7 dicas para deixar os seus processos financeiros no piloto automático

Tempo de leitura: 6 minutos

A automação dos processos financeiros é um passo importante para tornar o negócio mais competitivo e melhorar resultados, tanto no médio quanto no longo prazo. Essa estratégia, entretanto, precisa ser bem planejada para proporcionar as vantagens almejadas.

Conhecer os benefícios gerados e as melhores práticas é uma etapa importante no desenvolvimento estratégico da automação para a área financeira. Confira a seguir como implementar essa solução!

Por que investir na automação de processos financeiros?

A automação financeira já é uma realidade em negócios de diferentes segmentos, e a ausência desse investimento pode tornar a empresa obsoleta em diferentes processos, prejudicando resultados, produtividade e crescimento. Assim, alguns benefícios da automação podem ser destacados, como:

  • aumento da produtividade do departamento financeiro devido ao menor tempo gasto em tarefas manuais;
  • resultados em tempo real, o que possibilita conhecimento de negócio e melhor direcionamento dos recursos;
  • facilidade e agilidade na comunicação entre departamentos, pois integra e automatiza processos que envolvem diferentes equipes.

Quando a empresa se mantém improdutiva, com resultados desatualizados e comunicação fragmentada, o prejuízo se estende não apenas ao setor financeiro, mas impacta todas as áreas, como RH, marketing e contabilidade.

Dessa forma, o investimento na automação dos processos financeiros proporciona mais equilíbrio e possibilidades de crescimento e solidificação do negócio. Para que esses resultados sejam alcançados, é imprescindível um bom planejamento da estratégia.

Saiba mais a seguir!

Como automatizar o departamento financeiro?

A gestão correta dos processos financeiros de uma empresa é essencial para manter a saúde fiscal e garantir resultados e crescimento. Isso faz com que muitos gestores tenham receio de mudar, optando por manter métodos consolidados, ainda que eles já não sejam tão eficientes.

No entanto, quando o plano de automação financeira é realizado corretamente, os benefícios são diversos e possibilitam uma transição bastante segura. Veja a seguir 7 dicas de como deixar os processos financeiros funcionando no piloto automático:

1. Mapeie quais processos financeiros serão automatizados

Inicialmente, o time gestor deve identificar quais processos serão automatizados e em qual ordem essas mudanças acontecerão. Cada item deve ser mapeado e oficializado por escrito, evitando interpretações equivocadas.

Entre os processos que podem ser englobados estão:

  • faturamento automatizado: permite configurar o envio automático de notas fiscais e boletos bancários em datas preestabelecidas;
  • reajuste de contratos: atualizar os contratos vigentes de forma automatizada para evitar prejuízos decorrentes do atraso desses reajustes. Pode-se definir quais índices deverão ser usados em cada grupo de contratos;
  • registro de boleto: o registro de boleto se tornou uma etapa obrigatória para equipes de financeiro, sendo essencial que esse processo possa ser automatizado para garantir a operacionalização do negócio e agilidade na emissão e envio dos arquivos;
  • cobrança: esse recurso permite que as empresas enviem, de forma automática, uma cobrança para clientes nas primeiras semanas de atraso. Isso evita que as contas perdurem e ultrapassem os 90 dias, o que ajuda a manter o índice de inadimplência estabilizado;
  • lançamentos comerciais: a integração de sistemas do financeiro e do comercial (CRM) permite que os lançamentos sejam atualizados em tempo real, organizando e reduzindo os erros contábeis devido informações desatualizadas;
  • relatórios: a emissão de diferentes relatórios automaticamente permite que as equipes sejam atualizadas sobre os resultados do negócio periodicamente, possibilitando a configuração de determinado tipo de balanço para gestores específicos.

Essas são algumas das possibilidades de automação da área financeira. No entanto, é relevante identificar quais processos mais consomem energia da equipe para automatizar aqueles que interferem mais na produtividade e nos resultados alcançados.

2. Migre para o ambiente eletrônico

A migração de todos os processos financeiros para o ambiente eletrônico é imprescindível para realizar a automação. O uso de recursos analógicos para gestão a tornará mais lenta, trabalhosa e com riscos de perdas. Portanto, abandone esses métodos.

Após todos os processos estarem em ambiente digital, podem ser usadas diferentes ferramentas e softwares para uma gestão mais eficiente, prática, segura e com custos reduzidos.

3. Identifique se o software usado possibilita a automação

O Enterprise Resource Planning (ERP, traduzido como planejamento dos recursos da empresa) é fundamental para que haja sucesso na automação. Após mapear quais processos serão automatizados, é necessário verificar se o ERP suporta tais mudanças.

É possível solicitar os ajustes necessários na empresa fornecedora ou avaliar a possibilidade de migrar para um sistema mais eficiente e atualizado, viabilizando as melhorias almejadas pela empresa.

4. Faça integração entre áreas correlatas

A implementação de um sistema automatizado só é viável quando as áreas da empresa podem ter as informações integradas em uma mesma plataforma. Isso significa, por exemplo, que os dados preenchidos pela equipe comercial sejam atualizados instantaneamente no software financeiro, assim com todos os processos que envolvam esse departamento.

Com a integração, há um menor risco de erros decorrentes da falta de atualização dos dados e também há melhorias significativas na gestão, pois é possível avaliar a empresa sob uma perspectiva mais ampla e completa.

5. Identifique erros recorrentes no processo de automação

Assim como compreender quais passos são importantes na implantação de um sistema automatizado, verificar quais erros mais comuns podem ser evitados é uma forma de prezar pelo melhor desempenho da solução.

Um deles, por exemplo, é automatizar todos os processos de uma vez, sendo que o mais indicado é que cada processo seja mapeado e automatizado individualmente, permitindo adaptação da equipe e funcionamento correto de cada passo.

Outra questão importante é a adoção de um calendário de validação dos processos implantados, de forma que eles não sejam realizados pela metade ou de forma equivocada pelo usuário.

6. Invista em treinamento da equipe

O sucesso da estratégia está intimamente relacionado com o preparo da equipe para lidar com esse novo cenário. Dessa forma, o treinamento da equipe e a possibilidade de mapeamento dos processos é essencial para que não haja ajustes pessoais nos métodos preestabelecidos que alterem o funcionamento do todo.

Assim, instrua os colaboradores a apresentar sugestões de melhorias para a equipe e discuti-las conjuntamente antes que qualquer alteração seja, de fato, adotada.

7. Mensure os resultados ao implantar processos

A empresa só consegue determinar o quanto a automação tem sido benéfica quando mensura os resultados alcançados com ela. Nesses casos, uma forma eficaz de mensuração é por meio da análise do tempo dispendido para cada processo antes e depois da automação.

A partir desse levantamento, pode-se determinar quais processos impactaram mais o departamento e realizar uma divisão de tarefas considerando o tempo necessário para realizá-las corretamente.

Os processos financeiros de uma empresa são fundamentais para consolidar e dar chances de expansão e consolidação para um negócio. Dessa forma, é preciso investir em estratégias para modernizá-los, torná-los mais eficientes e seguros e gerar mais produtividade na equipe. Todas essas vantagens são proporcionadas pela automação.

Gostou desse conteúdo e ficou interessado em saber em mais detalhes como fazer a automação dos processos financeiros da sua empresa? Entre em contato com nossos especialistas e saiba mais!

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