4 etapas importantes para implantação de um sistema de ERP em sua empresa

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A implantação de sistema ERP começa com a escolha do software adequado para o ramo de atividade do negócio e com as funcionalidades que ajudarão a potencializar os objetivos da empresa, assim como reduzir os gargalos existentes em qualquer gestão.

O sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é um banco de dados em que todas as informações relativas aos processos gerenciais, produtivos e logísticos são inseridas. Dessa forma, permite às empresas maior controle e uma tomada de decisão mais assertiva.

Neste post, você verá o que é necessário para a implantação e os benefícios adquiridos ao adotar esse tipo de software na empresa. Confira!

O conceito do sistema ERP

É um software que pode ter um servidor próprio, ser hospedado em nuvem ou distribuído em unidades de hardware. Seu principal objetivo é automatizar rotinas empresariais para que processos sejam padronizados e o fluxo de informação integrado, entre todos os setores da organização.

Por meio de um sistema ERP, é possível monitorar resultados, diminuir custos operacionais, aumentar a eficiência produtiva, antever cenários e otimizar o gerenciamento de uma organização.

As funcionalidades mais comuns são:

Segurança

Para garantir que as rotinas sejam limitadas hierarquicamente às funções desempenhadas por cada colaborador da empresa, são criados perfis de usuários com acesso restrito às áreas predeterminadas pelo usuário master do sistema.

Stakeholders

Há a possibilidade de fazer o cadastro de fornecedores, vendedores, clientes e outros colaboradores, além de empresas que precisam estar acessíveis para o gerenciamento da organização e cuja informação é imprescindível para rotinas empresariais e estratégias de marketing.

Produtos e Serviços

Por meio de um cadastro completo das informações dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa, incluindo NCM, sistema tributário, histórico de compra e/ou venda, é possível elaborar relatórios para estratégias que complementem o processo de venda da empresa, assim como a redução de custos.

Controladoria e financeiro

Com um cadastro de bancos e a possibilidade de integração com relatórios, como extratos e contas pagas, por exemplo, o fluxo de caixa é mais completo, possibilitado ainda, pela criação de orçamentos, dados de faturamento, geração e baixa de boletos de cobrança, pagamentos de empréstimos, investimentos, além da elaboração de DRE e balanço patrimonial.

Logístico

Processos logísticos são beneficiados por rotinas, como controle de produção e de estoque, recebimento de mercadorias, importação de nota fiscal eletrônica por meio de arquivo XML, emissão de requisições, integração com ferramentas, como leitores de código de barras, entre outros.

Processo de implantação de sistema ERP na empresa

Abrange as etapas do planejamento, por meio da escolha do fornecedor e do sistema ideal, investimento, com adaptação da infraestrutura e a definição da estratégia que será assumida para o processo de implantação, como treinamento dos colaboradores para adequar a cultura organizacional aos novos métodos e o monitoramento dos resultados.

A seguir, explicaremos 4 dessas etapas:

1. Planejamento

O planejamento pode ser executado por meio de métodos, como o SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time based), em que são especificadas as metas de implantação de sistema ERP: se são mensuráveis e a maneira em que serão atingidos os resultados, se são relevantes e terão tempo hábil para a correta adequação organizacional.

Escolha o fornecedor

A escolha do sistema deve começar pelo fornecedor ideal. Para tal, consulte o histórico de sucesso da empresa escolhida, confira se ela disponibiliza uma assistência técnica rápida e acessível e quais os horários disponíveis de atendimento.

Busque pelo fornecedor que tenha a melhor relação custo/benefício, para que o investimento não seja maior nem menor que os resultados alcançados com a implantação. Crie uma matriz de comparação entre os fornecedores para que essa busca seja facilitada.

Defina o sistema

O segundo passo é definir quais serão as funcionalidades que a empresa necessita adotar em suas rotinas. Escolha um sistema que permite adaptação às necessidades organizacionais e, para isso, liste quais serão os métodos de controle do negócio.

Atente-se que há muitos sistemas disponíveis do mercado, como:

  • on premisse: instalado localmente no hardware e servidores da própria empresa, demanda a compra da licença perpétua, adequação da infraestrutura operacional e de rede, além de profissionais qualificados para sua manutenção;
  • em nuvem: oferecido por meio de um serviço de assinatura em que os dados ficam armazenados no servidor do fornecedor e são acessados pela web;
  • por nicho: são aqueles desenvolvidos exclusivamente para atender a uma necessidade específica de mercado, para ramos de negócios com características muito específicas, como restaurantes e supermercados, por exemplo;
  • de baixa complexidade: são sistemas menos sofisticados, com poucas funcionalidades e, por isso, de fácil acesso e exigem pouco nível de conhecimento, mas, em longo prazo, necessitam ser substituídos por algum que tenha mais recursos gerenciais.

2. Investimento

O mais importante é verificar se a empresa dispõe de recursos para investimento, tanto na aquisição do sistema quanto no processo de implantação e manutenção do mesmo.

Para isso, observe se há recursos e infraestrutura para a implantação do software: computadores, acessórios de TI, rede, acesso à Internet, ferramentas operacionais, entre outros, e, posteriormente, liste tudo o que será necessário adquirir.

Escolha um sistema ERP em que é possível realizar backups automáticos ou programáveis, no próprio banco de dados da rede ou em nuvem, para total segurança do fluxo da informação.

3. Adaptação organizacional

Talvez essa seja a fase mais difícil para a implantação de sistema ERP, pois está relacionada e limitada às habilidades individuais e à capacidade de aprendizado do indivíduo.

Logo, é necessário promover não só um treinamento contínuo, por meio de cursos e capacitação, no sentido de melhorar a prática no uso do sistema, como também uma mudança comportamental dos envolvidos, para que o lançamento de dados corresponda às expectativas e seja um comprometimento global no uso da tecnologia.

Saiba ainda que esse processo de adaptação da cultura organizacional e a implantação total do sistema demandam de um tempo hábil mínimo, que também está condicionado à capacidade de adaptação às mudanças e o comprometimento da equipe com a empresa.

4. Monitoramento

Como qualquer outra estratégia, a implementação de sistema ERP exige monitoramento, para que sejam sanados gargalos operacionais e potencializados os resultados positivos, além de garantir maior segurança à tomada de decisão.

Para tal, utilize a análise de desempenho por meio de indicadores — KPI (Key Performance Indicator), como:

  • SLA (Service Level Agreement): utilizado em relações contratuais entre a empresa adquirente e a fornecedora do sistema;
  • índice de satisfação no ambiente organizacional;
  • taxa de ociosidade da equipe: tempo em que os colaboradores não trabalharam por dúvidas intrínsecas ao software;
  • taxa de disponibilidade do sistema: tempo em que as soluções estiveram fora do ar, ou seja, o downtime do data center em função dos impactos na produtividade da empresa;
  • índices de erro e retrabalho: que monitora repetições e a dificuldade na execução de tarefas;
  • incidentes de segurança digital: perda de dados, intrusões em sistemas etc.;
  • Return Over Investment (ROI): representa a relação custo-benefício de uma implantação de projeto de TI.

Após todas essas etapas, serão necessárias, ainda, constantes atualizações para garantir que a implantação de sistema ERP seja eficiente e não se torne obsoleto com o tempo.

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