6 ações para manter a conciliação bancária em dia

Tempo de leitura: 16 minutos

Já pensou em ter controle sobre o fluxo de entrada e saída dos caixas da sua empresa, ao mesmo tempo que os seus saldos bancários são comparados? Isso se chama conciliação bancária e pode mudar a sua rotina administrativa. É o fim de uma série de desencontros nos valores que vez ou outra ocorre na maioria das companhias.

Dá para rastrear as diferenças entre o que seu controle interno acredita que tem e o que realmente existe no banco! Embora isso pareça um desequilíbrio financeiro, é bem natural ocorrerem distorções como essas nas empresas de todos os portes. Afinal, lidar com dinheiro e diversas operações bancárias é bem complexo.

Pensando nisso, este artigo traz tudo o que você precisa saber, além de seis ações para manter a conciliação bancária em dia. Fique atento e saiba por onde começar!

O que é Conciliação Bancária

Basicamente, a conciliação bancária consiste no controle bancário da empresa, conferindo o saldo em conta com o extrato das movimentações financeiras recentes.

A frequência da conciliação de contas pode variar de acordo com o porte da empresa e fluxo de movimentações financeiras.

Caso o fluxo de caixa seja movimentado, é interessante fazer a conciliação com mais frequência, para estar em dia com o verdadeiro saldo da empresa.

Por meio da atividade, é possível ordenar os pagamentos, recebimentos e saldos disponíveis na empresa no momento.

É um processo essencial na gestão financeira, especialmente para descobrir os verdadeiros lucros que foram gerados, assim como o impacto dos gastos.

Para que serve

Conciliação bancária - para que serve
A conciliação bancária é ideal para visualizar os verdadeiros recursos da empresa.

Você tem uma empresa familiar que presta serviços e aprendeu com seus antecessores que o fluxo de caixa deve ser feito em um caderninho. Isso é ótimo, pois o hábito de anotar já é o primeiro passo para manter a conciliação de contas em dia.

Com o passar do tempo, você aperfeiçoou esse registro e criou uma planilha altamente eficiente para controlar as entradas e saídas de dinheiro. Isso já ajudou bastante e elevou para outro nível o seu controle interno.

Entretanto, com o aumento das operações com cartão de crédito, débito, emissão de cheques, boletos e tantas outras ferramentas modernas para pagar e receber fundos, a gestão financeira ficou ainda mais complicada, mesmo com acesso às contas on-line. Como monitorar todas as movimentações de capital? Como ter certeza do que tenho hoje no meu saldo e comprometer meu orçamento de acordo com ele?

Somente uma boa conciliação bancária permite que você tenha essas respostas na ponta da língua. Portanto, é de extrema importância que você invista nesse processo e veja como sua gestão financeira contribuirá para que os demais setores avancem e cresçam.

Ela ainda previne uma série de problemas, como entrar no limite do cheque especial, cujos juros são altíssimos; esquecer de pagar parceiros e fornecedores; e evitar fraudes. Confira mais detalhes sobre como fazer tudo isso acontecer!

Quem deve fazer a conciliação bancária

A verdade é que a conciliação não é uma prática obrigatória para as empresas, mas é um processo indicado para manter uma administração ordenada.

Sendo assim, tanto microempresas como empreendimentos de grande porte podem fazê-la, especialmente para reunir mais detalhes e registros das movimentações de caixa.

Por exemplo, imagine que você compara o extrato às movimentações recentes e descobre que um pagamento esperado não foi recebido.

Caso você não tivesse feito a conciliação, acabaria perdendo o dinheiro e sofrendo um prejuízo sem nem perceber.

Vantagens em fazer a conciliação bancária

Como você pôde perceber, a conciliação financeira é uma ferramenta essencial para garantir uma gestão financeira eficiente e precisa.

Além de trazer mais detalhes sobre as finanças e evitar erros em recebimentos e pagamentos, a conciliação bancária tem mais vantagens a oferecer do que você imagina!

Conheça 3 dos principais benefícios que a prática da conciliação de contas pode trazer para o seu empreendimento.

– Previsão do fluxo de caixa

Com a ordenação dos lançamentos financeiros e a precisão cada vez maior dos registros de movimentações, se torna possível que a empresa crie uma expectativa sobre os lucros e gastos dos próximos meses, com base nos dados reunidos.

Ou seja, além de informar quanto a empresa possui em caixa atualmente, a conciliação de contas também pode ajudar a prever as condições do empreendimento em uma data futura.

– Taxas bancárias

As taxas bancárias referentes às transações e serviços são cobradas automaticamente pelo banco, mas nem sempre são documentadas na gestão financeira.

Com a conciliação bancária, é possível acompanhar essas cobranças e manter os lançamentos de taxas sempre em dia por meio do extrato bancário.

– Planejamento orçamentário

Considerando a previsão do fluxo de caixa e do saldo em caixa da empresa, é possível tomar decisões mais inteligentes e planejar ações que estejam de acordo com o orçamento do empreendimento.

Por meio das análises envolvidas na conciliação, é possível entender melhor as contas e apontar débitos indevidos que podem ser cortados para realizar  uma economia.

Além disso, é possível planejar um investimento ou expansão para manter a empresa em crescimento, de acordo com os verdadeiros recebimentos da empresa e condições para promover a ação.

– Controlar movimentações

Com a conciliação é possível ter mais controle sobre todas as movimentações financeiras da empresa, tanto as que já ocorreram quanto as que estão previstas.

Desta forma, é possível evitar erros e diferenças em recebimentos e pagamentos do empreendimento.

Com o uso de uma ferramenta automatizada, o processo se torna ainda mais eficiente e prático. Além disso, relatórios específicos e personalizados podem ser gerados no programa para auxiliar as análises.

Planilha de conciliação bancária

Planilha de Conciliação Bancária
É preciso documentar a conciliação bancária para que ela auxilie a gestão financeira.

Caso você não esteja familiarizado com a conciliação financeira, criar uma planilha é uma ótima forma de iniciar a prática e adaptá-la às particularidades do seu empreendimento.

Por meio da ferramenta, é possível acompanhar o fluxo de caixa da empresa e conferir todas as movimentações bancárias com o extrato.

Além disso, é possível conferir se os pagamentos e recebimentos esperados foram feitos corretamente, para evitar prejuízos, juros com débitos de impostos atrasados ou problemas com clientes e fornecedores.

Confira algumas dicas para criar sua planilha de conciliação bancária e começar a ordenar suas finanças:

  • Atualize os lançamentos regularmente, de preferência diariamente;
  • Verifique os saldos para garantir que os dados estão corretos;
  • Reúna os documentos e faça as correções necessárias.

Inicialmente, a planilha é uma ferramenta ótima para a conciliação bancária. Entretanto, ela possui suas limitações e, uma hora ou outra, você verá que uma ferramenta automatizada será a melhor opção.

Conciliação bancária passo a passo: como fazer

É importante manter uma rotina de hábitos e atividades para manter a conciliação de contas em dia e funcionando, especialmente para gerar os benefícios esperados.

Tanto com as planilhas quanto com os softwares, é necessário fazer o acompanhamento regular dos registros, para garantir a precisão das informações e analisar os resultados.

Não basta apenas lançar as informações na sua planilha ou software e esperar que uma mágica aconteça para ordenar suas finanças. É preciso estar sempre em dia com as atualizações.

Confira 4 passos essenciais para aplicar a conciliação bancária da melhor forma na sua gestão financeira.

– Registro diário de entradas e saídas

É interessante atualizar a conciliação bancária e realizar a verificação das informações diariamente, para garantir que nenhum dado se perca ou seja registrado de forma incorreta.

Você pode até imaginar que um lançamento incorreto aqui e outro ali não vão causar grandes impactos na gestão financeira da empresa.

Entretanto, a verdade é que os pequenos detalhes podem se tornar em grandes empecilhos nas análises finais, podendo até gerar resultados errados que atrapalham o planejamento estratégico e orçamentário.

– Verificação dos saldos iniciais e finais

Esta etapa é essencial para quem busca usar a conciliação bancária para descobrir os verdadeiros ganhos e gastos da empresa.

Nas análises de resultados, é interessante levar os valores iniciais e finais em consideração para perceber quais foram os impactos das movimentações financeiras recentes.

Por mais que a tarefa seja um pouco trabalhosa para os adeptos à planilha, é um passo importantíssimo para reunir informações importantes sobre o setor financeiro do seu empreendimento.

– Verificação das datas

Além de verificar as datas de pagamentos e recebimentos importantes no mês, também é importante ficar de olho com os dias de todos os lançamentos.

O hábito é ideal para estar sempre em dia com os prazos estipulados com terceiros, o que é um fator essencial para construir a reputação da empresa com o público e parceiros.

A verificação das datas também é essencial para garantir que os resultados finais sejam mais precisos.

– Correção de diferenças (conta e dados internos)

Ao detectar qualquer erro nos lançamentos da conciliação bancária, é essencial realizar a correção o mais rápido possível, com base no extrato.

Também é importante anexar e arquivar o documento utilizado para correção, para justificar a modificação, de forma que todos entendam que houve um motivo por trás do reajuste.

Como monitorar o fluxo de caixa

Por representarem peças importantes na gestão de finanças, a conciliação bancária e o fluxo de caixa são conceitos que andam lado a lado.

Por meio da conciliação, é possível monitorar as entradas e saídas de recursos da empresa, ou seja, o fluxo de caixa.

Para conseguir estes dados, é essencial registrar os dados de todos os gastos, identificando-os e informando a data em que ocorreram.

Ao mesmo tempo, é preciso estar de olho no saldo de caixa atual da empresa e também realizar previsões com base nas informações reunidas.

É interessante estar de olho em ambos aspectos diariamente, para estar sempre em dia com as finanças da empresa e idealizando as melhorias que podem ser feitas.

Como evitar erros

O funcionamento da conciliação bancária depende dos lançamentos relacionados ao fluxo de caixa, sendo assim, é claro que podem ocorrer erros no processo.

Entretanto, eles precisam ser evitados ao máximo, já que podem prejudicar os resultados da análise de forma bem grave.

Por isso, é essencial arquivar e anexar todos os documentos utilizados para realizar as atualizações.

Eles são essenciais para a verificação e correção de dados, além de serem muito úteis caso ocorra alguma divergência com um cliente, fornecedor, parceiro ou até mesmo com o banco.

Quando os clientes realizam pagamentos, é essencial pedir o comprovante da transação para não acrescentar informações incompletas na conciliação. Os depósitos não identificados podem causar grandes confusões nas análises finais.

Software financeiro integrado

Como mencionamos anteriormente, a planilha é uma ótima ferramenta para quem está começando a se familiarizar com a conciliação bancária.

Entretanto, a melhor opção para gerenciar as finanças e realizar a conciliação é a implantação de um software financeiro.

O BomControle desenvolveu um gerenciador financeiro completo para cuidar das suas finanças!

A conciliação bancária pode ser feita automaticamente, assim como a gestão de entradas e saídas de finanças.

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Ações para mantê-la em dia

Responda rápido: qual é o saldo da conta–corrente da sua empresa hoje? Você sabe quem são os clientes que pagam em dia? Essas e outras questões são inerentes a uma excelente gestão. E para você não perder tempo, saiba agora quais são as atividades iniciais para implantá-la.

– Anotar tudo

Quando você aprendeu que a caderneta de anotações era fundamental para controlar o fluxo de caixa de uma empresa não estava errado. Na verdade, não é o caderno que é importante, mas o hábito do registro, independentemente de onde ele ocorra.

É claro que existem ferramentas eficazes e práticas para quem quer aposentar o caderninho e manter a conciliação bancária em dia. Não deixe de fazer o registro, diariamente, de todas as movimentações financeiras da sua empresa e conte com que o tem de mais seguro e eficiente no mercado.

– Utilizar um sistema integrado ERP

Nem caderno, nem planilha. Se você quer uma conciliação bancária eficaz, produtiva e moderna, use um sistema integrado ERP. O Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial permite a automatização dos processos da sua empresa.

Ele garante também a integração entre os processos. Ou seja, em um único produto você terá acesso rápido às rotinas administrativas, poderá pagar e receber títulos em aberto, conciliar contas e analisar o fluxo de caixa. Além de contar com relatórios em suas mãos ao alcance de um clique.

– Estabelecer processos

A tecnologia é um avanço para o controle interno de todas as organizações. Já pensou ter um sistema integrado de ERP que soma, diminui, lembra e confere todas as transações financeiras? Isso é um grande progresso! Porém, se você não estabelecer as etapas para checagem e conferência, a tendência é que a organização se perca ao longo do tempo.

Logo, é importante chamar à responsabilidade todos os funcionários envolvidos e criar uma padronização das ações para que a conciliação bancária fique sempre em dia. Para isso, distribua funções e cobre se tudo está sendo feito conforme o que foi estabelecido.

– Definir periodicidades

O alinhamento das informações bancárias com o controle interno de fluxo de caixa tem que ser feito em uma periodicidade exata. Isso permite que os resultados sejam iguais. Do contrário, a conciliação bancária nunca vai bater.

Se sua empresa faz muitas operações durante o dia, é ideal que essa conferência seja feita logo cedo ou no final do expediente. Se a movimentação é menor, vale ser feita uma vez na semana. Contudo, a periodicidade uma vez criada tem que ser mantida e respeitada para que as conciliações façam parte de um ciclo de fechamento.

– Guardar comprovantes

Quando realizada a conciliação bancária, você deve arquivar tudo o que diz respeito a ela. Essa ação é relevante para que você comprove movimentações, quitações e pagamento de taxas extras indevidas.

Uma conciliação bancária em dia permite que você questione com mais autoridade os erros na sua contabilidade e cobre dos cargos que lhe competem, como gerentes de bancos, contadores e até clientes inadimplentes.

– Corrigir erros

Para que serve um controle mais rigoroso além de contribuir com o crescimento da sua companhia? Quando você tiver domínio sob a conciliação bancária, vai perceber que muitas falhas passavam despercebidas.

A partir disso, é hora de corrigir os erros e trabalhar com transparência na gestão. Se for preciso, mude de banco, troque colaboradores, estabeleça limites orçamentários, altere datas de vencimentos, transforme a forma como acontecem as compensações bancárias, renegocie prazos com seus parceiros, enfim, não tenha medo de fazer correções para colecionar mais acertos.

Relatório de conciliação

Relatório de Conciliação Bancária
A conciliação bancária ajuda ainda mais a empresa quando é analisada regularmente.

Os relatórios são essenciais para que o empreendimento realmente compreenda os benefícios da conciliação bancária.

Entretanto, para que as análises sejam úteis e informativas, é preciso garantir que as informações presentes na conciliação estejam corretas.

Caso algum erro persista e seja contabilizado no relatório, é possível que você encontre resultados irreais e que podem trazer mais desvantagens do que vantagens.

Conclusão

Conciliação Bancária - Conclusão
A conciliação bancária é a técnica ideal para otimizar a gestão financeira.

Por fim, é possível perceber que a conciliação bancária é essencial para gerenciar o fluxo de caixa e entender como funcionam os gastos e ganhos da empresa.

O processo requer precisão nos lançamentos para gerar um relatório fiel ao saldo da empresa. As análises baseadas em dados precisos podem ser usadas para o planejamento estratégico do empreendimento.

É ideal que as 6 ações essenciais para manter a conciliação bancária em dia façam parte de um sistema integrado de gestão que garantirá mais lisura, menos perdas, praticidade e produtividade de todos os setores e profissionais envolvidos.

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