7 erros na administração de estoque que você jamais deve cometer

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Armazenar insumos e produtos requer muita atenção e organização. A administração de estoque é um trabalho que pode gerar economia, bem como evitar erros e falhas de comunicação que trazem prejuízos e custos extras à companhia.

Com boas práticas e um controle competente é possível ter uma logística e uma gestão efetivas, sempre se atentando aos níveis do produto e à conservação do ambiente.

Este post vai mostrar os 8 erros mais graves que podem acontecer em um estoque, e como você deve proceder para evitá-los. Confira!

1. Planejamento em falta

Um estoque precisa ter sua demanda de produtos e insumos devidamente planejada, para que as compras sejam feitas de acordo com a saída de itens.

Quando isso não é feito adequadamente, os níveis podem chegar a zero, causando grande prejuízo na empresa, que não terá como arcar com as vendas já realizadas — ou terá que anunciar a falta de estoque.

O ideal é que tudo seja tanto devidamente planejado, quanto acompanhado de perto. Essa constante checagem vai permitir que os estoques sejam renovados no dia certo, sem comprar mais do que deveria, mas também sem deixar faltar.

2. Controle insuficiente do fluxo dos materiais

A organização é parte fundamental na administração de estoque. A rotatividade de materiais é grande e, em meio a esse movimento, algo pode ser negligenciado, sem que seja dada a baixa. Isso gera trabalho excessivo de busca, tomando muito tempo do estoquista e prejudicando o fluxo das demandas.

Bons métodos também evitam que algo seja literalmente perdido dentro desse estoque, dando a ideia equivocada de que volumes de determinados itens estejam esgotados. Como resultado, pode haver compras desnecessárias.

O ideal é que se possa ter um controle preciso do que já saiu e do que ainda há em estoque, evitando a venda de produtos que já estão esgotados. Essa gestão permite atualizar sistemas, sobretudo de empresas que trabalham com e-commerce.

3. Negligência com o espaço físico

O espaço do estoque precisa ser observado com cautela, considerando todos os cuidados básicos para que ele esteja sempre capacitado ao armazenamento. Os erros podem acontecer de duas maneiras: má conservação do espaço e organização errada dos produtos.

É fundamental que a disposição dos itens seja feita de maneira inteligente, separando tudo por categoria e por data de entrada, para que não haja desperdícios. É importante seguir o método FIFO, além de evitar o contato de produtos pesados com outros frágeis.

O espaço também precisa ser aproveitado de forma funcional, a fim de otimizar a armazenagem. Estocar de qualquer jeito pode reduzir a área a ser aproveitada, diminuindo a capacidade do local.

4. Falta de integração com outros departamentos

A comunicação é indispensável no controle de estoques e, quando isso não ocorre, pode ser que as faltas aconteçam. Se o estoquista não recebe informações dos outros setores, como ele saberá se precisa fazer novos pedidos para determinados produtos?

Por mais que a administração do estoque seja uma demanda específica de quem trabalha no setor, os outros departamentos têm responsabilidades próprias para que tudo saia da maneira adequada. É fundamental manter a comunicação e a integração constantes com o estoque.

A checagem dos níveis deve ser periódica, dentro de uma frequência de acordo com a saída e utilização desses produtos e insumos. Ao verificar que é necessária a reposição, os departamentos precisam comunicar antecipadamente ao setor de estoque, que providenciará as compras.

5. Falta de gestão de despesas

Outro problema que pode trazer consequências graves é a gestão inadequada das despesas do estoque. Manter um local adequado para receber e armazenar os produtos têm um custo, que precisa ser mensurado com exatidão.

Negligenciar isso vai gerar problemas, já que não houve um planejamento do setor financeiro para lidar com as despesas referentes aos cuidados. Entre esses valores estão necessidades básicas como água, energia, limpeza, manutenção básica, entre outras.

Faz parte da administração de estoque registrar todas os custos mensais do espaço, enviando relatórios detalhados ao setor responsável. Assim, a empresa pode se planejar financeiramente, arcando com os valores e preservando as instalações da maneira adequada.

6. Funcionários sem a capacitação necessária

As demandas da administração de estoque são mais complexas do que podem parecer, o que faz necessária a capacitação ideal dos funcionários que trabalham no setor.

Se eles não têm conhecimento das melhores estratégias e práticas, fica difícil gerir o armazenamento, a organização e tudo que for necessário. Ao designar tamanha responsabilidade a alguém, é preciso se certificar de que esse colaborador é a pessoa certa para a função.

A empresa necessita ser assertiva no seu processo de captação de talentos, priorizando quem já tem experiência prévia e capacitação profissional na área. Isso vai evitar uma série de erros de gestão e de execução de demandas básicas do cotidiano de trabalho.

7. Gerenciamento por meios obsoletos e manuais

As ferramentas de gestão são fundamentais para quem precisa lidar com os estoques. Fazer o controle do fluxo de produtos, da data de validade e de outra série de informações é praticamente impossível por meios obsoletos. Cadernos e livros são ferramentas totalmente ultrapassadas e sujeitas a perdas e danos.

É preciso automatizar cadastros e entrada de dados, permitindo que de uma só vez sejam registrados, por exemplo, lotes do mesmo item. Sem tem que registrar um a um, por meio de sistemas antigos ou até mesmo por anotações.

Ter ferramentas modernas e automatizadas aumenta e produtividade no setor. Com fluxos de demandas sempre altos, pode ser complicado não contar com sistemas modernos, intuitivos e ágeis com relação às tarefas na administração de estoque.

Neste post você viu como há uma série de erros comuns e cometidos com frequência, mas que podem ser solucionados de maneira simples. A administração de estoque é uma demanda fundamental e que gera economia, agilidade e eficiência para as empresas.

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