6 ações para manter a conciliação bancária em dia

Tempo de leitura: 6 minutos

Já pensou em ter controle sobre o fluxo de entrada e saída dos caixas da sua empresa, ao mesmo tempo que os seus saldos bancários são comparados? Isso se chama conciliação bancária e pode mudar a sua rotina administrativa. É o fim de uma série de desencontros nos valores que vez ou outra ocorre na maioria das companhias.

Dá para rastrear as diferenças entre o que seu controle interno acredita que tem e o que realmente existe no banco! Embora isso pareça um desequilibro financeiro, é bem natural ocorrerem distorções como essas nas empresas de todos os portes. Afinal, lidar com dinheiro e diversas operações bancárias é bem complexo.

Pensando nisso, este artigo traz seis ações para manter a conciliação bancária em dia. Fique atento e saiba por onde começar!

Por que a conciliação bancária é importante?

Você tem uma empresa familiar que presta serviços e aprendeu com seus antecessores que o fluxo de caixa deve ser feito em um caderninho. Isso é ótimo, pois o hábito de anotar já é o primeiro passo para manter a conciliação bancária em dia.

Com o passar do tempo, você aperfeiçoou esse registro e criou uma planilha altamente eficiente para controlar as entradas e saídas de dinheiro. Isso já ajudou bastante e elevou para outro nível o seu controle interno.

Entretanto, com o aumento das operações com cartão de crédito, débito, emissão de cheques, boletos e tantas outras ferramentas modernas para pagar e receber fundos, a gestão financeira ficou ainda mais complicada, mesmo com acesso às contas on-line. Como monitorar todas as movimentações de capital? Como ter certeza do que tenho hoje no meu saldo e comprometer meu orçamento de acordo com ele?

Somente uma boa conciliação bancária permite que você tenha essas respostas na ponta da língua. Portanto, é de extrema importância que você invista nesse processo e veja como sua gestão financeira contribuirá para que os demais setores avancem e cresçam.

Ela ainda previne uma série de problemas, como entrar no limite do cheque especial, cujos juros são altíssimos; esquecer de pagar parceiros e fornecedores; e evitar fraudes. Confira mais detalhes sobre como fazer tudo isso acontecer!

Como manter a conciliação bancária em dia?

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Responda rápido: qual é o saldo da conta–corrente da sua empresa hoje? Você sabe quem são os clientes que pagam em dia? Essas e outras questões são inerentes a uma excelente gestão. E para você não perder tempo, saiba agora quais são as atividades iniciais para implantá-la.

1. Anotar tudo

Quando você aprendeu que a caderneta de anotações era fundamental para controlar o fluxo de caixa de uma empresa não estava errado. Na verdade, não é o caderno que é importante, mas o hábito do registro, independentemente de onde ele ocorra.

É claro que existem ferramentas eficazes e práticas para quem quer aposentar o caderninho e manter a conciliação bancária em dia. Não deixe de fazer o registro, diariamente, de todas as movimentações financeiras da sua empresa e conte com que o tem de mais seguro e eficiente no mercado.

2. Utilizar um sistema integrado ERP

Nem caderno, nem planilha. Se você quer uma conciliação bancária eficaz, produtiva e moderna, use um sistema integrado ERP. O Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial permite a automatização dos processos da sua empresa.

Ele garante também a integração entre os processos. Ou seja, em um único produto você terá acesso rápido às rotinas administrativas, poderá pagar e receber títulos em aberto, conciliar contas e analisar o fluxo de caixa. Além de contar com relatórios em suas mãos ao alcance de um clique.

3. Estabelecer processos

A tecnologia é um avanço para o controle interno de todas as organizações. Já pensou ter um sistema integrado de ERP que soma, diminui, lembra e confere todas as transações financeiras? Isso é um grande progresso! Porém, se você não estabelecer as etapas para checagem e conferência, a tendência é que a organização se perca ao longo do tempo.

Logo, é importante chamar à responsabilidade todos os funcionários envolvidos e criar uma padronização das ações para que a conciliação bancária fique sempre em dia. Para isso, distribua funções e cobre se tudo está sendo feito conforme o que foi estabelecido.

4. Definir periodicidades

O alinhamento das informações bancárias com o controle interno de fluxo de caixa tem que ser feito em uma periodicidade exata. Isso permite que os resultados sejam iguais. Do contrário, a conciliação bancária nunca vai bater.

Se sua empresa faz muitas operações durante o dia, é ideal que essa conferência seja feita logo cedo ou no final do expediente. Se a movimentação é menor, vale ser feita uma vez na semana. Contudo, a periodicidade uma vez criada tem que ser mantida e respeitada para que as conciliações façam parte de um ciclo de fechamento.

5. Guardar comprovantes

Quando realizada a conciliação bancária, você deve arquivar tudo o que diz respeito a ela. Essa ação é relevante para que você comprove movimentações, quitações e pagamento de taxas extras indevidas.

Uma conciliação bancária em dia permite que você questione com mais autoridade erros na sua contabilidade e cobre dos cargos que lhe competem, como gerentes de bancos, contadores e até clientes inadimplentes.

6. Corrigir erros

Para que serve um controle mais rigoroso além de contribuir com o crescimento da sua companhia? Quando você tiver domínio sob a conciliação bancária, vai perceber que muitas falhas passavam despercebidas.

A partir disso, é hora de corrigir os erros e trabalhar com transparência na gestão. Se for preciso, mude de banco, troque colaboradores, estabeleça limites orçamentários, altere datas de vencimentos, transforme a forma como acontecem as compensações bancárias, renegocie prazos com seus parceiros, enfim, não tenha medo de fazer correções para colecionar mais acertos.

Essas são as seis ações essenciais para manter a conciliação bancária em dia. É ideal que elas façam parte de um sistema integrado de gestão que garantirá mais lisura, menos perdas, praticidade e produtividade de todos os setores e profissionais envolvidos.

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