa por parte dos consumidores. É aqui que estão as áreas de pós-venda, atendimento ao cliente e marketing, por exemplo.

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O backoffice, por sua vez, reúne todas as áreas que não são visíveis ao usuário, como logística, produção, contabilidade, estoque e recursos humanos.

Como o backoffice beneficia a sua empresa

Com um setor de Backoffice sua empresa antecipa riscos e otimiza processos, melhorando seus resultados.

Uma empresa que possui planejamentos e processos bem definidos costuma enfrentar problemas quando alguma etapa não ocorre como o esperado. Isso pode acabar influenciando, inclusive, o faturamento do mês.

Dessa forma, a área de backoffice funciona como um controle de qualidade, cujo objetivo é solucionar problemas e evitar que eles voltem a acontecer.

Assim, a empresa evita que os imprevistos tenham algum tipo de impacto na comercialização do serviço ou produto final, minimizando os prejuízos.

Por exemplo, quando uma compra é feita online ou por um sistema de televendas, diversos processos precisam ocorrer de maneira rápida e eficaz, a fim de não ocasionar atrasos na entrega ou um possível cancelamento da compra.

Assim, um setor de backoffice garante que a sua empresa funcione de forma coesa mesmo com o surgimentos de possíveis imprevistos, como uma greve do sistema de transporte de mercadorias, por exemplo.

Além disso, esse departamento é fundamental para o desenvolvimento das atividades em qualquer tipo de organização, seja ela grande ou pequena. A grande diferença é que ela será criada de acordo com o tamanho do seu negócio.

Um setor de backoffice ainda apresenta outros benefícios para uma empresa, como:

Maior visibilidade dos processos internos

Ao implementar novas tecnologias e automatizar processos, é possível ter uma visão ampla da organização, como o controle de vendas e estoque, por exemplo.

Com isso, os profissionais da áreas conseguem identificar de maneira rápida e precisa as falhas ocorridas, a fim de corrigi-las rapidamente.

Dessa maneira, acaba havendo a otimização de todos os processos internos, oportunizando uma cultura de melhoria contínua.

Redução de gastos

Com a implementação de uma área de backoffice você pode observar uma redução nos gastos e custos em todas as etapas empresariais.

Isso acontece por conta da diminuição da existência de falhas e retrabalhos, economia de recursos, como a água e energia, além de um desgaste menor dos equipamentos por conta da manutenção preventiva.

Dessa maneira, também acaba havendo um aumento da qualidade geral do produto oferecido e do serviço ofertado ao consumidor, aumentando a percepção de valor da sua marca.

Aumento da produtividade

Uma área de backoffice visa garantir a assertividade das atividades e operações organizacionais. Assim, essas atividades são realizadas de maneira objetiva com o intuito de impedir que falhas ocorram e atrasem os processos como um todo.

Com isso, a produtividade tende a aumentar, melhorando também os níveis de entrega de todos os setores.

Como a tecnologia potencializa o backoffice

Para que o setor de backoffice da sua empresa apresente ótimos resultados, é necessário que ele conte com ferramentas de ponta para auxiliar todo o processo.

Isso se faz necessário porque se apoiar apenas nas habilidades humanas pode acabar fazendo com que a empresa enfrente erros que deveriam ser evitados pelo próprio setor.

Por isso, é muito importante que os processos internos de gestão sejam automatizados o máximo possível. Dessa forma, existe um fluxo de trabalho mais centrado e eficaz, além de evitar a perda de informações, por exemplo.

É interessante que a empresa faça uso de um software de gestão que seja capaz de conectar todos os setores em tempo real, além de um ótimo sistema de relação com o cliente final.

Assim, as informações essenciais para o bom andamento do negócio estarão sempre seguras.

Em uma venda online, por exemplo, todo o processo fica automático, desde o fechamento da compra até a reposição do produto no estoque. Isso acaba otimizando o tempo, aumentando a satisfação do consumidor e reduzindo custos de possíveis erros manuais.

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Dicas para investir em backoffice

O investimento em um setor de backoffice é fundamental para qualquer tipo de empresa.

Isto porque ele cuida de todas as etapas processuais, sendo capaz de evitar que alguma falha atrapalhe o bom andamento do negócio.

Se o seu objetivo é melhorar ainda mais a área de backoffice da sua empresa, é fundamental que você foque na implementação de novas tecnologias, por exemplo.

Além disso, é importante que você siga as dicas a seguir:

Gestão de equipe

Quando os recursos humanos são aliados às práticas do setor de backoffice, auxiliam na otimização da produtividade de toda a empresa.

Assim, é importante que o gestor da área foque na capacitação de sua equipe, oferecendo treinamentos adequados e relevantes.

Essa ação pode acabar impactando não somente na melhora do atendimento final ao cliente, mas também na redução das ocorrências de falhas nos processos internos.

Quantidade ideal de profissionais

É muito importante que você saiba qual é a quantidade ideal de profissionais necessária para que os processos sejam otimizados.

Isso porque possuir um número menor do que o necessário de colaboradores pode afetar o desempenho das suas operações

Automatização de processos

Algumas tarefas organizacionais acabam demandando muito tempo, o que pode atrasar processos importantes, além de afetar o faturamento.

Assim, é importante que esse tipo de tarefa seja automatizada, a fim de acelerar o desenvolvimento da sua empresa e diminuir a ocorrência de possíveis erros.

Conclusão

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Backoffice é, sem dúvida, uma excelente estratégia para melhorar a performance da sua empresa.

O termo em inglês backoffice nada mais é do que o departamento que soluciona falhas e evita possíveis retrabalhos em qualquer processo interno de uma empresa.

Ou seja, essa área consegue garantir o bom funcionamento de todos os outros setores, permitindo que as metas e objetivos estratégicos sejam atendidos.

Ele reúne profissionais de várias áreas e tem o objetivo de melhorar e agilizar os processos internos, evitando o surgimento de falhas e reparando-as quando elas acontecem.

Para que a área de backoffice seja bem sucedida, é preciso que os seguintes passos sejam seguidos:

  • Realizar um bom planejamento;
  • Estabelecer metas possíveis;
  • Fazer uso de indicadores;
  • Contratar profissionais qualificados.

É comum que haja uma certa confusão em relação ao termos backoffice e front office, já que ambos lidam com processos empresariais. No entanto, o front office diz respeito à parte visível de uma organização, aquela que lida diretamente com os clientes finais.

Assim, ambos os setores contribuem para o bom funcionamento e desenvolvimento de um negócio.

Também é importante que você invista em processos automatizados, a fim de evitar a interrupção do fluxo de trabalho e a perda de dados, por exemplo.

Fique atento aos detalhes, já que são eles que impulsionam o crescimento de uma organização. Quando existem falhas nos processos internos, uma reação em cadeia é iniciada, afetando setores, clientes e faturamento.

Com o isso, o setor de backoffice precisa ser priorizado em qualquer empresa, independente do seu tamanho.

Com um sistema de gestão que integra os setores e processos de uma organização, você é capaz de organizar, acessar e analisar todos os tipos de informações, garantindo a integridade dos dados e permitindo um acompanhamento dos resultados de forma clara e objetiva.

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