6 ótimas razões para profissionalizar o cadastro de clientes da sua empresa

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Ter opções completas e mais profissionalizadas na hora de realizar o cadastro de clientes é fundamental para obter mais possibilidades. Maior organização, oportunidades de venda e personalização de serviços só são possíveis com essa mudança.

As tradicionais planilhas limitam bastante o trabalho de gestão de relacionamento com o cliente, engessando o acesso dos colaboradores e dificultando o trabalho cotidiano. Que tal um software moderno, que atenda a demandas amplas e a uma visão mais estratégica?

Este post vai mostrar como as planilhas estão ultrapassadas e podem dar lugar aos sistemas mais tecnológicos. Você vai conhecer seis motivos para fazer essa transição e manter um cadastro de clientes eficiente. Confira!

1. Ter um acesso integrado para os setores

Uma planilha de Excel está restrita ao computador em que está instalada. Você até pode compartilhar esse arquivo de diversas maneiras, mas as diferentes e constantes atualizações por outros funcionários causariam muita confusão. Tendo em vista que várias pessoas acessam o cadastro de clientes, essa ferramenta acaba ficando muito ultrapassada.

Quando há a intenção de profissionalizar essa etapa do trabalho, os softwares integrados de gestão empresarial são as opções mais relevantes. Eles permitem que o cadastro de clientes seja acessado por qualquer pessoa registrada na plataforma e que tenha um login. Desse modo, todas as atualizações e consultas são computadas em tempo real, independentemente de onde o colaborador estiver operando.

A integração faz com que o trabalho seja mais dinâmico, facilitando os procedimentos. Nos métodos antigos, como as planilhas, seria necessário o envio de documentos, o que é dispensado com os softwares. O sistema dá mais autonomia a todas as pessoas envolvidas no processo de trabalho com clientes.

2. Poder gerenciar clientes com opções amplas

O gerenciamento do que está disposto no cadastro de clientes é uma demanda muito importante e que se torna muito necessária para o bom funcionamento dessa etapa. De nada vai adiantar ter todos os clientes registrados se não é possível entender qual é o status de cada um diante da empresa.

Utilizando um sistema moderno, é possível trabalhar com um método de gerenciamento que identifique se o cliente tem frequência de compra, se apenas se mostrou interessando e pediu um orçamento ou se pode ser um comprador em potencial. Essa automatização traz grande praticidade para a atuação da equipe de vendas.

Sabendo exatamente como se comporta cada um desses clientes e quais deles estão mais perto de fechar negócios, é possível até mesmo fazer projeções realistas de lucro.

3. Registrar o histórico de ações do cliente

Mais do que poder ter um cadastro de clientes, uma equipe de vendas e de marketing precisa saber qual foi sua trajetória junto à empresa até o determinado momento.

Essas ações são fundamentais para saber coisas mais básicas, como o quanto ele já gerou de lucro para a empresa, além de outras informações que possibilitem saber como serão os próximos passos.

O histórico completo que os sistemas oferecem pode servir para entender como estão os processos de negociação, verificando acordos feitos e reuniões para tentar fechar negócio. Esses registros ajudam a verificar em qual etapa esse cliente está, e isso é de grande valor para conduzi-lo de forma adequada até o negócio pretendido.

4. Manter maior conhecimento sobre o perfil do cliente

Tão importante quanto registrar seu cliente é armazenar informações mais completas sobre ele, de uma forma geral. Em uma planilha, você pode até ter dados muito importantes, mas um sistema oferece algo mais relevante e que posiciona a empresa bem para conseguir atender aquele cliente. Quanto mais informações, mais frutos essa relação vai render.

Uma ferramenta moderna e automatizada pode ajudar a ter um melhor contato com o cliente, atendendo às suas demandas com eficiência, rapidez e precisão. O atendimento é primordial e faz grande diferença na proximidade com a empresa.

Um sistema eficiente também permite conhecer as preferências e os hábitos de compra do cliente. Dessa forma, sabendo exatamente o que ele precisa e o que deseja, as ofertas de serviços e as oportunidades de venda podem ser identificadas mais facilmente. Desse modo, a possibilidade de conseguir bons negócios aumenta muito, graças à precisão ofertada pelo registro de informações detalhadas.

Esse conhecimento mais profundo também pode ser de grande valor para o pós-venda, mostrando ao cliente uma preocupação acerca de sua satisfação e se mostrando disponível. Dependendo desse feedback, novas informações relevantes são obtidas para outras ações no futuro.

5. Manter dados importantes atualizados

Atualizar dados pode ser uma tarefa mais trabalhosa e propensa a erros se feita em um ambiente simples e pouco funcional, como as planilhas. Um sistema mais atual permite que esses dados estejam sempre atualizados, sem margem para confusão.

Dados simples, como endereços, telefone e contatos, podem se tornar um verdadeiro problema em um momento de urgência ou em uma necessidade de correspondência, por exemplo. Com tantas demandas importantes acontecendo todo dia na empresa, não há espaço para falhas tão pequenas.

6. Fazer o controle de inadimplência

Trabalhar com clientes requer muito jogo de cintura e uma administração precisa no que diz respeito aos recebíveis. Pode acontecer de a inadimplência se tornar um problema em alguns casos. Como é algo muito delicado e de extrema importância, é necessário um sistema que dê maior suporte a essa questão.

Em um método ultrapassado, é complicado controlar o pagamento de um número grande de clientes, sabendo exatamente quem está cumprindo com suas obrigações pontualmente e quem ainda não quitou débitos dentro do prazo determinado.

Um sistema integrado e mais eficiente dá grande facilidade para a empresa saber exatamente quem está inadimplente, mostrando valores precisos e emitindo cobranças automáticas para os clientes que estão nessa situação.

Os mais modernos sistemas também possibilitam a renegociação de valores de forma mais prática e de modo que os dois lados sejam favorecidos.

O cadastro de clientes é uma etapa muito importante e deve ser encarado como tal. Por esse motivo, é importante adotar um software ERP de gestão empresarial que atenda a essa demanda e muitas outras fundamentais às empresas.

Tão importante quanto cadastrar seus clientes é manter um bom relacionamento com eles, certo? Então confira nosso próximo conteúdo, que traz cinco passos para melhorar essa questão!